manajemen dokumen

Menciptakan Manajemen Dokumen Karyawan yang Efektif

Karyawan merupakan aset terpenting di dalam perusahaan. Untuk itu, segala informasi yang berkaitan dengan karyawan harus dikelola dan disimpan dengan baik. Agar proses tersebut bisa berjalan secara efektif, perusahaan perlu melakukan manajemen dokumen.  

 

Apa itu Manajemen Dokumen?

Divisi HRD pastinya memiliki ribuan dokumen mulai dari urusan perusahaan, karyawan, gaji dan sebagainya. Tentu saja mereka harus mengolah dokumen dengan jumlah yang sangat banyak. Untuk itu, HRD harus menguasai  manajemen dokumen agar memudahkan pengelolaan informasi karyawan. .

Manajemen dokumen adalah proses pengelolaan siklus atau alur dokumen karyawan untuk memastikan penyimpanan dokumen yang benar-benar digunakan, mengontrol akses informasi dokumen, dan menghapus file yang sudah tidak digunakan lagi.

Implementasi manajemen dokumen yang baik akan menciptakan pengelolaan karyawan yang maksimal. Jika dari manajemen dari segi dokumen sudah efektif, maka pengelolaan yang lain dalam aspek sumber daya manusia akan lebih lancar. 

 

software hris

Alasan Pentingnya Manajemen Dokumen bagi Divisi HRD

Manajemen dokumen tentunya berperan penting untuk melancarkan proses pengelolaan informasi karyawan. Untuk itu, terdapat beberapa alasan mengapa hal ini sangat penting dilakukan divisi HRD.

 

1. Menampung Seluruh Data Karyawan

Salah satu pentingnya manajemen dokumen bagi HRD adalah untuk menampung seluruh data karyawan baik yang sudah keluar atau masih bekerja. 

Data tersebut nantinya akan disimpan sebagai arsip jika sewaktu-waktu terdapat keperluan yang penting. Selain itu karyawan juga dapat meminta data informasi terhadap dirinya kepada tim HRD.

 

Baca Juga : Robotic Process Automation (RPA) Mudahkan 7 Tugas HR Ini!

 

2. Keamanan dan Privasi

Salah satu kewajiban perusahaan adalah memberikan keamanan data karyawan yang bersifat privasi seperti alamat rumah, nomor KTP/SIM/KK dan informasi pribadi lainnya. 

Cara yang bisa dilakukan untuk melindungi data karyawan adalah dengan memberikan password file data karyawan, membatasi akses masuk dokumen, memberikan tempat khusus jika dokumen berbentuk fisik agar tidak tersebar dan memudahkan pencarian.

 

3. Efisiensi Administrasi

Pengelolaan manajemen dokumen sangat penting untuk mengefisiensi administrasi data. Hal ini akan memudahkan HRD atau divisi lain untuk mencari data yang mereka butuhkan.

 

Baca Juga: Mana Lebih Baik? Pake On Cloud atau Premise untuk HRIS Perusahaan

 

Cara Menyiapkan Manajemen Dokumen Perusahaan

cara menyiapkan manajemen dokumen
Sumber Image: Pixabay

Apapun jenis perusahaan yang sedang dijalani, pastinya harus memiliki manajemen dokumen yang baik. Berikut ini, LinovHR akan memberikan langkah-langkah yang bisa Anda lakukan:

 

1. Memilah Dokumen

Pertama mulailah untuk menyatukan dokumen ke dalam file yang berpisah, tujuannya adalah mempermudah dalam pencarian. File yang bisa Anda pisahkan antara lain adalah:

  • Dokumen perekrutan
  • Kontrak kerja karyawan
  • Dokumen medis atau perawatan kesehatan
  • Catatan personalia (tinjauan kerja, catatan kompensasi, dokumen promosi, referensi)
  • Catatan penggajian (kehadiran, waktu lembur, gaji, pajak)
  • Catatan cuti
  • Dokumen keselamatan dan kecelakaan, jika perusahaan bergerak di bidang konstruksi atau alat-alat berat.
  • Dokumen materi pelatihan

 

2. Tentukan Kebutuhan Akses

Kedua, tentukan siapa saja yang dapat mengakses data tersebut. Pembatasan akses ini akan meminimalisir kehilangan atau pencurian dokumen. Anda bisa membagi akses dokumen hanya kepada karyawan, divisi HRD, direktur perusahaan, atau yang lainnya.

 

3. Proteksi Dokumen Anda

Langkah selanjutnya untuk memanajemen dokumen perusahaan adalah memproteksi dokumen. Selain memilih siapa saja yang bisa mengakses, dokumen juga harus dilengkapi dengan sistem keamanan. Pada cara ini, Anda bisa memberikan password kepada setiap dokumen yang ingin dibuka.

 

Baca Juga: 8 Alasan Perusahaan Harus Menggunakan Program Data Karyawan

 

4. Buat Rencana Penyimpanan dan Pengarsipan

Setelah melakukan langkah-langkah di atas, selanjutnya adalah membuat rencana penyimpanan dan pengarsipan. Untuk memudahkan perencanaan ini, terdapat cara yang akan memudahkan Anda:

  1. Tentukan dokumen apa yang harus disimpan secara fisik (kertas) dan juga digital. Usahakan untuk meminimalisir menggunakan kertas agar lebih ramah lingkungan dan ringkas. 
  2. Kelompokkan dokumen menurut titik akses. Misalnya, terdapat dokumen yang bisa diakses oleh semua karyawan dan dokumen yang dapat diakses oleh divisi-divisi tertentu.
  3. Tandai dokumen apa yang memerlukan proteksi keamanan seperti kata sandi atau menyimpan file di lemari. Anda juga bisa melakukan pelatihan atau sosialisasi kepada seluruh karyawan agar perencanaan bisa berjalan efektif.

 

4. Menggunakan Modul Personnel Administration dari LinovHR

Agar manajemen dokumen perusahaan bisa dilakukan secara efektif, menggunakan software aplikasi HR seperti dari LinovHR menjadi pilihan yang tepat. 

LinovHR memiliki modul Personnel Administration yang berguna untuk mengelola dokumen perusahaan baik skala besar maupun skala kecil. Di dalam modul ini, terdapat beberapa fungsi yang akan membantu Anda untuk mengelola manajemen dokumen perusahaan seperti:

  • Menginput seluruh informasi karyawan
  • Menampilkan catatan kehadiran, cuti, dan lembur
  • Menampilkan status keaktifan karyawan
  • Mengelola informasi yang berkaitan dengan gaji beserta komponen-komponen lainnya
  • Mengelola informasi terkait dengan tunjangan dan bonus karyawan
  • Mencatat seluruh aset perusahaan yang dipinjam oleh karyawan agar aset dapat dikelola dengan baik

 

Setiap perusahaan memiliki kebutuhan akan penyimpanan dokumen yang berbeda-beda. Jadi Anda bisa menyesuaikan langkah tersebut dengan kebutuhan perusahaan Anda.

Dokumen merupakan bukti dari setiap proses kegiatan kerja di dalam perusahaan, karena didalamnya memuat informasi-informasi yang sangat penting untuk kebutuhan selanjutnya. 

HRD wajib menjaga dan menerapkan manajemen dokumen karyawan dengan baik. Beberapa cara tersebut bisa Anda lakukan lebih maksimal dengan menggunakan Modul Personnel Administration dari LinovHR. Dengan begitu, proses manajemen dokumen bisa dilakukan lebih efektif.