cara membuat google form

HRD Wajib Tahu! Ini Dia Cara Membuat Google Form dengan Mudah

Mendapatkan feedback yang cepat mengenai kinerja karyawan mungkin akan terasa sulit jika HRD tidak memiliki alat yang tepat. Melalui Google Form, HRD dapat lebih mudah membuat survey online terkait kinerja karyawan dan membagikannya kepada seluruh karyawan secara sekaligus. Penasaran bagaimana cara membuat Form Google dengan benar? Simak artikel dibawah ini. 

 

Apa yang Dimaksud dengan Google Form?

Google Form adalah fitur dalam Google Drive yang berbasis Cloud dan dapat digunakan untuk membuat formulir survei online dengan tujuan untuk pengumpulan data. Form Google terdiri dari judul, deskripsi, dan daftar pernyataan formulir. 

Melalui Form Google, HRD dapat membuat formulir dengan mudah selayaknya membuat dokumen, serta mengadakan employee survey yang menarik dan terlihat profesional. HRD juga dapat melihat tanggapan responden secara real-time dan menganalisisnya menggunakan Google Spreadsheet atau perangkat lunak lain. 

 

Manfaat Google Form untuk HRD

Dalam dunia kerja, keberadaaan Form Google sangat bermanfaat bagi departemen HR khususnya untuk mengetahui bagaimana feedback karyawan dan membantu HRD untuk membuat performance appraisal.

 

Membuat Form Feedback Karyawan

Salah satu manfaat Form Google bagi HRD adalah membantu membuat form feedback karyawan atau jadi lebih mudah. Form feedback karyawan adalah dokumen formal yang digunakan untuk mengumpulkan umpan balik karyawan perusahaan.

Penting bagi HRD untuk adalah mengidentifikasi kebutuhan karyawan karena mempengaruhi produktivitas, kreativitas, dan kepuasan mereka. Apabila karyawan merasa puas dengan posisi atau tanggung jawabnya saat ini, karyawan akan berkinerja baik yang menghasilkan produktivitas. 

Form feedback karyawan berisi sejumlah pertanyaan mengenai tanggung jawab pekerjaan yang diemban, kepuasan karyawan, komentar, saran, dan sebagainya. Jawaban yang diberikan oleh karyawan nantinya akan ditinjau oleh departemen HR dan akan digunakan sebagai dasar untuk pembinaan internal.

 

Membuat Form Performance Appraisal

Manfaat kedua bagi HRD adalah membantu membuat form performance appraisal  atau formulir penilaian kinerja karyawan. Form performance appraisal adalah dokumen yang digunakan oleh HRD untuk mengevaluasi kinerja karyawan. Melalui form performance appraisal, HRD dapat melacak pencapaian dan kontribusi karyawan selama periode waktu tertentu. 

Selain itu, HRD juga dapat melacak kekuatan dan kelemahan karyawan. Dengan menggunakan form performance appraisal, karyawan maupun HRD dapat bekerja sama untuk menciptakan tujuan bagi karyawan. 

 

Cara Membuat Google Form

Membuat Form Google sebenarnya cukup mudah, ikuti beberapa tips dibawah ini untuk membuat Form Google yang menarik dan profesional. 

 

  1. Kunjungi docs.google.com/forms
  2. Setelah situs dimuat, pilih “Blank” jika Anda ingin membuat form baru atau bisa juga memilih “Template” jika Anda ingin menggunakan template yang disediakan oleh  Form Google.
  3. Setelah memilih “Blank”, maka Anda akan diarahkan masuk ke halaman formulir google untuk proses editing.
  4. Di halaman editing ini, langkah pertama yang Anda lakukan adalah membuat Judul pada kolom “Untitled Form” dan membuat Deskripsi pada kolom “Form Description”.
  5. Setelah membuat judul dan deskripsi, langkah kedua adalah memasukan pertanyaan formulir yaitu dengan klik kolom  “Untitled Question”. 
  6. Pada kolom Question ini, Anda dapat mengedit model pertanyaan sesuai kebutuhan, mulai dari pilihan ganda hingga essay.
  7. Apabila pertanyaan yang dibuat wajib dijawab oleh responden, maka Anda dapat memilih “Required” pada pojok kanan bawah kotak Question.

 

Baca Juga: Cara Membuat Google Docs, Rupanya Sangat Mudah!

 

Cara Membuat Desain Google Form

Setelah mengetahui dasar membuat Google Form, ikuti beberapa langkah dibawah ini untuk mendesain Form Google yang telah dibuat. 

 

  1. Langkah pertama adalah klik ikon “Customize Theme” yang berada tepat di sebelah ikon “Preview”, untuk membuka opsi tema Form Google. 
  2. Kemudian, Anda dapat memilih gambar yang ingin dimuat sebagai Header. Bahkan, Anda dapat menggunakan foto pribadi sebagai Header.
  3. Langkah ketiga adalah memilih “Theme Color” untuk Header. Anda dapat memilih dan mengatur warna tema sesuai keinginan.
  4. Selanjutnya, masuk ke “Background Color”. Perlu diketahui, warna background tergantung pada warna tema yang Anda pilih. Sekedar tips, usahakan pilih warna yang selaras agar tampilan Form Google terlihat menarik. 
  5. Langkah terakhir adalah memilih “Font Style” untuk formulir Anda. Terdapat empat opsi Font Style yang berbeda, yang bisa dipilih sesuai keinginan.

 

Cara Menambahkan Pertanyaan

Dalam Form Google, tentunya HRD memiliki banyak pertanyaan yang harus diajukan kepada karyawan terkait kinerja mereka. Berikut cara untuk menambahkan pertanyaan pada Form Google:

 

  1. Untuk menambahkan pertanyaan baru, Anda dapat memilih opsi “Add Question” atau klik ikon”+” pada sisi kanan Form Google.
  2. Apabila Anda ingin menyalin pertanyaan yang telah dibuat, Anda dapat memilih ikon “Duplicate”  pada bagian bawah kolom Question. 
  3. Selain itu, Anda juga bisa menambahkan media seperti teks, foto, atau video ke formulir dengan memilih ikon pada sisi kanan Form Google.

 

Baca Juga: Tutorial Cara Membuat Gantt Chart dan Templatenya

 

Cara Bagikan Link Form Google ke Seluruh Karyawan

Setelah Form Google selesai dibuat dan didesain dengan menarik, langkah selanjutnya adalah membagikan link Form Google ke seluruh karyawan, simak tips berikut ini.

 

  1. Pada bagian kanan atas Form Google, pilih ikon “Send”
  2. Form Google dapat dikirim melalui berbagai metode mulai dari Email, Link, hingga melalui Social Media. 
  3. Apabila formulir yang dibuat terbatas dan hanya ditujukan kepada beberapa karyawan, Anda bisa mengirimkan link Form Google via email Namun,  Anda harus mengumpulkan alamat email karyawan terlebih dahulu.
  4. Namun, jika jumlah karyawan sangat banyak dan tidak memungkinkan untuk dikirim via email. Anda dapat membagikan link Form Google dengan memilih ikon “<>”. 
  5. Jika link URL Form Google terlalu panjang, Anda dapat mempersingkatnya dengan klik “Shorten URL”
  6. Selanjutnya, pilih “Copy” dan share link Form Google ke seluruh karyawan atau grup internal perusahaan.

 

Setelah menyimak artikel diatas, Google Form ternyata memiliki segudang manfaat bagi HRD. Form Google mempermudah tugas HRD dalam mengumpulkan data feedback karyawan dan melacak kinerja karyawan selama bekerja di perusahaan. Dengan menggunakan Form Google ini, tugas HRD dalam meninjau kinerja karyawan jadi lebih mudah, cepat, dan efisien.