Data karyawan menjadi informasi penting yang digunakan HRD untuk pengelolaan administrasi personalia. Biasanya contoh data karyawan untuk HRD berupa informasi pribadi, kontak darurat, nomor rekening, NPWP, dan beberapa data lainnya yang memang dibutuhkan perusahaan.
Selanjutnya, data-data karyawan tersebut perlu disimpan dalam database karyawan dan dipergunakan sesuai dengan keperluannya, misalnya seperti keperluan penggajian.
Tapi, tahukan Anda bahwa tidak semua data karyawan berhak diakses oleh perusahaan. Ada beberapa data yang bersifat sensitif dan dilindungi oleh Undang-Undang.
Agar Anda tidak salah dalam meminta data karyawan, ada baiknya Anda mengetahui apa saja data yang boleh diakses perusahaan. LinovHR telah merangkumnya untuk Anda.
Data Karyawan yang Diperbolehkan untuk Diakses Perusahaan
Seperti yang sudah sedikit kita singgung di atas, bahwa tidak semua data karyawan dapat diakses oleh perusahaan. Jika perusahaan ingin mengakses data karyawan, maka perusahaan perlu memerhatikan ketentuan yang telah diatur dalam Pasal 30 ayat (1) & (2) UU ITE.
Dalam pasal tersebut dijelaskan bahwa bila perusahaan ingin mengakses data karyawan, maka perusahaan perlu mendapatkan hak dan mematuhi hukum yang berlaku dalam menelusuri komputer dan/atau sistem elektronik lainnya.
Selain itu, dalam mengakses data karyawan, perusahaan perlu memperhatikan hal berikut ini:
- Siapa yang memiliki komputer atau sistem elektronik tersebut?
- Siapa yang memiliki e-mail tersebut?
- Apa isi email tersebut? Terkait oleh apakah isi email tersebut?
- Apakah sudah mendapatkan izin akses? (Misalnya, terdapat formulir pernyataan setuju atau tidak setuju dalam kontrak kerja)
Di luar hal tersebut, untuk mengakses data karyawan perusahaan perlu meminta izin dari karyawan yang bersangkutan.
Jika perusahaan melanggar, maka bisa dikenakan sanksi seperti yang dijelaskan dalam Pasal 46 UU ITE. Di mana, jika perusahaan dengan sengaja mengakses data tersebut maka dikenakan pidana penjara paling lama 6 tahun/atau denda paling banyak Rp600 juta.
Baca Juga: Contoh Form Data Karyawan untuk Rekrutmen
Contoh Data Karyawan untuk HRD Simpan
Setelah mengetahui data-data apa saja yang dapat diakses oleh perusahaan, berikut adalah data karyawan yang dapat disimpan HRD dan contoh-contohnya.
1. Data Pribadi
Contoh data karyawan yang bisa disimpan oleh HRD adalah data pribadi. Biasanya data ini berisikan biodata karyawan mulai dari nama, tempat dan tanggal lahir, hingga status perkawinan. Data ini berfungsi sebagai dasar diberikannya hak karyawan, seperti hak cuti maupun THR keagamaan.
Contoh data pribadi:
2. Data Kehadiran
Kedua, data kehadiran. Dalam data ini tercantum jumlah kehadiran karyawan hingga alasan dan jumlah ketidakhadiran karyawan. Fungsi dari data ini adalah menentukan tunjangan kehadiran hingga menentukan jumlah jenis libur yang mendapat dan tidak mendapatkan upah.
Data kehadiran juga merupakan rekap dari form absensi mingguan atau bulanan.
Contoh data kehadiran:
3. Data Cuti
Berbeda dengan data kehadiran, data cuti mencantumkan jumlah cuti yang masih dimiliki maupun yang sudah digunakan oleh karyawan. Bila Anda masih menggunakan form cuti manual, Anda perlu memperbaruinya setiap saat agar data tetap up-to date.
Contoh data cuti:
4. Data Karier
Data karier biasanya berisi pekerjaan karyawan, mulai dari riwayat jabatannya, hingga remunerasi.
Contoh data karier:
5. Data Kinerja
Dalam data kinerja, tercantum bagaimana pencapaian target kerja karyawan dalam periode-periode tertentu. Biasanya, lama periode adalah 1 tahun.
Contoh data kinerja:
6. Data Gaji
Terakhir, data gaji biasanya berisi besar gaji per bulan serta tunjangan yang dibayarkan oleh perusahaan.
Contoh data gaji:
Pentingnya Perusahaan Memiliki Data Karyawan yang Akurat
Dalam mengelola data karyawan, HRD perlu melakukannya secara akurat karena pengelolaan data karyawan sangat penting. Adapun pentingnya mengelola data karyawan secara akurat adalah:
- Data bisa saja dibutuhkan di masa mendatang.
- Data karyawan penting untuk melakukan penghitungan gaji.
- Dapat digunakan sebagai evaluasi kinerja karyawan.
- Data karyawan yang disimpan dengan software dapat dikontrol dengan lebih mudah.
Baca Juga: Pengelolaan Database Karyawan Menggunakan Excel
Permudah Pengelolaan Data Karyawan dengan Software HRIS LinovHR
Data karyawan menjadi komponen penting demi kelancaran proses dan pengelolaan administrasi personalia. Tanpa data karyawan yang lengkap dan tepat, pekerjaan HR akan menjadi berat karena perlu menyinkronkan kembali data tersebut kepada karyawan.
Alhasil, pekerjaan HR menjadi tidak efektif dan efisien. Hal ini sering dialami oleh HR yang masih mengurus data karyawan secara manual. Di mana sering kali data karyawan yang disimpan dan dikelola HR sudah tidak relevan lagi dengan keadaan karyawan.
Untuk itulah, perusahaan memerlukan pengelolaan data yang lebih mudah dan sudah terdigitalisasi untuk mencegah data disalah gunakan.
Lalu, seperti apa cara mengelola data karyawan yang lebih mudah?
Caranya adalah menggunakan Aplikasi Data Karyawan LinovHR. Aplikasi ini memang dirancang khusus untuk memberikan kemudahan perusahaan dalam pengelolaan data karyawan.
Terdapat template di aplikasi ini yang dapat digunakan perusahaan untuk menginput dan mengelola data karyawan. Mulai dari data personal, posisi karyawan di perusahaan, catatan kehadiran, data penggajian, hingga riwayat lengkap pendidikan dan karier karyawan.
Selain itu, karyawan juga bisa meng-update data personal mereka melalui modul ESS.
Anda tidak perlu pusing atau khawatir mengenai keamanan data, karena seluruh data karyawan Anda akan tersimpan dengan aman dalam sistem cloud.
Dengan menggunakan Software HRIS Indonesia dari LinovHR, kelola data karyawan jadi anti ribet dan aman dari kebocoran data.
Ayo ajukan demo gratisnya sekarang!
