Dalam era digital yang terus berkembang, perusahaan kini semakin sadar akan pentingnya memanfaatkan teknologi untuk mengoptimalkan berbagai aspek operasional mereka. Salah satunya penggunaan employee self service portal.
Employee self service menjadi penghubung antara karyawan dan perusahaan. Sehingga memudahkan karyawan dalam mengakses data, mengelola informasi, dan tugas secara mandiri.
Lantas, bagaimana penerapan untuk kebutuhan perusahaan? Temukan jawabannya pada artikel LinovHR dibawah ini dan simak hingga akhir!
Pengertian Employee Self Service Portal
Employee self service portal adalah teknologi sumber daya manusia yang digunakan secara luas untuk memberikan akses kepada karyawan dalam melakukan berbagai fungsi terkait pekerjaan.
Misalnya, pengajuan cuti, memperbarui informasi pribadi, dan mengakses informasi tunjangan perusahaan. Sebelumnya, tugas ini sebagian besar berbasis kertas atau dikelola oleh staf administrasi.
Layanan employee self service biasanya tersedia melalui internet atau portal perusahaan, dan dapat menjadi bagian dari manajemen human capital.
Software employee self service yang dulunya dijual sebagai produk yang berdiri sendiri, kini dimasukkan ke dalam sistem teknologi SDM yang lebih komprehensif.
Sistem yang digunakan yakni Human Resource Information System (HRIS). Dengan ini, karyawan dapat mengambil inisiatif dan tanggung jawab dalam mengelola pengembangan dan tugas yang terkait dengan pekerjaan mereka.
Sehingga, perusahaan dapat menghasilkan efisiensi waktu dan penghematan biaya.
Baca juga: Mengenal Self Service Analytics dan Manfaatnya
Fitur Employee Self Service Portal
Terdapat beberapa fitur yang ada dalam employee self service portal, di antaranya:
1. Akses Informasi
Fitur database karyawan ini memberikan akses informasi bagi karyawan untuk mencari data karyawan perusahaan. Misalnya, nama karyawan, divisi, alamat email, lokasi, serta informasi pribadi lainnya.
Tentu saja, ini akan mempermudah pencarian data karyawan dan meningkatkan efisiensi dalam pemadanan data.
2. Layanan Administrasi
Proses pengajuan administrasi karyawan seperti cuti sakit, cuti, atau penggantian biaya menjadi lebih mudah. Fitur manajemen cuti dalam software HRIS juga memudahkan proses cuti secara otomatis dan sederhana. Sehingga, karyawan tidak perlu lagi mengisi formulir manual untuk mengajukan cuti.
3. Sistem Penggajian
Fitur ini memungkinkan karyawan untuk mendapatkan informasi mengenai gaji yang diterima dari perusahaan. Mulai dari status penggajian, slip gaji bulanan, hingga cetakan slip gaji.
Software HRIS juga memungkinkan karyawan untuk mencari informasi tentang penggajian melalui fitur manajemen penggajian yang akurat.
4. Absensi
Proses absensi karyawan tidak perlu dilakukan secara manual. Fitur manajemen absensi akan membantu karyawan untuk melakukan absensi secara online menggunakan fingerprint atau pemindai wajah.
Pendataan absensi karyawan juga terpantau secara otomatis, mengurangi risiko kesalahan pencatatan.
5. Keamanan Data
Data pribadi karyawan akan terjaga dengan baik karena disimpan dalam satu sistem yang aman. Selain itu, aksesnya juga mudah dengan software yang terpusat.
6. Manajemen Tugas
Fitur ini memungkinkan karyawan untuk melakukan penjadwalan shift dan jam kerja mingguan.
Hal itu memudahkan karyawan untuk mengetahui jadwal kerja dan tugas yang harus diselesaikan setiap hari. Maka, dengan adanya efisiensi operasional ini, produktivitas karyawan pun semakin meningkat.
Baca Juga: Apa Perbedaan Work Engagement dan Employee Engagement?
Langkah untuk Penerapan Employee Self Service Portal
Dari beberapa fitur di atas, penting kiranya bagi HR untuk mempertimbangkan beberapa langkah sebelum memilih aplikasi employee self service yang akan digunakan. Berikut penjelasannya.
1. Memahami Tantangan dan Kebutuhan Perusahaan
Untuk memaksimalkan manfaat dari aplikasi employee self service, penting untuk memastikan bahwa aplikasi tersebut menyediakan fitur yang relevan dengan kegiatan sehari-hari perusahaan.
Perlu diperhatikan juga agar tidak terlalu banyak fitur yang tersemat, hingga tidak memenuhi kebutuhan perusahaan.
2. Mendukung Efisiensi Perusahaan dan Proses Bisnis
Aplikasi employee self service yang dipilih harus kompatibel dengan perangkat keras dan sistem yang sudah ada di kantor. Hal ini akan mengurangi biaya implementasi dan memudahkan tim IT dalam mengelolanya.
3. Ketersediaan untuk Semua Karyawan
Perlu dipastikan bahwa aplikasi dapat digunakan oleh semua karyawan. Mungkin ada beberapa karyawan yang enggan menggunakan aplikasi baru karena alasan pemahaman atau kesulitan dalam mengoperasikannya.
Untuk mengatasi hal ini, penting melakukan survei internal guna memahami harapan karyawan terhadap employee self service dan seberapa banyak waktu yang dibutuhkan untuk terbiasa dengan software tersebut.
4. Keep it Easy
Portal yang mudah digunakan, intuitif, serta menarik merupakan langkah penting untuk implementasi yang efektif. Portal yang ramah smartphone juga dapat memudahkan transisi.
Lakukan kerja sama dengan tim IT dan penyedia portal Anda, serta pastikan bahwa penyedia layanan menawarkan kesempatan pada karyawan untuk mengajukan permintaan rutin dengan mudah dan mengakses jawaban yang mereka butuhkan dalam basis pengetahuan yang komprehensif.
Intinya, melibatkan karyawan dalam proses pengambilan keputusan merupakan salah satu cara terbaik untuk meningkatkan dukungan pada sistem yang baru.
Baca Juga: Software Employee Self Service: Fitur dan Manfaatnya untuk Perusahaan
Terapkan ESS Portal dengan Modul ESS dari LinovHR
Seperti yang diketahui, software ESS memiliki peranan penting dalam efisiensi kinerja dan keterlibatan karyawan.
Sehingga, dalam menerapkannya penting untuk memahami kebutuhan perusahaan, mendukung efisiensi, serta memastikan ketersediaan dalam penggunaan aplikasinya, apakah dapat diakses oleh semua karyawan atau tidak.
Solusi ideal bagi perusahaan yang ingin mengelola karyawan secara mudah dengan ESS portal, tentunya menggunakan HRIS System ESS dari LinovHR.
ESS merupakan salah satu modul yang disediakan oleh HRIS System LinovHR. Modul ini memungkinkan karyawan terlibat secara aktif dalam mengakses dan mengelola data sumber daya manusia mereka sendiri di perusahaan.
Modul ESS pada HRIS System LinovHR terbagi menjadi dua, yaitu versi mobile dan versi berbasis website.
Terdiri dari berbagai fitur unggulan, misalnya fitur pada mobile yakni Request, untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pengajuan lembur, izin, serta cuti. Ada juga fitur Maps Location yang membuat karyawan lebih mudah melakukan absensi kapanpun dan dimanapun. Serta masih banyak fitur unggulan lainnya.
Dengan modul ESS ini, karyawan juga dapat menerima informasi penting yang diumumkan oleh manajemen secara realtime. Sangat menarik bukan?
Untuk mengetahui lebih lanjut tentang bagaimana ESS dapat memberikan manfaat kepada karyawan Anda, segera jadwalkan demonya!
