Cara Efektif Menerapkan Sistem Level Grade Karyawan

Dimanapun Anda bekerja, lazimnya, sebuah organisasi perusahaan yang memikirkan karir dan tingkat kesejahteraan karyawannya, baik itu di perusahaan kecil, menengah, hingga perusahaan berskala besar akan memiliki level grade karyawan. 

Berbeda dengan perusahaan yang tidak menerapkan sistem level grade karyawan, perusahaan dengan sistem level grade karyawan tentu menjadi incaran para pencari kerja untuk ikut bergabung karena perusahaan tersebut memiliki visi dan misi yang jelas, salah satunya adalah peningkatan jenjang karir karyawannya. 

Biasanya, sistem level grade karyawan ini memiliki rumusan tersendiri yang telah disesuaikan dengan kondisi dan tujuan perusahaan yang bersangkutan. Namun, ada baiknya, sebelum membahas lebih lanjut, mari kita ulas tentang apa itu sistem level grade karyawan? Apa saja manfaatnya? Dan bagaimana cara menerapkan sistem level grade karyawan?

Apa Itu Level Grade Karyawan?

Level grade karyawan merupakan sebuah tingkatan untuk penggolongan jabatan dalam perusahaan yang disusun berdasarkan berat dan ringannya tanggung jawab dan tugas pekerjaan di dalam organisasi di perusahaan yang bersangkutan.

Menurut The Balance Careers, Level grade karyawan banyak diterapkan oleh pengusaha untuk membedakan antara posisi dan kompensasi yang akan diterima sesuai dengan skill dan tanggung jawab masing-masing karyawan. Sistem ini selanjutnya diharapkan akan membantu memastikan perlakuan dan kompensasi yang adil dan konsisten untuk semua karyawan.

Penyusunan sistem grade karyawan pada aparatur sipil negara (ASN) dan pegawai swasta jelas berbeda. Biasanya, ASN memiliki 1 hingga 4 level grade karyawan. Semakin tinggi level grade karyawan, akan semakin besar tanggung jawab dan tugas yang dibebankan kepadanya, 

Sedangkan penerapan level grade karyawan pada pegawai swasta, biasanya dirumuskan berdasarkan kebijakan-kebijakan dari perusahaan. Sebagai contoh, Anda dapat menerapkan 10 level grade karyawan pada perusahaan Anda, yang masing-masing terdiri dari :

1. Grade 1 

Grade 1 adalah karyawan non staff yang memiliki persyaratan pendidikan terakhir SMA/SMK, dengan tanpa pengalaman, atau SD/SMP dengan minimal pengalaman 2 tahun.

2. Grade 2

Grade 2 adalah karyawan senior non staff yang memiliki persyaratan pendidikan terakhir SMA/SMK dengan pengalaman 2 tahun, atau SD/SMP dengan pengalaman 4 tahun.

3. Grade 3

Grade 3 adalah karyawan staff yang memiliki persyaratan pendidikan terakhir S1 tanpa pengalaman, D3 dengan pengalaman 2 tahun, atau SMA/SMK dengan pengalaman 4 tahun.

4. Grade 4

Grade 4 adalah karyawan senior staff yang memiliki persyaratan pendidikan terakhir S2 tanpa pengalaman, S1 dengan pengalaman 3 tahun, D3 dengan pengalaman 4 tahun, atau SMA/SMK dengan pengalaman 6 tahun.

5. Grade 5

Grade 5 adalah junior manager yang memiliki persyaratan pendidikan terakhir S2 dengan pengalaman 2 tahun, S1 dengan pengalaman 5 tahun, D3 dengan pengalaman 6 tahun, atau SMA/SMK dengan pengalaman 8 tahun.

6. Grade 6

Grade 6 adalah manager yang memiliki persyaratan pendidikan terakhir S2 dengan pengalaman 4 tahun, S1 dengan pengalaman 7 tahun, D3 dengan pengalaman 8 tahun.

7. Grade 7

Grade 7 adalah senior manager yang memiliki persyaratan pendidikan terakhir S2 dengan pengalaman 6 tahun, S1 dengan pengalaman 9 tahun, D3 dengan pengalaman 10 tahun.

8. Grade 8

Grade 8 adalah general manager yang memiliki persyaratan pendidikan terakhir S2 dengan pengalaman 8 tahun, S1 dengan pengalaman 12 tahun.

9. Grade 9

Grade 9 adalah general manager yang memiliki persyaratan pendidikan terakhir S2 dengan pengalaman 10 tahun, S1 dengan pengalaman 14 tahun.

10. Grade 10

Grade 9 adalah director yang memiliki persyaratan pendidikan terakhir S2 dengan pengalaman 12 tahun, S1 dengan pengalaman 16 tahun.

Manfaat Level Grade Karyawan

Lalu, sebenarnya, apa sajakah manfaat level grade karyawan? 

Ada 3 manfaat utama dari penerapan level grade karyawan, yaitu :

1. Sebagai Dasar Pemberian Promosi Jabatan

Promosi jabatan adalah perpindahan karyawan dari suatu jabatan ke jabatan lain dalam perusahaan pada level grade karyawan yang lebih tinggi. Selain itu juga diperlukan penilaian promosi jabatan yang jeli untuk hal tersebut.

2. Membantu Memudahkan Proses Transfer/Mutasi Karyawan

Transfer/mutasi karyawan adalah perpindahan karyawan dari suatu jabatan ke jabatan lain dalam perusahaan pada grade yang tetap atau masih sama.

3. Untuk Menentukan Demosi 

Demosi adalah perpindahan karyawan dari suatu jabatan ke jabatan lain dalam perusahaan pada grade yang lebih rendah.

Baca Juga: Kapankah Kebijakan Demosi Karyawan Harus Dilakukan?

Cara Menerapkan Level Grade Karyawan yang Efektif

Mengingat begitu pentingnya manfaat dari level grade karyawan, maka ada baiknya, sebuah organisasi dalam perusahaan harus menerapkan cara paling efektif dalam menerapkan level grade karyawan agar tidak tertukar, mana karyawan yang akan memperoleh promosi, mutasi, atau demosi.

Berikut adalah beberapa cara efektif yang bisa Anda lakukan :

1. Siapkan Uraian Jabatan Masing-masing Karyawan

Langkah pertama yang perlu Anda lakukan adalah dengan menyiapkan uraian jabatan masing-masing karyawan yang terdiri dari data-data berikut ini :

1. Nama jabatan
2. Ikhtisar atau ringkasan jabatan
3. Rincian mengenai pekerjaan yang berhasil diselesaikan dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengerjakannya
4. Peralatan dan perlengkapan yang diperlukan dalam melakukan pekerjaan
5. Lingkungan fisik di tempat kerja, terutama resiko dan kondisi pekerja yang bersangkutan
6. Ciri-ciri atau sifat pegawai yang diperlukan untuk melaksanakan sebuah pekerjaan.

2. Tentukan penempatan Jabatan Karyawan yang Paling Sesuai

Anda dapat menerapkan cara-cara di bawah ini agar prosesnya lebih efektif :

1. Selidiki dengan detail setiap jabatan dan buatlah persyaratan jabatan untuk semua jabatan yang ada dalam organisasi di perusahaan
2. Persiapkan daftar standar yang terdiri dari kriteria kecakapan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab dari semua jabatan (mulai dari pendidikan terakhir, pengalaman, keahlian, keterampilan, dan lain-lain)
3. Berikan jumlah nilai dari minimum hingga maksimum kepada masing-masing kualitas atau kriteria kecakapan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab jabatan
4. Jumlahkan total nilai untuk masing-masing jabatan kemudian hubungkan dengan sebuah skala nilai. Contoh, untuk nilai di bawah 20 adalah level A, nilai 20-30 adalah level B, dan seterusnya
5. Untuk masing-masing level grade karyawan ditetapkan skala kompensasi/gaji/upah yang berlainan.

Baca Juga: Sistem HRIS Kunci untuk Dorong Digitalisasi Bisnis

Nah, itu tadi serba-serbi mengenai sistem level grade karyawan dalam organisasi di sebuah perusahaan yang mungkin akan membantu menjawab pertanyaan Anda, kenapa Anda dimutasi, dipromosikan, atau mengalami demosi. Semoga bermanfaat dan salam.