manajemen personalia

Kupas Tuntas Tugas dan Fungsi Manajemen Personalia

Sebuah perusahaan modern mempunyai jajaran khusus yang bertanggung jawab mengelola karyawan, yaitu Human Resource Departement (HRD). Manajemen personalia tidak akan lepas dari cakupan kerja HRD.  Scope manajemen personalia sendiri makin hari semakin bertambah, khususnya dengan semakin kompleksnya lingkungan bisnis. hal ini membuat HRD harus cepat beradaptasi dengan perubahan yang ada. 

 

Pengertian Manajemen Personalia

Sebelum lebih jauh membahas ruang lingkup manajemen personalia, ada baiknya untuk memahami pengertian manajemen personalia menurut para ahli.

  1. Heidjrachman Ranupandojo dan Suad Husnan menuturkan bahwa manajemen personalia adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan dari pengadaan, pemberian kompensasi, pengintegrasian dan pemeliharaan tenaga kerja dengan maksud agar tujuan perusahaan tercapai.
  2. Manullang (2001:156) menjabarkan manajemen personalia adalah sebuah bidang ilmu yang mempelajari tentang bagaimana cara memberikan suatu fasilitas untuk perkembangan, pekerjaan dan juga rasa partisipasi pekerjaan di dalam suatu kegiatan atau aktivitas.
  3. Alex S. Nitisemito (1996:143) menjelaskan jika manajemen personalia merupakan sebuah ilmu seni dalam melakukan perencanaan, pengorganisasian, pengawasan, sehingga proses kerja menjadi lebih efektif serta efisiensi.
  4. Prof. Edwin B. Filippo (Handoko:2000) berpendapat bahwa manajemen personalia perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian atas pengadaan tenaga kerja, pengembangan, kompensasi, pemeliharaan dan pemutusan hubungan kerja dengan sumber daya manusia untuk mencapai sasaran perorangan, organisasi dan masyarakat.

Dengan demikian, dapat ditarik kesimpulan bahwa manajemen personalia adalah ilmu yang mempelajari bagaimana cara perusahaan atau organisasi dalam merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan dan mengendalikan, memelihara serta mengembangkan kompetensi tenaga kerja (karyawan) untuk mencapai tujuan organisasi atau perusahaan.

performance review

Tugas Manajemen Personalia

Tugas utama dari personalia adalah mengurus segala sesuatu yang berhubungan dengan karyawan dalam perusahaan. Manajemen bertugas untuk mengatur pemberdayaan manusia dan membaginya menjadi tugas-tugas penting, berikut adalah tugas-tugasnya:

 

Merencanakan Anggaran Pengelolaan Karyawan

Pengelolaan karyawan pastinya memerlukan anggaran khusus. Agar pengeluaran dalam pengelolaan tidak membengkak, HRD harus merumuskan anggaran dengan tepat dan jelas. Anggaran yang harus dialokasikan antara lain anggaran rekrutmen, pengadaan program pelatihan, dan lain-lain. 

 

Baca Juga : Mau Jadi Admin HR? ini Daftar Tugasnya!

 

Menyusun Perencanaan Kerja 

Setiap jajaran baik staff maupun supervisor mempunyai tugas masing-masing. setiap tugas yang diberikan berguna untuk mencapai tujuan bersama dalam sebuah perusahaan. Salah satu tugas pengelolaan personalia adalah menyusun perencanaan kerja meliputi perencanaan dan pembuatan job description, job analysis, dan job specification.

 

Rekrutmen Karyawan

Perkembangan bisnis seringkali membuat perusahaan membutuhkan tenaga bantuan. Dalam tahap ini, personalia akan menyeleksi kandidat karyawan yang sesuai dengan kriteria perusahaan dengan berbagai keahlian dan spesifikasi. Tugas penting manajemen ini adalah menentukan sumber daya yang tepat untuk sejumlah posisi.

 

Mengurus Masa Kerja 

karyawan dalam perusahaan memiliki kontrak kerja yang beragam dan dibagi menjadi dua jenis, yaitu Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) dan Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT). Sebagai salah divisi yang harus mempertimbangkan kepentingan kedua belah pihak, HRD harus menangani kontrak kerja, masa pensiun, dan pemberhentian kerja terhadap karyawan.

 

Pengembangan Karyawan

Sumber Daya Manusia (SDM) perlu mendapatkan pelatihan dan pengembangan. Manajemen juga bertugas untuk mendidik dan mengembangkan kompetensi karyawan agar sesuai dengan laju perusahaan. Selain menguntungkan perusahaan, program pelatihan dan pengembangan karyawan juga dapat  menguntungkan pihak karyawan. Secara otomatis karyawan akan merasa diperhatikan dengan pihak perusahaan dan merasa puas dengan pekerjaannya. 

 

Fungsi Manajemen Personalia

Dalam menjalankan fungsinya, ruang lingkup manajemen personalia memiliki 4 komponen yang dijadikan tolok ukur keberhasilan suatu perusahaan dalam mencapai tujuan yang ditentukan.

 

Perencanaan

Fungsi yang paling pertama adalah perencanaan yang membantu perusahaan merumuskan berbagai perencanaan perusahaan menjadi suatu program untuk mencapai tujuan tertentu.

 

Pengorganisasian

Sebuah perusahaan mempunyai tim yang terdiri dari berbagai macam orang dengan banyak keterampilan, latar belakang, dan kemampuan yang berbeda. Hal ini membuat pengorganisasian dibutuhkan demi menyelaraskan tujuan. Pengorganisasian berguna untuk  menyusun, membagi dan merancang hubungan antar jabatan dalam ruang lingkup personalia suatu organisasi atau perusahaan.

 

Pengarahan

Setelah komponen perencanaan dan pengorganisasian terpenuhi, fungsi berikutnya adalah mengarahkan karyawan sesuai dengan bidang pekerjaan yang dibebankan. Fungsi ini menjadi tujuan agar karyawan bekerja secara efektif dan efisien.

 

Pengawasan

Performa dan kinerja karyawan tidak selalu berjalan lancar. Agar memastikan jika kinerja berjalan sesuai rencana, pengawasan atau monitoring kinerja sangat dibutuhkan. Fungsi ini berguna untuk mengawasi dan mengoreksi apakah pelaksanaan berjalan mulus. Jika ditemukan masalah mengenai kinerja, HRD akan menindaklanjuti dan menyusun siasat agar masalah tidak membesar. 

 

Pengelolaan Kompensasi

Sudah menjadi kewajiban perusahaan untuk memberikan gaji atau kompensasi kepada karyawan sesuai perjanjian kerja dan UU Ketenagakerjaan yang berlaku di Indonesia. Dalam hal ini, HRD wajib mengelola semua komponen gaji seperti pajak, iuran BPJS, tunjangan, dan lain-lain untuk menghasilkan perhitungan gaji yang akurat. 

 

Tujuan Manajemen Personalia

Pengelolaan personal mempunyai tujuan utama yaitu efisiensi daya guna karyawan dan kerjasama tim. berdasarkan tujuan besar ini, dapat dijabarkan tujuan manajemen personalia adalah: 

  1. Melakukan rekrutmen, mulai dari merencanakan rekrutmen, menyaring kandidat, hingga memastikan bahwa kandidat yang terpilih siap mengisi posisi tertentu. 
  2. Membuat deskripsi pekerjaan, spesifikasi, serta job analysis bagi tiap-tiap posisi
  3. Mengawasi dan mengevaluasi kinerja atau performa karyawan secara berkala
  4. Mengembangkan kompetensi dan kemampuan karyawan melalui program pelatihan dan pengembangan
  5. Memastikan karyawan sejahtera dan mendapatkan haknya sesuai UU Ketenagakerjaan
  6. Menghubungkan kepentingan karyawan dan perusahaan
  7. Menyimpan dan mengelola informasi karyawan dengan aman dan rahasia. 

 

Kesimpulan

Secara garis besar, manajemen personalia memainkan peranan penting  sumber daya manusia perusahaan. Dalam operasionalnya manajemen personalia memiliki peran penting sebagai pengkoordinasi program operasional dengan kebijakan perusahaan. Pemahaman bahwa karyawan adalah investasi terbaik perusahaan harus mampu dijalankan dengan baik.

Agar mampu menjalankan semua fungsi dan tujuan manajemen personalia secara mudah, perusahaan dapat menggunakan Software HRD LinovHR yang dapat mengotomatisasi semua tugas personalia. Penasaran bagaimana cara LinovHR mempermudah perusahaan Anda? Hubungi LinovHR sekarang juga!