KPI adalah aspek yang punya peran penting untuk mengukur kinerja karyawan

Key Performance Indicator (KPI): Apa Itu, Jenis, Contoh & Cara Menyusun

 

Key Performance Indicator (KPI) adalah bagian penting dalam mengukur keberhasilan dan kegagalan bisnis. Namun, sebagian besar perusahaan belum sepenuhnya memahami tentang bagaimana cara menggunakan KPI dalam bisnis mereka. 

Di perusahaan, KPI adalah aspek yang punya peran penting untuk mengukur kinerja karyawan, dengan tujuan untuk mengetahui seberapa jauh kinerja karyawan terhadap pencapaian tujuan perusahaan.

LinovHR telah merangkum informasi terkait apa itu Key Performance Indicator (KPI) dan pengaplikasiannya di perusahaan pada artikel di bawah ini.

 

Apa itu Key Performance Indicator (KPI)?

Key Performance Indicator
Key Performance Indicator

 

Key Performance Indicator atau lebih dikenal sebagai KPI adalah alat yang berfungsi untuk mengukur kinerja jangka panjang perusahaan secara keseluruhan.

KPI secara khusus membantu perusahaan dalam menentukan pencapaian strategis keuangan dan operasional perusahaan.

Bahkan, perusahaan yang lebih besar biasanya memiliki beberapa KPI untuk setiap departemen atau segmen bisnis.

KPI bukan hanya sekedar angka yang dimuat dalam laporan tiap minggu, tetapi KPI memungkinkan perusahaan untuk memahami kinerja dan kesehatan bisnis.

Mengetahui dan mengukur KPI dengan tepat akan membantu perusahaan mencapai tujuannya secara lebih cepat.

Jadi, KPI adalah metrik yang dapat mengukur seberapa jauh kinerja perusahaan terhadap tujuan bisnis. 

 

Pengertian KPI menurut Para Ahli

KPI memiliki pengertian dan definisi tersendiri. Berikut beberapa pengertian KPI menurut para ahli.

  • Iveta (2012) menyatakan bahwa KPI adalah ukuran yang bersifat kuantitatif dan bertahap bagi perusahaan serta memiliki berbagai perspektif dan berbasiskan data konkret, dan menjadi titik awal penentuan tujuan dan penyusunan strategi organisasi.
  • Warren (2011) menyatakan bahwa KPI adalah sebuah pengukuran yang menilai bagaimana sebuah organisasi mengeksekusi visi strategis. Visi strategis ini merujuk pada bagaimana strategi perusahaan secara interaktif terintegrasi secara menyeluruh.
  • Parmenter (2011) KPI adalah sebagai pengukuran yang paling kritikal untuk kesuksesan organisasi pada kondisi sekarang dan di masa yang akan datang.
  • Buoti dan Banerjee (2012) menyatakan bahwa KPI adalah ukuran berskala dan kuantitatif yang digunakan untuk mengevaluasi kinerja organisasi dalam tujuan mencapai target organisasi. KPI bisa juga untuk menentukan objektif yang terukur, melihat tren, dan mendukung pengambilan keputusan.

 

Baca Juga: Keuntungan Menerapkan KPI Software di Perusahaan

 

Unsur-Unsur KPI

Unsur-Unsur KPI
Unsur-Unsur KPI

 

Sudah semestinya perusahaan menggunakan KPI sebagai acuan untuk mencapai tujuan bisnis. KPI yang bagus harus mengandung beberapa unsur berikut ini:

 

  1. Input
    Unsur input yang dimaksud dalam KPI adalah jumlah sumber daya yang digunakan oleh perusahaan untuk mencapai targetnya. Unsur input disini meliputi jenis, kuantitas, dan kualitas sumber daya.
  1. Proses
    Unsur yang kedua adalah proses, yang mana merupakan aktivitas yang dilaksanakan secara konsisten, efisien, dan efektif dengan tujuan untuk mencapai hasil yang diinginkan.
  1. Output
    Unsur yang ketiga adalah output yang merupakan banyaknya hasil yang dikeluarkan dari proses pengukuran kinerja setiap karyawan. 
  1. Dampak
    Unsur dampak merupakan lanjutan dari output yakni berfokus pada dampak dari hasil yang dicapai mencakup peningkatan, perubahan, dan penambahan target.
  1. Proyek
    Unsur yang terakhir adalah proyek yang mana berfokus pada progress dan keadaan proyek yang sedang berlangsung.

 

Manfaat KPI

Pada praktiknya KPI dapat memberikan sejumlah manfaat besar bagi perusahaan, berikut penjelasannya. 

 

1. Menumbuhkan Produktivitas dan Moral Karyawan Perusahaan

Secara tidak langsung, adanya KPI mampu mendorong produktivitas, akuntabilitas, dan kinerja karyawan dalam sebuah perusahaan. Kondisi ini tentu saja meningkatkan peluang tercapainya tujuan perusahaan secara konsisten di setiap periode. 

Tidak hanya itu, KPI juga mampu menumbuhkan sikap kolaboratif dalam diri masing-masing karyawan. Alhasil, setiap proyek perusahaan dapat dilaksanakan dengan tepat waktu dan maksimal.

 

2. Memudahkan Identifikasi Permasalahan Karyawan

KPI mampu mengidentifikasi lebih dini permasalahan yang terjadi pada setiap karyawan. Melalui data yang dihasilkan dari KPI Tree, perusahaan dapat mengambil keputusan secara tepat terhadap karyawannya. 

Keputusan yang dimaksud tergantung dengan permasalahan yang dialami oleh karyawan. Sebagai contoh apabila nilai KPI karyawan di suatu perusahaan rendah, diduga akibat menurunnya keterampilan dalam mengoperasikan teknologi tertentu.

Maka pemimpin perusahaan dapat mengambil langkah seperti pemberian pelatihan kepada karyawan terkait. Supaya kinerja karyawan tersebut dapat kembali progresif dan optimal. 

 

3. Mampu Mengukur Kinerja Karyawan

Manfaat ketiga dari KPI sesuai dengan fungsi utamanya yaitu melakukan pengukuran kinerja karyawan.

Fungsi tersebut memungkinkan perusahaan memantau kinerja karyawan dalam menjalankan tanggung jawabnya ketika mengerjakan suatu pekerjaan, baik proyek hingga kampanye. 

Melalui fungsi utamanya, KPI juga memberikan kemudahan bagi perusahaan dalam mengidentifikasi permasalahan yang terjadi dalam proses pengerjaan proyek, kampanye, dan sebagainya.

 

4. Membantu Perusahaan dalam Menentukan Strategi

Data yang disediakan KPI sangat membantu perusahaan dalam menentukan strategi yang tepat dalam mengerjakan suatu operasi bisnis.

Tidak berhenti di situ, dalam beberapa kasus KPI juga dapat memudahkan perusahaan dalam melakukan evaluasi kinerja karyawan saat melaksanakan tugas.

Sehingga hasil pengerjaan proyek dan lain sebagainya di periode mendatang dapat lebih maksimal dan tepat waktu. 

 

5. Merekam Pola Performa Perusahaan secara Periodik

Melalui fungsinya, KPI dapat menyajikan pola data terkait performa aktivitas bisnis suatu perusahaan dari waktu ke waktu.

Selain memudahkan proses pemantauan dan evaluasi kinerja, kemampuan visibilitas ini juga bisa menumbuhkan sikap cermat perusahaan, dalam mengamati setiap detail operasi bisnis agar mampu terlaksana seoptimal mungkin.

 

6. Mendorong Tercapainya Rencana dan Tujuan Perusahaan

Dengan adanya KPI, peluang perusahaan dalam mencapai rencana maupun tujuan bisnis semakin meningkat. Hal ini karena KPI mampu mendorong produktivitas, kinerja, bahkan sikap kolaboratif para karyawan. 

 

Baca Juga: Menghitung KPI Bagaimana Caranya?

 

Fungsi Key Performance Indicator

Fungsi Key Performance Indicator
Fungsi Key Performance Indicator

 

KPI bukan hanya sekadar untuk memastikan pencapaian perusahaan, lebih dari itu, key performance indicator juga memiliki beberapa fungsi lainnya, seperti berikut ini:

 

Transparansi Data

Idealnya, KPI yang ditekankan kepada seluruh karyawan harus bersifat jelas dan transparan. Jika KPI tidak disampaikan secara jelas dan transparan, maka bukan tidak mungkin jika akan terjadi konflik dan kebingungan pada karyawan. 

 

Pengukur Performa

Mengukur performa karyawan bisa dilakukan dengan berbagai metode. 

Matriks yang jelas pada penilaian performa bisa menghasilkan penilaian yang objektif. Penilaian objektif bisa dinilai menggunakan KPI untuk menunjukkan apakah kinerja karyawan baik atau tidak.

 

Mengasah Kemampuan

Sebagai seorang profesional, idealnya kemampuan Anda harus berkembang. KPI dapat digunakan sebagai tolok ukur apakah karyawan perlu diasah atau tidak.

Sehingga perusahaan bisa memfasilitasi karyawan untuk mengasah kemampuan tersebut. 

 

Sumber Penyemangat

Performa di tempat kerja merupakan bahan bakar untuk memicu motivasi karyawan untuk meningkatkan kinerja mereka di perusahaan. KPI dapat menjadi salah satu cara untuk meningkatkan kinerja karyawan.

Semakin bagus penilaian dari KPI, maka semakin besar motivasi karyawan untuk bekerja lebih baik lagi.

 

Baca Juga: Mengenal KPI vs Metric dalam Penilaian Karyawan

 

Jenis Key Performance Indicator 

Pada dasarnya, indikator KPI dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu KPI finansial, KPI Non-finansial, operasional, dan pertumbuhan. Berikut adalah penjelasannya.

 

1. KPI Finansial

KPI finansial adalah sebuah indikator yang digunakan untuk mengukur kinerja yang berkaitan dengan keuangan. Berikut adalah contoh dari KPI finansial di perusahaan.

 

KPI Laba Kotor (Gross Profit)

KPI laba kotor adalah KPI yang digunakan untuk mengukur jumlah uang yang tersisa dari pendapatan setelah dikurangi harga pokok penjualan (HPP).

 

KPI Laba Bersih (Net Profit)

KPI laba bersih adalah KPI yang digunakan untuk mengukur jumlah uang yang tersisa dari pendapatan setelah dikurangi HPP dan potongan dari biaya-biaya bisnis lainnya seperti biaya bunga, pajak, dan lain-lain. 

 

KPI Marjin Laba Kotor (Gross Profit Margin)

KPI marjin laba kotor adalah KPI yang digunakan untuk mengukur nilai dari persentase yang didapatkan dengan cara membagi laba kotor dengan pendapatan.

 

KPI Laba Bersih (Net Profit Margin)

KPI laba bersih adalah KPI yang digunakan untuk mengukur nilai persentase yang diperoleh dengan membagi laba bersih berdasarkan pendapatannya.

 

KPI Rasio Lancar (Current Ratio)

KPI rasio lancar adalah KPI yang digunakan untuk mengukur kinerja keuangan neraca likuiditas dengan cara membagikan aktiva lancar (current assets) dengan kewajiban lancar (current liabilities). 

Indikator ini memperkirakan seberapa kuat dan baiknya bisnis perusahaan dalam bertahan dalam jika mengalami perubahan yang menurun secara tiba-tiba. 

 

2. KPI Non-finansial

KPI non-finansial adalah KPI yang secara tidak langsung bisa mempengaruhi keuangan dari suatu perusahaan. Berikut adalah beberapa contoh dari KPI non-finansial.

  • Perputaran Tenaga Kerja (Manpower Turnover)
  • Matriks Kepuasan Pelanggan (Customer Satisfaction Metrics)
  • Rasio Customers Berulang terhadap Customers Baru (Repeat Customer to New Customer Ratio)
  • Pangsa Pasar (Market Share)

 

3. KPI Operasional

KPI operasional adalah KPI yang berfungsi untuk mengukur bagaimana penilaian karyawan dalam memberikan pelayanan kepada pelanggan. Contoh KPI operasional sebagai berikut:

  • Bisnis Jasa Online: untuk mengoptimalisasi automasi customer service untuk meningkatkan kepuasan pelanggan
  • Bisnis Online Shop: efisiensi dalam sistem pengiriman dalam rangka meningkatkan kepuasan pelanggan

 

4. KPI Pertumbuhan

KPI pertumbuhan digunakan untuk mengukur kemajuan bisnis. Contoh dari KPI ini adalah jumlah pengunjung, pelanggan, dan jumlah rekan kerja. Diperlukan kontributor dari departemen bisnis untuk menghasilkan matriks dan data pada KPI jenis ini. 

 

Faktor yang Mempengaruhi Efektivitas KPI 

KPI hanya berguna jika terdapat tindak lanjut dari KPI itu sendiri. Pasalnya, perusahaan kerap kali hanya mengadopsi KPI yang paling populer atau banyak digunakan dalam suatu industri.

Akan tetapi, hal itu akan berdampak negatif terhadap perusahaan. Beberapa perusahaan bahkan masih bertanya-tanya mengapa KPI tersebut sama sekali tidak merefleksikan kinerja dari perusahaan.

Untuk mengembangkan strategi dalam penyusunan KPI, tim di perusahaan harus bisa melihat apa tujuan organisasi, bagaimana rencana perusahaan untuk mencapainya, dan siapa yang dapat berperan dalam mengambil peran tindakan berdasarkan informasi tersebut.

Siklus ini merupakan siklus yang harus berulang yang harus melibatkan masukan dari tim analis, kepala bagian, dan para manajer di perusahaan Anda.

Setelah itu perusahaan bisa mendapatkan perhatian yang lebih jelas dan lebih baik mengenai bagaimana KPI bisa mengukur proses bisnis perusahaan dan siapa yang bisa menindaklanjuti proses bisnis tersebut.

Adapun model KPI yang relevan dengan kriteria metode SMART, yaitu specific, measurable, attainable, relevant, time-bound.

 

Agar lebih jelas, berikut adalah pertanyaan yang ada pada model ini.

  • Apa tujuan spesifik perusahaan?
  • Bisakah perusahaan mengukur pencapaian tujuan tersebut?
  • Apakah tujuannya dapat dicapai?
  • Apakah tujuan tersebut berkaitan dengan perusahaan?
  • Berapa waktu yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan tersebut?

 

Penerapan Key Performance Indicator

Terdapat empat kriteria dasar yang harus diperhatikan dan dipenuhi sebelum suatu organisasi atau perusahaan menyatakan bahwa perusahaan telah mengimplementasikan KPI dalam setiap kegiatan dan aktivitas operasionalnya.

 

Berikut penjelasannya:

  • Kolaborasi dengan antar karyawan, baik itu tim, supplier, dan pelanggan
  • Desentralisasi dari level manajemen sampai level operasional
  • Adanya integrasi antara ukuran, laporan dan tindakan
  • Menghubungkan KPI dengan strategi perusahaan

 

Untuk mengimplementasikan KPI, perusahaan atau organisasi memerlukan suatu proses sistem yang saling berkaitan seperti dari lingkungan organisasi itu sendiri yang mencakup karyawan, manajer, pemegang saham dan dari pihak-pihak luar seperti pelanggan, klien, dan supplier.

Ketika mengimplementasikan KPI, hal yang paling penting adalah mendefinisikan hasil atau tujuan dari masing-masing KPI.

 

Baca Juga: Perbedaan Key Result Indicators vs Key Performance Indicators

 

Bagaimana Cara Menyusun KPI dengan Baik dan Benar?

Cara Menyusun KPI
Cara Menyusun KPI

 

Saat menyusun KPI, perusahaan perlu mempertimbangkan bagaimana KPI tersebut berkaitan dengan hasil dan tujuan dari bisnis.

Penyusunan berbagai parameter dan indikator harus disesuaikan dengan situasi bisnis dan harus dikembangkan untuk membantu perusahaan mencapai tujuan. 

 

1. Tentukan Tujuan yang Jelas

Menentukan tujuan yang jelas untuk KPI adalah salah satu bagian terpenting. Sebab, KPI perlu berhubungan erat dengan tujuan utama bisnis.

KPI lebih dari sekedar angka yang berubah-ubah, KPI perlu mengungkapkan sesuatu yang strategis mengenai apa yang coba dilakukan oleh perusahaan.

Dalam menetapkan tujuan, perusahaan harus dengan mengacu pada indikator kinerja SMART, yaitu:

  • Specific – Apakah tujuan bisnis sudah Spesifik?
  • Measurable – Bisakah Anda mengukur kemajuan proses terhadap tujuan bisnis?
  • Attainable – Apakah tujuan secara realistis dapat Tercapai?
  • Relevant – Seberapa Relevan tujuan yang disusun dengan kondisi perusahaan Anda?
  • Time – Bagaimana kerangka waktu untuk mencapai tujuan tersebut?

 

2. Pilih Beberapa KPI untuk Setiap Tujuan

Langkah kedua adalah memilih beberapa KPI untuk masing-masing tujuan yang telah ditentukan. KPI yang dipilih akan sangat menentukan apakah perusahaan dapat mencapai tujuan tersebut atau tidak.

Jadi, pikirkan baik-baik dan usahakan pilih KPI dengan bijak.

 

3. Komunikasikan KPI dengan Stakeholders

KPI yang dibuat tidak akan berguna jika tidak dikomunikasikan dengan benar. Apabila KPI tidak dikomunikasikan, maka karyawan dan stakeholder lainnya merasa kurang puas karena tidak dapat melihat arah tujuan perusahaan.

Oleh sebab itu, penting bagi perusahaan untuk menjelaskan kepada karyawan dan stakeholders tentang apa yang diukur dan jelaskan kenapa perusahaan melakukan pengukuran tersebut.

 

4. Tinjau KPI Secara Rutin

Meninjau KPI secara rutin sangatlah penting untuk pemeliharaan dan pengembangannya. Melalui KPI, perusahaan dapat melacak kemajuan bisnisnya dan juga menilai seberapa sukses perusahaan dalam mengembangkan KPI dari sejak pertama kali.

Namun, tidak semua KPI dapat berhasil. Bahkan, beberapa KPI gagal melacak tujuan mendasar dari bisnis yang seharusnya dapat mereka capai.

Dengan meninjau secara rutin, perusahaan dapat mengetahui apakah KPI perlu dilakukan perubahan atau tidak.

Tak hanya itu, meninjau KPI secara rutin baik bulanan atau mingguan akan memberikan perusahaan kesempatan untuk menyempurnakan KPI atau justru merubah KPI sepenuhnya. 

 

5. Perbarui Tujuan KPI Sesuai Kebutuhan

KPI bukan merupakan sesuatu yang statis, KPI selalu berkembang, memperbarui, dan berubah sesuai kebutuhan.

Jika perusahaan tidak memperbarui KPI secara rutin, maka perusahaan berisiko mengejar tujuan yang tidak lagi relevan dengan bisnis. 

Maka dari itu, penting untuk memeriksa secara teratur seberapa jauh kinerja perusahaan terhadap KPI dan perhatikan mana saja aspek KPI yang perlu diubah atau dihapus sepenuhnya.

KPI memang terlihat rumit dan cukup kompleks, namun jika perusahaan berhasil melakukannya dengan benar maka KPI semakin mudah untuk digunakan di masa mendatang.

 

6. Menggunakan Bantuan Teknologi HRIS

Selain cara yang telah dijabarkan diatas, ada cara yang lebih mudah dalam menyusun KPI yaitu dengan menggunakan bantuan software atau sistem HRIS.

Salah satu sistem HRIS yang dapat andalkan adalah dari LinovHR.

 

 

Untuk memudahkan pengelolaan KPI, LinovHR menawarkan solusi melalui Performance Management System untuk menghindari kendala dalam proses penilaian dan dokumentasi hasil KPI.

Sistem yang merupakan bagian dari Software HRIS LinovHR ini memiliki fitur goals & KPI untuk mengetahui kinerja dan dampaknya terhadap kemajuan dan pencapaian tujuan perusahaan.

Penilaian hasil kerja juga dapat dilakukan dengan menggunakan sistem ini agar memudahkan pengawasan perkembangan kinerja dan project.

 

Contoh KPI

Berikut adalah berbagai contoh KPI yang Anda bisa jadikan sebagai acuan penilaian.

 

1. Contoh KPI Karyawan

contoh KPI karyawan
Sumber: id.scribd.com

 

2. Contoh KPI Marketing

Contoh KPI Marketing
Sumber: slideplayer.info

 

3. Contoh KPI Finance

Contoh KPI Finance
Sumber: bunghatta.ac.id

 

Kesimpulan

KPI adalah salah satu aspek penting bagi perkembangan kinerja perusahaan.

Menyusun Key Performance Indicator untuk perusahaan umum terjadi selama fase perencanaan strategis, perusahaan dapat menyusun KPI setiap tahunnya atau setiap tiga bulan tergantung dengan kebutuhan perusahaan.

Tujuan penyusunan Key Performance Indicator (KPI) adalah memastikan seluruh karyawan selaras dengan tujuan yang sama.