absensi online

Sistem Absensi Online untuk Perusahaan? Efektifkah?

Kedisiplinan karyawan bisa dinilai salah satunya melalui tingkat kehadirannya di kantor atau tempatnya bekerja. Perusahaan juga tentunya memiliki standar sendiri untuk kehadiran tiap karyawan. Oleh karena itu, diberlakukan sistem absensi agar ada pencatatan dan bukti akan hadir atau tidaknya seorang karyawan. Sistem absensi karyawan ini menjadi faktor penting yang mempengaruhi profitabilitas keseluruhan operasi bisnis dan prospek pertumbuhan di masa depan.

Ada banyak sistem absensi yang bisa dipilih perusahaan. Jika dahulu absensi dilalukan secara manual, beberapa waktu lalu juga tengah tren sistem absensi fingerprint. Namun ternyata, baik absensi manual maupun fingerprint memiliki kekurangan yang cukup menyulitkan baik karyawan maupun perusahaan. Sistem absensi manual dan fingerprint mengharuskan karyawan datang ke kantor, sedangkan karyawan ada kalanya harus menjalankan tugas di luar kantor atau bahkan di luar kota. Secara pencatatan dan pengelolaan, baik absensi manual ataupun fingerprint juga akan merepotkan dan menyita waktu.

Banyaknya kerumitan yang ditimbulkan dari sistem lama tersebut, sekarang mulai berkembang sistem absensi online melalui aplikasi. Sistem absensi ini dianggap jauh lebih mudah dan efektif. Benarkah demikian? Berikut manfaat dari sistem absensi online yang memberikan keefektifitasan bagi karyawan maupun perusahaan.

 

1. Rekapitulasi Lebih Mudah

Sistem online tentu akan memudahkan dalam pencatatan dan rekapitulasi data. Begitupun  dalam absensi online, data kehadiran, ketidakhadiran, hingga keterlamabatan karyawan bisa langsung tercatat otomatis tanpa harus memindahkan data secara manual. Apalagi, sistem online membuat adanya integrasi antar data sehingga perubahan data yang satu akan langsung mengubah data lainnya.

Kemudahan ini tentu akan membantu bagian HRD atau personalia. Waktu mereka tidak akan habis untuk melakukan pendataan manual. Waktu bisa dimanfaatkan untuk kegiatan produktif lainnya.

 

2. Mengurangi Potensi Kecurangan

Melalui aplikasi absensi online, hanya karyawan yang dimaksud yang dapat mengakses akunnya sendiri. Hal ini menjadikan peluang kecurangan lebih kecil dan sulit. Data yang didapat melalui absensi online juga diolah secara langsung dan realtime sehingga hasilnya bisa langsung terdata.

 

3. Perhitungan Jam Kerja Lebih Akurat

Oleh karena sistem absensi dilakukan secara online, maka waktu yang dipakai juga otomatis sinkron dan sesuai dengan waktu sebenarnya yang berlaku di semua perangkat. Hal tersebut membuat perhitungan jam kerja menjadi lebih akurat dan tidak bisa diprotes oleh karyawan. Apalagi bagi perusahaan yang memberlakukan kebijakan gaji berdasar keterlambatan, maka sistem absensi online akan sangat membantu.

 

4. Dapat Dijadikan Dasar untuk Penggajian Karyawan

Apabila sistem penggajian karyawan di dalam perusahaan anda ditentukan oleh tingkat kehadiran karyawan, maka aplikasi absensi online dapat membantu anda untuk melakukan validasi jumlah kehadiran antar masing-masing karyawan.

Hal ini juga berlaku bagi karyawan yang mengambil lembur. Dengan demikian, mereka mendapatkan upah lembur sesuai dengan data yang tersimpan di sistem

 

Baca Juga: Hitung Gaji secara Proposional Melalui Metode Prorata

 

5. Pemantauan Realtime

Menggunakan aplikasi pada sistem absensi online menjadikan pemantauan akan presensi terjadi secara realtime. Kapan saja dibutuhkan, data absensi bisa langsung dilihat berdasar update terbaru. Divisi HRD atau Personalia juga tak perlu repot memindahlan data ke komputer dahulu.

 

Baca Juga: 9 Fitur Inovatif yang Ada di Aplikasi Absensi LinovHR

 

6. Menghemat Biaya

Jika menggunakan fingerprint, perusahaan harus menyediakan anggaran khusus dalam pengadaan perangkatnya serta wajib menyediakan cadangan untuk kondisi tertentu seperti kerusakan. Selain itu, perusahaan juga harus mengganggarkan untuk kebutuhan teknisi khusu dalam perawatan dan perbaikan perangkat.

Berbeda jika menggunakan aplikasi absensi online. Perusahaan hanya memelukan komputer dan koneksi internet yang pada hakikatnya sudah dimiliki oleh perusahaan. Selain itu, sistem ini juga memungkinkan karyawan melakukan absensi langsung dari perangkat smartphone mereka masing-masing. Ini artinya, perusahaan bisa menghemat biaya perangkat yang cukup signifikan.

Tak hanya soal perangkat, penghematan juga bisa didapat karena perusahaan tak perlu menggunakan kertas. Sistem absensi online juga tidak perlu buku, pulpen, mesin cetak, tinta, dan lainnya.

Berdasarkan beberapa manfaat yang dijelaskan diatas, bisa dilihat bahwa penggunaan sistem aplikasi online masih sangat efektif digunakan di era sekarang. Anda bisa menggunakan aplikasi absensi online yang disediakan oleh LinovHR. Aplikasi absensi online LinovHR memiliki sistem terpadu sehingga anda tak perlu repot untuk melakukan berbagai perhitungan. Proses penggunaanya juga mudah sehingga setiap karyawan bisa dengan cepat mengaplikasikannya.