mengelola gaji

Tahapan Mengelola Gaji dengan Aplikasi Payroll

Melakukan pembayaran gaji adalah kegiatan rutin yang dilakukan perusahaan sebagai apresiasi atas kinerja karyawan. Cara manual dalam penggajian terkenal memakan waktu lama. Tiap-tiap karyawan memiliki banyak komponen yang berbeda dalam gaji, seperti jabatan, jumlah pajak, jumlah anggota keluarga, jam lembur, jam kehadiran, dan lainnya. Keberagaman komponen tersebut membuat staf HRD seringkali melakukan kesalahan hitung dan input karena data terlalu banyak. 

Oleh karena itu banyak perusahaan mulai menggunakan aplikasi payrol yang memudahkan perusahaan dalam mengelola upah karyawan. Komponen karyawan yang berbeda-beda akan terintegrasi dalam satu sistem dan dapat dikelompokkan sesuai klasifikasi tertentu dengan fitur payroll component set. Kemudian, komponen tersebut bisa diolah dan dihitung untuk menghasilkan gaji bersih yang akan diterima karyawan. Perhitungan biasa dilakukan saat akhir bulan atau awal bulan, tergantung kebijakan perusahaan mengenai tanggal gajian karyawan. 

Tim HRD selaku divisi yang bertanggung jawab atas pengelolaan sumber daya manusia berupa karyawan juga diuntungkan atas kehadiran Aplikasi Payroll.  HRD setiap bulannya akan dibuat rumit dengan perhitungan gaji. Perhitungan pun jauh lebih cepat dan HRD bisa memfokuskan diri kepada hal lain yang jauh lebih penting dalam lingkup pengembangan dan pengelolaan karyawan. 

 

Tahapan Gaji Bulanan Menggunakan Aplikasi Payroll

Setiap bulan HRD melakukan pengelolaan gaji dengan beberapa tahapan. Tahapan-tahapan tersebut tersusun runtut dan sistematis dengan integrasi antar komponen gaji dalam sistem. Aplikasi Payroll mampu mengelola komponen payroll yang diterima oleh karyawan seperti gaji pokok, tunjangan transportasi, tunjangan makan, BPJS, jaminan pensiun dan lain sebagainya melalui fitur payroll component. 

Seorang karyawan yang telah menjalani lembur akan mendapatkan uang lembur ketika gajian di bulan selanjutnya. Namun, tak semua perusahaan memberlakukan cara yang sama. Ada beberapa perusahaan yang membayarkan uang lembur dan reimbursement terpisah dari penggajian. Secara umum, berikut ini adalah tahapan dalam payroll bulanan:  

 

1. Hitung reimbursement

Setiap bulan karyawan melakukan berbagai pekerjaan. Tak jarang pekerjaan tersebut memerlukan bepergian ke luar kota maupun si karyawan harus menggunakan uang pribadi untuk beberapa keperluan. Contohnya adalah uang pulsa untuk menghubungi client dan biaya penginapan selama perjalanan dinas, dan biaya kesehatan. Semua biaya tersebut masuk kedalam reimbursement. Setiap karyawan akan dihitung berapa total reimbursement yang ia berhak untuk dapatkan. 

 

Baca Juga: Tata Cara Mengajukan Reimbursement dalam Perusahaan

 

2. Hitung jam kehadiran

Jam kehadiran karyawan sangat berpengaruh terhadap upah bulanan yang diterima. Ketika karyawan datang dan hadir di kantor sesuai jam yang diberlakukan, maka akan menerima upah yang sesuai. Tak jarang beberapa perusahaan juga menetapkan tunjangan kehadiran untuk karyawan tergantung posisi dan jabatan karyawan di perusahaan. Dari situlah pentingnya mencatat jam kehadiran karyawan. Data jam kehadiran karyawan yang tersimpan pada sistem absensi akan terintegrasi dengan sistem payroll. Komponen reimbursement dan jam kehadiran didapatkan dari payroll data source. 

 

3. Proses payroll

Tahapan paling akhir dan disukai oleh banyak karyawan adalah proses payroll. Setelah melakukan pemilihan terhadap komponen yang berasal dari payroll data source, selanjutnya staff HRD akan melakukan proses perhitungan payroll yang akan diterima oleh karyawan. Proses ini bisa dilakukan dengan fitur payroll process. Selain itu, HRD juga bisa memilih opsi bagaimana cara pembayaran dengan fitur payment method. Untuk gaji yang dikirimkan via transfer, staff HRD akan mengirimkan ke nomor rekening karyawan. Kumpulan nomor rekening tersebut dapat dilihat melalui fitur menu bank. Ada dua tipe proses yang ada di dalam menu ini, yaitu: 

  1. Standar untuk bulan berjalan
  2. Rapel atau retroactive untuk selisih atau periode yang telah lewat

 

Simple dan mudah sekali bukan? Jika perusahaan Anda dapat merasakan kemudahan tahapan payroll yang singkat dan akurat, untuk apa menghabiskan waktu dengan sistem payroll manual? 

 

Baca Juga: Solusi Terbaik Pengelolaan Payroll Perusahaan

 

Kemudahan Aplikasi Payroll dari LinovHR

Tak hanya mudah dalam melakukan penggajian, Aplikasi Payroll LinovHR juga dapat membuat laporan payroll secara otomatis dan mencetak form slip gaji jika dibutuhkan. Umumnya dalam setiap periode tertentu staff HRD akan membuat laporan khusus mengenai payroll. Laporan tersebut bisa dibuat secara otomatis menggunakan fitur payroll report berupa file spreadsheet dan dapat dipilih user disesuaikan dengan kebutuhan. Fitur ini sangat memudahkan dan menghemat waktu HRD karena tak perlu lagi mengolah data laporan di perangkat lunak yang berbeda. 

Tak hanya kemudahan untuk membuat report. HRD juga dimudahkan dalam membuat slip gaji dengan fitur salary slip. Misalkan ada seorang karyawan yang meminta slip gaji kepada HRD untuk keperluan tertentu, fitur salary slip akan memprosesnya dengan output file PDF yang siap dicetak atau disimpan karyawan. 

Cara manual dalam perhitungan payroll memakan waktu lama dan berpotensi terjadinya kesalahan hitung oleh staf HRD. Ditambah lagi masalah mengenai kerahasiaan data karyawan alamat, dan nomor rekening yang bersifat rahasia. Oleh karena itu, di samping menyediakan fitur yang canggih dan praktis, Aplikasi Payroll dari LinovHR juga menyediakan jaminan keamanan data. Sehingga baik karyawan dan perusahaan tidak perlu was-was mengenai keamanan data dan informasi yang tersimpan. 

Kemudahan akses adalah hal lain yang spesial dari LinovHR. Tak seperti tumpukan dokumen yang digunakan cara manual, cloud based server pada sistem payroll dari LinovHR menyimpan seluruh data karyawan dengan aman dan ringkas. Data yang tersimpan dapat diakses melalui berbagai macam perangkat selama masih terhubung dengan internet. Hal ini sangat berguna jika staff HR mendadak perlu melihat dan mengakses data karyawan ketika berada di luar kantor. Karena cloud based server juga, seluruh data yang tersimpan akan mengalami pembaharuan secara otomatis jika terjadi update. Sehingga data yang ditampilkan adalah data real time dan up-to-date. 

Dari sekian banyak kemudahan yang ditawarkan di atas, tentunya membuat perusahaan Anda tertarik merasakan kemudahan yang serupa dalam pembayaran dan pengolahan gaji. Konsultasikan kebutuhan perusahaan Anda bersama tim terbaik dari LinovHR. Untuk mendapatkan kemudahan dari Aplikasi Payroll dari LinovHR, hubungi 0812 9368 0442 atau website@linovhr.com.