timesheet

Mengelola Timesheet Kerja dengan Aplikasi Absensi

Istilah timesheet mungkin tidak begitu familiar bagi banyak karyawan. Namun, bagi Human Resource Departement (HRD) istilah ini menjadi salah satu hal yang penting khususnya dalam memantau waktu kerja karyawan. Hasil dari pemantauan ini dapat menjadi sebuah acuan untuk HR dalam ketetapan gaji yang akan diberikan untuk karyawan serta bagaimana penilaian kinerja karyawan itu sendiri. Tampilannya sendiri menyerupai tabel yang berisi kumpulan data kehadiran karyawan. 

 

Apa itu Timesheet?

Secara sederhana, timesheet adalah sebuah dokumen yang berisi jam kehadiran dan pulang karyawan. Kegunaan utama dari dokumen ini adalah untuk mencatat jam kerja karyawan apakah karyawan bekerja sesuai pada jam kerja yang ditetapkan sesuai perjanjian kerja atau tidak. Bentuk dokumen ini bisa berupa fisik di selembar kertas dan digital yang tersimpan pada database berbasis cloud server

 

Fungsi Timesheet

Sebelum lanjut untuk mengetahui cara kerja timesheet, sebaiknya mari pahami terlebih dahulu fungsinya. Dokumen ini tak hanya berfungsi untuk mencatat kehadiran karyawan. Fungsi timesheet sangatlah luas dan berpengaruh terhadap beberapa aspek yang ada pada karyawan, contohnya kinerja, kedisiplinan, gaji yang akan diterima, dan lain-lain. Apa saja fungsi timesheet yang lainnya, ya? 

 

Manajemen Waktu

Fungsi pertama adalah manajemen waktu. HRD dapat memantau bagaimana jam kerja yang dilalui oleh karyawan, apakah semua tugas dan pekerjaan harian dapat diselesaikan dengan jam kerja sehari-hari atau tidak. Pemantauan ini akan menghasilkan analisis mengenai efektivitas kinerja karyawan dan nantinya akan dilakukan sebuah kesimpulan apakah job load yang ditanggung karyawan memang sudah sesuai atau tidak. Jika memang job load sedang banyak-banyaknya dan karyawan tidak mampu untuk menyelesaikannya dalam sehari, maka karyawan akan melakukan lembur.  

 

Sumber Data Payroll

Kehadiran karyawan adalah salah satu faktor yang mempengaruhi penggajian atau payroll. Akan terlihat jelas kapan karyawan bekerja, apakah karyawan mengajukan cuti, dan berapa banyak karyawan melakukan lembur. Karyawan akan menerima gaji sesuai perjanjian kerja menurut jam kerja dan lembur yang dilakukan. Penggajian pun berjalan lebih transparan karena karyawan mengetahui bahwa gaji yang diterima sebanding dengan kinerjanya. 

 

Baca Juga: Program Payroll Solusi Selesaikan Kesalahan dalam Siklus Penggajian

 

Informasi Kinerja

Karyawan yang memiliki kedisiplinan tinggi cenderung datang tepat waktu dan menyelesaikan tugasnya sesuai deadline. Jika pun karyawan selalu datang tepat waktu tetapi karyawan tidak mampu menyelesaikan pekerjaannya, maka HRD akan melakukan analisis beban kerja untuk mengetahui apakah beban kerja yang ditanggung karyawan memang berlebihan atau tidak. Disamping itu, mencatat kehadiran juga memudahkan HRD untuk menemukan karyawan yang dinilai kurang disiplin dalam bekerja. 

 

Cara Kerja Timesheet 

Masing-masing karyawan yang bekerja dan masuk setiap hari akan mencatatkan kehadiran mereka. Data kehadiran yang masuk akan tercatat pada sebuah tabel sesuai pada kolom yang tertera. Proses pencatatan kehadiran karyawan bergantung pada sistem yang ditetapkan oleh perusahaan. Ada perusahaan yang masih menggunakan cara manual dengan kertas atau mesin fingerprint, tetapi ada pula yang sudah menggunakan bantuan teknologi.  

Perusahaan yang masih menggunakan kertas akan menjadikan lembaran kertas tersebut menjadi sebuah dokumen penting. Akan tetapi, penggunaan dokumen fisik rentan rusak seperti terkena tetesan air atau tak sengaja sobek. Sedangkan penggunaan mesin fingerprint membuat perusahaan perlu mengeluarkan biaya ekstra untuk pemeliharaan berkala. 

Cara manual menggunakan kertas dan mesin fingerprint juga tidaklah efisien. Tidak ada fitur sinkronisasi dan integrasi data yang memadai membuat HRD harus melakukan input data satu-satu saat hendak menggunakan data dan informasi untuk hal lain dari timesheet. Disamping itu, data kehadiran tidak terpantau secara real time oleh HRD, sehingga memukginkan terjadi adanya manipulasi dari karyawan itu sendiri. Hambatan dan risiko ini akan mengganggu kinerja HRD jika dibiarkan berlanjut-lanjut. 

 

Mengelola Timesheet Secara Otomatis

Kehadiran karyawan adalah salah satu faktor penting yang harus diperhatikan perusahaan dan HRD. Dengan kehadiran dan kinerja karyawan yang  baik, perusahaan mampu menjalankan bisnis dan operasional semaksimal mungkin dengan mengurangi risiko yang ada. Itulah sebabnya mengapa sebuah tugas administratif berupa mengelola timesheet adalah hal yang penting. Untungnya kini teknologi kian berkembang dan memudahkan perusahaan dalam mengelola berbagai data dan informasi karyawan. 

 

Baca Juga:  5 Kriteria Sistem HRD yang Bagus Untuk Perusahaan

 

Aplikasi absensi dari LinovHR menyediakan fitur timesheet untuk mengelola pencatatan kehadiran karyawan. Setiap harinya karyawan lebih mudah melakukan pencatatan kehadiran melalui 1 aplikasi yang di-install di ponsel cerdas masing-masing tanpa perlu menuliskannya secara manual di kertas atau mengantri menggunakan sidik jari untuk mesin fingerprint. Data kehadiran yang masuk bersifat real time. Jadi, staf HRD dapat mengetahui saat itu juga jam berapa karyawan masuk dan pulang kerja. Manipulasi atau pemalsuan data kehadiran pun dapat diminimalisir. 

Seluruh data yang masuk tercatat sesuai kehadiran masing-masing karyawan secara otomatis. Ini berbanding terbalik dengan pencatatan manual yang memiliki risiko terjadinya human error. Timesheet yang tersedia pada aplikasi absensi LinovHR terbagi menjadi 2, yaitu unprocessed yang menampilkan jam kehadiran yang belum dianalisis dan processed yang menampilkan jam kerja yang sudah dianalisis dan berisi status kehadiran karyawan, lembur, dan cuti jika karyawan tersebut mengajukan cuti. Dengan demikian staf HRD dapat membandingkannya dengan jadwal kerja, sehingga tercipta analisis dan keputusan yang akurat.

Jika staf HRD ingin membuat laporan kehadiran, sistem dalam aplikasi juga akan otomatis membuat laporan yang mudah dibaca dan dianalisis. Tak hanya itu, aplikasi absensi dari LinovHR mempermudah integrasi data kehadiran pada timesheet untuk kegiatan HRD yang lain seperti  payroll bulanan dan penilaian kinerja. Proses kinerja HRD menjadi lebih mudah, tepat, cepat, dan akurat dengan aplikasi HRD dari LinovHR. Kunjungi laman resmi LinovHR dan dapatkan penawaran uji coba gratis aplikasi absensi spesial dari LinovHR!