SOP perusahaan

SOP atau Standar Operasional Prosedur, adalah sistem instruksi langkah demi langkah yang dibuat oleh perusahaan untuk membantu karyawan menyelesaikan pekerjaan.

Standar Operasional Prosedur ini bertujuan untuk menghasikan kualitas dan kuantitas pekerjaan yang seragam, efisiensi dalam bekerja, mengurangi miskomunikasi internal maupun eksternal, dan menjaga kepatuhan terhadap peraturan industri.

SOP ibarat rambu-rambu dan tanda-tanda jalan raya. Kita harus berhenti jika rambu jalan menunjukkan warna merah. Kita dilarang menyalip di jalan raya dengan dua garis putih tanpa putus di tengah. Dengan semua petunjuk ini, kita bisa menghindari kecelakaan, berkendaraan menjadi lebih mudah dan aman.

 

Kapan Harus membuat SOP

Waktu yang paling tepat untuk membuat SOP adalah sebelum perusahaan berjalan, untuk beberapa alasan. Pertama, karyawan masih sedikit sehingga membuatnya tidak terlalu rumit. Kedua, proses dalam perusahaan belum terlalu kompleks sehingga bisa lebih cepat menyusunnya. Seiring dengan berjalannya waktu dan perkembangan perusahaan, SOP bisa ditinjau ulang dan diperbaharui dengan menambahkan fungsi yang belum ada sebelumnya dan menambahkan pada yang lama berdasarkan pengalaman yang telah didapatkan selama ini.

SOP masih belum banyak dimengerti oleh perusahaan, sehingga banyak yang telah berdiri lama atau beroperasi selama beberapa tahun dan menghasilkan keuntungan namun tidak memilikinya. Melihat definisi Standar Operasional Prosedur di atas, sebaiknya perusahaan segera memilikinya. Manfaatnya besar, seperti meningkatkan keuntungan dengan adanya sistem kerja yang efisien dan bisa diduplikasi jika membuka kantor cabang. SOP ini juga berguna untuk meningkatkan kinerja perusahaan terutama dalam perekrutan karyawan baru. Mereka bisa segera melakukan pekerjaan dengan baik hanya dengan mengikuti urutan tugas atau job description yang telah dipersiapkan.

Kemungkinan perusahaan akan menemui beberapa tantangan dalam membuat SOP. Yang terutama adalah harus ada satu personel perusahaan yang secara khusus ditugaskan untuk mengamati arus pekerjaan di masing-masing departemen, khususnya dalam hal bagaimana mereka saling berhubungan. Ini untuk mendapatkan gambaran sistem yang akan ditulis. Kemudian diperlukan penelitian atau wawancara dengan banyak karyawan dan manajer untuk menulis semua urutan tugas yang biasa dilakukan oleh mereka. Misalnya, untuk bagian penjualan, para staf harus melakukan briefing pagi, menulis rencana kunjungan, membuat janji temu, keluar melakukan presentasi, dan sorenya membuat rekapitulasi aktivitas harian untuk bahan diskusi keesokan hari.

Biasanya lebih mudah untuk memanggil konsultan yang sudah berpengalaman dalam membuat daripada menugaskan staf dalam untuk melakukannya. Konsultan bisnis dan manajemen biasanya sudah tahu langkah-langkah yang harus dipersiapkan. Mereka bisa menyusun SOP sementara para karyawan tetap melakukan pekerjaan masing-masing sehingga perusahaan tetap bisa beroperasi seperti biasa. Konsultan kemudian akan mengajak manajemen dan pemimpin lain yang bertanggung jawab untuk berdiskusi dan menentukan kerangka Standar Operasional Prosedur yang akan ditetapkan.

Selain standar pekerjaan yang diharapkan, hal lain yang termasuk di dalamnya bisa berupa bentuk dan jenis dokumen, nota, invoice, dan lainnya yang digunakan untuk keperluan internal dan eksternal perusahaan. Proses-proses yang terjadi juga disusun, seperti prosedur perekrutan dan pendisiplinan karyawan yang bisa dibantu dengan sebuah sistem seperti Aplikasi HRD, prosedur komunikasi melaui media tertentu yang diakui dan boleh digunakan (email, sms, aplikasi chat, dll) oleh perusahaan, prosedur penanganan keluhan pelanggan, dan lain sebagainya. SOP juga membantu untuk mencari sumber kesalahan yang terjadi seandainya diperlukan.

Banyak keuntungan yang didapatkan dengan memiliki SOP. Bagi perusahaan yang belum memilikinya, segeralah membuatnya demi menjamin kelangsungan dan pertumbuhan perusahaan di masa depan.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use theseHTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>