Aplikasi Penggajian Karyawan

Perhatikan 5 Hal Berikut Sebelum Memilih Aplikasi Penggajian Karyawan

Untuk perusahaan besar, menggunakan aplikasi penggajian karyawan (payroll software) merupakan suatu keharusan untuk menghindari kesalahan dan menjaga keseluruhan aspek penggajian lancar dan konsisten. Namun, tidak semua bisnis sama dan sistem yang sesuai untuk satu perusahaan belum tentu sesuai untuk perusahaan lainnya. HRD dan manajemen perlu memperhatikan beberapa hal sebelum memilih software HR yang tepat.

1. Kebutuhan Perusahaan

Sama seperti perusahaan kecil, perusahaan besar pun akan mendapatkan manfaat dengan mengevaluasi kebutuhan perusahaan dan mengumpulkan informasi sebelum memilih aplikasi penggajian karyawan.

Budget perusahaan juga merupakan faktor penting yang perlu diperhatikan untuk membantu mempersempit pilihan. Kemudahan dalam menggunakan fungsi sistem aplikasi setelah implementasi juga merupakan aspek penting, karena ini akan secara langsung berdampak pada kepuasan atau keluhan karyawan dalam perusahaan. Fitur-fitur seperti dukungan perpajakan dan integrasi HR juga bahan pemikiran penting ketika memilih aplikasi penggajian karyawan, tidak peduli ukuran perusahaan Anda.

2. Kemudahan Implementasi

Perusahaan besar biasanya mulai dari kecil, jadi biasanya sudah ada sistem penggajian yang diterapkan. Ketika perusahaan bertumbuh menjadi terlalu besar untuk sistem yang ada, sangat masuk akal untuk berpindah ke sistem yang lebih efisien. Tidak efisiennya sistem yang ada juga mendorong perusahaan untuk menemukan aplikasi penggajian karyawan yang lebih baik. Kemudahan integrasi atau penggabungan software bisa berdampak besar terhadap keberlangsungan bisnis selama periode transisi.

Ketika akan memilih aplikasi penggajian karyawan, HRD harus mempertimbangkan hal-hal di bawah ini mengenai kemudahan implementasi:

  • Apakah data dari sistem yang ada bisa diimpor atau harus diinput secara manual
  • Apakah vendor menawarkan jasa implementasi dan konsultasi
  • Berapa biaya teknisi yang akan dialokasikan untuk menerapkan sistem yang baru
  • Apakah sistem lama dan baru perlu dijalankan paralel selama satu periode untuk memperhatikan jika masih ada error

 

3. Ketersediaan Dukungan Layanan

Adanya dukungan dan layanan yang berkualitas mempengaruhi efisiensi dan keberhasilan penerapan aplikasi penggajian karyawan. Dukungan layanan 24 jam melalui website dan telepon sangat menolong HRD dan mengurangi kepanikan. Ketersediaan dukungan teknis lokal on-site juga patut dipertimbangkan karena bisa mengurangi kemungkinan HRD harus bepergian jauh hanya untuk memperbaiki sistem atau mengadakan training. Dengan adanya dukungan ini, perusahaan juga bisa menjalin hubungan yang lebih erat dengan vendor dan memberikan rasa aman dan nyaman.

4. Referensi dan Track Record

Karyawan adalah aset terbesar perusahaan dan sistem penggajian mempengaruhi setiap karyawan. Perusahaan sebaiknya tidak memilih aplikasi penggajian karyawan

Yang termurah tetapi harus menjalin kerja sama dengan vendor yang memiliki referensi dan jejak rekam (track record) yang terpercaya. Vendor yang baik akan menyertakan referensi klien perusahaan mereka yang memiliki nama besar, sehingga calon klien bisa menghubungi pelanggan yang ada mengenai pengalaman mereka menggunakan sistem tersebut. Perusahaan bisa meminta referensi dari perusahaan yang memiliki kebutuhan penggajian sejenis.

5. Sesuai Dengan Kebijakan Pemerintah

Hal lain yang perlu diperhatikan sebelum memilih aplikasi penggajian karyawan adalah kepatuhan terhadap peraturan dan perundang-undangan yang ditetapkan pemerintah Indonesia. Vendor aplikasi lokal memiliki keunggulan dalam mengakomodasi kebutuhan ini, namun belakangan vendor internasional pun terus meningkatkan konten lokal mereka. Dua faktor penting yang perlu dipertimbangkan adalah pelaporan pajak dan penghitungan premi BPJS. Pahami cara kerja sistem yang ditawarkan, apakah perubahan peraturan akan terupdate otomatis dan bagaimana prosedur pelaksanaannya.

Perusahaan yang ingin memakai aplikasi penggajian karyawan sebaiknya memilih dengan hati-hati, mengingat jumlah karyawan dan ukuran perusahaan mempengaruhi waktu implementasi. Pemilihan software yang tepat bisa menghemat tahunan waktu administrasi yang kurang produktif. LinovHR bukan hanya berperan sebagai  Aplikasi penggajian karyawan  saja, namun di dalamnya terdapat fitur-fitur yang membantu mempermudah HRD dalam melakukan tugasnya dengan efektif dan Efisien.