Sebelum penggunaan teknologi mulai populer, perusahaan memproses urusan bisnisnya secara konvensional atau manual. Perkembangan bisnis perusahaan dapat menjadi sinyal akan kebutuhan sebuah teknologi yang lebih mumpuni.
Salah satu teknologi yang paling dibutuhkan ketika perusahaan berkembang adalah teknologi untuk payroll atau penggajian bulanan dalam bentuk payroll software.
Semakin besar sebuah perusahaan maka semakin besar juga kebutuhan akan penambahan karyawan agar meningkatnya workload dapat terakomodir dengan baik. Perkembangan perusahaan yang pesat juga harus diantisipasi dengan strategi-strategi yang berguna di kemudian hari.
Penambahan jumlah karyawan juga selalu mengikuti perkembangan perusahaan. Oleh karenanya perusahaan harus mampu mengelola karyawan dengan efektif.
Apa itu Payroll Software?
Payroll software adalah sistem perangkat lunak yang dirancang untuk mengatur semua tugas pembayaran gaji karyawan. Gaji karyawan ditentukan oleh jam kehadiran, posisi atau pangkat, pajak, dan sebagainya.
Tugas HRD dalam konteks penggajian karyawan adalah melacak jam kehadiran, menghitung upah, menghitung dan memotong pajak, serta mengirimkan gaji yang selesai dihitung kepada karyawan dengan tepat waktu.
Perangkat lunak ini disertakan dalam paket perangkat modul dalam sistem yang komprehensif dan saling terintegrasi.
Alasan Menggunakan Payroll Software
Payroll software mungkin terkadang tidak terlalu menjadi skala prioritas investasi perusahaan, tetapi pada kenyataannya penggunaan teknologi untuk bisnis dapat menjadi landasan kuat perusahaan berkembang ketika jumlah karyawan terus meningkat.
Berikut alasan mengapa perusahaan Anda menggunakan teknologi dalam payroll:
1. Penghitungan Pajak Lebih Mudah
Tidak hanya untuk membayar gaji, perhitungan pajak yang harus dibayar perusahaan dan karyawan dapat ditelusuri lebih baik.
Penghitungan pajak dengan software selain memudahkan juga dapat mengurangi bahkan meniadakan kesalahan penghitungan.
2. Pengembangan Bisnis
Dengan software berbasis cloud dan bisa diakses melalui internet, perusahaan akan lebih leluasa dalam pengembangan bisnis hingga ke luar daerah serta membuka kantor cabang di kota lain.
Perusahaan akan tetap dapat mengatur arus keuangan melalui kantor pusat.
3. Fitur Praktis
Mengelola kehadiran, cuti, dan reimbursement karyawan tidak perlu lagi berkutat dengan banyaknya dokumen dari para karyawan. Software untuk payroll juga memiliki fitur-fitur praktis yang dapat digunakan berkaitan kehadiran dan cuti karyawan.
4. Mengefisiensikan Waktu
Sistem yang tercipta memudahkan dan mempersingkat waktu pengerjaan namun ketepatan dan keakuratan tetap terjaga.
Dengan begitu departemen yang terbantu dengan adanya software tidak terbatas pada departemen SDM tetapi juga pada departemen keuangan dan operasional.
5. Sistem Keamanan
Metode payroll manual tak mampu menyediakan sistem keamanan yang ketat. Padahal, data dan informasi pribadi karyawan yang ada pada payroll bersifat rahasia dan tak boleh diakses sembarang orang.
Belum lagi masalah pencurian data dan informasi yang marak terjadi.
Tidak lagi layak bagi HRD untuk menyimpan informasi sensitif di dalam lemari arsip di kantor. Data karyawan tetap aman di cloud dan memungkinkan Anda untuk mengontrol siapa yang dapat melihatnya.
Waktunya Menggunakan Payroll Software
Setelah penjelasan di atas mengenai alasan mengapa perusahaan menggunakan teknologi dalam payroll, Anda akan sedikit paham mengapa banyak perusahaan mulai menggunakannya.
Beberapa perusahaan memilih bertahan dengan proses payroll manual menggunakan payroll specialist. Padahal, menggunakan payroll specialist masih memiliki risiko dalam kesalahan input dan perhitungan atau lebih sering disebut dengan human error.
Mungkin beberapa perusahaan tidak begitu menyadari bagaimana pentingnya menggunakan teknologi. Perusahaan Anda membutuhkan sistem untuk melacak jam kerja karyawan, menghitung pajak, dan membayarkan gaji karyawan.
Menggunakan proses manual bisa memakan waktu lama dan sulit bagi perusahaan dan HRD memfokuskan diri kepada hal lain yang lebih penting seperti mengembangkan potensi karyawan. Jumlah karyawan yang banyak akan semakin menyulitkan HRD dalam aktivitas administrasi. Jika sudah begitu, waktunya perusahaan Anda menggunakan Payroll Software.
Begitu banyak manfaat yang didapatkan dari satu teknologi, Yang lebih menguntungkan dari teknologi ini adalah Anda dapat menyesuaikan fitur-fitur yang ada dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Jelaskan kebutuhan perusahaan Anda kepada Payroll Software LinovHR sebagai penyedia sistem payroll Indonesia terbaik yang menyediakan fitur-fitur tertentu yang dibutuhkan perusahaan. Sehingga tidak akan ada pengeluaran untuk sesuatu yang tidak perlu. Have a great success!
