Surat peringatan

Surat Peringatan Kerja, Meningkatkan Motivasi Atau Menurunkan Kinerja?

Surat Peringatan Kerja atau sering disebut SP, merupakan alat disiplin karyawan yang sering dipakai oleh perusahaan. Karyawan yang beberapa kali tidak mentaati peraturan atau dengan sengaja melakukan pelanggaran biasanya diberikan teguran tertulis melalui SP1, SP2, SP3, hingga bisa berujung pada pemberhentian kerja.

 

Surat Peringatan 1 (SP 1)

Surat Peringatan 1 adalah peringatan awal untuk karyawan dari perusahaan atas pelanggaran yang telah
dilakukan, Pada umum nya sebelum diberikan SP1 HR mesti memberi teguran atau peringatan secara tertulis
terhadap karyawan untuk tidak melakukan pelanggaran tersebut.

 

Surat Peringatan 2 (SP 2)

Jika karyawan melakukan pengulangan atau pelanggaran terhadap peraturan perusahaan maka HRD mesti membuatsurat peringatan atau yang sering disebut SP2. Pemberian SP2 harus memuat sanksi yang lebih berat dari pelanggaran yang dilakukan sebelumnya, Tujuan nya adalah karyawan jera dan tidak mengulangi perbuatan nya kembali.

 

Surat Peringatan 3 (SP3)

Jika karyawan masih melakukan pelanggaran atau mengulangi pelanggaran yang pernah dilakukan, Maka
HR mesti mengeluarkan SP3. Tetapi hal yang perlu diingat pemberian SP3 harus didahului dengan SP1 dan SP2
Sanksi untuk SP3 sangat berat, yaitu pemutusan hubungan kerja.

 

Baca Juga: HR Tips: Tingkatkan Kinerja Karyawan Dengan 7 Hal Ini

 

Bagi banyak karyawan, surat peringatan kerja merupakan momok atau hantu yang menakutkan. Bagi perusahaan,SP merupakan dilema, apakah meningkatkan motivasi atau justru menurunkan kinerja?

Mari kita lihat analogi sebuah pisau dapur. Alat yang sangat berguna untuk memotong sayur, daging, dan merupakan komponen penting dalam memasak. Namun, pisau yang sama bisa menjadi sesuatu yang berbahaya jika disalah gunakan, bahkan bisa menjadi alat pembunuhan.

Demikian juga sebuah surat peringatan kerja. Oleh karena SP merupakan alat bantu dalam perusahaan, sebaiknya digunakan dengan bijaksana sehingga membuahkan hasil yang efektif.

 

Bijak dalam memberikan Surat Peringatan

SP sebaiknya tidak perlu dipergunakan, meskipun disiplin kerja itu penting. Sebelum mengeluarkan SP, cobalah untuk mencari tahu sumber permasalahan dari karyawan tersebut. Banyak faktor yang mempengaruhi kinerja seseorang. Bisa saja karyawan merasa tidak nyaman atau diintimidasi oleh rekan kerja lain, tertekan oleh beban pekerjaan yang terlalu banyak, gangguan dalam bekerja, atau ada permasalahan dalam keluarga.

Jika karyawan merasa tidak nyaman atau diintimidasi oleh rekan kerja lain, cobalah mencari tahu penyebabnya. Ini juga merupakan salah satu tugas HRD dalam pengembangan sumber daya manusia, konseling. Banyak orang yang tidak mencapai batas kemampuan maksimalnya karena tidak mendapatkan dukungan dan pengarahan yang benar. Selain itu, karyawan yang memiliki potensi bisa “dirusak” oleh karyawan lain yang merasa iri atau tersaingi (politik dalam kantor). Dengan melakukan konseling, HRD atau manajer terkait bisa menemukan sumber masalah yang benar dan memperbaikinya tanpa melalui SP.

Ada kalanya karyawan merasa tertekan oleh beban pekerjaan yang terlalu banyak namun tidak berani mengungkapkannya. Kurangnya jumlah staf, merangkap beberapa pekerjaan, bisa berdampak terhadap motivasi dan kinerja. Pastikan Anda sebagai HRD melihatnya. Sehebat apapun seseorang, fisik dan mentalnya mempunyai batasan tertentu.

Gangguan dalam bekerja sering terjadi, namun sering diabaikan. Jika karyawan bekerja tidak sesuai dengan deskripsi pekerjaan, melakukan tugas yang tumpang tindih yang seharusnya dikerjakan oleh orang lain, multi tasking, diinterupsi oleh atasan (bahkan disuruh melakukan pekerjaan lain di sela tugas yang sedang dilakukan), maka motivasi dan kinerjanya akan menurun. Karyawan tidak merasakan adanya suatu pencapaian yang bisa dibanggakan dalam pekerjaan dan merasa “serabutan”.

 

HRD Sebagai Pemecah Masalah dan Pemberi Solusi

Bagi kita yang hidup di negara Timur, keluarga merupakan faktor penting dalam pekerjan. Banyak orang yang bekerja untuk menghidupi keluarga, terkadang termasuk kakek atau nenek, om, tante, dan keponakan. Jika ada permasalahan dalam keluarga, kinerja pasti terganggu. HRD atau manajer bisa membantu mendengarkan mereka sambil mendorong mereka untuk segera menyelesaikannya tanpa mengganggu pekerjaan. Karyawan akan merasa dihargai dan memiliki motivasi ekstra untuk mengembalikan kepercayaan dari perusahaan.

Setelah menemukan akar permasalahannya, barulah HRD atau manajer bisa memutuskan bentuk disiplin yang tepat. Sebaiknya sebelum mengeluarkan SP diberikan peringatan lisan terlebih dahulu. Sesuaikan dengan kepribadian orang tersebut. Karyawan yang sudah “dewasa” biasanya merespon peringatan awal ini. Jika teguran pribadi ini belum manjur, barulah Anda mengeluarkan surat peringatan resmi.

Jawaban dari pertanyaan: “Surat Peringatan Kerja, Meningkatkan Motivasi Atau Menurunkan Kinerja?” sebenarnya ada di tangan HRD sendiri. Jika Anda merasa bergerak dalam people DEVELOPMENT, maka setiap tindakan harus diukur dari sudut pengembangan. Jika mengeluarkan SP membantu menyadarkan karyawan bersangkutan, maka berikanlah. Jika tidak, lihatlah ini sebagai kesempatan untuk mengeluarkan “karyawan bermasalah”.

 

Baca Juga: INFOGRAFIS : 5 Tips Memberikan Surat Peringatan Kerja untuk Karyawan