tugas sekretaris

Sekretaris: Jenis, Tugas dan Kemampuan Wajib dalam Perusahaan

Menjadi sekretaris adalah tantangan tersendiri di era serba modern saat ini. Bagaimana tidak? Era modern meningkatkan perkembangan teknologi dan memicu persaingan bisnis semakin kompetitif. Hampir semua perusahaan memiliki setidaknya seorang sekretaris. Persaingan bisnis semakin kompetitif turut mempengaruhi uraian kerja sekretaris jauh lebih kompleks dan menantang. Dulu, sekretaris hanya dibebankan dengan tugas-tugas administratif perusahaan yang sederhana. Kini sekretaris menjadi salah satu support berjalannya kelancaran bisnis perusahaan.

 

Pengertian Sekretaris

Istilah sekretaris berasal dari bahasa Latin yaitu “secretum” yang berarti rahasia. Pada implementasinya, seorang sekretaris memang bersinggungan langsung dengan hal-hal konfidensial atau bersifat rahasia dalam perusahaan. Sekretaris adalah seorang karyawan yang memiliki kewajiban untuk membantu pimpinan perusahaan, dimana sekretaris akan mengetahui hal-hal rahasia bisnis perusahaan dan wajib menjaganya demi kokohnya bisnis perusahaan

 

Jenis Sekretaris

Berdasarkan pengalaman dan kemampuan kerja, jenis sekretaris terbagi menjadi 2 jenis, antara lain: 

 

Sekretaris Junior

Sekretaris yang baru saja memulai karirnya ditandai dengan baru saja lulus dari Akademi atau Universitas. Dalam posisi ini, sekretaris junior belum memiliki banyak pengalaman kerja. Oleh karenanya seorang sekretaris junior membutuhkan banyak saran dan pengalaman belajar dari sekretaris sebelumnya.

 

Sekretaris Senior

Sekretaris senior adalah sekretaris yang memiliki pengalaman serta jam kerja lebih banyak dibandingkan sekretaris junior. Sehingga profesionalisme terbentuk lebih solid dan sekretaris senior mampu mengatasi semua masalah dan tantangan yang ada di perusahaan. 

 

Baca Juga: Tugas dan Tanggung jawab Resepsionis

 

Tugas Sekretaris

Sekretaris memiliki tugas wajib yang harus mereka lakukan setiap hari dalam suatu perusahaan. Tugas wajib sekretaris adalah:

  1. Menanggapi pertanyaan dari client atau mitra bisnis secara langsung, melalui telepon atau email
  2. Mengembangkan dan menerapkan prosedur kantor
  3. Menjaga sistem rekaman perusahaan untuk menjunjung tinggi file yang akurat
  4. Menulis surat, memo, dan email
  5. Menyortir dokumen
  6. Memesan ruang pertemuan untuk rapat
  7. Mengatur panggilan konferensi 
  8. Melakukan tugas administratif, termasuk pengarsipan dan fotokopi

 

Kemampuan Wajib Sekretaris

Disamping tugas yang harus dilakukan setiap hari, seorang sekretaris dapat dikatakan profesional dan handal jika memiliki beberapa kemampuan tertentu. Adapun kemampuan yang wajib dimiliki oleh sekretaris:

 

Berkomunikasi Efektif

Mampu berkomunikasi secara efektif dengan pimpinan perusahaan sangatlah penting. Seorang sekretaris juga sering berhadapan langsung dengan klien, stakeholder, bahkan  mitra bisnis. Memiliki keterampilan komunikasi yang profesional, jelas, dan efektif akan memberi kesan kuat kepada pimpinan dan perusahaan. 

 

Wawasan yang Luas

Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan mendalam di ranah yang berbeda. Hal tersebut dikarenakan pekerjaan sekretaris tidak terbatas pada penggunaan manajemen, mengirim email, menerima panggilan, membuat janji dan presentasi saja. Untuk bersaing di dunia global, sekretaris membutuhkan pengetahuan yang luas untuk bekerja lebih kreatif dan inovatif. Sisi positif lain memiliki wawasan luas adalah hal itu dapat dijadikan patokan untuk membuat keputusan tepat dengan cepat serta memperluas jaringan.

 

Kecerdasan Emosi

Seorang sekretaris akan berinteraksi dengan banyak orang yang berbeda setiap hari. Tentu saja, kepribadian dan karakter masing-masing orang yang dijumpai sangat bervariasi. Maka, menjadi seorang sekretaris membutuhkan pengendalian emosi yang maksimal. Pengendalian emosi seorang sekretaris merupakan nilai positif bagi perusahaan.

 

Baca Juga: Manajemen Konflik Perusahaan dan Tips Menyelesaikannya ala HR

 

Menguasai Teknologi

Teknologi yang dimaksud adalah teknologi komunikasi. Seperti yang diketahui, komunikasi terbagi menjadi komunikasi langsung (tatap muka) dan komunikasi tidak langsung (telepon, internet, dll). Komunikasi langsung mengharuskan sekretaris berkomunikasi secara kompeten dan memiliki keahlian untuk membuat presentasi itu sendiri menarik dan persuasif dengan bantuan teknologi. Sekretaris juga akan menggunakan seperangkat alat teknologi untuk melakukan komunikasi tidak langsung seperti e-mail, video call, dll. Pada seorang sekretaris harus mampu bekerja secara mandiri, handal, inisiatif, percaya diri dan tinggi.

 

Keterampilan Perencanaan

Rapat penting, penerbangan menit terakhir, kegiatan pembangunan tim di luar lokasi hanyalah beberapa tugas menantang yang perlu diatur oleh sekretaris secara teratur. Pimpinan perusahaan sering tidak akan punya waktu untuk merencanakan acara ini sehingga sekretaris dengan keterampilan perencanaan yang baik sangat dicari oleh perusahaan. Jka sekretaris melakukan perencanaan jadwal dengan buruk, dapat memiliki dampak negatif  pimpinan perusahaan serta internal dan eksternal perusahaan itu sendiri. 

 

Teliti Terhadap Detail

Kehilangan detail terkecil sering merusak jadwal atau acara yang telah direncanakan sebelumnya. Para pemimpin perusahaan yang memiliki keterlibatan tinggi dalam operasi sehari-hari dari bisnis mereka masing-masing dan tidak sempat untuk memperhatikan detail kecil. Kadang-kadang kesalahan detail kecil yang luput dari pengawasan dapat berdampak parah pada jadwal kegiatan pimpinan perusahaan yang berakibat fatal pada bisnis. Disini sekretaris dituntut untuk menjadi sangat teliti terhadap detail secara konsisten terhadap perencanaan dan jadwal kegiatan pimpinan perusahaan. 

 

Berkomitmen

Komitmen seorang sekretaris dalam melakukan tugasnya menjadi sangat penting. Terutama jika sekretaris diminta untuk melakukan perjalanan dinas keluar kota. Perusahaan sangat menghargai sekretaris yang berkomitmen, berdedikasi dan memiliki etos kerja yang kuat.

 

Sekian penjelasan mengenai uraian tugas sekretaris. Semoga dapat membantu dan menambah wawasan Anda!