Dalam konteks bisnis, account payable adalah hal yang umum. Selain membantu keberlangsungan usaha, hal tersebut juga memiliki peran yang amat penting dalam mengelola arus kas perusahaan.
Apa itu account payable dan mengapa bisa demikian? Mari cari simak pembahasan di bawah ini.
Apa Itu Account Payable
Dalam memenuhi kebutuhan usaha, ada kalanya perusahaan membeli barang atau jasa secara kredit dari pemasok.
Sebagai gantinya, perusahaan memiliki kewajiban untuk membayar utangnya kepada pihak pemasok tersebut. Kondisi inilah yang disebut sebagai account payable alias utang dagang.
Account payable adalah istilah yang digunakan dalam akuntansi untuk mencatat kewajiban perusahaan kepada pemasok atas barang yang dibeli secara kredit.
Di dalam konteks bisnis, utang dagang ini mewakili uang yang harus dibayarkan perusahaan kepada pihak ketiga atas transaksi pembelian yang belum dibayarkan.
Meski sekilas terdengar buruk, account payable sebetulnya membawa manfaat bagi pemilik usaha dengan cara mengelola arus kas perusahaan dan membantu perusahaan.
Proses Account Payable
Account payable sendiri memiliki sederet proses untuk memastikan bahwa perusahaan akan membayar tagihan-tagihan kepada vendor secara akurat dan tepat waktu. Proses tersebut antara lain:
1. Penerimaan Faktur
Pada mulanya, perusahaan akan menerima faktur alias catatan transaksi dari pemasok atau vendor.
Di dalamnya, tercatat pembelian barang atau jasa yang dilakukan oleh perusahaan bersangkutan.
2. Pemeriksaan Faktur
Setelah penerimaan, proses selanjutnya adalah pemeriksaan faktur. Tujuannya untuk memastikan bahwa jumlah yang tercantum mengenai barang atau jasa yang dipesan telah sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak.
3. Pencatatan Faktur
Usai diverifikasi keasliannya, proses berikutnya adalah pencatatan ke sistem akuntansi perusahaan.
Dengan begitu, perusahaan dapat melacak semua tagihan yang wajib dibayar dan memastikan tidak ada tagihan yang terlewat.
4. Pembayaran
Langkah terakhir adalah pembayaran faktur kepada pihak vendor atau pemasok. Pembayaran dapat dilakukan melalui berbagai metode, baik melalui cek, transfer, maupun pembayaran elektronik.
Semua pembayaran ini harus dilakukan secara tepat waktu atau lebih awal.
Baca Juga: Cara Membuat dan Contoh Surat Perjanjian Hutang
Manfaat Account Payable
Jika dilakukan secara tepat, account payable ternyata memiliki manfaat tersendiri bagi perusahaan. Berikut ini manfaatnya.
1. Optimalisasi Arus Kas
Lewat pengelolaan dan pemantauan tagihan account payable secara cermat, perusahaan dapat mengoptimalkan arus kas.
Ini dilakukan untuk menghindari keterlambatan pembayaran sekaligus memastikan tersedianya dana untuk kebutuhan operasional lainnya.
2. Menjaga Hubungan dengan Vendor
Jika tagihan dibayarkan secara tepat waktu, akan terjalin hubungan baik antara perusahaan dengan pihak vendor.
Hal ini kemudian bisa meningkatkan kepercayaan di antara kedua belah pihak dan membuka peluang kerja sama dan negosiasi yang lebih menguntungkan ke depannya.
3. Berguna dalam Analisis Keuangan
Data yang dikumpulkan selama proses account payable dapat dipakai untuk mendukung analisis keuangan perusahaan.
Contohnya, lewat pemantauan pola pembayaran, perusahaan mampu mengidentifikasi tren pengeluaran dan akhirnya dapat menentukan strategi pengelolaan keuangan yang lebih efektif ke depannya.
4. Meminimalisir Risiko Penipuan
Adanya sistem account payable membuat perusahaan memiliki proses dan kontrol yang kuat dari pemeriksaan faktur hingga pembayaran dan pemantauan transaksi secara berkala.
Hal ini dapat meminimalisir risiko oleh kedua belah pihak.
Perbedaan Account Payable vs Account Receivable
Meski terdengar mirip, terdapat perbedaan di antara keduanya yang bertolak belakang.
Account payable artinya utang dagang yang dimiliki oleh perusahaan kepada pihak ketiga, di mana perusahaan memiliki kewajiban untuk membayar sejumlah biaya kepada vendor.
Sementara itu, account receivable merupakan piutang dagang yang dimiliki perusahaan terhadap pihak ketiga, di mana terdapat sejumlah biaya yang harus diterima perusahaan dari pihak konsumen yang membeli secara kredit.
Jadi, di dalam kas perusahaan, account payable berbentuk arus kas keluar, sementara account receivable berbentuk arus kas masuk.
Contoh Account Payable
Account payable (utang dagang) dapat berasal dari berbagai jenis transaksi bisnis di mana perusahaan membeli barang atau jasa dari pemasok secara kredit. Berikut ini adalah contohnya:
1. Travel Bisnis
Ada kalanya, perusahaan harus bepergian bersama klien untuk urusan bisnis. Namun, pihak perusahaan perlu membiayai stafnya tanpa membebankan klien.
Akhirnya, ditentukan limit pembayaran jumlah biaya yang boleh dikeluarkan untuk keperluan bisnis tersebut. Limit inilah yang bisa digolongkan sebagai utang dagang.
2. Pembayaran Vendor
Ketika membeli jasa atau bahan baku dengan sistem kredit untuk keperluan bisnis, perusahaan melibatkan pihak ketiga alias vendor.
Pembayaran kepada vendor atas kredit bahan baku atau jasa ini terhitung ke dalam utang dagang.
3. Pembayaran Keperluan Internal
Pembayaran keperluan internal, seperti pengelolaan kas kecil sampai distribusi sertifikat pembebasan pajak penjualan, juga termasuk sebagai utang dagang.
Laporan manual untuk keperluan accounting seperti ini harus diserahkan kepada karyawan.
Strategi dalam Manajemen Account Payable
Manajemen account payable menjadi strategi perusahaan dalam menjaga kesehatan keuangan perusahaan? Berikut ini strategi yang dapat diterapkan:
1. Menentukan Prosedur dan Kebijakan yang Jelas
Anda bisa mengembangkan kebijakan dan prosedur yang komprehensif melalui SOP untuk menangani hal-hal seputar faktur, pembayaran, dan perjanjian.
Kemudian, pastikan juga bahwa staf yang terlibat memahami dan mengikuti prosedur bersangkutan.
2. Manfaatkan Teknologi
Manfaatkan account payable software yang mampu mengerjakan berbagai proses mulai dari invoice scanning, approval workflows, hingga pemrosesan pembayaran.
Anda bisa menggunakan sistem ERP (Enterprise Resource Planning) untuk meningkatkan proses dan meningkatkan akurasi data.
3. Tingkatkan Pemrosesan Faktur
Jika memungkinkan, pakai account payable software untuk mengotomasi dan mempercepat pemrosesan faktur dan pembayaran. Sentralisasi juga faktur untuk melakukan pelacakan agar tidak hilang atau terabaikan.
4. Buat Catatan yang Akurat
Periksa catatan secara berkala dengan pihak vendor untuk memastikan data yang ada akurat. Simpan juga rincian jejak audit dari proses transaksi untuk transparansi dan mempertahankan akuntabilitas.
5. Jalin Hubungan Baik dengan Vendor
Untuk menjaga rantai pasokan yang baik dan sehat guna perkembangan bisnis Anda, pertahankan hubungan baik dengan vendor.
Jika citra perusahaan Anda bagus di mata vendor, maka mereka akan cenderung menginvestasikan waktu untuk berhubungan baik.
Cara ini bisa diperoleh dengan membayar faktur tepat waktu dan menerapkan sistem manajemen dokumen vendor yang baik untuk memastikan kontrak, sertifikat, lisensi, dan dokumen lainnya akurat dan mutakhir.
Nah, itu dia serba serbi pembahasan mengenai account payable. Semoga artikel di atas membantu Anda yang membutuhkan!
