Dahulu tanda tangan basah menjadi hal wajib dalam pengesahan legalitas dokumen. Saat ini, dengan fungsi yang sama, digital signature atau tanda tangan digital sudah sering digunakan.
Alasannya adalah tentu karena tanda tangan digital lebih praktis. Tanda tangan digital memungkinkan Anda untuk memberikan tanda tangan tanpa perlu bertemu secara langsung.
Tentu cara ini akan sangat memudahkan pekerjaan yang mungkin dilakukan dalam jarak jauh atau juga saat membutuhkan pengesahan sesegera mungkin.
Pada artikel kali ini, LinovHR akan memberikan informasi mendalam tentang digital signature. Mulai dari pengertian, peraturan tanda tangan digital sampai dengan rekomendasi vendor penyedia tanda tangan digital.
Apa Itu Digital Signature
Digital signature adalah tanda tangan yang dibuat secara elektronik yang implementasinya menggunakan algoritma matematika sebagai alat untuk memvalidasi keaslian dan integritas pesan (misalnya, email, transaksi kartu kredit, atau dokumen digital).
Seperti yang sudah disebutkan di atas, pada dasarnya digital signature memiliki fungsi yang sama seperti tanda tangan konvensional atau stempel. Tetapi bedanya tanda tangan digital menawarkan tingkat keamanan yang jauh lebih tinggi.
Digital signature dapat memberikan bukti asal, identitas dan status dokumen elektronik, transaksi atau pesan digital. Anda juga dapat menggunakannya untuk mengakui persetujuan informasi tertentu.
Baca Juga: Sistem Manajemen Dokumen Perusahaan yang Efektif
Apa Perbedaan E-Signature dan Digital Signature
Banyak orang yang menyangka bahwa e-signature dan digital signature adalah hal yang berbeda. Ini tidak sepenuhnya salah karena tanda tangan elektronik mencakup banyak jenis tanda tangan elektronik, termasuk digital signature online yang merupakan implementasi teknologi khusus dari e-signature.
Namun, ada beberapa perbedaan antara e-signature dan digital signature.
Pertama, dari segi kegunaan, digital signature sangat berguna sebagai pengaman dokumen dari pihak yang tidak berwenang, mengamankan data sensitif, menguatkan kepercayaan penerima dan mendeteksi upaya perusakan dokumen.
Sedangkan, e-signature berguna sebagai identifikasi orang yang masuk dan sebagai tanda persetujuan.
Selain itu, digital signature dianggap lebih aman karena tanda tangan digital dibuat dengan cara membubuhkan “sign” berupa kode-kode. Dimana kode-kode ini akan melalui proses enkripsi pesan. Digital signature mengenkripsi dokumen dan secara permanen menyematkan informasi di dalamnya.
Di sisi lain, e-signature mirip dengan digital signature yang diverifikasi dengan identitas penandatangan seperti email, ID perusahaan, PIN telepon dan lain sebagainya. Namun, e-signature tidak harus berupa tanda tangan, melainkan dapat mencakup suara atau simbol.
Manfaat Digital Signature
Dengan semakin maju perkembangan teknologi termasuk di dunia kerja, digital signature semakin dibutuhkan dalam memperlancar tugas-tugas perusahaan. Berikut adalah beberapa manfaat penerapan tanda tangan elektronik di tempat kerja Anda.
Kerahasiaan Dokumen
Mengelola dan menyimpan tanda tangan dalam bentuk dokumen fisik terbilang sulit dan rentan rusak. Hal ini karena dokumen fisik mudah dihancurkan baik sengaja ataupun tidak sengaja. Bahkan bisa juga dicuri, yang akhirnya melunturkan kerahasiaannya.
Nah, jika perusahaan Anda menggunakan digital signature, dokumen Anda dapat aman dari risiko tersebut, karena dokumen akan disimpan dan dicadangkan dengan benar.
Lebih Praktis dan Efisien
Digital signature memungkinkan Anda untuk melakukan bisnis lebih praktis dan efisien dari segi waktu. Dengan begitu, transaksi bisnis Anda dapat dilakukan lebih cepat dan nyaman dengan mengizinkan pelanggan Anda menandatangani dan mengirim formulir secara elektronik. Tentu hal ini dapat meningkatkan kepuasan mereka.
Meminimalisir Kesalahan
Seperti yang kita ketahui bersama, sistem berbasis kertas sering kali memiliki risiko kesalahan ketik atau tanda tangan di bidang yang salah, sehingga membuat Anda menjadi repot.
Namun, menerapkan otomatisasi dengan tanda tangan digital dapat mengurangi frekuensi kesalahan karena semua dilakukan secara digital. Anda juga akan terlihat lebih profesional dalam menjalankan bisnis dengan klien atau pelanggan.
Menghemat Waktu dan Biaya
Manfaat digital signature yang terakhir adalah dapat menghemat waktu dan biaya Anda. Biasanya untuk menandatangani sebuah dokumen bisa memakan waktu berhari-hari. Namun dengan digital signature, dokumen dapat ditandatangani dengan mudah dan cepat. Tanpa perlu kehadiran fisik sekalipun, Anda dapat menandatangani dokumen tersebut.
Dengan begitu, Anda jadi memiliki banyak untuk melakukan kegiatan bisnis yang lainnya. Biaya untuk keperluan percetakan pun bisa dimanfaatkan untuk keperluan bisnis lainnya.
Bagaimana Penggunaan Digital Signature di Indonesia
Saat ini, penggunaan digital signature di Indonesia sudah bukan hal yang baru dan asing lagi. Banyak perusahaan, lembaga, maupun perorangan yang menggunakan digital signature untuk menandatangani sejumlah dokumen.
Indonesia sendiri telah mengesahkan penggunaan digital signature sejak tahun 2008 melalui UU Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik.
Baca Juga: Bedanya Invoice Digital dan Elektronik
Adakah Undang-Undang yang Mengatur Penggunaan Digital Signature?
Di banyak negara, termasuk Indonesia, penggunaan digital signature telah diatur secara hukum dengan cara yang sama seperti tanda tangan dokumen tulisan tangan konvesional.
Ini sebagaimana yang tercantum dalam Undang-undang Nomor 19 Tahun 2016 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE). Dalam UU tersebut tertulis, bahwa tanda tangan yang terdiri atas Informasi Elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan Informasi Elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi.
Dalam UU tersebut juga dijelaskan syarat sah sebuah tanda tangan elektronik, yakni antara lain:
- Data pembuatan tanda tangan elektronik hanya diketahui oleh pemilik tanda tangan.
- Hanya pemilik tanda tangan yang berhak menggunakan tanda tangan elektronik tersebut.
- Semua perubahan yang terjadi setelah pembuatan tanda tangan elektronik bisa diketahui.
- Semua perubahan terhadap informasi elektronik yang berhubungan dengan tanda tangan elektronik juga bisa diketahui.
- Memiliki suatu cara untuk mengetahui pemilik tanda tangan elektronik.
- Memiliki suatu cara untuk mengetahui bahwa pemilik tanda tangan elektronik telah menyetujui informasi elektronik terkait.
4 Rekomendasi Jasa Penyedia Layanan Digital Signature
Saat ini sudah tersedia jasa layanan tanda tangan digital dengan berbagai keunggulan yang dimiliki. Berikut ini adalah 6 rekomendasi jasa penyedia layanan digital signature yang dapat menjadi opsi Anda untuk mempermudah proses penandatanganan dokumen.
- Adobe Sign, dirancang untuk memberikan digital signature yang aman dan legal di semua jenis perangkat.
- DocuSign standards-based services, dapat memastikan digital signature sesuai dengan peraturan yang ada. Layanannya termasuk Express Signature untuk transaksi global dan EU Qualified Signature yang sesuai dengan standar.
- GlobalSign, menyediakan sejumlah alat manajemen, integrasi dan otomatisasi untuk mengimplementasikan digital signature di seluruh lingkungan perusahaan.
- SignEasy, menawarkan layanan penandatanganan elektronik dengan nama yang sama untuk bisnis dan individu, serta menyediakan Application Programming Interface (API) untuk developer.
- SignNow, menyediakan alat penandatanganan Portable Document Format (PDF) yang mudah digunakan untuk bisnis.
- Vasco, menyediakan produk e-SignLive e-signature sebagai layanan cloud.
Baca Juga: Mengenal Digital Presenteeism dan Efeknya untuk Perusahaan
Cara Membuat Digital Signature
Selain menggunakan penyedia jasa, Anda juga bisa membuat tanda tangan digital sendiri. Berikut ini beberapa cara yang bisa Anda lakukan untuk membuat digital signature.
Cara membuat yang pertama adalah dengan menggunakan software PDF seperti Adobe Acrobat. Dalam Adobe Acrobat ada fitur untuk membuat tanda tangan digital. Jika Anda belum pernah melakukannya, ikuti langkah berikut ini:
- Buka dokumen PDF yang ini Anda tandatangani.
- Pada toolbar di sisi kanan layar, klik “Fill & Sign”.
- Pilih “Sign”, lalu “Add Signature”.
- Anda akan disuguhkan 3 opsi untuk membuat tanda tangan. Pertama, opsi “Type” dengan mengetik nama untuk diubah menjadi tanda tangan. Kedua, “Draw” untuk membuat tanda tangan langsung menggunakan mouse, trackpad, ataupun stylus. Lalu ketiga ada opsi “Image” untuk menambahkan gambar tanda tanganmu pada dokumen.
- Setelah Anda membuat tanda tangan, Anda bisa mengatur ukuran dan posisi agar seusai, caranya cukup seret.
- Jika sudah, Anda bisa menyimpan dokumen tersebut dengan cara klik “File” lalu “Save”.
Google Docs
Anda juga bisa membuat digital signature online dengan menggunakan Google Docs. Ada dua cara membuat tanda tangan digital melalui Google Docs yaitu Scribble dan Add-ons.
Scribble
- Buka dokumen yang akan Anda tanda tangani menggunakan Google Docs.
- Pada menu “Insert”, pilih “Drawing” dan klik “New”.
- Pilih opsi “Scribble”.
- Lalu buatlah tanda tangan dengan menggunakan mouse atau trackpad untuk membuat tanda tanganmu. Jika sudah, pilih “Save and Close”. Tanda tangan kemudian dimunculkan dalam bentuk gambar.
- Atur ukuran dan posisi tanda tangan agar sesuai kolom tersedia.
Add-On
- Buka dokumen yang akan Anda tanda tangani dengan Google Docs.
- Klik menu “Add-ons” yang tersedia pada header Google Docs.
- Kemudian, pilih opsi aplikasi tanda tangan digital yang tersedia pada add-ons tersebut.
- Buat tanda tangan sesuai dengan instruksi aplikasi tersebut.
- Jika sudah, tanda tanganmu akan muncul dalam bentuk gambar. Anda bisa mengatur ukuran dan posisi tanda tangan jika diperlukan.
Demikianlah pembahasan lengkap mengenai digital signature. Anda dapat merasakan banyak manfaat dengan mengimplementasikan digital signature pada perusahaan Anda. Tidak ada salahnya untuk mulai mencoba jenis layanan ini untuk mendukung kegiatan administrasi Anda berjalan lancar.
