Job Spesification adalah

Pengertian Job Description dan Job Spesification Beserta Contohnya

Banyak orang yang masih bingung antara perbedaan Job Description dan Job Specification. Artikel kali akan membahas perbedaan keduanya beserta contohnya. Mari kita lihat bersama.

Job description

Job description atau uraian jabatan atau gambaran tugas adalah suatu pernyataan tertulis yang berisi tujuan dari dibentuknya suatu jabatan/tugas. Uraian ini berisi gambaran tentang apa yang harus dilakukan oleh pemegang jabatan, bagaimana suatu pekerjaan dilakukan, alasan-alasan mengapa pekerjaan tersebut dilakukan, hubungan antara suatu posisi tertentu dan posisi lainnya di luar lingkup pekerjaannya dan di luar organisasi (eksternal) untuk mencapai tujuan unit kerja dan perusahaan secara luas. Apabila job description telah tersusun dengan baik, maka job spesification atau spesifikasi jabatan akan mulai dikembangkan.

Contoh Job description: Marketing

1) Tujuan dibentuk Jabatan: Agar dapat memikirkan dan memaksimalkan penjualan produk (baik barang maupun jasa) serta membina hubungan dengan pelanggan secara terus menerus agar pencapaian dan pertumbuhan penjualan dapat bertahan dan meningkat.

2) Identitas Jabatan

  1. Nama jabatan                 : Sales Jasa
  2. Atasan langsung             : Supervisor Jasa
  3. Atasan tidak langsung   : Kepala Marketing Jasa & Barang
  4. Departemen / bidang    : Marketing

3) Tugas dan tanggung jawab utama:

  1. Mencari pelanggan (customer) baru
  2. Mempertahankan pelanggan (customer) yang sudah ada
  3. Bertanggungjawab terhadap nilai penjualan yang ada dalam area penjualan yang menjadi tanggung jawabnya
  4. Memastikan pendistribusian produk bahwa produk telah diterima oleh pelanggan (customer) sesuai dengan waktu yang telah disepakati

4) Kewenangan: Mengeluarkan biaya promosi dan entertainment sesuai dengan batas otoritasnya.

5) Hubungan kerja:

  1. Di dalam kantor 20%, di luar kantor 80%
  2. Banyak berhubungan dengan banyak orang yang baru dikenalnya yang berasal dari berbagai latar belakang

 

Job Spesification

Job Spesification adalah spesifikasi jabatan yang merupakan suatu uraian tertulis tentang tentang latar belakang pendidikan, pengalaman, kemampuan dan kompetensi atau hal-hal lain yang berhubungan dengan pekerjaan yang harus dimiliki SEBELUM mengisi jabatan tertentu sehingga dapat berfungsi dengan efektif. Job specification disebut juga dengan Hiring Spesification dan biasanya dijadikan informasi dasar untuk memulai proses rekrutmen, seleksi dan penempatan karyawan. Job specification sangat berguna dalam mencocokkan seseorang dengan posisi atau jabatan tertentu, dan mengidentifikasi pelatihan dan pengembangan yang dibutuhkan.

 

Baca Juga :Perbedaan Job Description Sales, Marketing, Dan Account Executive

 

Contoh job spesifikasi: Marketing

1) Identitas Jabatan:

  1. Nama jabatan : Sales Jasa
  2. Atasan langsung : Supervisor Jasa
  3. Atasan tidak langsung : Kepala Marketing Jasa & Barang
  4. Departemen / bidang : Marketing

2) Pendidikan, pelatihan dan pengalaman yang diperlukan:

  1. Pendidikan minimal SLTA, diutamakan yang berpendidikan D3
  2. Mempunyai pengalaman kerja sebagai sales minimal 1 tahun
  3. Pernah mengikuti pelatihan minimal selling skills (tehnik menjual)

3) Ketrampilan dan aspek pribadi yang diperlukan (kompetensi):

  1. Inisiatif
  2. Percaya diri
  3. Kemampuan komunikasi
  4. Pengambilan keputusan

 

Kesimpulan

Setelah job description  dan job spesification tersebut telah tersusun dengan baik dan jelas maka telah terbentuk suatu sistem yang disebut dengan job profiling (analisa jabatan), dimana perusahaan telah meletakkan dasar yang kuat bagi proses perencanaan dan pengembangan sumber daya manusia.

Arah perencanaan dan pengembangan pegawai menjadi lebih terarah dimulai dari rekrutmen, seleksi, penempatan, pelatihan dan pengembangan sampai pada penilaian kinerja (performance management) dan hingga suksesi pegawai.

Analisa jabatan ini merupakan hal mendasar dalam pengembangan dan pelatihan untuk mencapai tujuan, begitu juga halnya dengan manajemen penilaian kinerja.