Banyak orang yang masih bingung antara perbedaan Job Description dan Job Specification. Lalu, apa ya perbedaan keduanya? Mari, simak artikel berikut untuk mengetahui apa itu Job Description dan Job Specification.
Apa itu Job Description?
Job description atau uraian jabatan atau gambaran tugas adalah suatu pernyataan tertulis yang berisi tujuan dari dibentuknya suatu jabatan/tugas.
Uraian ini berisi gambaran tentang apa yang harus dilakukan oleh pemegang jabatan, bagaimana suatu pekerjaan dilakukan, alasan-alasan mengapa pekerjaan tersebut dilakukan, hubungan antara suatu posisi tertentu dan posisi lainnya di luar lingkup pekerjaannya dan di luar organisasi (eksternal) untuk mencapai tujuan unit kerja dan perusahaan secara luas.
Apabila job description telah tersusun dengan baik, maka job specification atau spesifikasi jabatan akan mulai dikembangkan.
Contoh Job Description: Marketing
1) Tujuan dibentuk Jabatan: Agar dapat memikirkan dan memaksimalkan penjualan produk (baik barang maupun jasa) serta membina hubungan dengan pelanggan secara terus menerus agar pencapaian dan pertumbuhan penjualan dapat bertahan dan meningkat.
2) Identitas Jabatan
- Nama jabatan : Sales Jasa
- Atasan langsung : Supervisor Jasa
- Atasan tidak langsung : Kepala Marketing Jasa & Barang
- Departemen / bidang : Marketing
3) Tugas dan tanggung jawab utama:
- Mencari pelanggan (customer) baru
- Mempertahankan pelanggan (customer) yang sudah ada
- Bertanggungjawab terhadap nilai penjualan yang ada dalam area penjualan yang menjadi tanggung jawabnya
- Memastikan pendistribusian produk bahwa produk telah diterima oleh pelanggan (customer) sesuai dengan waktu yang telah disepakati
4) Kewenangan: Mengeluarkan biaya promosi dan entertainment sesuai dengan batas otoritasnya.
5) Hubungan kerja:
- Di dalam kantor 20%, di luar kantor 80%
- Banyak berhubungan dengan banyak orang yang baru dikenalnya yang berasal dari berbagai latar belakang
Baca Juga: Tahap Pembuatan Competency Profiling dan Perbedaannya dengan Job Description
Pengertian Job Specification
Job Specification adalah spesifikasi jabatan yang merupakan suatu uraian tertulis tentang tentang latar belakang pendidikan, pengalaman, kemampuan dan kompetensi atau hal-hal lain yang berhubungan dengan pekerjaan yang harus dimiliki sebelum mengisi jabatan tertentu sehingga dapat berfungsi dengan efektif.
Job specification disebut juga dengan Hiring Specification dan biasanya dijadikan informasi dasar untuk memulai proses rekrutmen, seleksi dan penempatan karyawan.
Komponen yang biasanya termuat dalam job specification adalah pendidikan, pengalaman, keterampilan dasar, dll.
Job specification sangat berguna dalam mencocokkan seseorang dengan posisi atau jabatan tertentu, dan mengidentifikasi pelatihan dan pengembangan yang dibutuhkan.
Jadi, singkatnya job specification adalah uraian kemampuan kandidat terhadap suatu lowongan pekerjaan.
Contoh Job Spesifikasi: Marketing
1) Identitas Jabatan:
- Nama jabatan : Sales Jasa
- Atasan langsung : Supervisor Jasa
- Atasan tidak langsung : Kepala Marketing Jasa & Barang
- Departemen / bidang : Marketing
2) Pendidikan, pelatihan dan pengalaman yang diperlukan:
- Pendidikan minimal SLTA, diutamakan yang berpendidikan D3
- Mempunyai pengalaman kerja sebagai sales minimal 1 tahun
- Pernah mengikuti pelatihan minimal selling skills (tehnik menjual)
3) Ketrampilan dan aspek pribadi yang diperlukan (kompetensi):
- Inisiatif
- Percaya diri
- Kemampuan komunikasi
- Pengambilan keputusan
Baca Juga: Perlunya Melakukan Job Redesign di Perusahaan
Perbedaan Job Description dan Job Specification
| Job Description | Job Specification |
| Gambaran umum mengenai tanggung jawab, tugas, dan operasi yang terkait dengan pekerjaan tertentu dalam organisasi tertentu | Ringkasan atas persyaratan yang biasanya berisikan, kualifikasi, keterampilan, dan sifat kepribadian, yang diharapkan dari seorang individu untuk melakukan pekerjaan tertentu |
| Komponen dasar: tujuan pekerjaan, tugas pekerjaan, sasaran, sasaran, kualifikasi atau persyaratan, ruang lingkup pekerjaan, tanggung jawab pengawasan, kondisi kerja, dan keadaan khusus | Komponen dasar terdiri atas: pendidikan, pengalaman, keterampilan, sifat kepribadian, tuntutan, dan kredensial |
| Membantu perekrut menjangkau kandidat ideal untuk wawancara, dan poin-poin yang dicantumkan dalam deskripsi biasanya menjadi dasar pertanyaan.
Sebaliknya Job Description membantu pencari kerja untuk memutuskan apakah pekerjaan potensial cocok dengan keterampilan, minat, tujuan, dan preferensi mereka | Pada dasarnya membantu kandidat untuk menguraikan kemampuan dan melakukan tugas yang disebutkan dalam deskripsi pekerjaan |
Baca Juga: Mengenal Laporan Rekrutmen dan Contohnya
Kelola Proses Rekrutmen Lebih Mudah dengan LinovHR
Setelah mengetahui perbedaan antara job description dan job specification diatas. Adakalanya proses pencarian kandidat calon karyawan memusingkan pekerjaan seorang HR.
Namun, kini tidak perlu khawatir. Pasalnya, Software HRD LinovHR memiliki fitur rekrutmen yang memudahkan HR dalam melakukan proses rekrutmen.
Semua proses rekrutmen jadi mudah dimonitoring, mulai dari penyerahan lamaran, assessment, interview, penempatan karyawan hingga proses penilaian kinerja karyawan akan dapat dilakukan lebih sistematif dan efektif.
Selain itu, LinovHR menyediakan info lowongan kerja yang dapat dibuat dengan mudah oleh HR perusahaan dengan cara mempublish di halaman career website.
Data calon kandidat juga dapat tersimpan baik di fitur ini. Segera uji coba gratis LinovHR sekarang!
