Saat mencari pekerjaan, penting untuk memahami perbedaan job description dan job specification. Pasalnya, di setiap lowongan kerja, kedua informasi ini biasanya dicantumkan oleh HR.
Tidak jarang perusahaan mencampuradukkan antara job description dan job specification yang bisa menyebabkan proses rekrutmen menjadi tidak optimal.
Dengan memahami perbedaannya, Anda dapat memilih pekerjaan yang dilamar dengan lebih tepat.
Pelajari lebih lanjut mengenai pengertian job description dan perbedaannya dengan job specification di sini!
Apa itu Job Description?
Job description atau deskripsi jabatan adalah rangkuman yang menjelaskan tugas dan tanggung jawab terkait dengan suatu posisi tertentu di lowongan pekerjaan.
rangkuman ini berisi gambaran tentang apa yang harus dilakukan oleh pemegang jabatan, bagaimana suatu pekerjaan dilakukan, alasan-alasan mengapa pekerjaan tersebut dilakukan, hubungan antara suatu posisi tertentu dan posisi lainnya di luar lingkup pekerjaannya dan di luar organisasi (eksternal) untuk mencapai tujuan unit kerja dan perusahaan secara luas.
Apabila job description telah tersusun dengan baik, maka job specification atau spesifikasi jabatan akan mulai dikembangkan.
Contoh Job Description: Marketing
1) Tujuan dibentuk Jabatan: Agar dapat memikirkan dan memaksimalkan penjualan produk (baik barang maupun jasa) serta membina hubungan dengan pelanggan secara terus menerus agar pencapaian dan pertumbuhan penjualan dapat bertahan dan meningkat.
2) Identitas Jabatan
- Nama jabatan : Sales Jasa
- Atasan langsung : Supervisor Jasa
- Atasan tidak langsung : Kepala Marketing Jasa & Barang
- Departemen / bidang : Marketing
3) Tugas dan tanggung jawab utama:
- Mencari pelanggan (customer) baru
- Mempertahankan pelanggan (customer) yang sudah ada
- Bertanggungjawab terhadap nilai penjualan yang ada dalam area penjualan yang menjadi tanggung jawabnya
- Memastikan pendistribusian produk bahwa produk telah diterima oleh pelanggan (customer) sesuai dengan waktu yang telah disepakati
4) Kewenangan: Mengeluarkan biaya promosi dan entertainment sesuai dengan batas otoritasnya.
5) Hubungan kerja:
- Di dalam kantor 20%, di luar kantor 80%
- Banyak berhubungan dengan banyak orang yang baru dikenalnya yang berasal dari berbagai latar belakang
Baca Juga: Keuntungan Menggunakan Job Description Management Software
Apa itu Job Specification?
Job Specification adalah spesifikasi jabatan yang merupakan suatu uraian tertulis tentang tentang latar belakang pendidikan, pengalaman, kemampuan dan kompetensi atau hal-hal lain yang berhubungan dengan pekerjaan yang harus dimiliki sebelum mengisi jabatan tertentu sehingga dapat berfungsi dengan efektif.
Job specification disebut juga dengan Hiring Specification dan biasanya dijadikan informasi dasar untuk memulai proses rekrutmen, seleksi dan penempatan karyawan.
Komponen yang biasanya termuat dalam job specification adalah pendidikan, pengalaman, keterampilan dasar, dll.
Job specification sangat berguna dalam mencocokkan seseorang dengan posisi atau jabatan tertentu, dan mengidentifikasi pelatihan dan pengembangan yang dibutuhkan.
Jadi, singkatnya job specification adalah uraian kemampuan kandidat terhadap suatu lowongan pekerjaan.
Contoh Job Spesifikasi: Marketing
1) Identitas Jabatan:
- Nama jabatan : Sales Jasa
- Atasan langsung : Supervisor Jasa
- Atasan tidak langsung : Kepala Marketing Jasa & Barang
- Departemen / bidang : Marketing
2) Pendidikan, pelatihan dan pengalaman yang diperlukan:
- Pendidikan minimal SLTA, diutamakan yang berpendidikan D3
- Mempunyai pengalaman kerja sebagai sales minimal 1 tahun
- Pernah mengikuti pelatihan minimal selling skills (tehnik menjual)
3) Ketrampilan dan aspek pribadi yang diperlukan (kompetensi):
- Inisiatif
- Percaya diri
- Kemampuan komunikasi
- Pengambilan keputusan
Baca Juga: Perlunya Melakukan Job Redesign di Perusahaan
Perbedaan Job Description dan Job Specification
Walaupun job description dan job specification seringkali disajikan bersama dalam lowongan kerja, terdapat beberapa perbedaan mendasar antara keduanya.
Berikut adalah beberapa perbedaan antara job description dan job specification dalam lowongan pekerjaan:
1. Isi
Perbedaan mendasar antara job description dan job specification terletak pada isi informasinya.
Menurut Indeed, meskipun keduanya merinci tentang suatu pekerjaan tertentu, detail yang disajikan berbeda.
Job description menguraikan tugas dan tanggung jawab yang harus dijalankan dalam posisi tersebut. Sebaliknya, job specification menjelaskan kualifikasi dan keterampilan yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut.
2. Penilaian
Job description dan job specification berfungsi untuk menilai kandidat selama proses rekrutmen.
Job specification menilai apakah kualifikasi kandidat sesuai dengan kebutuhan posisi yang tersedia, sementara job description menilai kemampuan kandidat dalam memenuhi tugas dan tanggung jawab yang ada di posisi tersebut.
3. Tujuan
Meskipun job description dan job specification sering kali ditampilkan bersamaan dalam lowongan pekerjaan, tujuannya berbeda.
Job specification memberikan informasi tentang keterampilan dan latar belakang yang dibutuhkan agar kandidat memahami ekspektasi perusahaan.
Di sisi lain, job description menjelaskan tugas-tugas yang harus dilaksanakan jika kandidat diterima, sehingga kandidat dapat menilai apakah mereka memiliki keterampilan yang diperlukan untuk posisi tersebut.
4. Manfaat
Meskipun job description dan job specification memiliki perbedaan, keduanya memberikan manfaat penting.
Job specification membantu kandidat mengetahui keterampilan yang dibutuhkan untuk posisi tersebut, yang memudahkan mereka dalam memutuskan apakah akan melamar.
Tanpa informasi ini, kandidat mungkin merasa bingung mengenai apa yang diinginkan perusahaan. Job description, di sisi lain, memungkinkan kandidat membayangkan tugas dan tanggung jawab pekerjaan, membantu mereka menyesuaikan lamaran dengan kebutuhan perusahaan.
Baca Juga: Mengenal Laporan Rekrutmen dan Contohnya
Kelola Proses Rekrutmen Lebih Mudah dengan LinovHR
Setelah mengetahui perbedaan antara job description dan job specification diatas. Adakalanya proses pencarian kandidat calon karyawan memusingkan pekerjaan seorang HR.
Namun, kini tidak perlu khawatir. Pasalnya, Software HRIS LinovHR memiliki fitur rekrutmen yang memudahkan HR dalam melakukan proses rekrutmen.
Semua proses rekrutmen jadi mudah dimonitoring, mulai dari penyerahan lamaran, assessment, interview, penempatan karyawan hingga proses penilaian kinerja karyawan akan dapat dilakukan lebih sistematif dan efektif.
Selain itu, LinovHR menyediakan info lowongan kerja yang dapat dibuat dengan mudah oleh HR perusahaan dengan cara mempublish di halaman career website.
Data calon kandidat juga dapat tersimpan baik di fitur ini. Segera uji coba gratis LinovHR sekarang!
