Tidak semua kegiatan karyawan dapat berjalan dengan lancar tanpa kendala, perusahaan membutuhkan langkah resmi untuk menindaklanjuti pelanggaran, ketidakhadiran, dan keperluan yang memerlukan klarifikasi oleh karyawan. Hal ini yang membuat surat panggilan internal sangat diperlukan oleh perusahaan.
Surat ini tidak hanya bersifat formal, surat panggilan internal juga bentuk komunikasi resmi dari perusahaan kepada karyawan yang kehadirannya dibutuhkan untuk melakukan proses klarifikasi, kedisiplinan, sampai penanganan masalah tertentu yang mencakup pekerjaan mereka. Simak fungsi, alur, hingga peran HR dalam pengelolaan surat panggilan internal kepada karyawan.
Definisi Surat Panggilan Internal
Surat panggilan internal adalah dokumen resmi yang dibuat oleh tim HR perusahaan, umumnya perusahaan mengeluarkan surat panggilan internal ini untuk meminta kehadiran karyawan untuk klarifikasi dan proses penyelidikan permasalahan etika dan disiplin kerja.
Berikut ini informasi yang dicantumkan dalam surat panggilan internal oleh perusahaan kepada karyawan.
- Identitas karyawan
- Tanggal dan waktu pemanggilan
- Tujuan pemanggilan karyawan
- Pihak yang akan ditemui karyawan
- Ketentuan yang harus diikuti karyawan saat menerima surat panggilan tersebut
Fungsi Surat Panggilan Internal
Selain untuk memanggil karyawan dalam bentuk dokumentasi resmi, berikut ini beberapa fungsi surat panggilan internal oleh perusahaan kepada karyawan.
1. Komunikasi resmi
Dalam proses penanganan masalah internal antara perusahaan dan karyawan, surat panggilan internal berfungsi sebagai dokumentasi formal untuk meminimalisir terjadinya kesalahpahaman komunikasi kedua pihak.
2. Langkah awal proses disipliner
Ketika pelanggaran peraturan kerja terjadi, surat panggilan internal berperan sebagai dasar yang sah untuk menindaklanjuti permasalahan tersebut secara resmi, profesional dan sistematis.
Baca juga : Karyawan Mangkir, Apa Saja yang HRD Harus Lakukan?
3. Perlindungan hak
Baik perusahaan maupun karyawan membutuhkan surat panggilan internal untuk memenuhi hak-hak yang seharusnya didapatkan. Melalui dokumentasi yang sah, kedua pihak akan mendapatkan perlindungan hukum dan administratif yang jelas.
4. Meningkatkan budaya kerja sistematis
Saat perusahaan menerapkan panggilan indisipliner karyawan menggunakan surat panggilan internal, budaya kerja yang tertib dan positif akan tercipta secara profesional dan terstruktur lebih rapi.
Alur dan Prosedur Surat Panggilan Internal
Setelah mengetahui fungsi dari surat panggilan internal, berikut ini alur dan prosedur penggunaan surat panggilan internal dengan cara yang tepat.
1. Identifikasi masalah
Ketika HR sudah menerima laporan permasalahan atau situasi yang memerlukan klarifikasi karyawan, maka proses pemanggilan melalui surat panggilan internal bisa dilakukan oleh perusahaan kepada karyawan.
Pastikan permasalahan tersebut berkaitan dengan karyawan yang akan dipanggil dan membutuhkan pemanggilan secara profesional. Jika tidak, karyawan akan merasa tidak adil dan perusahaan akan dianggap tidak kompeten dalam memilah permasalahan internal.
2. Koordinasi dengan atasan
Sebelum memutuskan untuk membuat dan mengirimkan surat panggilan internal kepada karyawan, HR wajib melakukan koordinasi langsung bersama atasan atau manajer divisi karyawan yang akan dipanggil. Hal ini dibutuhkan agar proses berjalannya pemanggilan karyawan tidak terjadi kesalahpahaman dan miskomunikasi.
3. Menyusun dan mengirim surat panggilan internal
Surat panggilan internal yang dibuat secara resmi dan ditandatangani oleh pihak HR, surat tersebut kemudian disampaikan secara langsung atau melalui email internal karyawan yang bersangkutan. Cantumkan juga hari dan tanggal pemanggilan karyawan agar proses panggilan tersebut berjalan sesuai rencana.
Baca juga : Contoh Surat Panggilan Karyawan Mangkir Kerja
4. Melaksanakan sesi tatap muka
Setelah mengirimkan surat panggilan internal kepada karyawan, pihak HR akan melakukan sesi tatap muka sesuai jadwal yang sudah ditentukan.
Catat keseluruhan hasil saat sesi tersebut dilakukan, mulai dari pembicaraan karyawan sampai dengan solusi penyelesaian yang disarankan oleh karyawan sebagai bahan pertimbangan HR menindaklanjuti permasalahan.
5. Menindaklanjuti hasil panggilan
Apabila diperlukan, HR bisa menindaklanjuti proses tersebut dengan membuat surat peringatan, sanksi administratif, sampai memberikan arahan profesional yang tegas kepada karyawan.
Peran HR dalam Penerapan Surat Panggilan Internal
Tim internal HR perusahaan mempunyai tanggung jawab terhadap proses menyeluruh mulai dari pembuatan surat panggilan internal sampai dengan mencari jalan keluar paling solutif untuk kedua belah pihak. Berikut ini beberapa peran utama HR dalam pengelolaan surat panggilan internal.
1. Memastikan kejelasan isi surat
Menjamin kejelasan isi surat panggilan internal secara jelas dan objektif sebelum menyerahkan surat tersebut kepada karyawan yang dipanggil. Sehingga proses pemanggilan tersebut tidak menimbulkan kesalahpahaman saat diterima oleh karyawan yang bersangkutan.
2. Penghubung antara perusahaan dan karyawan
Sudah semestinya HR berperan sebagai jembatan antara perusahaan dan karyawan, hal ini juga harus diterapkan ketika proses pemanggilan tersebut berlangsung. HR harus bersikap netral dan profesional agar proses tersebut dapat berjalan dengan lancar dan tidak memicu konflik yang lebih besar.
3. Mengurus dokumentasi
Penyusunan surat panggilan internal, berjalannya proses pemanggilan, sampai hasil yang diputuskan perlu didokumentasikan dan disimpan dengan baik sebagai bentuk dokumentasi dan bukti resmi.
Hal ini bisa digunakan perusahaan untuk memastikan karyawan menepati keputusan yang sudah ditetapkan dan membantu karyawan memenuhi tanggung jawabnya setelah keputusan tersebut disetujui.
4. Mengarahkan edukasi sesuai kebijakan perusahaan
Setelah kedua belah pihak mencapai kesepakatan pada proses pemanggilan, HR berperan memberikan pemahaman kepada seluruh karyawan untuk mematuhi kebijakan internal dan konsekuensinya apabila melakukan pelanggaran.
Memberikan surat panggilan internal bukan berarti memberikan hukuman kepada karyawan, sebaliknya surat tersebut digunakan agar kebijakan internal perusahaan tetap teratur dan terhindar dari konflik panjang di masa depan.
Mengetahui alur dan prosedur yang tepat sebelum memutuskan untuk membuat surat panggilan internal, memberikan pandangan profesional terhadap HR dalam menangani permasalahan internal di lingkungan kerja dan mendukung budaya kerja tetap positif.
