Untuk mengukur kinerja dan seberapa efektif dan efisiensi sebuah tim di dalam perusahaan, KPI menjadi indikator yang memainkan peranan penting. Tidak terkecuali untuk tim procurement dan purchasing.
Procurement KPI akan membantu perusahaan mengukur sejauh apa tim pengadaan dapat efektif dan efisien dalam menjalankan tugasnya dalam mendukung operasional perusahaan.
Begitu juga dengan purchasing KPI yang membantu perusahaan melihat seberapa efektif pembelian yang dilakukan perusahaan.
Namun, metrik apa saja yang dapat diukur dalam KPI procurement dan purchasing ini? Mari temukan jawabannya dalam artikel LinovHR berikut ini!
Pentingnya Penetapan KPI untuk Tim Procurement dan Purchasing
Penetapan Key Performance Indicators (KPI) sangat penting dalam pengelolaan tim tidak terkecuali tim procurement dan purchasing. KPI adalah alat yang membantu mengukur kinerja dan pencapaian tujuan tim dengan cara yang terukur dan objektif.
Dalam konteks tim procurement dan tim purchasing, KPI membantu dalam beberapa aspek penting. Misalnya, mereka membantu mengukur efisiensi operasional bisnis.
Hal ini mencakup berbagai hal seperti waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proses pengadaan atau tingkat akurasi dalam pemilihan vendor.
Selain itu, KPI juga dapat mengukur efektivitas tim dalam mengelola biaya, termasuk negosiasi harga terbaik dengan pemasok. Dengan berpatokan pada indikator-indikator yang telah terstandarisasi dalam KPI, manajemen pun dapat memantau kualitas barang atau layanan yang diterima dari pemasok.
Tak kalah penting, penetapan KPI memberikan visibilitas yang jelas tentang apakah tim procurement dan purchasing telah mencapai tujuan strategis perusahaan. Misalnya, seperti penghematan biaya atau pengurangan risiko dalam supply chain.
Dengan memiliki KPI yang baik, tim procurement dan purchasing dapat bekerja dengan lebih fokus dan terarah, memastikan bahwa kontribusi mereka terhadap kesuksesan perusahaan dapat diukur secara efektif dan ditingkatkan seiring waktu.
Daftar Contoh KPI yang Perlu Ditetapkan
Terdapat beberapa contoh KPI purchasing dan procurement yang bisa diukur dan ditetapkan oleh perusahaan.
Tentu saja komponen yang ada di dalam KPI ini bisa disesuaikan tergantung dari tujuan yang hendak dicapai perusahaan. Namun, dengan penyusunan KPI ini akan membantu HRD dalam penyusunan balance scorecard perusahaan. Berikut ini contohnya:
KPI Purchasing
Adanya KPI purchasing dapat membantu Anda mengevaluasi dan melacak efisiensi manajemen pengadaan perusahaan, mengidentifikasi hambatan, meningkatkan produktivitas, dan merampingkan proses pengadaan.
1. Purchase Order Cycle Time
KPI ini mencatat total waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan seluruh proses pesanan pembelian, dari pembuatan pesanan hingga pembayaran yang dilakukan oleh supplier.
Indikator ini berfokus pada pesanan pembelian, tidak termasuk proses produksi dan pengiriman produk itu sendiri. KPI ini akan diukur dalam satuan jam atau hari.
Waktu siklus yang lebih rendah menunjukkan bahwa Anda memiliki tim yang cepat dan tersistem.
Di sini Anda dapat mengelompokkan supplier menjadi beberapa kelompok sesuai dengan waktu siklus mereka. Misalnya, supplier dengan waktu siklus 4 hari atau kurang dapat dikelompokkan ke dalam kategori pendek.
Sedangkan supplier dengan waktu siklus berkisar antara 5-8 hari dapat dikelompokkan ke dalam kategori menengah.
Pemasok dengan waktu siklus di atas 8 hari dapat dikelompokkan ke dalam kategori panjang. Metrik ini sangat berguna ketika Anda harus mengidentifikasi supplier yang tepat untuk menanggapi pesanan yang mendesak dan memenuhinya dengan cepat.
2. Biaya Pesanan Pembelian
Selanjutnya, KPI ini mengukur biaya rata-rata yang terlibat dalam pemrosesan pesanan pembelian, mulai dari pembuatan hingga penutupan faktur.
Tidak ada aturan yang baku dalam menghitung metrik ini karena faktor-faktor yang memengaruhi biaya pemrosesan bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lain berdasarkan ukuran dan industri mereka. Setiap perusahaan menggunakan serangkaian komponen yang berbeda untuk menentukan biaya pemrosesan rata-rata.
Tetapi komponen utama adalah total waktu yang dihabiskan (dipecahkan berdasarkan tugas) dan jumlah staf yang terlibat, baik secara langsung maupun tidak langsung.
Contoh KPI purchasing ini membantu perusahaan memantau dan mengendalikan biaya, terutama dalam konteks efisiensi siklus pengadaan.
3. Pembelian Tepat Waktu Dan Sesuai Anggaran
Dengan memantau KPI ini, Anda dapat menilai sejauh mana pembelian dilakukan sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan dan waktu yang dijadwalkan.
Hal ini penting untuk memastikan penggunaan sumber daya yang efisien dan untuk mengidentifikasi masalah jika pembelian melebihi anggaran atau jadwal yang telah ditetapkan.
Pemantauan metrik ini secara teratur memungkinkan manajemen pengadaan untuk merespons ketidaksesuaian yang mungkin timbul.
4. Akurasi Pesanan Pembelian
KPI ini melacak akurasi pesanan yang diterima dari pemasok. Ini mencakup kesesuaian barang yang diterima dengan pesanan pembelian, termasuk item, harga, kuantitas, serta kesesuaian tanggal atau alamat pengiriman.
Akurasi pesanan yang rendah dapat berdampak negatif pada biaya operasional perusahaan. Oleh karena itu, penting untuk memantau dan memperbaiki ketidaksesuaian ini.
5. Rasio Pembelian Darurat
Selanjutnya KPI purchasing juga mengukur rasio pembelian darurat (pembelian yang tidak direncanakan sebelumnya) terhadap total pembelian yang dilakukan selama periode tertentu.
Semakin rendah rasio pembelian darurat, semakin baik efisiensi pengadaan. Rasio yang tinggi dapat mengindikasikan perencanaan pengadaan yang buruk dan biaya yang lebih tinggi.
Dengan memantau rasio ini, perusahaan dapat meningkatkan penghematan, mengurangi risiko pasokan, dan menjaga kontinuitas pasokan.
Baca Juga: Apa Saja Contoh KPI IT yang Bisa Diukur
KPI Procurement
KPI procurement adalah tools KPI yang membantu manajemen dalam menge mengevaluasi dan memantau efisiensi manajemen pengadaan organisasi. KPI ini membantu organisasi mengoptimalkan dan mengatur pengeluaran, kualitas, waktu, dan biaya.
Selain itu, KPI ini juga membantu bisnis dalam mengimbangi tujuan proses, strategi pengadaan, dan tujuan bisnis secara keseluruhan. Berikut ini beberapa indikator yang bisa diukur dalam KPI procurement.
1. Cost Avoidance atau Penghindaran Biaya
Procurement KPI ini memperhitungkan langkah-langkah yang diterapkan untuk mengurangi biaya dan pengeluaran di masa depan.
Hal ini mencakup pengadaan pasokan dan peralatan yang lebih baik, penggantian peralatan yang rusak sebelum menyebabkan kerusakan, dan investasi dalam perbaikan proses.
Dengan melakukan hal ini, Anda dapat mencegah timbulnya biaya tambahan yang diperlukan untuk perbaikan dan pemulihan di masa mendatang.
Praktik cost avoidance ini juga dikenal dengan melacak soft savings. Disebut sebagai soft savings karena dampaknya tidak secara eksplisit muncul di laba rugi dengan cara yang langsung dan terukur, meskipun telah mendorong penghematan biaya.
2. Cost Reduction atau Pengurangan Biaya
KPI ini mengukur penghematan besar yang dicapai oleh tim procurement selama periode tertentu. Procurement KPI ini memiliki dampak langsung pada laporan laba rugi perusahaan.
Anda dapat mengukur pengurangan biaya perusahaan dengan membandingkan biaya sebelum dan sesudah untuk barang atau jasa tertentu. Hal ini memberikan wawasan kepada Anda tentang persentase penghematan biaya yang telah direalisasikan pada setiap pesanan melalui negosiasi harga dan diskon.
Hal ini secara tidak langsung memberi tahu Anda seberapa kompeten tim pengadaan Anda dalam mendorong penghematan biaya dan seberapa efisien langkah-langkah manajemen biaya tim Anda.
Gambaran yang lebih jelas tentang pengurangan biaya perusahaan Anda secara keseluruhan dapat diperoleh dengan membagi KPI ini menjadi beberapa bagian dan melacaknya satu per satu.
Sebagai contoh, banyak bisnis yang memilih untuk merampingkan dan mengotomatiskan proses pengadaan dari awal sampai akhir dalam upaya mengurangi biaya.
Dengan melakukan hal tersebut, mereka mengurangi biaya pengadaan secara keseluruhan dengan menghilangkan kebutuhan untuk mempekerjakan staf tambahan dan melatih mereka.
3. ROI Pengadaan
KPI ini digunakan untuk mengevaluasi kinerja departemen pengadaan secara keseluruhan.
Tujuannya adalah untuk menentukan sejauh mana investasi yang telah dilakukan oleh tim pengadaan menghasilkan keuntungan dan menghemat biaya bagi perusahaan.
Contohnya, jika tim pengadaan menghabiskan sejumlah besar uang untuk mengoptimalkan proses pengadaan. Namun, pengeluaran tersebut tidak diimbangi dengan penghematan biaya atau penghindaran biaya yang signifikan. Dalam hal ini, investasi dalam pengoptimalan tidak memberikan nilai tambah bagi perusahaan Anda.
Untuk menghitung ROI pengadaan, Anda perlu membandingkan penghematan biaya tahunan dengan biaya pengadaan internal tahunan.
Jika investasi dilakukan dengan bijaksana, maka ROI akan positif. Sebaliknya, nilai negatif menandakan bahwa investasi pengadaan tidak memberikan hasil yang diharapkan.
Baca Juga: 6 Contoh Kliping Serta Cara Membuat dan Susunannya
Atur KPI Lebih Mudah dengan Performance Management System LinovHR
Mengatur dan mengelola Key Performance Indicators (KPI) adalah hal yang krusial dalam upaya meningkatkan kinerja perusahaan. Dengan adanya KPI, perusahaan memiliki standar yang jelas dalam mengetahui sejauh apa tujuan perusahaan bisa tercapai.
Namun, implementasi KPI sering kali kurang optimal karena masih dilakukan secara manual. KPI menjadi sulit dilacak dan diketahui progresnya.
Dengan menggunakan Performance Management System LinovHR, mengatur dan menjalankan KPI menjadi lebih mudah. Perusahaan dapat secara mudah melacak segala progres dari KPI yang ditetapkan. Serta mengetahui sejauh apa KPI dapat terpenuhi.
Hal ini bisa dilakukan karena Performance Management System LinovHR sudah dilengkapi dengan fitur Goals & KPI. Fitur Goals & KPI ini memungkinkan perusahaan untuk menetapkan KPI dari tingkat perusahaan, unit kerja, sampai individu.
Setelah ditetapkan, manajemen pun dapat memantau progres dari KPI dengan melihatnya dalam menu Goals & KPI Realization. Dengan pemantauan ini, manajemen pun bisa dengan sigap menyesuaikan strategi atau menyelesaikan hambatan.
Hasil dari KPI yang terealisasi pun dapat secara otomatis diproses untuk mengetahui sejauh apa karyawan dapat merealisasikan KPI yang telah ditetapkan.
Penggunaan Performance Management System LinovHR adalah solusi yang sangat tepat bagi perusahaan yang ingin meningkatkan manajemen KPI mereka dengan lebih mudah dan efisien. Pengelolaan KPI secara tepat ini akan membantu dalam kinerja karyawan kedepannya melalui hasil pengukuran yang akurat.
Jangan ragu untuk mengukur KPI secara praktis bersama LinovHR. Segera ajukan demo secara gratis dan kethaui keunggulannya!
