Arsip data karyawan harus dilindungi dan dijaga dengan baik oleh perusahaan. Secara garis besar arsip-arsip tersebut berisikan data-data pribadi dari karyawan itu sendiri, serta perjanjian-perjanjian yang berhubungan dengan karyawan dengan perusahaan.
Bayangkan jika arsip yang berisikan data dari karyawan tersebut berantakan atau bahkan hilang, pastinya akan membuat perusahaan tersebut kesulitan nantinya.
Maka dari itu penting sekali untuk menjaga dan juga menyimpan data-data karyawan dengan baik dan benar, untuk menghindari kejadian-kejadian yang merugikan perusahaan ke depannya.
Pembahasan kali ini akan mengangkat mengenai bahayanya jika arsip-arsip data terutama milik karyawan yang berantakan. Mari simak selengkapnya!
Bahaya Jika Arsip Data Berantakan
Seperti yang sudah disebutkan di atas bahwa arsip menjadi tempat penyimpanan berbagai informasi-informasi penting seputar perusahaan dan juga karyawannya.
Informasi-informasi tersebut berupa data diri, dokumen-dokumen dan juga aset-aset yang dimiliki perusahaan maupun karyawan. Oleh karena itu, arsip yang berantakan atau bahkan sampai hilang akan menimbulkan masalah besar bagi perusahaan dan juga karyawan.
Hal tersebut nantinya dapat mengganggu pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan bersangkutan dan proses administrasi di hari yang akan datang.
Selain berisikan informasi penting, arsip juga memiliki fungsi penting di mata hukum, karena dalam arsip biasanya berisi surat-surat yang berhubungan dengan hukum antara perusahaan dengan pihak yang bersangkutan.
Untuk menghindari hal-hal tersebut agar tidak terjadi, penting untuk menyimpan arsip pada satu tempat yang sudah terorganisir, dan tidak mudah diakses oleh orang biasa. Sehingga informasi dan dokumen-dokumen penting tetap aman dan tersusun secara rapi.
Baca Juga: Aplikasi Arsip Digital agar Data Karyawan Tidak Berantakan
LinovHR: Solusi Ampuh Urus Data Karyawan
Anda tidak perlu merasa bingung untuk mengelola arsip data karyawan yang Anda miliki. LinovHR memiliki solusi dari masalah tersebut dengan salah satu fitur unggulannya yaitu Personal Administration yang ada pada HR Software miliknya.
Mengingat data karyawan merupakan hal yang cukup vital di perusahaan, maka pengelolaannya pun harus secara benar dan maksimal.
Dengan modul ini Anda akan bisa mengelola secara terperinci informasi dan data diri karyawan yang ada. Mulai dari detail personal, posisi serta tanggung jawab, gaji, tunjangan, hingga pendidikan dan aset-aset yang dimiliki oleh karyawan tersebut.
Ada juga fitur-fitur penunjang lainnya yang memudahkan Anda dalam mengelola data dari karyawan yang Anda miliki.
Fitur personal details
Fitur ini memiliki fungsi untuk menampilkan informasi seputar karyawan yang dicari yang terdiri dari informasi dasar, anggota keluarga, alamat lengkap, dan kemampuan serta bahasa yang digunakan oleh karyawan yang bersangkutan.
Fitur employee
Berfungsi untuk mengetahui posisi yang ia jalankan di perusahaan, seperti status aktif, status kerja, tanggal gabung dan tanggal akhir kerja, informasi pajak karyawan, dan informasi penting lainnya terkait karyawan.
Fitur Time Employee
Segala sesuatu yang berhubungan dengan absensi, cuti, dan lembur yang dilakukan oleh karyawan, bisa Anda lihat menggunakan fitur satu ini.
Fitur Payroll
Berguna untuk memperlihatkan dan menata seluruh informasi yang berhubungan dengan gaji, akun bank, pajak penghasilan, dan daftar komponen gaji dari karyawan.
Fitur Reimburse
Jika anda ingin mengelola segala bentuk reimburse, fitur satu ini akan memudahkan anda dalam melakukannya.
Fitur Education & Experience
Anda bisa gunakan fitur Education & Experience untuk melengkapi data-data dari karyawan, seperti riwayat pendidikan, pengalaman bekerja, dan history lainnya dari karyawan Anda.
Fitur Award & Punishment
Fitur terakhir berfungsi untuk mencatat pemberian penghargaan dan hukuman seperti surat peringatan (SP) kepada karyawan di perusahaan Anda.
Baca juga: Bagaimana Cara Manajemen Arsip yang Efektif Untuk HRD?
Menggunakan aplikasi database karyawan akan sangat membantu perusahaan Anda untuk lebih efisien dan efektif lagi dalam bekerja.
Terlebih jika perusahaan Anda memiliki jumlah karyawan yang tidak sedikit, perubahan dari perhitungan manual ke otomatis merupakan suatu hal yang cukup penting untuk dilakukan. Sistem akan memudahkan Anda dalam memonitoring dan memantau data-data yang diperlukan oleh perusahaan untuk karyawannya.
Selain itu, menggunakan cara lama dengan menumpuk arsip data karyawan padai satu tempat, sudah bukan lagi jadi pilihan yang terbaik. Selain memakan banyak tempat dan tenaga, penggunaan metode tersebut juga membutuhkan biaya yang cukup besar untuk direalisasikan, dan kurang terjamin keamanannya.
Maka dari itu cobalah untuk beralih menggunakan cara yang lebih efektif dan efisien yaitu dengan beralih menggunakan aplikasi database karyawan dari LinovHR. Semoga bermanfaat!
