Workforce management (WFM) atau manajemen tenaga kerja merupakan salah satu hal krusial dalam tugas staff Human Resource Department (HRD).
Sebab, kualitas kinerja karyawan ini ditentukan dari metode pengelolaan karyawan tersebut. Semua itu dilakukan demi tercapainya peningkatan dan stabilitas kinerja karyawan.
Untuk mengetahui mengenai pengertian dari workforce management dan juga beberapa aspek pentingnya, simak artikel berikut ini.
Pengertian Workforce Management
Workforce Management (WFM) adalah teknologi yang membantu perusahaan dalam merencanakan, mengelola, dan mengoptimalkan tenaga kerja untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi operasional.
WFM mencakup berbagai fitur yang tidak hanya berfokus pada peningkatan kinerja karyawan, tetapi juga pada pemberian pengalaman pelanggan yang lebih baik, khususnya di lingkungan contact center.
Teknologi ini memungkinkan layanan yang lebih responsif, cepat, dan efisien, sehingga contact center dapat beroperasi sebagai garda terdepan dalam menjaga hubungan dengan pelanggan.
Di sisi lain, WFM juga merupakan serangkaian proses strategis yang dirancang untuk mengoptimalkan kinerja karyawan serta meningkatkan kualitas layanan.
Dengan memanfaatkan solusi WFM, perusahaan dapat memastikan tenaga kerjanya memiliki keterampilan yang tepat untuk memenuhi kebutuhan pelanggan secara efisien.
Selain itu, WFM juga membantu mengurangi turnover, meningkatkan efisiensi biaya, dan memaksimalkan layanan pelanggan. Teknologi dan prosedur yang tepat dalam WFM berperan penting dalam menciptakan pengalaman pelanggan yang unggul dan mendukung tujuan bisnis secara keseluruhan.
Pentingnya Workforce Management Bagi Perusahaan
Selain fleksibilitas, penerapan WFM juga penting untuk memudahkan dan meringankan operasional harian karyawan. Kemudahan ini dapat tercapai melalui penggunaan software workforce management yang dilengkapi dengan fitur serta antarmuka yang ramah pengguna (user-friendly).
Operasional harian karyawan pun dapat dipantau dan dikelola dengan lebih mudah menggunakan software WFM. Karyawan bisa mengakses berbagai informasi, mulai dari lembar kehadiran hingga pelacakan performa, dalam satu sistem yang terintegrasi.
Menurut Bain & Company, bisnis yang mengutamakan peningkatan pengalaman layanan pelanggan dapat meraih kenaikan pendapatan antara 4% hingga 8% di atas rata-rata pasar mereka.
Manfaat Workforce Management
Pengelolaan tenaga kerja (workforce management/WFM) merupakan suatu pendekatan integral yang membantu perusahaan mengoptimalkan penggunaan sumber daya manusia mereka.
Praktiknya menggabungkan teknologi, analisis data, dan strategi manajemen sumber daya manusia, WFM bertujuan untuk meningkatkan efisiensi operasional, produktivitas karyawan, dan hasil akhir bisnis. Berikut adalah manfaat workforce management:
1. Peningkatan Produktivitas Karyawan
WFM membantu perusahaan merencanakan dan menetapkan jadwal kerja dengan lebih bijaksana.
Dengan memahami keahlian, preferensi, dan produktivitas masing-masing karyawan, perusahaan dapat menempatkan sumber daya manusia dengan optimal, meningkatkan efektivitas kerja, dan memaksimalkan output.
2. Perencanaan Tenaga Kerja yang Lebih Baik
Dengan mengintegrasikan data karyawan, performa historis, dan proyeksi bisnis, WFM memungkinkan perencanaan tenaga kerja yang lebih akurat.
Perusahaan dapat merespon perubahan permintaan pasar atau lingkungan bisnis dengan lebih cepat dan efektif.
3. Biaya Operasional yang Lebih Rendah
Automatisasi proses manual terkait manajemen karyawan, seperti penggajian, administrasi absensi, dan pemantauan kinerja, membantu mengurangi biaya operasional.
Penerapan WFM secara efektif dapat menghasilkan penghematan yang signifikan dalam jangka panjang.
4. Pelacakan Waktu dan Kehadiran yang Efisien
Sistem pelacakan waktu otomatis yang terintegrasi memastikan keakuratan dan keefisienan dalam pemantauan kehadiran karyawan.
Hal ini membantu menghindari kesalahan manusiawi dan meminimalkan potensi kehilangan produktivitas.
5. Layanan Pelanggan yang Lebih Baik
Dengan manajemen tenaga kerja yang efisien, perusahaan dapat merespons dengan cepat terhadap kebutuhan pelanggan.
Penjadwalan yang terkoordinasi dengan baik memastikan ketersediaan sumber daya manusia yang diperlukan untuk memberikan layanan pelanggan yang optimal.
6. Efisiensi Penggajian yang Tinggi
WFM mengotomatisasi proses penggajian, mengurangi risiko kesalahan perhitungan, dan mempercepat distribusi gaji.
Hal ini tidak hanya meningkatkan akurasi, tetapi juga membebaskan waktu personel administrasi untuk fokus pada tugas-tugas lain yang bernilai tambah.
7. Wawasan Lebih Baik tentang Kinerja Karyawan
Melalui analisis data kinerja karyawan, perusahaan dapat memahami tren, mengidentifikasi potensi perbaikan, dan memberikan umpan balik yang lebih terarah.
Ini membantu dalam peningkatan keterlibatan dan produktivitas secara keseluruhan.
8. Fleksibilitas Operasional
WFM memberikan fleksibilitas dalam menyesuaikan jadwal operasional dengan perubahan mendadak.
Perusahaan dapat merespons dengan cepat terhadap fluktuasi permintaan pasar atau perubahan situasi bisnis dengan mengalokasikan sumber daya manusia yang sesuai.
Dengan mengintegrasikan workforce management ke dalam strategi bisnis, perusahaan dapat mengoptimalkan kinerja sumber daya manusia, mencapai efisiensi operasional, dan menghasilkan hasil bisnis yang lebih baik.
Tips Menyusun Workforce Management (WFM)
Setelah menyimak beberapa aspek penting dalam pengelolaan tenga kerja, selanjutnya mari membahas bagaimana cara menyusun workforce management. Tips yang perlu dilakukan antara lain:
1. Standarisasi Proses dan Aturan
Hal yang pertama harus dilakukan, perusahaan perlu melakukan standarisasi terhadap aturan dan proses operasional.
Dibutuhkan konsistensi dan transparansi dalam mengelola kehadiran karyawan, gaji, penjadwalan kerja, dan sebagainya.
Karyawan pun butuh kejelasan dan memahami aturan serta proses kinerja yang sudah distandarisasi agar kinerja perusahaan keseluruhan berjalan lancar.
2. Otomatisasi Proses Administrasi
Proses pengelolaan administrasi karyawan terkenal rumit dan membutuhkan waktu lama dikarenakan banyaknya dokumen dan informasi karyawan.
Di sisi lain, HRD sebenarnya harus lebih fokus terhadap pengembangan karyawan agar kualitas kinerja kian meningkat.
Untuk mengatasinya, perusahaan dapat mulai mengotomatisasi semua tugas yang berkaitan dengan administrasi karyawan seperti penggajian, pencatatan absensi, rekap data karyawan, dan lain sebagainya.
Software HRD dari LinovHR merupakan salah satu media yang tepat untuk otomatisasi tugas administrasi HRD.
Dengan implementasi Software HRD dari LinovHR, berbagai tugas administrasi HRD bisa selesai tepat waktu serta menghasilkan hasil yang akurat.
3. Rutin Mengadakan Review Kinerja
Review kinerja bukanlah ajang untuk menyudutkan karyawan. Justru sebaliknya, adanya program review kinerja secara kontinu dapat membantu karyawan dan atasan untuk saling memahami gaya bekerja satu sama lain serta meningkatkan kerja tim lebih solid.
Alhasil, melalui feedback yang diberikan setelah performance review dilakukan, baik karyawan dan manajer bisa saling menetapkan ekspektasi kerja yang jelas sehingga progres kinerja bisa cepat selesai dengan hasil yang memuaskan.
4. Pertimbangkan Fleksibilitas
Seperti yang sudah dijelaskan, bahwa tren kinerja kian hari makin beragam. Tentunya fenomena ini akan berpengaruh terhadap pola kerja dalam perusahaan.
Kini perusahaan tidak lagi bisa menetapkan aturan yang kaku ketika banyak karyawan yang bekerja di perusahaan merupakan golongan anak muda yang menyukai fleksibilitas kerja.
Oleh sebab itu, perusahaan dapat mempertimbangkan fleksibilitas kerja selama hal tersebut tidak akan mengganggu operasional perusahaan.
Namun begitu, perusahaan juga perlu menetapkan aturan dan sanksi yang jelas apabila ada karyawan yang melanggar aturan bila sistem kerja fleksibel ditetapkan.
Baca Juga: Pahami Perbedaan Workforce Development dan Job Training
Wujudkan Pengelolaan Karyawan Secara Komprehensif dengan Memanfaatkan Fitur Software HRIS LinovHR.
Sudah bukan waktunya HRD berkutat dengan proses pengelolaan karyawan yang memakan waktu lama. Kini, perusahaan dapat mengandalkan Software HRIS dari LinovHR untuk manajemen kinerja karyawan secara komprehensif.
LinovHR telah berpengalaman dalam membantu manajemen karyawan perusahaan dari berbagai macam industri.
Tak hanya itu, LinovHR juga menjamin keamanan dan kerahasiaan informasi perusahaan yang digunakan dalam pengelolaan karyawan.
Adapun berbagai modul yang ditawarkan oleh LinovHR adalah:
-
- Time management
- Performance management
- Personnel Administration
- Organization management
- Learning and Development
- Employee Self Service
- Loan
- Payrollย
- Competency management
- Succession management
- Recruitment
- Reimbursement
- Learning Management System
Jika disusun dan diimplementasikan dengan tepat, workforce management dapat menunjang perkembangan kinerja karyawan dan perusahaan.
Untuk lebih mengoptimalkan implementasinya, perusahaan dapat menggunakan Software HRIS dari LinovHR.
Ingin informasi lebih lengkap mengenai Software HRD dari LinovHR? Segera klik tautan ini untuk ajukan demo software bersama tim LinovHR!
