Workforce management (WFM) atau manajemen tenaga kerja merupakan salah satu hal krusial dalam tugas staff Human Resource Department (HRD).
Sebab, kualitas kinerja karyawan ini ditentukan dari metode pengelolaan karyawan tersebut. Semua itu dilakukan demi tercapainya peningkatan dan stabilitas kinerja karyawan.
Untuk mengetahui mengenai pengertian dari workforce management dan juga beberapa aspek pentingnya, simak artikel berikut ini.
- Pengertian Workforce Management (WFM)
- Aspek Penting Workforce Management
- Tips Menyusun Workforce Management
- LinovHR: Pengelolaan Karyawan Secara Komprehensif
Pengertian Workforce Management (WFM)
Workforce management adalah proses perencanaan dan pengelolaan tenaga kerja atau karyawan dalam sebuah organisasi atau perusahaan.
Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa sumber daya manusia yang ada dimanfaatkan secara efisien dan efektif, sehingga dapat mencapai tujuan bisnis dengan optimal.
Aspek Penting dalam Workforce Management (WFM)
Untuk mendukung berjalannya workforce management yang baik, terdapat beberapa aspek penting yang harus diperhatikan oleh HRD. Apa saja aspek penting di dalamnya?
1. Pemantauan Kinerja
Tidak semua orang dapat bekerja tepat waktu sesuai deadline. Jadi, untuk mengurangi kesalahan dan waktu yang terbuang akibat kinerja karyawan melambat, perusahaan perlu memantau perkembangan kinerja dengan seksama.
Jika ditemukan adanya indikasi masalah dalam proses suatu target, perusahaan bisa langsung menindaklanjuti sisi mana yang mengalami gangguan sehingga tidak mempengaruhi kinerja yang lain.
Salah satu cara pemantauan kinerja dapat menggunakan aplikasi manajemen karyawan dari LinovHR.
Dengan berbagai fitur yang ada, HRD dan manajer bisa memantau perkembangan kinerja tiap tim dan masing-masing karyawan terhadap tujuan perusahaan. Sehingga memudahkan perusahaan dalam mengadakan evaluasi kinerja.
2. Komunikasi
Komponen kunci dalam manajemen tenaga kerja adalah memastikan bahwa setiap orang secara aktif berkolaborasi dalam satu proyek. Komunikasi merupakan bagian utama dalam hal ini.
Perusahaan perlu menciptakan lingkungan yang sangat responsif dan kolaboratif bagi karyawan di mana karyawan memiliki gagasan bagus tentang apa yang akan dilakukan.
Kelancaran komunikasi pun juga akan membuat project yang berjalan lebih cepat selesai.
3. Mentorship
Dalam workforce management di masa lalu, HRD mengukur efisiensi tenaga kerja dalam hal output atau hasil.
Aspek ini tidak salah, tetapi perusahaan di masa modern juga harus mempe, menekankan pada pemberian bimbingan dan arahan atau mentorship kepada karyawan.
Mentorship diperlukan memberdayakan karyawan dalam hal menghasilkan ide-ide berharga yang dapat bermanfaat bagi seluruh organisasi. Umumnya, mentorship dilakukan antara karyawan senior dan junior.
Baca Juga: Melatih Karyawan Senior Melalui Reverse Mentorship
4. Pengembangan Skill
Tren dan industri semakin berubah, karyawan di perusahaan Anda perlu mengikuti perkembangan teknologi terbaru dalam bekerja sehari-hari supaya bisa menunjang operasional perusahaan.
Maka dari itu, perusahaan perlu memberikan pengembangan dan pelatihan karyawan agar bisa beradaptasi dengan perubahan tersebut.
Program pelatihan dan pengembangan yang tepat juga dapat menumbuhkan sense of belonging yang kuat di kalangan karyawan.
Manfaat Workforce Management
Pengelolaan tenaga kerja (workforce management/WFM) merupakan suatu pendekatan integral yang membantu perusahaan mengoptimalkan penggunaan sumber daya manusia mereka.
Praktiknya menggabungkan teknologi, analisis data, dan strategi manajemen sumber daya manusia, WFM bertujuan untuk meningkatkan efisiensi operasional, produktivitas karyawan, dan hasil akhir bisnis. Berikut adalah manfaat workforce management:
1. Peningkatan Produktivitas Karyawan
WFM membantu perusahaan merencanakan dan menetapkan jadwal kerja dengan lebih bijaksana.
Dengan memahami keahlian, preferensi, dan produktivitas masing-masing karyawan, perusahaan dapat menempatkan sumber daya manusia dengan optimal, meningkatkan efektivitas kerja, dan memaksimalkan output.
2. Perencanaan Tenaga Kerja yang Lebih Baik
Dengan mengintegrasikan data karyawan, performa historis, dan proyeksi bisnis, WFM memungkinkan perencanaan tenaga kerja yang lebih akurat.
Perusahaan dapat merespon perubahan permintaan pasar atau lingkungan bisnis dengan lebih cepat dan efektif.
3. Biaya Operasional yang Lebih Rendah
Automatisasi proses manual terkait manajemen karyawan, seperti penggajian, administrasi absensi, dan pemantauan kinerja, membantu mengurangi biaya operasional.
Penerapan WFM secara efektif dapat menghasilkan penghematan yang signifikan dalam jangka panjang.
4. Pelacakan Waktu dan Kehadiran yang Efisien
Sistem pelacakan waktu otomatis yang terintegrasi memastikan keakuratan dan keefisienan dalam pemantauan kehadiran karyawan.
Hal ini membantu menghindari kesalahan manusiawi dan meminimalkan potensi kehilangan produktivitas.
5. Layanan Pelanggan yang Lebih Baik
Dengan manajemen tenaga kerja yang efisien, perusahaan dapat merespons dengan cepat terhadap kebutuhan pelanggan.
Penjadwalan yang terkoordinasi dengan baik memastikan ketersediaan sumber daya manusia yang diperlukan untuk memberikan layanan pelanggan yang optimal.
6. Efisiensi Penggajian yang Tinggi
WFM mengotomatisasi proses penggajian, mengurangi risiko kesalahan perhitungan, dan mempercepat distribusi gaji.
Hal ini tidak hanya meningkatkan akurasi, tetapi juga membebaskan waktu personel administrasi untuk fokus pada tugas-tugas lain yang bernilai tambah.
7. Wawasan Lebih Baik tentang Kinerja Karyawan
Melalui analisis data kinerja karyawan, perusahaan dapat memahami tren, mengidentifikasi potensi perbaikan, dan memberikan umpan balik yang lebih terarah.
Ini membantu dalam peningkatan keterlibatan dan produktivitas secara keseluruhan.
8. Fleksibilitas Operasional
WFM memberikan fleksibilitas dalam menyesuaikan jadwal operasional dengan perubahan mendadak.
Perusahaan dapat merespons dengan cepat terhadap fluktuasi permintaan pasar atau perubahan situasi bisnis dengan mengalokasikan sumber daya manusia yang sesuai.
Dengan mengintegrasikan workforce management ke dalam strategi bisnis, perusahaan dapat mengoptimalkan kinerja sumber daya manusia, mencapai efisiensi operasional, dan menghasilkan hasil bisnis yang lebih baik.
Tips Menyusun Workforce Management (WFM)
Setelah menyimak beberapa aspek penting dalam pengelolaan tenga kerja, selanjutnya mari membahas bagaimana cara menyusun workforce management. Tips yang perlu dilakukan antara lain:
1. Standarisasi Proses dan Aturan
Hal yang pertama harus dilakukan, perusahaan perlu melakukan standarisasi terhadap aturan dan proses operasional.
Dibutuhkan konsistensi dan transparansi dalam mengelola kehadiran karyawan, gaji, penjadwalan kerja, dan sebagainya.
Karyawan pun butuh kejelasan dan memahami aturan serta proses kinerja yang sudah distandarisasi agar kinerja perusahaan keseluruhan berjalan lancar.
2. Otomatisasi Proses Administrasi
Proses pengelolaan administrasi karyawan terkenal rumit dan membutuhkan waktu lama dikarenakan banyaknya dokumen dan informasi karyawan.
Di sisi lain, HRD sebenarnya harus lebih fokus terhadap pengembangan karyawan agar kualitas kinerja kian meningkat.
Untuk mengatasinya, perusahaan dapat mulai mengotomatisasi semua tugas yang berkaitan dengan administrasi karyawan seperti penggajian, pencatatan absensi, rekap data karyawan, dan lain sebagainya.
Software HRD dari LinovHR merupakan salah satu media yang tepat untuk otomatisasi tugas administrasi HRD.
Dengan implementasi Software HRD dari LinovHR, berbagai tugas administrasi HRD bisa selesai tepat waktu serta menghasilkan hasil yang akurat.
3. Rutin Mengadakan Review Kinerja
Review kinerja bukanlah ajang untuk menyudutkan karyawan. Justru sebaliknya, adanya program review kinerja secara kontinu dapat membantu karyawan dan atasan untuk saling memahami gaya bekerja satu sama lain serta meningkatkan kerja tim lebih solid.
Alhasil, melalui feedback yang diberikan setelah performance review dilakukan, baik karyawan dan manajer bisa saling menetapkan ekspektasi kerja yang jelas sehingga progres kinerja bisa cepat selesai dengan hasil yang memuaskan.
4. Pertimbangkan Fleksibilitas
Seperti yang sudah dijelaskan, bahwa tren kinerja kian hari makin beragam. Tentunya fenomena ini akan berpengaruh terhadap pola kerja dalam perusahaan.
Kini perusahaan tidak lagi bisa menetapkan aturan yang kaku ketika banyak karyawan yang bekerja di perusahaan merupakan golongan anak muda yang menyukai fleksibilitas kerja.
Oleh sebab itu, perusahaan dapat mempertimbangkan fleksibilitas kerja selama hal tersebut tidak akan mengganggu operasional perusahaan.
Namun begitu, perusahaan juga perlu menetapkan aturan dan sanksi yang jelas apabila ada karyawan yang melanggar aturan bila sistem kerja fleksibel ditetapkan.
Baca Juga: Pahami Perbedaan Workforce Development dan Job Training
Wujudkan Pengelolaan Karyawan Secara Komprehensif dengan Memanfaatkan Fitur Software HRIS LinovHR.
Sudah bukan waktunya HRD berkutat dengan proses pengelolaan karyawan yang memakan waktu lama. Kini, perusahaan dapat mengandalkan Software HRIS dari LinovHR untuk manajemen kinerja karyawan secara komprehensif.
LinovHR telah berpengalaman dalam membantu manajemen karyawan perusahaan dari berbagai macam industri.
Tak hanya itu, LinovHR juga menjamin keamanan dan kerahasiaan informasi perusahaan yang digunakan dalam pengelolaan karyawan.
Adapun berbagai modul yang ditawarkan oleh LinovHR adalah:
-
-
- Time management
- Performance management
- Personnel Administration
- Organization management
- Learning and Development
- Employee Self Service
- Loan
- Payroll
- Competency management
- Succession management
- Recruitment
- Reimbursement
- Learning Management System
-
Jika disusun dan diimplementasikan dengan tepat, workforce management dapat menunjang perkembangan kinerja karyawan dan perusahaan.
Untuk lebih mengoptimalkan implementasinya, perusahaan dapat menggunakan Software HRIS dari LinovHR.
Ingin informasi lebih lengkap mengenai Software HRD dari LinovHR? Segera klik tautan ini untuk ajukan demo software bersama tim LinovHR!
