Inbox email yang penuh terkadang memang suka mengganggu pekerjaan yang kita miliki. Terutama jika Anda adalah karyawan yang sehari-hari menggunakan email sebagai media komunikasi dalam melakukan pekerjaannya.
Seperti yang Anda ketahui, penggunaan email memang sangat berguna bagi para karyawan yang melakukan pekerjaan jarak jauh.
Ini karena dengan menggunakan email, mereka dapat terhubung dengan rekan kerja walaupun dari jarak yang jauh.
Oleh karena email sangat penting bagi pekerjaan, inbox email tidak boleh sampai penuh. Jika inbox penuh, ada pekerjaan yang mungkin saja terlewat karena tidak terbaca.
Bahkan, bisa jadi pula informasi penting terkait pekerjaan tidak bisa masuk ke dalam inbox.
Pada artikel LinovHR kali ini, kami akan memberikan tips kepada Anda mengenai cara menghapus inbox email sekaligus.
Simak penjelasan berikut sampai tuntas ya!
Pengaruh Inbox Email Penuh pada Pekerjaan
Inbox email yang penuh ternyata memiliki pengaruh tersendiri pada pekerjaan yang Anda miliki. Terutama bagi Anda yang menggunakan Google Mail.
Salah satu pengaruh yang biasanya dirasakan oleh para karyawan ketika menghadapi situasi ini adalah mereka akan kesulitan untuk menyimpan dokumen pekerjaan yang penting pada storage drive yang mereka miliki.
Ini karena Google Mail akan membatasi kapasitas dokumen pada akun email, yaitu hanya 15 GB untuk satu akun. Kapasitas itu sendiri meliputi semua foto, pesan, dan dokumen yang ada dalam Google Drive.
Selain itu, dengan email yang penuh, ada kemungkinan Anda tidak menjawab suatu pesan maupun suatu permintaan, baik dari rekan kerja maupun klien.
Hal ini tentunya dapat menghadirkan dampak negatif hanya karena pesan Anda akan melewatkan pesan yang penting.
Manfaat Membersihkan Inbox Email
Adapun beberapa manfaat yang akan Anda dapatkan jika Anda memiliki inbox email yang bersih, di antaranya adalah sebagai berikut.
-
Dapat Melindungi Data yang Anda Miliki
Dengan membersihkan email inbox, maka Anda dapat melindungi data yang Anda miliki. Selain data pribadi, Anda juga dapat melindungi segala informasi pelanggan yang terdapat di basis data Anda.
-
Membuat Anda Tetap Terhubung Dengan Pelanggan yang Tepat
Selain itu, email yang bersih dapat membantu Anda untuk mengidentifikasi alamat email yang masih aktif dan valid. Hal tersebut tentu akan membantu Anda agar tetap terhubung dengan pelanggan yang tepat.
-
Dapat Meningkatkan Pesan yang Terkirim
Membersihkan daftar email akan membuat Anda dapat meningkatkan terkirimnya sebuah pesan kepada pelanggan dengan lebih tinggi. Hal ini akan menghindarkan pesan yang Anda kirim masuk ke folder spam yang kemungkinan tidak dilihat oleh si penerima pesan.
Baca Juga: Membersihkan File Sampah di Laptop Apakah Perlu?
Cara Membersihkan Inbox Email
Setelah mengetahui manfaat membersihkan email inbox, hal selanjutnya yang harus Anda ketahui adalah cara menghapus inbox email. Di antaranya adalah sebagai berikut.
-
Unsubscribe Email
Salah satu cara yang dapat Anda lakukan untuk membersihkan inbox email adalah dengan cara unsubscribe email yang tidak terlalu penting.
Biasanya, tanpa disadari kita suka melakukan langganan ketika mengunjungi sebuah situs. Jika sudah berlangganan, maka pihak situs akan mengirimkan email dalam bentuk newsletter.
Jika Anda tak lagi ingin untuk menerima newsletter dari beberapa situs, Anda dapat melakukan unsubscribe.
Baca Juga: Email Marketing: Pengertian, Manfaat, dan Cara Membuatnya
-
Menghapus Pesan Lama atau Mengarsipkan Email
Cara selanjutnya adalah dengan menghapus atau mengarsipkan email yang masuk. Cara satu ini akan membantu Anda untuk memiliki inbox email yang lebih rapi. Untuk melakukan langkah ini, Anda bisa melakukannya mulai dari email yang belum dibaca atau menulis kata kunci di kolom search.
-
Menggunakan Filter untuk Email Masuk
Dengan melakukan cara ini, Anda bisa membuat suatu kategori untuk email tertentu, seperti suatu label. Cara ini sendiri bisa Anda lakukan melalui Gmail yang Anda miliki dengan memencet tiga titik dan memilih Filter Messages Like These.
-
Menyimpan Dokumen di Cloud
Selanjutnya Anda dapat melakukan penyimpanan terhadap dokumen-dokumen penting pada cloud Google Mail. Seluruh dokumen yang Anda simpan di dalam cloud dapat Anda akses oleh siapa saja, di mana saja, dan kapan saja.
Tentu hal ini akan mempermudah pekerjaan karena Anda tidak harus mengirim email berisi dokumen lagi kepada rekan kerja atau klien.
-
Memilih Media Komunikasi Lain
Untuk mengurangi pemakaian email, Anda dapat memilih media komunikasi selain email. Pilihan media komunikasi lain bisa Anda ambil untuk komunikasi yang bersifat internal, misalnya antarrekan kerja saja.
Dengan memilih media komunikasi lain, Anda dapat mengkhususkan email sebagai media komunikasi dengan klien. Inbox email pun akan lebih bersih karena pesan yang masuk lebih sedikit.
Itulah informasi mengenai cara membersihkan inbox email yang perlu Anda ketahui. Semoga informasi tentang membersihkan inbox di atas dapat bermanfaat untuk Anda!
