Di beberapa organisasi, ada kalanya karyawan dengan role tertentu melakukan perjalanan dinas.
Sebagai contoh, sales mengunjungi calon klien untuk menawarkan produk atau manajemen melakukan visit cabang perusahaan untuk memantau kegiatan operasional.
Untuk memudahkan HR dalam melacak karyawan yang bekerja di luar kantor, maka fitur Visit Client dalam Software Time Management LinovHR hadir sebagai solusi andalan. Simak artikel berikut untuk mengetahui lebih lengkapnya!
Mengenal Lebih Dekat Fitur Visit Client
Pada mulanya, fitur Visit Client dikembangkan untuk mengakomodasi kebutuhan perusahaan dalam mengelola dan memantau aktivitas karyawan di luar kantor.
Dengan fitur ini, manajemen dapat merencanakan kunjungan (visit) dengan terorganisasi dan tersistematisasi. Tim manajemen dapat menentukan jadwal, maksimum durasi kunjungan, hingga karyawan yang ditugaskan.
Dari sisi karyawan, mereka juga bisa mengajukan request kunjungan melalui aplikasi Employee Self-Service (ESS) jika memang terdapat permintaan dari klien.
Begitu permintaan masuk, admin, yang dalam hal ini bisa atasan dan/atau HR dapat melihatnya dan melakukan approval jika sesuai dengan kebutuhan.
Ketika jadwal kunjungan sudah dibuat, maka atasan, HR, dan manajemen mengetahui aktivitas karyawan ketika tidak terlihat di kantor. Jadi, tidak perlu lagi melakukan validasi dengan menanyakan karyawan secara manual.
Mengapa Fitur Visit Client Sangat Penting?
Dengan kehadiran fitur Visit Client, pengelolaan perjalanan dinas di organisasi atau perusahaan akan lebih optimal. Sebab, semuanya terdokumentasi dengan baik dalam satu platform.
Karena seluruh daftar perjalanan dinas karyawan tertera pada dashboard, hal ini akan sangat memudahkan manajemen untuk memantau dan mengelola jadwal karyawan.
Dalam menu Visit Client, terdapat beberapa informasi yang sangat berharga dan penting bagi manajemen.
Mulai dari klien yang dikunjungi, person in charge klien yang dikunjungi, maksimum durasi kunjungan (yang bisa ditentukan sejak awal), alamat lokasi visit, deskripsi kegiatan yang akan dilakukan, hingga daftar karyawan yang harus melakukan visit.
Karena tercatat dengan baik di sistem, maka atasan, HR, dan manajemen tidak perlu lagi melakukannya secara manual. Data ini juga akan tersimpan dengan baik dan aman, sehingga bisa diakses sewaktu-waktu.
Dalam pengaturan fitur Visit Client, jadwal kunjungan klien bisa ditetapkan menjadi kegiatan yang dilakukan secara berkala. Dengan begitu, manajemen atau karyawan tidak perlu lagi membuat jadwal baru di setiap periodenya.
Namun, jadwal kunjungan klien juga bisa diatur menjadi kegiatan yang bersifat seasonal, atau dilakukan hanya sekali. Pengaturannya akan dijelaskan pada pembahasan selanjutnya.
Keunggulan Fitur Visit Client LinovHR
Menu Visit Client mempunyai berbagai keunggulan berkat fitur-fitur yang dimilikinya. Tentunya kelebihan-kelebihan ini akan membantu organisasi atau perusahaan untuk mengelola perjalanan dinas karyawan dengan lebih mudah dan tersistematisasi.
1. Mencegah Manipulasi atau Kecurangan
Fitur Visit Client memungkinkan perusahaan untuk memvalidasi kegiatan perjalanan dinas karyawan. Ketika visit, karyawan harus melakukan clock in saat sampai di lokasi dan clock out saat kunjungan berakhir.
Absensi dilakukan melalui aplikasi Mobile Attendance yang dilengkapi fitur Face Recognition, yang mengharuskan karyawan untuk mengambil foto selfie saat absen. Lokasi absensi karyawan juga akan langsung terdeteksi dengan akurat saat absen karena sistem LinovHR dilengkapi dengan fitur anti-Fake GPS.
Dengan begitu, tidak ada celah bagi karyawan untuk melakukan segala bentuk kecurangan, seperti pura-pura mengunjungi klien padahal pergi keluar kantor tanpa kegiatan yang jelas.
2. Memudahkan Dokumentasi dan Pencatatan Jadwal Kunjungan
Dengan fitur Visit Client, seluruh kegiatan kunjungan klien dapat tercatat dengan jelas di dalam sistem sehingga tidak perlu lagi dituliskan secara manual. Dokumentasi berupa foto juga tercantum di dalamnya, sehingga dapat menjadi bukti penting yang mudah diakses kapanpun dibutuhkan.
Hal ini merupakan database yang penting sehingga pencatatan secara terorganisasi dan tersistematisasi akan menguntungkan organisasi atau perusahaan.
3. Memudahkan Proses Cross Check Data
Ketika melakukan kunjungan klien, karyawan akan mengeluarkan sejumlah biaya seperti transportasi dan makan. Karyawan tentu dapat mengajukan reimbursement atas biaya perjalanan dinas yang dihabiskannya, melalui modul Reimbursement yang terintegrasi dengan modul Payroll LinovHR.
Dengan menu Visit Client, perusahaan dapat melakukan validasi dengan mencocokan tanggal invoice yang diajukan dalam proses reimbursement dengan jadwal kunjungan klien yang tercatat di sistem.
Cara Menggunakan Fitur Visit Client LinovHR
Setelah membedah fitur Visit Client LinovHR lebih mendalam, tentunya Anda menjadi lebih penasaran untuk menggunakannya. Berikut ini tata cara penggunaan fitur Visit Client dalam Software Time Management LinovHR yang akan terbagi menjadi beberapa section.
1. Membuat Jadwal Kunjungan Klien dari Sisi Admin
Jika atasan atau HR akan membuat jadwal kunjungan klien untuk karyawan, ikuti panduan berikut ini:
- Masuk menu Time & Attendance, lalu klik tab Visit. Ketika menu dropdown muncul, pilih Visit Client.
- Nantinya akan muncul daftar kunjungan klien yang dilakukan seluruh karyawan di organisasi/perusahaan.
- Jika ingin membuat kegiatan kunjungan klien yang baru, maka pilih Add.
- Lengkapi data penting atau mandatory seperti Code, Name (nama perusahaan klien), Person in Charge Client (nama PIC klien), Max Duration (maksimum durasi kunjungan), dan Employee List (daftar karyawan yang ditugaskan).
- Ketika menambahkan karyawan yang akan bertanggung jawab, Anda harus memilih unit karyawan (master datanya tersedia di modul Workforce), tanggal dimulai dan tanggal berakhir berlakunya jadwal kunjungan, serta daftar karyawan yang ditugaskan.
- Jika sudah selesai, klik “Save” untuk menyimpan data.
2. Mengedit Jadwal Kunjungan Klien yang Sudah Ada
Jika terdapat update pada jadwal kunjungan, seperti perubahan tanggal atau karyawan yang ditugaskan, maka lakukanlah beberapa cara berikut:
- Masuk menu Time & Attendance, lalu klik tab Visit. Ketika menu dropdown muncul, pilih Visit Client.
- Nantinya akan muncul daftar kunjungan klien yang dilakukan seluruh karyawan di organisasi/perusahaan.
- Pilih kegiatan kunjungan yang akan diedit dan editlah sesuai dengan perubahan yang ada.
3. Membuat Jadwal Kunjungan Klien dari Sisi Karyawan
Jadwal kunjungan klien juga bisa dibuat oleh karyawan melalui aplikasi Employee Self-Service (ESS). Berikut ini adalah cara yang dapat dilakukan admin:
- Masuk aplikasi ESS dan buka menu Time pada Home.
- Pilih Visit dan Create Visit Plan.
- Pilih klien yang akan dikunjungi.
- Isi jadwal kunjungan pada kolom Start dan End.
- Jelaskan tujuan kunjungan pada kolom Description.
- Klik “Save” untuk menyimpan request.
Ketika jadwal kunjungan sudah disetujui atasan atau HR, karyawan bisa merekam absensi saat melakukan kunjungan.
Caranya adalah dengan memilih jadwal kunjungan, mengklik submit, dan melakukan clock in dan clock out seperti absensi biasa.
Fitur Visit Client LinovHR adalah solusi yang efektif untuk memudahkan perusahaan dalam mencatat dan melacak kunjungan visit client oleh tim sales atau customer service.
Dengan demikian, penggunaan fitur Visit Client LinovHR dapat menjadi investasi yang berharga bagi perusahaan yang ingin meningkatkan kinerja tim. Ajukan demonya sekarang dan dapatkan penawaran menariknya!
