Terkadang pengelolaan payroll akan menyulitkan hr maupun finance, apalagi bagi perusahaan yang memiliki banyak karyawan.
Oleh karena itu dibutuhkan bantuan Software Payroll Terbaik untuk membantu pengelolaan payroll karyawan agar lebih cepat dan akurat.
Mengenal Software Payroll Indonesia Terbaik
Software payroll terbaik adalah suatu sistem terintegrasi yang didesain untuk pengolahan dan perhitungan gaji karyawan dengan teknologi canggih dan didukung oleh integrasi sistem yang mumpuni.
Software payroll terbaik akan membantu kinerja staff HRD jauh lebih cepat dan cermat ketika memasuki masa penggajian bulanan.
Sehingga staff HRD mempunyai waktu yang lebih banyak untuk membangun dan mengelola kinerja karyawan dari sisi lain sementara karyawan menikmati penerimaan gaji yang tepat hitungannya dan proses transfer yang cepat.
Baca Juga: Rekomendasi HRIS Software Terbaik, Apa Saja?
Kenapa Harus Menggunakan Software Payroll Terbaik?
Setiap perusahaan tentunya menginginkan proses kinerja perusahaan berjalan dengan efektif dan efisien untuk mencapai sasaran bisnis.
Oleh karena itu, suatu perusahaan harus menggunakan software payroll terbaik untuk memajukan perusahaan mereka.
Software payroll terbaik memiliki fungsi yang mampu mengolah dan menghitung penggajian secara tepat, memiliki keamanan yang terjamin, didukung oleh layanan staff dan developer software yang handal, serta selalu berkembang mengikuti perubahan teknologi dan regulasi penggajian yang berlaku di Indonesia.
Tips Memilih Software Payroll
Sebelum mulai menentukan software payroll untuk diterapkan dalam operasi bisnis perusahaan.
Alangkah baiknya memerhatikan 8 tips di bawah ini terlebih dahulu, agar software payroll yang akan digunakan nantinya mampu memenuhi kebutuhan perusahaan dengan sangat baik.
1. Menyusun Seluruh Kebutuhan Perusahaan
Software payroll yang baik ialah mampu menunjang setiap kebutuhan perusahaan. Oleh karena itu, sebelum lebih jauh melakukan proses seleksi terhadap setiap payroll software cloud yang tersedia.
Penting bagi perusahaan untuk menyusun daftar kebutuhan dan anggaran yang dimiliki, agar nantinya tidak keliru saat proses seleksi berlangsung. Perusahaan dapat menyusun daftar kebutuhan dimulai dari hal paling umum hingga spesifik, misalnya jumlah karyawan, intensitas penggajian, sistem penggajian, dan seterusnya.
2. Menentukan Tingkat Spesifikasi Software Payroll yang Dibutuhkan
Setelah membuat daftar kebutuhan dan anggaran yang dimiliki. Perusahaan dapat berlanjut ke langkah selanjutnya, yakni menentukan tingkat spesifikasi software yang dibutuhkan.
Pada tahap ini perusahaan perlu menganalisis lebih dalam terkait spesifikasi software yang dibutuhkan, agar mampu menunjang aktivitas penggajian karyawan dan sejenisnya.
Sebagai contoh, apakah perusahaan melakukan penggajian kepada karyawan secara terpusat atau terpisah? Apakah perusahaan menerapkan sistem analisis terhadap biaya penggajian di berbagai departemen?
Selain itu perusahaan juga perlu memastikan bahwa sebuah software payroll, mampu menghasilkan laporan penggajian yang akurat dan komprehensif.
3. Memastikan Software Payroll yang Digunakan Memenuhi Peraturan Penggajian
Langkah berikutnya adalah memastikan software payroll terpilih telah menerapkan standar penggajian, yang berlaku di perusahaan maupun peraturan pemerintah.
Langkah ini bertujuan untuk mencegah terjadinya pelanggaran, sehingga perusahaan terpaksa harus menerima penalti atau hukuman dari pihak pemerintah.
Dimana penalti atau hukuman yang diberikan dapat memberikan dampak yang cukup besar bagi sebuah perusahaan. Baik dari segi finansial maupun citra bisnis perusahaan di mata pihak eksternal.
4. Mengecek Fitur yang Tersedia dalam Sebuah Software Payroll
Pada tahap ini perusahaan cukup mencocokkan setiap fitur dalam software payroll terpilih, dengan daftar kebutuhan yang telah disusun sebelumnya.
Hitung persentase kemampuan software terpilih dalam menunjang serangkaian kebutuhan perusahaan.
Apabila tidak memenuhi kriteria, perusahaan dapat beralih kepada software sejenis lainnya yang memiliki spesifikasi lebih baik dibandingkan sebelumnya.
Adapun fitur pada software payroll yang mampu menunjang aktivitas penggajian perusahaan, di antaranya:
- Payroll Component
- Payroll Process
- E-Payroll
- Data Bank
- Payroll Group
- Salary Slip Feature.
5. Menguji Kemampuan Software Payroll dengan Uji Coba Gratis
Saat ini banyak vendor yang menyediakan demo secara gratis bagi para pengguna barunya. Perusahaan dapat memanfaatkan kesempatan tersebut untuk menguji kemampuan software terpilih.
Lewat langkah ini, perusahaan dapat mengetahui tingkat kemampuan sebuah software payroll meskipun hanya secara umum.
Akan tetapi, cara ini cukup membantu penilaian awal perusahaan dalam memilih software payroll yang tepat.
6. Menetapkan Harga Pembelian Terbaik atas Software Payroll
Saat perusahaan berhasil menemukan software payroll yang dinilai tepat. Langkah selanjutnya adalah memastikan anggaran dana yang dimiliki perusahaan cukup, untuk membayar biaya pengooperasian software payroll milik suatu vendor.
Hal ini agar perusahaan dapat memanfaatkan software yang diinginkan secara penuh tanpa adanya hambatan sedikitpun, seperti penguncian fitur maupun masalah administrasi lainnya.
7. Melihat Performa Software Payroll lewat Ulasan Pelanggan
Sebelum benar-benar memilih software terkait untuk diimplementasikan dalam proses penggajian karyawan. Perusahaan dapat melakukan penilaian terakhir terkait performa software terpilih, melalui ulasan pelanggan yang sudah lebih dulu menggunakannya.
Dengan ini kualitas sebuah software payroll dapat lebih terjamin saat digunakan nantinya.
8. Memilih Software Payroll Termutakhir untuk Perusahaan
Langkah terakhir, perusahaan sudah bisa langsung mengontak vendor terkait untuk mulai mengembangkan kerja sama penggunaan software payroll. Pastikan kembali bahwa vendor software terpilih mampu memberikan pelayanan terbaik, sesuai dengan biaya yang telah pihak perusahaan keluarkan.
Baca Juga: 5 Rekomendasi Payroll Calculator Terbaik Untuk Hitung Gaji & Pajak
5 Aktivitas yang Harus Diselesaikan Software Payroll Terbaik
Software payroll bisa menjadi solusi bagi perusahaan yang memiliki kesulitan dalam penghitungan gaji karyawan tiap bulannya.
Terutama jika jumlah karyawan yang bekerja sangat banyak. Penghitungan dan pengelolaan penggajian secara manual rawan terhadap human error yang merugikan pihak karyawan dan perusahaan.
Software payroll pun memiliki beberapa aktivitas utama dalam suatu perusahaan untuk menghindari human error tersebut.
Nah berikut 5 aktivitas yang bisa dilakukan pada Software Payroll Terbaik ini.
1. Tempat Penyimpanan Data Karyawan
Anda tidak lagi harus membeli laci-laci tinggi penyimpan dokumen karyawan karena itu semua bisa disimpan dalam software payroll.
Apalagi jika software memiliki payroll system dengan teknologi cloud, anda tidak perlu melakukan upgrade kapasitas harddisk anda.
Anda tinggal memasukkan data karyawan baru maupun selalu mengupdate data karyawan lama hanya dengan koneksi internet. Data yang disimpan pun tidak akan hilang dan anda bisa mengecek kapan saja.
Sistem Payroll ini tidak hanya bisa menghitung gaji, tetapi hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaan bisa langsung disimpan.
Profile setiap karyawan bisa tersimpan dengan rapi dan keamanan yang terjamin. Data kehadiran, keterlambatan serta prestasi karyawan bisa tersimpan dengan rapi sehingga ketika ada evaluasi karyawan, data-data tersebut bisa dijadikan pertimbangan.
2. Mengurangi Resiko Keterlambatan
Katakan selamat tinggal pada keterlambatan gaji karena software payroll bisa langsung membuat slip gaji dan mentransfer tepat waktu.
Anda tinggal mengkoneksikan software tersebut pada bank penyimpan dana yang biasa digunakan untuk mentransfer gaji.
3. Efektif
Tidak perlu lama menunggu laporan dari karyawan keuangan karena software payroll bisa dipantau dimana saja, terutama software payroll yang berbasis online.
4. Faktor Keamanan
Takut kehilangan data atau lembar dokumen dicuri? Tidak perlu khawatir karena resiko akan kehilangan dokumen bisa dikurangi.
Data-data yang disimpan dalam server software payroll akan aman dan untuk mengaksesnya diperlukan username dan password. Keamanan akan virus pun sudah termasuk kedalam software payroll tersebut.
5. Hemat
Tinta printer dan kertas bisa sangat dihemat. Tidaklah perlu menyediakan bertumpuk-tumpuk kertas hanya untuk mencetak slip gaji.
Software Payroll bisa dengan mudahnya menciptakan form untuk mengisi slip gaji. Bukan hanya gaji pokok, melainkan berbagai macam tunjangan dan lembur pun bisa dengan sekali kerja. Selain tinta dan kertas, listrik pun bisa dihemat.
Bayangkan berapa biaya listrik terbuang jika anda membiarkan karyawan anda lembur? Dengan software payroll, semua pekerjaan bisa dilakukan dimana saja.
Khusus untuk software payroll online, pekerjaan bisa dilakukan selama ada browser dan sambungan internet.
Software Payroll Terbaik di Indonesia – LinovHR Payroll System
Bagi perusahaan yang ingin pengelolaan dan perhitungan gaji karyawan perusahaan dikelola oleh tim profesional dan ahli dengan keamanan data yang terjamin, maka software payroll dari LinovHR adalah pilihan yang tepat.
Ada berbagai fitur yang dimanfaatkan untuk mengelola payroll, seperti:
- Payroll Component: Mudahkan pengelolaan setiap komponen payroll, seperti: Gaji, tunjangan makan, BPJS dll.
- Payroll Process: Memproses setiap payroll menjadi lebih cepat dan tepat.
- E-Payroll: Buat laporan payroll hanya dengan sekali klik.
- Data Bank: Simpan seluruh informasi bank payroll dalam fitur data bank.
- Payroll Group: Kelompokan proses pembayaran, periode pembayaran, tanggal dan metode pembayaran melalui fitur payroll group.
- Fitur Salary Slip: Buat slip gaji karyawan lebih mudah dengan fitur salary slip.
Masih banyak berbagai fitur dari Software Payroll terbaik LinovHR, lihat berbagai fitur lainnya lewat tautan ini: LinovHR.COM/Feature/
Nikmati segera keuntungan dari software payroll dari LInovHR dengan menghubungi LinovHR langsung dan rasakan keuntungan serta kemudahan tiap bulan dalam mengelola gaji karyawan perusahaan!
