Memastikan kinerja perusahaan atau juga individu sesuai dengan tujuan yang disusun adalah hal penting. Oleh karena itu, perusahaan perlu melakukan KPI tracking.
Pelacakan ini penting untuk memantau apakah perusahaan dan karyawan mampu untuk mencapai tujuan dan strategi yang telah disusun sebelumnya. Selain itu, pelacakan ini juga akan membantu pemangku kepentingan dalam melakukan pengambilan keputusan berbasis apa yang berhasil dicapai oleh karyawan.
Untuk mengetahui lebih dalam mengenai pelacakan dalam key performance indicator, mari simak artikel LinovHR berikut ini!
Apa Itu KPI Tracking?
KPI tracking, atau pelacakan KPI mengacu pada proses pengukuran, pemantauan, dan analisis terhadap Key Performance Indicator (KPI) yang telah ditetapkan oleh suatu perusahaan.
KPI sendiri merupakan metrik atau indikator yang digunakan untuk mengukur pencapaian terhadap tujuan bisnis dan strategi perusahaan.
Proses KPI tracking melibatkan pengumpulan data relevan yang berkaitan dengan metrik pencapaian yang telah ditetapkan, kemudian menganalisis data tersebut untuk mendapatkan wawasan tentang kinerja perusahaan.
Dengan melakukan hal ini, perusahaan dapat memantau sejauh mana mereka berhasil mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan.
Ini tidak hanya membantu dalam mengukur pencapaian keseluruhan, tetapi juga memungkinkan pengidentifikasian area-area yang mungkin memerlukan perbaikan.
Dengan mengevaluasi data KPI secara teratur, perusahaan dapat mengambil tindakan korektif atau penyesuaian strategis jika diperlukan, sehingga tetap berada pada jalur menuju pencapaian kesuksesan jangka panjang.
Melacak KPI bukan hanya sekadar mengukur angka-angka, tetapi juga merupakan alat untuk mengukur dampak dari keputusan dan tindakan yang diambil oleh perusahaan.
Baca Juga: Apa Itu KPI Dashboard? Ini Penjelasannya
Mengapa Tracking KPI Penting?
KPI adalah sejumlah metrik atau indikator kunci yang digunakan untuk mengukur kinerja dan pencapaian tujuan organisasi. Ada beberapa hal yang membuat mengapa penting bagi perusahaan untuk dapat mengukur dan melacak pencapaian key performance indicator karyawan mereka, yaitu:
1. Mengukur Kemajuan Seiring Waktu
Pelacakan KPI memungkinkan organisasi untuk mengukur kemajuan mereka seiring berjalannya waktu.
Dengan memiliki data historis tentang kinerja, mereka dapat melihat tren, perubahan, dan fluktuasi yang terjadi.
Ini membantu organisasi dalam mengidentifikasi apakah mereka sedang menuju arah yang benar atau perlu melakukan penyesuaian strategis.
Misalnya, dengan melacak penjualan bulanan selama beberapa tahun, perusahaan dapat menilai apakah upaya pemasaran dan penjualan telah menghasilkan peningkatan yang konsisten.
2. Meningkatkan Efisiensi Kinerja
Dengan memantau KPI, organisasi dapat mengidentifikasi area di mana efisiensi kinerja dapat ditingkatkan.
Data dari metrik yang telah ditentukan dapat memberikan wawasan tentang bagaimana berbagai proses dan operasi sedang berjalan.
Jika suatu departemen mengalami penurunan produktivitas, manajemen dapat menggunakan informasi KPI untuk mengidentifikasi penyebabnya dan mengambil tindakan perbaikan yang sesuai.
Hal ini membantu organisasi dalam mengalokasikan sumber daya dengan lebih bijak dan menghindari pemborosan.
3. Pengambilan Keputusan Berdasarkan Informasi
Pelacakan KPI membekali pemimpin dan pengambil keputusan data yang kuat untuk mengambil keputusan yang lebih baik dan lebih informasional.
Keputusan yang diambil berdasarkan data memiliki landasan yang lebih kuat dibandingkan dengan keputusan berdasarkan intuisi semata.
Misalnya, ketika perusahaan melihat bahwa angka churn pelanggan meningkat secara signifikan, mereka dapat mengambil tindakan untuk memahami penyebabnya dan mengembangkan strategi retensi pelanggan yang lebih efektif.
4. Pertumbuhan Personal
Pelacakan key performance indicator tidak hanya penting untuk organisasi secara keseluruhan, tetapi juga untuk pertumbuhan individu di dalamnya.
Ketika karyawan memiliki KPI yang jelas dan dapat diukur, mereka memiliki panduan yang lebih baik tentang apa yang diharapkan dari mereka dan bagaimana mereka dapat berkontribusi terhadap tujuan organisasi.
Selain itu, melihat peningkatan dalam pencapaian KPI pribadi dapat memberikan rasa pencapaian dan motivasi yang mendorong pertumbuhan pribadi.
Secara keseluruhan, pelacakan KPI adalah suatu proses yang memungkinkan organisasi untuk mengukur, memantau, dan mengelola kinerja mereka dengan lebih efektif.
Ini membantu dalam mengarahkan upaya menuju tujuan yang ditetapkan, meningkatkan efisiensi, dan mendukung pengambilan keputusan yang informasional.
Keuntungan KPI Tracking
KPI tidak hanya mengukur kinerja, tetapi juga memberikan wawasan berharga yang dapat membantu pengambilan keputusan yang lebih baik.
Berikut adalah beberapa manfaat utama dari pelacakan KPI:
1. Meningkatkan Keterlibatan Karyawan
Pelacakan KPI dapat memiliki dampak positif pada employee engagement. Ketika karyawan memiliki pemahaman yang jelas tentang KPI yang harus mereka capai, mereka merasa lebih terhubung dengan tujuan organisasi secara keseluruhan.
KPI yang terukur dengan jelas memberikan panduan kepada karyawan tentang kontribusi mereka terhadap keberhasilan perusahaan.
Ini dapat memotivasi karyawan untuk bekerja lebih keras dan berkontribusi secara lebih signifikan.
2. Meningkatkan Kualitas Keputusan
KPI yang dipantau dengan cermat memberikan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan yang lebih baik.
Data ini memungkinkan manajemen dan pemimpin organisasi untuk memiliki pemahaman yang lebih mendalam tentang kinerja operasional.
Keputusan yang didasarkan pada data KPI memiliki landasan yang lebih kuat, mengurangi risiko keputusan yang bersifat spekulatif atau intuitif.
Misalnya, keputusan untuk mengalokasikan sumber daya tambahan ke area tertentu dapat didasarkan pada tren pertumbuhan yang terlihat dalam KPI terkait.
3. Menganalisis Pola Seiring Waktu
Salah satu keuntungan utama dari pelacakan KPI adalah kemampuan untuk menganalisis pola seiring waktu.
Dengan memiliki data historis, organisasi dapat mengidentifikasi tren jangka panjang, musiman, atau fluktuasi dalam kinerja mereka.
Informasi ini penting untuk merencanakan strategi jangka panjang, mengantisipasi perubahan pasar, dan mengidentifikasi faktor yang memengaruhi kinerja.
Misalnya, dengan melihat data penjualan selama beberapa tahun, perusahaan dapat mengidentifikasi pola musiman yang membantu mereka mempersiapkan persediaan dan promosi yang sesuai.
Dalam keseluruhan, pelacakan KPI adalah alat yang memberdayakan organisasi dengan wawasan dan informasi yang diperlukan untuk mencapai kinerja yang optimal.
Dari meningkatkan keterlibatan karyawan hingga mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik dan menganalisis pola jangka panjang,
KPI menjadi pondasi bagi pengelolaan yang efektif dan pertumbuhan berkelanjutan.
Apa Saja KPI yang Perlu Dilakukan Tracking?
Agar organisasi dapat mengukur kinerja mereka dengan lebih baik dan mengambil keputusan yang lebih cerdas, pelacakan key performance indicators adalah suatu keharusan.
Mari kita eksplorasi dengan lebih mendalam tentang setiap KPI yang penting beserta rumus yang telah dijelaskan:
1. Total Pendapatan
Total pendapatan adalah jumlah uang yang diperoleh dari penjualan produk atau layanan.
Rumus sederhana untuk menghitungnya adalah:
Jumlah unit terjual X Biaya per unit
Pelacakan KPI ini memungkinkan organisasi untuk mengukur kesehatan keuangan mereka dan melihat bagaimana usaha mereka dalam menghasilkan pendapatan.
2. Margin Laba Bersih
Margin laba bersih adalah rasio antara laba bersih dengan total pendapatan, diukur dalam persentase.
Rumusnya adalah:
Laba Bersih / Total Pendapatan X 100
KPI ini memberikan wawasan tentang efisiensi biaya dan kemampuan bisnis dalam menghasilkan laba dari setiap unit pendapatan.
3. Customer Acquisition Cost (CAC)
Biaya perolehan pelanggan mengukur biaya total yang dikeluarkan untuk mendapatkan pelanggan baru.
Rumusnya adalah:
(Biaya penjualan + Biaya pemasaran) / Pelanggan baru
KPI ini membantu organisasi dalam mengevaluasi efektivitas strategi pemasaran dan penjualan mereka, memastikan bahwa biaya akuisisi tetap terkendali.
4. Customer Lifetime Value (CLV)
Nilai Seumur Hidup Pelanggan mengukur pendapatan total yang dihasilkan dari pelanggan selama masa hubungan mereka dengan bisnis.
Rumusnya adalah:
(Nilai Pelanggan X Rata-rata Masa Hidup Pelanggan)
KPI ini memberikan wawasan tentang nilai jangka panjang yang dapat dihasilkan dari pelanggan dan membantu dalam pengambilan keputusan strategis.
5. Margin Kotor
Margin Kotor adalah perbedaan antara pendapatan penjualan bersih dan Harga Pokok Penjualan (HPP)
Ini mengukur efisiensi operasional dan manajemen biaya produksi.
KPI ini dihitung dengan rumus:
Penjualan bersih – HPP
6. Customer Retention Rate
Kesetiaan dan Retensi Pelanggan diukur menggunakan rumus Customer Retention Rate (CRR).
CRR mengukur persentase pelanggan yang tetap bertahan selama periode tertentu.
Rumusnya adalah:
((E – N) / S) / 100
Di mana E adalah jumlah pelanggan akhir, N adalah jumlah pelanggan yang bergabung dalam periode tertentu, dan S adalah jumlah pelanggan awal.
7. Net Promoter Score (NPS)
Net promoter Score mengukur seberapa banyak pelanggan yang akan merekomendasikan produk atau layanan.
Rumusnya adalah:
Persentase Pengkritik – Persentase Promotor
KPI ini memberikan pandangan tentang seberapa kuat hubungan pelanggan dengan bisnis dan potensi pertumbuhan melalui rekomendasi.
8. Prospek Berkualitas Per Bulan
Prospek Berkualitas mengukur jumlah prospek yang memiliki potensi untuk menjadi pelanggan.
Rumusnya adalah:
Total Penjualan / Total prospek
KPI ini membantu dalam mengukur efektivitas kampanye pemasaran dan penjualan dalam menarik prospek berkualitas.
9. Rasio Konversi dari Prospek ke Pelanggan
Rasio Konversi mengukur seberapa banyak prospek yang berhasil diubah menjadi pelanggan.
Rumusnya adalah:
(Prospek berkualitas yang menghasilkan penjualan / prospek berkualitas)
KPI ini memberikan wawasan tentang efektivitas upaya penjualan dalam mengonversi prospek menjadi pelanggan.
10. Traffic Website Bulanan
Traffic Website Bulanan mengukur jumlah pengunjung yang mengunjungi situs web dalam satu bulan.
Rumusnya adalah:
(Pengunjung Februari – Pengunjung Januari) / Pengunjung Januari
KPI ini memberikan informasi tentang seberapa efektif situs web dalam menarik pengunjung baru.
11. Rasio Cepat
Rasio Cepat mengukur kemampuan bisnis untuk memenuhi kewajiban jangka pendek.
Rumusnya adalah:
MRR Baru + MRR Ekspansi / MRR Berhenti
KPI ini membantu dalam memahami kemampuan bisnis untuk mempertahankan pendapatan.
12. Return On Investment (ROI)
Return on invesment mengukur keuntungan yang dihasilkan dari investasi dibandingkan dengan biaya investasi.
Rumusnya adalah:
(Pendapatan – Biaya investasi) / Biaya investasi
KPI ini membantu dalam mengukur efektivitas investasi dan mengidentifikasi proyek yang memberikan nilai tertinggi.
13. Monthly Recurring Revenue (MRR)
Pendapatan berkala bulanan mengukur pendapatan yang dihasilkan dari pelanggan yang membayar berlangganan bulanan.
Rumusnya adalah:
Jumlah pelanggan dalam rencana bulanan X Pendapatan rata-rata per pengguna
KPI ini memberikan gambaran tentang pendapatan tetap yang dapat diandalkan setiap bulan.
Dengan memahami secara mendalam dan melacak KPI ini, organisasi dapat mengambil tindakan yang tepat untuk meningkatkan kinerja dan meraih keberhasilan dalam lingkungan bisnis yang kompetitif.
Berapa Banyak KPI yang Perlu Ditracking?
Tidak ada angka pasti untuk jumlah KPI yang perlu dilacak. Alih-alih fokus pada angka tersebut, Anda sebaiknya membuat laporan KPI semakin transparan.
Bagaimana caranya membuat pelaporan KPI menjadi transparan dan mudah dipahami?
Anda sebaiknya tidak melacak semua hal. Tidak ada gunanya memantau KPI jika itu tidak berkaitan dengan performa bisnis Anda.
Jika Anda masih mencari angka, di LinovHR, kami biasanya melacak 5-10 metrik utama, dan kami juga melihat bahwa perusahaan lain juga melakukan hal yang sama.
Apakah Perlu KPI Tracking Software Khusus?
Keputusan ini tergantung pada kompleksitas dan skala bisnis Anda. Software KPI dapat memberikan manfaat yang signifikan, terutama jika Anda memiliki banyak data yang perlu dianalisis dan dipantau secara real-time.
Perangkat lunak ini dapat membantu dalam mengotomatiskan pengumpulan data, memvisualisasikan tren, serta menghasilkan laporan yang mudah dipahami.
Namun, bagi bisnis yang lebih kecil atau dengan jumlah KPI terbatas, pendekatan manual menggunakan alat seperti lembar kerja Excel juga bisa efektif.
Hal yang terpenting adalah memilih solusi yang sesuai dengan kebutuhan dan sumber daya bisnis Anda.
Cara Set Up KPI Tracking di Software Performance LinovHR
KPI tracking akan membantu Anda mengetahui sejauh mana tim mampu memenuhi ekspektasi dan tujuan perusahaan yang telah disusun. Salah satu tracking KPI yang bisa Anda gunakan adalah Software Performance LinovHR, yang memiliki fitur khusus untuk memantau KPI karyawan atau juga perusahaan.
Set up KPI tracking di Software Performance Management LinovHR juga mudah. Berikut ini caranya:
1. Menentukan Periode Goals & KPI
Pertama, Anda perlu menentukan periode dari Goals & KPI yang akan dipantau. Umumnya, bersifat tahunan (yearly), 6 bulan (semestrial), dan 3 bulan (quarterly). Untuk mengaturnya, Anda bisa masuk ke menu Setting lalu pilih Parameters.
2. Tetapkan Range Penilaian
Setelah Anda menentukan periode penilaian, berikutnya tetapkan range penilaian akhir performance, sebagai contoh Anda dapat mengaturnya sebagai berikut ini:
| Nilai | Range | Deskripsi |
| A | 80-100 | Excellent |
| B | 60-80 | Exemplary Performance |
| C | 40-60 | Satisfactory |
| D | 20-40 | Needs Improvement |
| E | 0-20 | Unsatisfactory |
Mengatur range nilai ini dapat Anda lakukan dengan cara pilih menu Settings lalu masuk kepada Score Measurement.
3. Tentukan KPI Top to Down
Dengan Software Performance Management LinovHR, Anda juga dapat menyusun KPI yang berbeda-beda untuk tiap tingkatnya. Mulai dari tingkat organisasi lalu dipersempit kepada tingkat unit kerja sampai dengan tingkat individu.
Masing-masing ini bisa Anda susun dan buat tersendiri goals & KPI-nya.
4. Update Realisasi dari Karyawan
Setelah Anda menyusun dan membuat goals & KPI, berikutnya karyawan bisa melakukan update secara real-time realisasi dari target yang telah ditentukan melalui ESS LinovHR.
5. Kalkulasi KPI
Pada akhir periode yang telah ditentukan, sistem akan secara otomatis melakukan kalkulasi terhadap nilai goals & & KPI yang telah ditentukan untuk masing-masing karyawan.
Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat mengoptimalkan penggunaan perangkat lunak Performance LinovHR untuk melacak dan mengelola KPI dengan efektif.
Coba demo 3 bulan gratis Software HRIS LinovHR sekarang!
