Key Performance Indicator (KPI) merupakan indikator untuk mengukur keberhasilan dan kegagalan bisnis. Namun, sebagian besar perusahaan belum sepenuhnya memahami tentang bagaimana cara menggunakan KPI dalam bisnis mereka.
Di perusahaan, KPI menjadi aspek yang punya peran penting untuk mengukur kinerja karyawan, dengan tujuan untuk mengetahui seberapa jauh kinerja karyawan terhadap pencapaian tujuan perusahaan.
LinovHR telah merangkum informasi terkait apa itu key performance indicator dan cara membuatnya pada artikel di bawah ini.
Pengertian Key Performance Indicator
Key Performance Indicator (KPI) adalah alat ukur yang digunakan untuk menilai efektivitas perusahaan dalam mencapai tujuan bisnisnya.
Tujuan utama penggunaan KPI adalah untuk memantau apakah aktivitas kerja yang dilakukan telah selaras dengan target bisnis.
Dengan KPI, para pemangku kepentingan dapat melihat kontribusi setiap individu dalam memajukan perusahaan. Dari perspektif SDM, KPI mempermudah proses pencairan reward atau pengembangan karir jika KPI yang ditetapkan tercapai.
Tedapat tujuh karakteristik utama KPI adalah sebagai berikut:
1. Ukuran non-finansial
2. Ukuran yang sering digunakan
3. Ukuran yang diketahui manajemen
4. Semua anggota organisasi atau perusahaan sudah paham mengenai KPI
5. Tanggung jawab kepada individu dan tim
6. Memiliki efek yang sangat signifikan
7. Memiliki efek positif
Apabila seluruh karakteristik di atas terpenuhi, KPI akan mempermudah HRD melacak tingkat keberhasilan visi misi perusahaan, sekaligus memprediksi kapan kiranya tujuan-tujuan bisnis tercapai.
Download E-Book Gratis: Strategi Penyusunan KPI: Kunci Kesuksesan Organisasi
Jenis Key Performance Indicator
Pada dasarnya, indikator key performance indicator dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu KPI finansial, KPI Non-finansial, operasional, dan pertumbuhan. Berikut adalah penjelasannya.
1. Key Performance Indicator Finansial
KPI finansial adalah sebuah indikator yang digunakan untuk mengukur kinerja yang berkaitan dengan keuangan. Berikut adalah contoh dari KPI finansial di perusahaan.
- KPI Laba Kotor (Gross Profit) berfungsi untuk menilai jumlah uang yang tersisa dari total pendapatan setelah dikurangi dengan biaya langsung produksi atau harga pokok penjualan (HPP).
- KPI Laba Bersih (Net Profit) berfungsi untuk menghitung jumlah uang yang tersisa dari pendapatan setelah dikurangi harga pokok penjualan (HPP) serta biaya-biaya bisnis lainnya seperti bunga, pajak, dan lain-lain.
- KPI Marjin Laba Kotor (Gross Profir Margin) berfungsi untuk mengukur persentase keuntungan kotor dengan cara membagi laba kotor dengan total pendapatan.
- KPI Laba Bersih (Net Profit Margin) berfungsi untuk menentukan persentase laba bersih yang diperoleh dengan cara membagi laba bersih dengan pendapatan.
- KPI Rasio Lancar (Current Ratio) berfungsi untuk mengukur kinerja keuangan terkait likuiditas neraca dengan membandingkan aset lancar dengan kewajiban lancar.
Indikator ini memperkirakan seberapa kuat dan baiknya bisnis perusahaan dalam bertahan dalam jika mengalami perubahan yang menurun secara tiba-tiba.
2. Key Performance Indicator Non-finansial
KPI non-finansial merupakan key performance indicator yang secara tidak langsung bisa mempengaruhi keuangan dari suatu perusahaan. Berikut beberapa contoh dari KPI non-finansial.
- Perputaran Tenaga Kerja (Manpower Turnover)
- Matriks Kepuasan Pelanggan (Customer Satisfaction Metrics)
- Rasio Customers Berulang terhadap Customers Baru (Repeat Customer to New Customer Ratio)
- Pangsa Pasar (Market Share)
Baca Juga: Keuntungan Menerapkan KPI Software di Perusahaan
Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Key Performance Indicator
Dalam konteks faktor-faktor yang mempengaruhi key performance indicator ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan agar KPI dapat efektif mencerminkan kinerja perusahaan:
1. Tujuan yang Spesifik: KPI harus terkait dengan tujuan bisnis yang spesifik dan jelas. Tanpa tujuan yang terdefinisi dengan baik, sulit untuk menentukan KPI yang relevan.
2. Kemampuan Pengukuran: Perusahaan harus dapat mengukur pencapaian terhadap KPI tersebut secara obyektif dan dapat diandalkan. Ini mencakup aspek seperti data yang diperlukan dan metode pengukuran yang tepat.
3. Kelayakan Pencapaian: Tujuan yang ditetapkan sebagai KPI harus realistis dan dapat dicapai. Jika tidak, KPI akan kehilangan nilai sebagai alat pengukuran yang efektif.
4. Relevansi dengan Bisnis: KPI harus relevan dengan proses dan tujuan inti dari bisnis itu sendiri. Hal ini memastikan bahwa KPI benar-benar memantau hal-hal yang penting bagi kesuksesan bisnis.
5. Waktu yang Terbatas: Setiap KPI harus memiliki batas waktu yang jelas untuk pencapaian tujuan tersebut. Ini membantu dalam mengevaluasi kinerja secara berkala dan menyesuaikan strategi jika diperlukan.
Baca juga: 9 Langkah Mudah Membuat KPI Karyawan
Cara Menetapkan Key Performance Indicator
Saat menerapkan key performance indicator, penting untuk menentukan hasil atau tujuan dari setiap KPI. Pendekatan yang dapat digunakan untuk merencanakan tujuan adalah dengan menggunakan kriteria SMART (specific, measurable, attainable, relevant, time-bound).
Berikut adalah penjelasan dari akronim SMART:
1. Specific: Tujuan atau hasil harus jelas dan spesifik, tanpa tujuan umum atau hasil yang samar. Dengan tujuan atau hasil yang jelas dan spesifik, lebih mudah untuk mengetahui kapan tujuan/hasil tersebut tercapai.
2. Measurable: Tujuan atau hasil harus dapat diukur baik dari segi kualitas maupun kuantitas. Ini bisa diatur dalam kaitannya dengan standar kinerja atau harapan kinerja.
3. Achievable: Tujuan atau hasil harus realistis dan dapat dicapai, namun tetap memberikan tantangan untuk mendorong organisasi mencapai hasilnya.
4. Realistis: Ide-ide harus realistis dan berorientasi pada hasil yang dapat dicapai.
5. Time Sensitive: Setiap tujuan atau hasil harus memiliki batas waktu pencapaian. Dengan adanya batas waktu, lebih mudah untuk mengukur peningkatan dalam pencapaian tujuan atau hasil selanjutnya.
Dengan mempertimbangkan faktor-faktor ini dan menggunakan pendekatan SMART (specific, measurable, attainable, relevant, time-bound), perusahaan dapat mengembangkan KPI yang sesuai dan efektif untuk mengukur dan meningkatkan kinerja mereka
Baca Juga: Rumus dan Cara Menghitung KPI Karyawan yang Benar
Cara Menerapkan Key Performance Indicator
Berikut ini beberapa cara untuk menerapkan key performance indicator:
1. Memiliki Tujuan yang Jelas
KPI harus memiliki pedoman yang jelas sehingga siapapun yang membaca atau menghitung dapat menginterpretasikan data dengan benar.
Jika tujuan bisnis organisasi adalah menjadi “pemimpin pasar”, maka KPI yang relevan bisa berupa “meningkatkan penjualan sebesar 15%” atau “memasarkan produk di kawasan Asia Tenggara”.
Tujuan dari KPI harus jelas dan strategis, serta membantu organisasi mengevaluasi pelaksanaan strategi dan pencapaian visi serta misi mereka.
2. Buat Tujuan yang Realistis
Apa tujuan Anda? Bisakah Anda mencapainya? Kapan Anda perlu mencapai tujuan itu? Bagaimana Anda bisa mengukur kemajuan strategi yang diterapkan? Apakah strategi yang digunakan mempengaruhi keuangan organisasi? Sasaran harus realistis dan perubahan proses bisnis memerlukan waktu untuk diterapkan. Pada tahap awal pemantauan KPI, fokuslah pada tujuan jangka panjang dan pemantauan jangka menengah.
3. Pengumpulan Data
KPI adalah pengukuran kuantitatif. Oleh karena itu, diperlukan data yang spesifik dan valid untuk menentukan indikator kinerja utama. Ini membantu dalam mengukur indikator secara akurat dan andal.
4. Tinjau Perubahan Hingga Saat Ini
Ulasan KPI sangat membantu. Jika perusahaan melebihi target, misalnya mencapai 150% dari target, dan masih mempertahankan produktivitas yang baik, hal ini bisa menjadi tujuan berikutnya untuk peningkatan hasil.
Namun, jika tidak mencapai target, jangan paksa tujuan berikutnya yang lebih tinggi karena bisa mempengaruhi motivasi dan produktivitas tim. Perusahaan perlu menyadari jika ada kendala dalam kinerja tim.
5. Membuat Rumusan KPI
Beberapa KPI hanya berisi satu metrik atau ukuran, namun seringkali tergantung pada kombinasi yang dirangkum dalam rumus.
Misalnya, KPI yang mengukur produktivitas pendapatan dari penjualan produk bisa berupa total pendapatan dibagi dengan jumlah total produk. Buat rumusan yang sesuai dan terus uji untuk memastikan hasil yang diperoleh sesuai dengan realisasi.
6. Presentasi KPI
Untuk menyampaikan KPI secara efisien, data harus diubah menjadi representasi visual yang mudah dipahami seperti grafik dan bagan. Berikan arahan kepada seluruh karyawan tentang proses perhitungan KPI untuk mencapai pola kerja yang efektif dan berorientasi pada tujuan.
Baca Juga: KPI Tree: Bagaimana Cara Membuatnya dengan Tepat?
Contoh Key Performance Indicator
Berikut berbagai contoh KPI yang Anda bisa jadikan sebagai acuan penilaian.
1. Contoh KPI Karyawan
2. Contoh KPI Marketing
3. Contoh KPI Finance
Kelola KPI Perusahaan dengan Modul Performance Appraisal Management dari LinovHR
Mengelola Key Performance Indicators (KPI) merupakan tantangan bagi banyak perusahaan. Tanpa sistem yang baik, pengelolaan KPI menjadi proses yang rumit dan memakan waktu, sehingga sulit untuk mendapatkan gambaran area mana yang perlu perbaikan.
Hal ini dapat menyebabkan penilaian kinerja yang tidak akurat, mengurangi motivasi karyawan, dan menghambat pencapaian tujuan perusahaan.
Dengan Modul Performance Appraisal Management dari LinovHR, Anda dapat mengelola KPI perusahaan dengan lebih mudah dan efisien.
Sistem ini memungkinkan Anda untuk mengevaluasi KPI karyawan, memberikan feedback, dan memastikan kontribusi karyawan terhadap perusahaan. Dengan demikian, Anda dapat meningkatkan transparansi, akurasi penilaian, dan motivasi karyawan.
