Manajemen waktu

Manajemen Waktu Anda Bermasalah Saat Bekerja? Lakukan 8 Hal ini!

Orang yang mampu mengelola waktu pasti akan mampu pula mengelola hidupnya. Melalui pola manajemen waktu yang baik, segala jenis pekerjaan bisa terselesaikan tepat waktu. Terkait dengan hal ini, setidaknya ada 8 langkah yang harus dijalankan agar setiap waktu yang tersedia tidak akan terbuang secara percuma.

 

1. To do List

Maksud dari to do list adalah membuat daftar jenis-jenis tugas atau pekerjaan yang harus diselesaikan lebih dulu. Atur jadwalnya dan tentukan kapan pekerjaan tersebut bisa rampung dan berapa lama waktu yang dibutuhkan. Tujuan pembuatan daftar ini adalah untuk melakukan pengontrolan waktu sehingga bisa dipakai secara optimal.

 

2. Perencanaan SMART

Istilah SMART adalah singkatan dari spesifik, measureable, achievable, reasonable dan timeline. Artinya, selesaikan pekerjaan yang dianggap paling sulit ketika sedang memulai menjalankan tugas. Sedangkan pekerjaan yang sifatnya rutin, diselesaikan sesudahnya, kemudian disusul dengan tugas lain yang sifatnya ringan-ringan saja.

Sistem seperti ini akan menghilangkan stress dan tekanan jiwa. Apalagi jika sistem pengaturannya dilakukan dalam jangka satu minggu, dimana hari Jum’at dan Sabtu bisa lebih bersantai. Sehingga acara akhir pekan bisa dinikmati tanpa ada gangguan pikiran.

Anda dapat menelisik lebih dalam mengenai SMART melalui instrumen yang diambil dari Human Resource University of Virginadi sini

 

3. Pendelegasian

Tips ketiga menciptakan pola manajemen waktu yang baik adalah pendelegasian. Jangan mengerjakan semua tugas secara sendirian saja. Bagilah tugas yang dapat dikerjakan orang lain dan serahkan pekerjaan itu pada mereka. Melalui teknik seperti ini, kita dapat mengerjakan tugas yang lebih penting.

 

4. Berani Berkata Tidak

Jangan selalu berkata ‘iya’ atas semua tugas yang dibebankan kepada kita. Apabila merasa tidak mampu dan waktu yang disediakan terlalu mepet, lebih bagus berkata ‘tidak’ untuk pekerjaan tersebut. Daripada pekerjaan tersebut tidak terselesaikan dan hanya mengabiskan waktu saja, sebaiknya ditolak atau didelegasikan kepada orang lain.

 

5. Pembagian Tugas Panjang dan Tugas Kecil

Sebagai langkah kelima, bagilah pekerjaan panjang yang terasa sulit dikerjakan dan tugas kecil yang terasa mudah diselesaikan. Misalnya, setiap hari sediakan waktu 15 atau 20 menit untuk mengerjakan tugas-tugas berat. Secara bertahap pekerjaan ini akan dapat diselesaikan tepat waktu.

Penerapan sistem manajemen waktu seperti ini akan membuat kita merasa tidak terlalu terbebani bahkan dapat meningkatkan kemampuan kita atas tugas tersebut. Selain itu tekanan jika atau stress bisa dikurangi dibanding menyelesaikannya dalam satu waktu atau satu tempo saja.

 

6. Jangan Pernah Menunda

Seberapapun tugas yang diemban, sampai sekalipun melalukan penundaan apalagi melalaikannya. Singkirkan sementara waktu keinginan untuk bersantai atau bermain agar bisa merampungkan pekerjaan itu dengan tuntas dan tepat waktu. Penundaan hanya akan mendatangkan hasil kerja yang tidak optimal dan sering ada kekeliruan didalamnya.

 

7. Mengenal Waktu

Tidak semua orang punya waktu produktif yang sama. Mungkin ada yang memiliki semangat kerja tinggi pada pagi hari namun sebaliknya justru ada yang lebih senang bekerja pada siang atau sore hari. Untuk itu, kenali waktu paling produktif dan pakai waktu tersebut untuk mengerjakan tugas-tugas utama atau tugas berat.

Bagi anda yang bekerja sebagai staff Payroll misalnya, saat menjelang akhir bulan, anda akan disibukkan dengan pembayaran gaji karyawan. Sehingga, lembur karena mengurus gaji karyawan. Dengan menggunakanAplikasi Payroll LinovHR, manajemen waktu anda menjadi lebih teratur.

 

8. Tugas Tak Terduga

Meski telah membuat perencanaan matang atas semua tugas yang akan dilakukan, tetap ada kemungkinan muncul pekerjaan lain yang sifatnya tidak terduga. Misalnya tiba-tiba komputer rusak, kena macet lalu lintas dan sebagainya. Jadi perencanaan kerja tidak hanya dibuat satu, namun dua atau lebih untuk alternatif.

 

Setelah melaksanakan 8 metode manajemen waktu diatas, sebagai langkah akhir, lakukan analisa. Cek semua kemajuan yang berhasil diraih dan sistem efisiensi kerja mana saja yang dirasa paling mudah diterapkan. Setelah itu, tinggal dijalankan setiap hari agar punya waktu lebih banyak untuk diri sendiri.