Efisiensi merupakan hal yang sangat umum digunakan di dalam dunia kerja. Istilah efisiensi mengacu pada tingkat kinerja yang menggunakan jumlah input paling sedikit untuk mencapai jumlah output tertinggi.
Efisiensi membutuhkan pengurangan jumlah sumber daya yang tidak perlu yang digunakan untuk menghasilkan output tertentu, termasuk waktu dan energi.
Hal ini pun juga mengacu kepada pekerjaan dimana efisiensi kerja sangat dibutuhkan untuk mendapatkan hasil yang maksimal dengan input yang minim. Namun apa saja pengertian efisiensi kerja itu sendiri dan juga menurut para ahli?
Pengertian Efisiensi Menurut Para Ahli
Efisiensi dalam dunia kerja adalah penyelesaian tugas dengan sedikit usaha dan waktu yang dihabiskan. Di tempat kerja, istilah efisiensi umumnya mengacu pada tenaga kerja yang diselesaikan oleh karyawan.
Singkatnya, karyawan yang bekerja dengan efisiensi tinggi adalah karyawan yang tidak hanya tahu bagaimana menyelesaikan pekerjaan tetapi juga memastikan pekerjaan yang dihasilkan sangatlah baik.
Adapun berbagai pengertian efisiensi menurut para ahli seperti sebagai berikut.
1. Mulyamah
Menurut Mulyamah, pengertian efisiensi adalah suatu ukuran dalam membandingkan rencana penggunaan masukan dengan penggunaan yang direalisasikan atau perkataan lain penggunaan yang sebenarnya.
2. S. P. Hasibuan
Menurut S. P. Hasibuan (1984;233-4), pengertian efisiensi adalah perbandingan yang terbaik antara input (masukan) dan output (hasil antara keuntungan dengan sumber-sumber yang dipergunakan), seperti halnya juga hasil optimal yang dicapai dengan penggunaan sumber yang terbatas.
Dengan kata lain hubungan antara apa yang telah diselesaikan.
3. Sedarmayanti
Pengertian efisiensi kerja adalah perbandingan terbaik antara suatu pekerjaan yang dilakukan dengan hasil yang dicapai oleh pekerjaan tersebut sesuai dengan yang ditargetkan baik dalam hal mutu maupun hasilnya yang meliputi pemakaian waktu yang optimal dan kualitas cara kerja yang maksimal.
4. Kamus Besar Ekonomi
Efisiensi adalah hubungan atau perbandingan antara keluaran (output) atau hasil barang dan jasa yang dihasilkan dengan masukan (input) yang langka dalam satuan unit kerja atau ketetapan cara (usaha, kerja) dalam melakukan sesuatu (tidak membuang-buang waktu, tenaga dan biaya).
Baca Juga: Perlukah Perusahaan Menggunakan Software Administrasi?
Cara Meningkatkan Efisiensi Kerja
Ketidakmampuan menyelesaikan tugas dengan cepat dan tepat sering terjadi pada sebagian karyawan karena kurangnya efektivitas dan efisiensi dalam bekerja.
Untuk menghindari hal tersebut, berikut langkah untuk menciptakan efektivitas dan efisiensi dalam bekerja:
1. Tetapkan Prioritas
Buat daftar tugas atau pekerjaan berdasarkan prioritas dan tenggat waktu. Mengutaman pekerjaan yang paling mendesak atau mudah diselesaikan.
2. Tetapkan Tujuan yang Terukur
Menetapkan tujuan yang jelas dari awal merupakan kunci keberhasilan. Tanpa tujuan yang terdefinisi dengan baik, sulit untuk tetap fokus dan termotivasi dalam menjalankan tugas-tugas. Penting untuk memiliki tujuan yang realistis agar dapat meningkatkan efisiensi kerja.
3. Kelola Waktu dengan Baik
Manajemen waktu yang efektif membantu mengatur pekerjaan dengan lebih terstruktur dan efisien. Dengan mengalokasikan waktu dan menyelesaikan tugas sesuai prioritas, Anda dapat meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.
4. Atasi Gangguan
Distraksi dari sosial media bisa mengganggu fokus dan efisiensi kerja. Mengelola distraksi dengan mematikan notifikasi atau mengatur waktu penggunaan media sosial dapat meningkatkan konsentrasi dan produktivitas.
5. Ciptakan Lingkungan Kerja yang Mendukung
Kebersihan dan kenyamanan di tempat kerja mempengaruhi produktivitas dan motivasi. Pastikan workstation Anda nyaman dan teratur untuk meningkatkan efisiensi kerja.
6. Istirahat yang Cukup
Memberikan waktu istirahat yang cukup penting untuk menjaga keseimbangan antara kesehatan fisik dan mental. Istirahat yang cukup akan meningkatkan fokus dan produktivitas saat kembali bekerja.
Dengan menerapkan tips-tips di atas, diharapkan Anda dapat meningkatkan efisiensi kerja dan mencapai keseimbangan antara kehidupan profesional dan pribadi yang lebih baik.
Perbedaan Efektivitas dan Efisiensi
Meskipun terdengar hampir mirip dengan satu sama lain, banyak yang mengira bahwa efisien dan efektif merupakan hal yang sama padahal keduanya sangatlah berbeda.
Efektivitas mengukur pencapaian tujuan, sementara efisiensi berfokus pada pengurangan pemborosan sumber daya dan tenaga kerja. Efektivitas menekankan hasil yang dicapai, sedangkan efisiensi menekankan proses yang dilakukan.
Kedua hal ini dapat dilihat dari segi aksi atau pekerjaan seperti berikut:
- Efektif adalah dimana seseorang bekerja sesuai dengan rencana yangs udah dibuat
- Efisien adalah dimana seseorang bekerja dengan sumber daya dan juga energi yang minim dan tidak boros
Apabila dilihat dari segi tujuan, perbedaan efektivitas dan efisiensi adalah seperti berikut:
- Dengan efektivitas, seseorang dapat mencapai tujuan yang maksimal sesuai dengan rencana yang telah dibuat.
- Dengan efisiensi, seseorang bisa mendapatkan hasil yang lebih maksimal dengan input yang minim seperti hemat biaya, tenaga dan juga waktu.
Jadi, dapat dikatakan bahwa suatu hal yang efektif belum tentu efisien dan begitu pula sebaliknya. Maka dari itu, penting bagi Anda untuk menyelaraskan kedua hal ini, bekerja secara efektif dan juga secara efisien agar tujuan menjadi lebih cepat untuk dicapai.
Baca Juga: 7 Rekomendasi Buku untuk Para Para Praktisi HR
Manfaat Melakukan Penerapan Efisiensi
Efisiensi kini dapat diketahui menjadi hal yang sangat positif dan juga menguntungkan untuk dilakukan. Berikut ini adalah beberapa manfaat yang bisa didapatkan dari penerapan efisiensi dalam dunia kerja.
1. Meningkatkan Pemasukkan
Dengan lebih sedikit biaya dan lebih banyak waktu, karyawan akan dapat meningkatkan kinerjanya dan dapat menyelesaikan lebih banyak barang atau jasa.
Karyawan dapat memenuhi pesanan yang lebih besar dan dengan melakukan lebih banyak penjualan, sehingga perusahaan pun akan mendapatkan peningkatan keuntungan bisnis dari waktu ke waktu. Ini juga dapat membantu meningkatkan margin keuntungan perusahaan.
2. Membantu Memenuhi Permintaan
Peningkatan efisiensi juga dapat membantu Anda memenuhi permintaan konsumen dengan cepat. Anda dapat mengandalkan karyawan untuk membuat mereka bekerja dengan efisiensi yang tinggi dalam menanggapi permintaan konsumen atau pesanan yang mendesak dan tidak terduga.
Terlebih lagi, konsumen Anda tidak hanya mengejar layanan yang cepat, namun mereka juga peduli dengan kualitas produk. Maka dari itu, dengan meningkatkan efisiensi produksi, Anda dapat membuat barang-barang berkualitas tinggi dan memenuhi pesanan lebih cepat.
3. Membantu Bisnis Tumbuh
Tak perlu dikatakan, memiliki proses bisnis yang efisien berarti Anda akan memiliki peluang lebih besar untuk memperluas dan memasuki pasar baru. Karena Anda akan memiliki lebih sedikit biaya untuk produksi barang Anda, maka Anda akan memiliki cukup uang untuk melakukan investasi, memperluas inventaris, dan menyiapkan lokasi baru.
Contoh Kasus Efisiensi Kerja
Untuk mengenal lebih dekat mengenai efisiensi kerja, berikut ini adalah contohnya.
Sebuah perusahaan ingin meningkatkan suatu produksi yang perlu dipasarkan dengan tingkat banyak pada waktu tertentu, namun tidak ada kemungkinan bagi perusahaan tersebut untuk merekrut tenaga kerja yang memadai untuk menyelesaikan dan memenuhi jumlah produksi tersebut.
Maka dari itu, perusahaan memberikan kebijakan untuk setiap tenaga kerja yang dimilikinya untuk lebih menjadi produktif dengan menambahkan jumlah pekerjaan yang harus diselesaikan dalam waktu tertentu.
Hal ini membuat perusahaan menjadi lebih efisien dalam hal pengelolaan karyawan karena tidak perlu memiliki banyak tenaga kerja untuk mengerjakan suatu pekerjaan.
Meskipun demikian, perusahaan tetap memberikan imbalan yang sesuai dengan energi yang dikeluarkan oleh tenaga kerja yang dimiliki sehingga hal ini tidak menguntungkan satu pihak saja.
Tingkatkan Efisiensi Kerja HR dengan HRIS System LinovHR
Seperti yang sudah dijelaskan bahwa dengan adanya efisiensi kerja maka hasil yang didapatkan akan lebih banyak dibandingkan input yang digunakan, hal ini tentunya sangat amat menguntungkan bagi perusahaan untuk mengelola bisnisnya.
Tidak hanya itu, HR yang memiliki banyak tugas dan pekerjaan pun juga membutuhkan bantuan agar kinerjanya menjadi lebih efisien.
Oleh sebabnya, LinovHR hadir untuk menawarkan HRIS System yang dapat meningkatkan efisiensi karyawan. Hanya dengan satu perangkat lunak, HR dapat lebih mudah menyelesaikan pekerjaannya lebih mudah dan juga cepat.
HRIS System mencakup berbagai fitur yang dapat memudahkan HR, mulai dari merekrut karyawan, mengelola penilaian kinerja karyawan, administrasi kehadiran, hingga perhitungan gaji atau payroll karyawan.
Dengan menggunakan perangkat lunak ini, sudah dipastikan bahwa efisiensi yang didapatkan oleh HRD juga dapat membantu perusahaan untuk meningkatkan kapabilitas bisnisnya. Di samping itu juga, HRD dapat lebih fokus untuk mengurusi strategi dalam manajemen karyawan dibandingkan mengurusi urusan administrasi.
Untuk info lebih lengkap mengenai bagaimana HRIS LinovHR berpengaruh kepada efisiensi kerja, mari segera ajukan demo bersama tim kami dengan ketuk tautan berikut ini!
