Setiap pengelolaan kinerja karyawan memerlukan indikator khusus guna mengetahui seberapa jauh perkembangan kinerja karyawan.
Sayangnya, penentuan indikator secara manual sering kali mengalami beberapa kendala seperti bias dan penyimpanan informasi yang sistematis.
Sistem KPI adalah sarana tepat yang digunakan perusahaan dalam pengelolaan dan penilaian kinerja. Apa itu sistem KPI dan mengapa perusahaan harus menggunakannya?ย
Apa Itu Sistem KPI?
Key Performance Indicator (KPI) adalah pengukuran yang menampilkan seberapa efektif perusahaan mencapai tujuan utama. Perusahaan memakai KPI untuk sebagai landasan evaluasi pencapaian tujuan atau target.
Berdasarkan penjelasan singkat ini, dapat disimpulkan bahwa sistem KPI adalah seperangkat indikator dari berbagai unit kerja untuk mengukur dan memahami bagaimana perkembangan dan pencapaian kinerja secara sistematis dan terstruktur.ย ย
HRD dapat memantau perkembangan dan pencapaian kinerja karyawan terhadap tujuan dan indikator kinerja secara real time.
Sistem KPI dapat membuat reportย atau laporan secara otomatis dengan visualisasi data yang mudah dipahami dari berbagai data performa yang disimpan secara terpusat.
Data yang terpusat memudahkan HRD dalam memantau dan melacak semua perkembangan kinerja lebih detail dibandingkan dengan kumpulan data yang tidak terpusat dan tidak sistematis. Dengan begitu, HRD dapat mengelola performa karyawan jauh lebih optimal.ย
Baca Juga:ย Mengenal Manfaat KPI Perusahaan dan Contohnya
Alasan Perusahaan Harus Menggunakan Sistem KPI
Sistem KPI memudahkan HRD untuk melacak kondisi dan perkembangan kinerja karyawan.
Dengan begitu HRD sedari dini dapat mengidentifikasi masalah yang mengancam kinerja, sehingga masalah dan hambatan bisa diminimalisir atau diatasi secepatnya.
Hal ini dapat memperlancar jalannya operasional perusahaan dan menjaga kualitas output. Di bawah ini adalah beberapa alasan lain mengapa perusahaan harus menggunakan sistem KPI:ย
1. Mengukur Kinerja dan Target
KPI bukanlah tujuan atau target perusahaan itu sendiri, tetapi KPI adalah ukuran dari tujuan dan target.
Misalnya, jika tujuan perusahaan Anda adalah menjual sejumlah produk setiap bulan, sistem KPI perusahaan akan menunjukkan seberapa dekat atau jauh dari mencapai target tersebut.ย
KPI perusahaan tersebut menunjukkan bahwa tim penjualan hanya menghasilkan 20% dari jumlah prospek target penjualan yang diinginkan.
HRD dan manajer dapat memantau mengapa tim penjualan tidak dapat memenuhi target tersebut dan akan mengkaji ulang apakah tujuan yang ditetapkan realistis atau tidak.ย
Baca Juga: Menentukan Target Kerja Dengan Metode SMART
2. Menciptakan Pembelajaran yang Kondusif
Mampu mengukur target menggunakan KPI dapat menciptakan suasana edukatif dalam perusahaan Anda.
Saat manajer dan HRD menemukan bahwa kinerja karyawan tak sesuai dengan KPI, manajer dapat mengadakan brainstorming atau diskusi dengan tim terkait untuk mempelajari dan memecahkan bagaimana menyelesaikan hambatan tersebut.
Hal ini adalah kesempatan bagus bagi perusahaan untuk menciptakan kebiasaan pembelajaran melalui contoh kasus yang nyata. Karyawan bisa lebih kritis dan paham bagaimana menentukan arah di periode mendatang.ย
3. Landasan Pengambilan Keputusan dan Strategi
KPI memberikan gambaran singkat tentang keseluruhan kinerja perusahaan.
Saat perusahaan berada di pasar yang sangat kompetitif, informasi tersebut dapat menjadi bagian penting dari upaya untuk bersaing dengan kompetitor.ย Data real time yang disediakan sistem KPI membantu manajer membuat penyesuaian sistematis.
Jadi tim tidak perlu panik jika di tengah prosesnya perusahaan harus merubah rencana. Dengan begitu pengambilan keputusan dan strategi berjalan lebih lancar.
4. Perwujudan Akuntabilitas dan Transparansi
Informasi mengenai performa adalah perwujudan dari akuntabilitas dan transparansi perusahaan. Tanpa KPI, perusahaan berisiko membuat keputusan yang tidak akurat tentang karyawan selama peninjauan.
KPI dapat mengungkapkan semua penilaian performa atau kinerja. Lalu, HRD dan manajer akan mengkomunikasikan informasi ini kepada pihak karyawan atau tim terkait.
Hal ini juga dapat menciptakan kepercayaan dari karyawan terhadap perusahaan.
5. Meningkatkan Budaya Kerja
Motivasi karyawan dan kepuasan kerja sangat penting untuk meningkatkan kinerja. Seringkali sulit untuk memotivasi tim ketika target yang ditetapkan tidak begitu jelas.
Sistem KPI bisa bermanfaat dalam memotivasi karyawan. Karyawan dapat dengan jelas memahami dan mempelajari apa yang harus dicapai guna memperbaiki kinerja.
Karyawan juga dapatย menggunakan informasi ini untuk mendiskusikan pekerjaan dengan rekan, memberikan feedback, dan memotivasi rekan lainnya yang belum memenuhi target. Pada akhirnya kepuasan kinerja pun akan terpenuhi.ย
Beralih ke Performance Management System LinovHR untuk Penerapan Sistem KPI
KPI bukan semata-mata indikator belaka, tetapi sebagai penentu apakah perusahaan mencapai kinerja yang sesuai atau tidak.
Dengan adanya KPI, perusahaan juga dapat merencanakan strategi lebih matang bahkan mengubah rencana ketika dibutuhkan. Namun, penyusunan indikator secara manual tidaklah efektif.
Penentuan indikator manual seringkali mengalami bias dan tidak terdokumentasi dengan baik. Akibatnya, saat penilaian kinerja tiba, prosesnya justru menjadi tak maksimal.ย
Ini adalah saatnya bagi perusahaan untuk beralih ke KPI software dari LinovHR: Performance Management System. Sebagai vendor berpengalaman dalam membantu banyak perusahaan mengelola performa karyawan, LinovHR dapat mengotomatisasi pengelolaan karyawan melalui KPI software.
Sehingga proses pengelolaan karyawan berjalan akurat dan sistematis. Semua data kinerja yang tersimpan dalam Sistem KPI LinovHR dapat digunakan untuk keperluan pengelolaan performa di periode mendatang.ย
Jadwalkan demo sekarang juga dan dapatkan promo gratis 3 bulan!
