KPI report adalah sebuah dokumen atau alat yang penting bagi perusahaan dalam menjalankan bisnis mereka.
Pasalnya, ada sejumlah manfaat bagi perusahaan dengan menggunakan laporan ini. Misalnya, laporan KPI dapat membantu perusahaan untuk merinci, menganalisis, dan memvisualisasikan berbagai aspek kinerja mereka.
Artikel LinovHR ini akan membahas mengenai apa saja kegunaan dan manfaat KPI report, kemudian cara menyiapkan dan menyebarkannya, serta beberapa contoh laporan KPI yang dapat digunakan. Yuk, disimak!
Apa Itu KPI Report
KPI report adalah suatu dokumen atau alat yang digunakan untuk meninjau, menganalisis, dan membandingkan berbagai metrik utama Key Performance Indicator (KPI) secara cepat.
Selain itu, laporan ini juga membantu memberikan pemahaman yang mendalam tentang kinerja suatu perusahaan dalam mencapai tujuan mereka.
Adanya laporan ini memanfaatkan visualisasi data seperti bagan, tabel, dan grafik untuk menyajikan informasi dengan cara yang mudah dimengerti.
Apa Kegunaan KPI Report
Saat ini, kehadiran data sangat penting bagi bisnis, tanpa disadari organisasi pun menghasilkan data dalam jumlah yang sangat besar.
Beberapa data ini sangat penting bagi bisnis untuk beroperasi, namun semakin banyak data yang tidak memiliki manfaat bisnis yang nyata.
Adanya laporan membantu kita untuk menyeleksi data mana yang penting, sehingga mampu meringkas informasi untuk dikelola dan digunakan lebih mudah.
Laporan KPI bukan hanya cara yang lebih baik untuk mengumpulkan data, tapi juga dapat memvisualisasikan KPI dan metrik yang secara khusus menargetkan kinerja terhadap tujuan.
Bisa dikatakan laporan KPI adalah puncak dari proses pemantauan atau peningkatan kinerja yang terstruktur.
Kegunaan dan Manfaat KPI Report
KPI report memiliki banyak kegunaan dan juga manfaat bagi perusahaan. Adanya laporan KPI memberikan gambaran yang eksplisit dan akurat mengenai kinerja, kesejahteraan, dan potensi pertumbuhan bisnis.
Saat Anda menggunakan beberapa KPI spesifik, Anda akan memiliki lebih banyak solusi yang lebih baik untuk mengukur pertumbuhan dan kesuksesan bisnis daripada hanya mendasarkannya pada satu pengukuran saja.
Beberapa kegunaan dan manfaat dari KPI report adalah sebagai berikut:
1. Sebagai Alat Pengukuran Kinerja
Laporan KPI memberikan visual yang jelas mengenai kinerja manajemen secara keseluruhan. Hal ini karena laporan tersebut memberikan aspek pengukuran yang sangat luas.
Berbagai aspek yang dapat diukur adalah seperti pergantian pegawai, biaya per rekrutmen, dan pendapatan per karyawan.
2. Membantu Menetapkan Tujuan bisnis
Manfaat selanjutnya adalah membantu perusahaan mencapai tujuan bersama dengan memberikan informasi yang mudah dipahami.
KPI dapat memberikan wawasan tambahan mengenai operasional bisnis dan membantu menghindari target yang tidak realistis.
Dengan ini, Anda dapat menetapkan tujuan bisnis yang sesuai.
3. Memberikan Insentif kepada Tim Anda
Manfaat berikutnya adalah insentif KPI. Insentif ini merupakan cara efektif untuk meningkatkan kinerja tim.
Data KPI yang tersedia dapat memotivasi karyawan untuk meningkatkan kinerja pribadi mereka.
Insentif umum yang dapat diberikan misalnya adalah seperti hadiah atau diskon.
4. Dapat Mengidentifikasi Kekurangan dalam Strategi Bisnis
Kemudian, manajer dapat menggunakan KPI untuk mengidentifikasi kelemahan dalam strategi bisnis dari berbagai aspek
Misalnya, mulai dari aspek kepuasan karyawan, tingkat keterlibatan, dan pergantian awal.
KPI memungkinkan manajer mengenali masalah dengan cepat, sehingga mereka dapat meminimalisir dampaknya terhadap bisnis.
5. Menunjukkan Kekuatan dalam Strategi Bisnis
KPI membantu mengidentifikasi kekuatan dalam strategi bisnis dan memberikan informasi untuk meningkatkan kinerja bisnis.
Informasi ini akan bermanfaat untuk meningkatkan kinerja dan mempromosikan bisnis Anda.
6. Menghemat Pengeluaran Bisnis
Terakhir, KPI membantu untuk mengurangi biaya pengeluaran di masa depan.
Proses rekrutmen sering kali memakan waktu dan biaya yang tidak sedikit. Hal ini dapat menyebabkan pemborosan jika karyawan yang baru direkrut tidak mendapatkan pelatihan yang memadai dan kompensasi yang memadai.
Baca juga: Contoh KPI HRD, Indikator, dan Perhitungannya
Bagaimana Cara Membuat Laporan KPI
Untuk menyiapkan laporan KPI yang baik, Anda perlu mengumpulkan data dan menjawab beberapa pertanyaan. Anda juga perlu menyajikan semua metrik yang penting.
Idealnya, Anda perlu menyajikan kinerja selama periode waktu tertentu dan menampilkan pertumbuhan, penurunan, dan faktor penghambat.
Laporan dalam KPI pun perlu disesuaikan dengan pengguna, industri, bisnis, serta audiens.
Sangat penting untuk menyesuaikan laporan Anda agar sesuai dengan kebutuhan, alat pelaporan, dan dasbor.
Cara untuk menyiapkan laporan KPI adalah sebagai berikut:
1. Pertimbangkan Tujuan
Langkah pertama dalam menyiapkan KPI report adalah mempertimbangkan tujuan bisnis jangka panjang yang ingin dicapai.
Dalam hal ini, rencanakan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapainya.
Anda harus memastikan bahwa tujuan tersebut dapat tercapai dengan hasil yang terukur.
Tambahkan juga pencapaian serta perubahan yang diharapkan dalam bentuk angka atau persentase. Hal ini membantu untuk memberikan arah yang jelas dan terukur untuk menyusun laporan.
2. Pilih KPI yang Tepat
Langkah kedua adalah dengan memilih KPI yang tepat untuk mengukur kemajuan menuju bisnis Anda.
Tetapkan aktivitas utama yang akan membawa bisnis lebih dekat ke setiap tujuan. Kemudian, pastikan aktivitas tersebut dapat diukur dengan KPI yang dipilih.
3. Periksa Data
Selanjutnya, lihatlah sumber data Anda dengan cermat. Anda dapat menggunakan dashboard modern dan perangkat lunak pelaporan untuk menggabungkan semua data yang diperlukan.
Lalu, Anda juga harus memastikan bahwa data yang digunakan juga konsisten dengan tujuan bisnis.
Untuk memastikannya, Anda dapat melakukan audit terhadap sumber data untuk memastikan keakuratannya.
Sebagai tambahan, hindari informasi yang tidak valid agar KPI report tetap rapi, relevan, dan dapat ditindaklanjuti.
4. Rencanakan Target Audiens
Dalam menyiapkan kpi report, buatlah rencana untuk target audiensnya.
Anda perlu mengetahui siapa saja yang akan melihat dan menggunakan informasi dari laporan ini.
Sesuaikan laporan untuk berbagai audiens, dan pastikan izin akses data sesuai dengan kebutuhan dan kerahasiaan informasi.
5. Pertimbangkan Visualnya
Terakhir, perhatikan visualisasi KPI report dengan seksama.
Dengan memperhatikan visualisasi, laporan KPI dapat menjadi lebih efektif dalam menyampaikan kinerja bisnis.
Ada berbagai bentuk visualisasi yang ditampilkan, baik itu menggunakan diagram batang, grafik, diagram lingkaran, atau lainnya.
Anda dapat menyusun metrik serupa secara berdekatan supaya informasi yang diberikan menjadi lebih mudah dipahami.
Baca Juga: Pentingnya Melakukan KPI Tracking
Bagaimana Menyalurkan KPI Report
Setelah mengetahui cara menyiapkan KPI report, Anda kini juga perlu mengetahui cara untuk menyebarkannya.
Cara menyebarkan KPI report adalah dengan mendistribusikannya kepada pihak-pihak yang memiliki tanggung jawab untuk memberikan evaluasi KPI, misalnya seperti pemangku kepentingan proyek, manajer, atau karyawan yang terlibat.
Pihak-pihak ini akan membantu untuk mengimplementasikan strategi yang telah didasari oleh KPI report.
Kemudian, distribusi dapat dilakukan melalui laporan statis yang biasanya terdapat pada rapat terjadwal. Selain itu, dapat juga melalui laporan langsung seperti dashboard KPI dengan visualisasi tren atau grafik dengan data numerik.
Contoh Laporan KPI
Berikut adalah beberapa contoh laporan KPI yang dapat digunakan:
Template Laporan SEO
Templat laporan SEO ini membantu Anda memantau kinerja situs web pada hasil penelusuran organik Google.
Selain itu, laporan ini juga menyajikan perubahan kinerja dengan menyoroti halaman, kata kunci, dan kueri berkinerja tinggi, serta peringkat rata-rata.
Berikut adalah contoh KPI report format untuk SEO:
Dashboard Kinerja Karyawan
Dashboard kinerja karyawan ini merupakan contoh laporan KPI yang sangat berguna, terutama bagi pengguna yang menerapkan prinsip agile.
Laporan ini menampilkan visualisasi data dari Harvest dengan melibatkan metrik utama seperti pelacakan jam berdasarkan tim, proyek, tugas, atau klien.
Berikut adalah contoh format laporan KPI untuk dashboard kinerja karyawan:
Template Laporan Media Sosial
Templat laporan media sosial adalah contoh laporan KPI yang memberikan wawasan mendalam tentang perkembangan kampanye media sosial.
Laporan ini melacak metrik sosial media seperti tayangan, jangkauan, dan jumlah pengikut untuk memberikan gambaran lengkap.
Berikut adalah contoh KPI report format untuk laporan media sosial:
Template Pelaporan KPI Keuangan
Templat pelaporan KPI keuangan adalah contoh laporan KPI yang memberikan wawasan seputar keuangan seperti rekening bank, arus kas, penjualan, dan lainnya.
Berikut adalah contoh format laporan KPI keuangan:
Template Laporan KPI Manajemen Proyek
Template laporan KPI manajemen proyek memegang peran penting dalam menjaga kesehatan jangka panjang suatu perusahaan.
Laporan ini memberikan pemahaman mendalam terhadap metrik yang terkait dengan pengorganisasian tugas. Misalnya, mulai dari tugas yang diberikan, tugas yang terlambat, tugas yang selesai, dan masih banyak lagi.
Berikut adalah contoh KPI report format manajemen proyek:
Dashboard KPI Kinerja Penjualan
Dashboard KPI kinerja penjualan memberikan visual proses kerja terkait kinerja tim penjualan.
Dashboard ini bermanfaat untuk melacak KPI kinerja dan produktivitas penjualan, papan peringkat penjualan, serta kemajuan dalam mencapai tujuan.
Berikut adalah contoh format laporan KPI kinerja penjualan:
Dashboard KPI Dukungan Pelanggan
Dashboard KPI dukungan pelanggan digunakan untuk mengevaluasi kinerja help desk secara keseluruhan dan efisiensi agen layanan pelanggan.
Dashboard ini memberikan akses ke berbagai metrik, mulai dari prospek dan percakapan hingga waktu penanganan rata-rata dan kepuasan pelanggan.
Berikut adalah contoh KPI report format dukungan pelanggan:
Dashboard Eksekutif SaaS
Dashboard eksekutif SaaS mencakup kumpulan metrik penting seperti Pendapatan Berulang Bulanan (MRR) dan tingkat churn.
Melalui contoh laporan KPI ini, Anda dapat dengan mudah melacak pendapatan harian, jumlah pelanggan saat ini, persentase pelanggan yang churn dalam periode waktu tertentu, serta jumlah pendapatan yang hilang akibat churn.
Berikut adalah contoh format laporan KPI dashboard eksekutif SaaS:
Praktik Terbaik KPI Reporting
Pelaporan yang baik membawa perubahan. Laporan membuat proses bisnis yang sangat terperinci dan mendorong kinerja.
Namun, bagaimana cara menghindari dari terjebak dalam kerumitan laporan? Bagaimana menghasilkan wawasan yang bermakna dari laporan? Dan bagaimana mendapatkan hasil maksimal dari laporan? Berikut ini adalah tips praktik terbaik dalam KPI report.
1. Tetapkan Tujuan yang Jelas
Pertama, tetapkan tujuan yang jelas. Buatlah laporan secara singkat dan jalankan laporan yang sesuai dengan tujuan tersebut.
Untuk memudahkannya, buatlah laporan secara terpisah sesuai dengan fokus strategis yang telah ditentukan dan hindari untuk menggabungkan metrik atau KPI lain dengan alasan kenyamanan.
2. Tetap Sederhana
Selanjutnya, kesederhanaan adalah kunci dalam pelaporan KPI. Jangan sampai Anda terjebak dalam mengejar semua data yang dapat diukur.
Dalam hal ini, Anda harus berfokus pada apa yang memang dianggap sebagai kunci untuk bisnis Anda.
Oleh karena itu, batasi laporan awal pada sejumlah KPI tertentu dan ukur hal yang penting saja.
3. Memanfaatkan Teknologi dan Cloud
Anda perlu memanfaatkan teknologi dan solusi berbasis cloud untuk meningkatkan pelaporan KPI.
Dibandingkan spreadsheet, teknologi berbasis cloud yang dapat membuat akses laporan KPI menjadi lebih mudah dan aman.
Selain itu, hal ini juga dapat menghemat biaya untuk membuat dan mendistribusikan KPI.
4. Memastikan Konsistensi Data
Dalam KPI reporting, integritas adalah hal yang sangat penting untuk membuktikan data yang valid.
Integritas laporan KPI sangat bergantung pada akurasi data. Oleh karena itu, pastikan bahwa semua data yang digunakan dalam laporan konsisten dan akurat.
Anda dapat meluangkan waktu untuk menguji keakuratan data sebelum menggunakannya pada laporan.
5. Berkoordinasi dengan Pihak Terkait
Berikutnya, lakukanlah kerja sama dengan pihak terkait dalam pelaporan KPI.
Anda dapat mengundang rekan-rekan yang memiliki tanggung jawab untuk memberikan masukan.
Kolaborasi ini akan membantu menentukan apa yang perlu diukur, kapan, dan bagaimana suatu strategi dapat meningkatkan proses mereka.
6. Tinjau Tujuan Secara Teratur
Bisnis memiliki sifat yang dinamis, hal ini sama dengan tujuan dan sasaran yang digunakan.
Anda perlu meninjau ulang tujuan laporan seiring bisnis yang terus berubah. Dengan ini, laporan KPI akan tetap akurat, relevan, dan bermanfaat bagi bisnis.
Buat Laporan KPI Lebih Mudah dengan Software Performance Management dari LinovHR
KPI merupakan salah satu cara perusahaan memastikan kinerja karyawan serta menilai pencapaian dari tujuan yang telah dirumuskan. Adanya KPI membuat karyawan lebih terarah dalam bekerja.
Penyusunan KPI sendiri tidak bisa dilakukan asal, salah satu cara terbaik adalah dengan melihat dari laporan KPI. Maka dari itu, penting sekali untuk membuat laporan KPI dengan baik dan mudah dipahami.
Agar pembuatan laporan KPI lebih mudah, sekarang Anda bisa mengandalkan Performance Management dari LinovHR.
Modul Performance Management dari LinovHR sendiri dapat digunakan oleh perusahaan untuk menyusun, memantau, serta menilai hasil dari KPI.
Anda dapat menyusun KPI dari tingkat perusahaan, departemen, sampai tingkat individu. Serta menentukan jangka waktu dari pencapaian KPI tersebut.
Di akhir periode, sistem LinovHR akan secara otomatis melakukan penilaian dari pencapaian setiap indikator, lalu menyajikannya dalam bentuk report.
Dengan begini, HR tidak perlu manual lagi melakukan perhitungan KPI sampai membuat laporannya, karena semua bisa diserahkan kepada sistem otomatis Performance Management LinovHR!
Ayo ajukan demo gratisnya sekarang!
