Surat penawaran kerja atau offering letter adalah surat yang diberikan HRD kepada calon kandidat yang terpilih setelah proses interview kerja. Biasanya, HRD akan mengirim surat ini melalui e-mail atau dikirimkan melalui kurir atau pos.
Dengan dibuatnya surat penawaran kerja, adalah sebagai tanda bahwa suatu hubungan profesionalitas akan dimulai. Untuk itu, seorang HRD harus mengetahui komponen dan cara untuk membuat surat penawaran kerja karyawan dengan baik. Untuk lebih jelasnya, simaklah penjelasan artikel di bawah ini!
Komponen atau Isi dalam Surat Penawaran Kerja
Sebelum memulai untuk membuat surat penawaran kerja, Anda perlu memperhatikan beberapa komponen atau isi yang terdapat di dalamnya. Apa saja komponen dalam surat penawaran kerja?
- Nama calon karyawan beserta posisi yang akan di isi:
- Alamat kandidat
- Pembuka surat
- Posisi kerja
- Job description
- Tanggal mulai bekerja
- Jadwal jam kerja (jam masuk, istirahat, pulang, dan jumlah waktu yang harus dipenuhi dalam satu minggu atau bulan)
- Imbalan atau gaji
- Bonus (jika ada)
- Fasilitas yang diberikan (asuransi kesehatan / BPJS)
- Jumlah hari cuti
- Batas waktu bagi calon kandidat untuk menyetujui surat penawaran kerja
- Penutup
Tips dalam Membuat Surat Penawaran Kerja
Setelah mengetahui komponen apa saja yang terdapat di dalam surat penawaran kerja, berikut ini saatnya Anda akan membuat surat kepada calon kandidat yang terpilih. Tanpa menunggu lama, perhatikanlah tips di bawah ini!
1. Hubungi Kandidat
Hal pertama yang harus dilakukan adalah menghubungi kandidat bahwa lamarannya sudah sampai pada tahap penawaran kerja. Pada tahap ini, Anda bisa menginformasikan waktu untuk melakukan penandatanganan kontrak, dan hal-hal apa saja yang harus disiapkan seperti melampirkan fotocopy KTP, KK, rekening bank, dan hal lain yang dibutuhkan.
Baca Juga: Tantangan Mendapatkan SDM Terbaik Industri MICE
2. Membuat Template Surat
Calon kandidat yang terpilih pastinya akan lebih dari 1 orang, pastikan Anda sudah membuat template surat penawaran kerja yang bisa digunakan kapan saja. Hal ini bertujuan agar proses pengiriman surat tidak memakan waktu lama.
3. Ucapkan Selamat Kepada Kandidat
Jangan lupa untuk memberikan ucapan selamat kepada kandidat karena sudah sampai kepada tahap penawaran kerja. Anda bisa mencantumkan ucapan selamat ini di bagian awal surat yang akan dikirim.
4. Tuliskan Job Description
Pada surat penawaran kerja, Anda harus mencantumkan posisi kerja beserta dengan job desc apa yang diterima. Jelaskan lah bagian ini secara lengkap untuk menjadi pertimbangan karyawan dalam menerima tawaran kerja.
Baca Juga: Contoh Surat Referensi Kerja yang Baik dan Benar
5. Berikan Personal Approach atau Sentuhan Personal
Walau sudah menggunakan template surat, Anda juga harus memberikan personal approach atau sentuhan personal di dalam surat yang Anda buat. Personal approach ini merupakan bentuk perusahaan menghargai skill atau kemampuan yang dimiliki oleh karyawan.
Contoh dari personal approach ini bisa ditulis dengan “keterampilan yang Anda punya pada bidang IT sangat diperlukan di perusahaan kami” atau “dengan pengalaman selama 5 tahun di bidang HR, kami yakin bahwa Anda bisa bekerja dengan baik”.
6. Tunjukan Apresiasi dan Antusias
Jadikanlah calon karyawan sebagai mitra kerja yang penting untuk pertumbuhan perusahaan. Cara ini bisa Anda lakukan dengan memberikan apresiasi dan juga antusias untuk segera bekerja sama dengan calon karyawan. Sehingga kandidat yang Anda incar dapat tertarik untuk bergabung dengan perusahaan.
7. Yakinkan Kandidat Anda Bahwa Telah Memilih Perusahaan yang Tepat
Agar kandidat karyawan bisa segera menyetujui dan menerima penawaran kerja, yakinkan bahwa perusahaan yang telah mereka lamar merupakan tempat yang tepat untuk proses pengembangan diri. Selain itu, Anda juga bisa menjelaskan tentang lingkungan dan budaya kerja di kantor.
8. Review Kembali Isi Surat
Setelah melakukan beberapa langkah di atas, lakukanlah pengecekkan kembali isi surat yang telah dibuat. Perhatikanlah setiap detail yang terdapat dalam isi surat. Jangan sampai terdapat kesalahan nama atau komponen lain di dalam surat. Hal ini sebagai bentuk profesionalitas Anda sebagai seorang HRD.
Baca Juga: 7 Tahapan Rekrutmen Karyawan Bersama LinovHR, HRD Wajib Tahu!
Contoh Surat Penawaran Kerja
Agar Anda bisa lebih lihai, di bawah ini terdapat contoh surat penawaran kerja yang bisa diaplikasikan untuk keperluan Anda.
Yth. Bapak/ Ibu/ Saudara/ Saudari Riyan, di Jakarta
Dengan senang hati, kami dari PT. Makmur Jaya bermaksud untuk memberitahukan bahwa Anda terpilih untuk mengisi posisi sebagai Sales Manager di perusahaan kami. Selama proses perekrutan kami sangat terkesan dengan kemampuan yang Anda miliki, dan percaya bahwa Anda bisa memberikan kontribusi yang baik untuk kemajuan perusahaan kami.
Jika Anda menerima penawaran ini, Anda akan ditempatkan di Jakarta dengan didampingi oleh supervisor Bapak Ilham Surwandi.
Melalui surat ini, kami berharap Anda bisa segera bergabung mulai tanggal 2 Juni 2021. Jika Anda berhalangan hadir, mohon segera untuk menghubungi pihak kami.
Posisi pekerjaan ini bersifat full time dengan tugas dan tanggung jawab sebagaimana akan kami sertakan di dalam deskripsi pekerjaan yang akan dilampirkan bersama dengan surat penawaran kerja ini.
Anda diharapkan bekerja selama 5 hari dalam seminggu. Waktu dimulainya bekerja pada pukul 07.00 dan berakhir pada 17.00.
Sebelumnya kami akan menginformasikan bahwa Anda akan diberikan masa percobaan kerja yang akan berlaku selama 3 bulan, yang mana dalam waktu tersebut kedua belah pihak dapat memutuskan hubungan kerja dengan memberikan surat tertulis 2 minggu sebelumnya.
Untuk membayar tugas dan tanggung jawab Anda dalam bekerja, perusahaan kami akan memberikan kompensasi dalam bentuk:
- Gaji pokok sebesar Rp. 7.000.000
- Tunjangan tetap sebesar Rp. 1.000.000
- Tunjangan tidak tetap atau kehadiran sebesar Rp. 500.000
Yang akan kami bayar pada tiap bulannya melalui transfer bank BRI pada tanggal 26 setiap bulannya.
Selain gaji, kami juga akan memberikan bonus tahunan dan juga fasilitas berupa asuransi kesehatan dan jaminan sosial yang akan diberikan dalam bentuk tunjangan pada setiap bulan.
Perusahaan juga akan memberikan waktu cuti berbayar selama 5 hari dan cuti sakit selama 7 hari. Apabila Anda menerima penawaran kerja ini, mohon segera mengkonfirmasi kami sebelum tanggal 1 Juni 2021.
Jika Anda memiliki beberapa pertanyaan atau membutuhkan informasi lebih lanjut, Anda dapat menghubungi kami dengan nomor telepon 021-7750706. Kami sangat menantikan Anda untuk bergabung bersama kami.
Demikian surat penawaran kerja ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Retno Wati
Agar lebih efektif anda dapat mengirimkan surat penawaran kerja Via Email.
Kelola Rekrutmen Bersama Software HRD LinovHR
Agar proses perekrutan karyawan mulai dari interview hingga mengirim surat penawaran kerja bisa berjalan dengan lancar, LinovHR menyediakan Modul Recruitment untuk membantu perusahaan dalam mengelola proses pencarian karyawan terbaik.
Selain mempermudah dalam proses perekrutan karyawan, Modul Recruitment dari LinovHR juga menawarkan beberapa modul yang akan memudahkan HRD pada proses manajemen karyawan perusahaan.
Beberapa manfaat yang akan Anda dapatkan dari Modul Recruitment ini antara lain adalah:
- Melakukan perencanaan tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
- Pengajuan request untuk melakukan proses rekrutmen untuk unit yang membutuhkan dengan fitur Recruitment Request.
- Membuat career website settings.
- Mengelola data kandidat yang dibutuhkan perusahaan.
- Menentukan urutan seleksi karyawan dengan mudah melalui fitur Selection Stage.
- Membuat lowongan pekerja yang dibutuhkan dengan cepat dan mudah.
Itu tadi adalah penjelasan tentang bagaimana cara menyusun atau membuat surat penawaran kerja, beserta komponen dan contohnya. Anda sebagai HRD pun diharapkan dapat mempelajarinya dengan baik. Semoga tips di atas dapat membantu Anda dalam melakukan rekrutmen dan mendapatkan kandidat terbaik!
