competency matrix

Apa itu Competency Matrix System dan Manfaatnya untuk Perusahaan?

Dalam dunia kerja, Competency Matrix dikenal sebagai sistem penganalisis kemampuan karyawan di sebuah perusahaan. Pakar Human Resource dan salah satu instruktur AIHR Academy, Eric van Vulpen, lebih lanjut menjelaskan bahwa Competency Matrix System atau Skill Matrix sebagai alat untuk memetakan kemampuan (skill) yang dibutuhkan sebuah tim dalam proyek tertentu di perusahaan. 

Matriks tersebut biasanya disajikan dalam bentuk table atau grid yang memperlihatkan kemampuan setiap karyawan yang terlibat. Staf HR profesional biasanya memakai alat ini sebagai sumber tepercaya.

 

Peran Competency Matrix untuk perusahaan

Competency Matrix mengalami perkembangan sejak awal kemunculannya. Kini, alat tersebut sudah diaplikasikan dalam sebuah program yang terintegrasi. Versi software-nya mengadopsi sejumlah karakter sistem kompetensi terbaik dan disesuaikan dengan negara yang menggunakannya.

 

Baca Juga : Competency Management Software System LinovHR berbasis Online

 

Sebagian besar perusahaan lantas memanfaatkan hasil dari Competency Matrix System untuk menilai performa para karyawan dengan akurasi tinggi. Hasil yang diperlihatkan berlaku untuk tiap kompetensi, entah secara umum untuk seluruh staf perusahaan maupun secara khusus di masing-masing divisi atau departemen yang bersangkutan.

Dengan ukuran jelas dan akurat, Competency Matrix System dapat dipahami karyawan secara cepat. Jadi, mereka dapat meningkatkan kemampuan mereka atau memperbaiki kesalahan yang selama ini tak mereka sadari. 

 

Tahap-tahap penilaian dengan Competency Matrix

Ada pun langkah-langkah untuk menciptakan penialaian yang akurat dengan metode ini, antara lain:

  • Mendefinisikan skill yang relevan dengan proyek

Seperti yang telah disinggung, Competency Matrix System sering kali ditangani manajer dan staf HR untuk meningkatkan performa tim. Manajer perusahaan biasanya akan mengevaluasi kemampuan atau skill mana saja yang hilang. Dengan demikian tim tak akan ketinggalan tenggat, mampu menghindari konflik, dan mengatasi masalah lainnya. Oleh karena itu manajer dan staf HR akan menilai kemampuan yang dianggap relevan dengan proyek yang sedang ditangani.

 

  • Menilai anggota tim berdasarkan level kemampuan

Langkah selanjutnya yang dilakukan untuk mengevaluasi anggota tim untuk kebutuhan Competency Matrix adalah menganalisis level skill yang mereka kuasai sekarang. Sebenarnya, Anda dapat tanyakan langsung kepada mereka. Namun, kalau ingin mendapatkan hasil lebih baik, tes kompetensi bisa dipakai perusahaan. 

Setidaknya ada empat kategori penilaian yang digunakan untuk mengetahui keahlian karyawan, antara lain 1) tidak punya kemampuan 2) level kemampuan dasar 3) level kemampuan menangah 4) level kemampuan tinggi. Akan tetapi, ada juga perusahaan yang punya kategori lain untuk mendapatkan hasil akurat dari tes kompetensi tersebut.

 

Baca Juga: Lakukan 5 Tahapan Ini Dalam Melakukan Penilaian Kinerja Karyawan

 

  • Menentukan minat karyawan sesuai tugasnya

Langkah ini sebenarnya merupakan tambahan untuk melengkapi langkah sebelumnya, terutama untuk mengetahui minat yang dikuasai karyawan berdasarkan tugas yang dikerjakan. Hasil yang terlihat dalam Competency Matrix pun beragam. Ada orang-orang yang baru mengeluarkan kemampuan terbaiknya saat dihadapkan pada tugas-tugas krusial dan ada pula yang kepayahan karena tidak mau mengerjakan tugas tersebut.

 

  • Menggabungkan semua informasi ke dalam matriks

Sudah mendapatkan informasi yang Anda butuhkan? Sekarang, masukkan data-data tersebut ke dalam Competency Matrix System. Jika langkah-langkah yang dilakukan sudah tepat, Anda bisa mendapatkan matriks berupa kemampuan yang ada dalam karyawan dan yang tak mereka kuasai.

Sebagai gambaran, berikut contoh sederhana dari Competency Matrix yang diperoleh dari empat langkah di atas.

 

Soraya

Jamal

Amalia

Dona

Keahlian

Minat

Keahlian

Minat

Keahlian

Minat

Keahlian

Minat

Penulisan teknis

(0,0)

0

(0,0)

0

(3,1)

1

(0,0)

1

Penelitian legal

(0,0)

1

(0,0)

0

(0,0)

1

(3,2)

0

Desain grafis

(3,2)

1

(0,0)

1

(1,0)

0

(3,2)

1

Public speaking

(1,1)

1

(0,0)

0

(0,0)

1

(0,0)

1

 

Peringkat keahlian diperlihatkan sebagai (X,Y) dengan keterangan:

X = level kemampuan atau pengetahuan karyawan

Y = level tanggung jawab dalam aplikasi kemampuan atau pengetahuan

 

Manfaat-manfaat Competency Matrix untuk perusahaan

Dengan penggunaan Competency Matrix System, berikut manfaat-manfaat yang akan didapatkan perusahaan.

Mengenal kemampuan tim proyek

Seperti yang telah disinggung, Competency Matrix merupakan alat utama yang membantu perusahaan membangun dan menilai tim secara keseluruhan. Data-data yang dihasilkan akan membantu korporasi meninjau kemampuan yang sedang dikuasai maupun yang sudah lama hilang. Perusahaan pun akan dengan cepat memperkerjakan orang-orang baru untuk melengkapi kekosongan.

 

Memberi masukan kepada karyawan

Ada kalanya perusahaan kesulitan memberi masukan pada karyawannya. Namun, kehadiran matriks dapat membantu mereka dalam menyampaikan pendapat, saran, maupun kritik atas kinerja karyawan dengan landasan kuat. Di lain pihak, karyawan dapat melihat langsung penilaian mereka dalam tabel, sehingga bisa mengembangkan talenta dan mengatasi kekurangan yang dimiliki.

 

Baca Juga : 8 Cara Memberikan Feedback Pasca Performance Review Kepada Karyawan

 

Mengulik bakat-bakat tersembunyi

Ada kalanya, karyawan maupun perusahaan tak menyadari bakat maupun skill tersembunyi yang baru terlihat dari Competency Matrix. Dari sini, korporasi pun dapat membantu pekerja-pekerja dengan mendaftarkan mereka ke pelatihan atau seminar untuk mengasahnya. Apalagi kalau bakat tersebut bisa memberikan pengaruh yang bagus untuk perusahaan.

 

Memberikan gambaran kepada klien

Ingin menarik perhatian klien? Supaya lebih meyakinkan dan profesional, perusahaan bisa menunjukkan tabel matriks kepada mereka. Biarkan klien menilai sejenak kemampuan yang dikuasai karyawan, tetapi jangan sembunyikan kekurangannya juga. Dari sini, perusahaan dapat bernegosiasi dengan klien untuk mendapatkan kontrak kerja sama yang selama ini diincar.

 

Demikian informasi seputar Competency Matrix beserta cara perhitungan dan benefit-benefitnya terhadap perusahaan. Mudah-mudahan penjelasan ini membantu Anda untuk memperoleh penilaian tentang keahlian dan minat para karyawan. Jadi perusahaan bisa mencapai tujuan yang selama ini ditargetkan dengan hasil maksimal.