Bagi seorang karyawan, feedback atau umpan balik merupakan hal penting untuk mengetahui bagaimana perusahaan terutama manager atau pimpinan memandang performanya selama bekerja.
Sedangkan bagi perusahaan, hal ini juga penting untuk memberi motivasi agar karyawan bisa meningkatkan kinerjanya setidaknya sesuai standar yang ditetapkan.
Dalam penerapannya, feedback biasanya diberikan pasca performance review atau ulasan kinerja. Ini umumnya dilakukan berkala setiap akhir tahun atau bisa juga persemester.
Memberikan feedback pasca performance review menjadi suatu kegiatan tepat karena umpan balik didukung dengan data review kerja yang terukur.
Namun tak bisa dipungkiri, ada kalanya manager atau pimpinan perusahaan menjadikan feedback sebagai bentuk menyerang kekurangan karyawan.
Padahal hal itu bukanlah tujuan utama dari feedback. Di sisi lain, ada juga manager atau pimpinan yang justru merasa bingung atau tidak tega untuk menyampaikan kekurangan karyawannya.
Agar hal-hal tersebut tidak terjadi pada Anda, berikut 8 cara memberikan feedback yang baik kepada karyawan.
1. Lakukan Secara Tertutup
Feedback bertujuan untuk memperbaiki kekurangan dan meningkatkan kelebihan, bukan untuk mempermalukan seorang karyawan. Itu artinya feedback harus dilakukan secara tertutup atau empat mata saja. Dikutip dari laman kompas, pemberian kritik di depan umum, dapat melukai ego orang yang Anda kritik.
Padahal, kalau Anda mau melakukan kritik hingga berhasil, jangan membuat ego orang yang Anda kritik menjadi melawan. Prinsipnya, kritiklah seseorang di punggung umum, dan sampaikan pujian di muka umum.
2. Mengungkapkan Hal yang Jelas dan Spesifik
Agar bisa dipahami karyawan, feedbcak harus diungkapkan dengan jelas dan spesifik hal apa yang salah dan cara apa yang harus dilakukan.
Jangan menyampaikan hal yang tidak jelas dan hanya menyatakan bahwa mereka salah seperti ‘masa begini saja tidak becus!’. Pernyataan tersebut tentu akan membuat bingung karena karyawan mereka tidak tahu di mana letak salahnya dan apa yang harus diperbaiki.
3. Fokus Pada Pekerjaan, Bukan Pribadi
Membawa urusan pribadi dalam kerja tentu tidak etis. Maka dalam pemberian feedback-pun harus dipastikan bahwa yang disampaikan adalah hal-hal yang berkaitan dengan kinerja karyawan tersebut secara profesional.
Jangan sampai ada serangan individu terhadap apapun yang menyangkut karyawan tersebut apalagi jika hal itu tidak berkaitan dengan kerja.
Selain menjadi tidak efektif, hal tersebut bisa membuat karyawan defensif dan tidak menghasilkan diskusi yang sehat.
Baca Juga: Bagaimana Cara Membuat Performance Review dengan Baik
4. Perjelas Harapan dari Perusahaan
Agar upaya perbaikan kinerja sesuai harapan dari sisi perusahaan, maka manager atau pimpinan dalam memberikan feedback juga harus memperjelas apa yang perusahaan harapkan dari perilaku karyawannya.
Perjelas bahwa perusahaan masih mempercayakan kemampuan pada mereka sehingga tujuan yang ditargetkan harus selaras.
5. Sepakati Rencana Selanjutnya
Feedback yang diberikan sebaiknya juga diikuti dengan kesepakatan bersama akan rencana apa yang akan dilakukan karyawan ke depan.
Jika perlu, buat dan definisikan detail dari hal-hal yang harus dilakukan dan hal-hal yang tidak boleh dilakukan.
6. Beri Kesempatan Karyawan untuk Merespon
Pemberian feedback sejatinya dipahami sebagai diskusi. Artinya, harus ada komunikasi dua arah yang terjadi agar tidak terkesan ada pemaksaan atau penghakiman sepihak. Untuk itu manager atau pimpinan yang melakukan proses feedback harus memberikan waktu kepada karyawan untuk menanggapi apa yang menjadi ulasan.
Mereka berhak menyampaikan alasan, pembelaan, dan yang tak kalah penting adalah harapan mereka terhadap perusahaan.
Karyawan bisa jadi jauh lebih memahami kondisi asli karena mereka yang secara langsung mengerjakan sehingga pendapat mereka akan sangat berarti bagi kemajuan perusahaan.
7. Ciptakan Suasana Hangat
Dalam memberikan kritik, manusia umumnya lebih suka jika disampaikan dengan komunikasi yang baik. Hal itu bisa tercapai jika suasananya juga mendukung. Oleh karena itu, jadikan kegiatan penyampaian feedback sebagai sesuatu yang hangat dan akrab.
Semarah apapun Anda sebagai manager atau pimpinan, usahakan tetap bisa mengontrol emosi. Jangan biarkan karyawan merasa tertekan sehingga mereka tidak bisa menerima maksud yang Anda sampaikan dengan baik.
Baca Juga: Cara Menghindari Blunder Bagi Karyawan
8. Lakukan follow up
Seringkali karyawan kesal ketika manager atau pimpinannya justru lupa akan hal yang dipermasalahkan sebelumnya.
Ketika karyawan sudah memperbaiki sesuai arahan, manager justru meminta untuk memperbaiki lagi dengan arahan baru atau bahkan kembali ke kondisi awal. Untuk itu, perlu disepakati adanya follow up berjadwal.
Itulah 8 cara yang bisa dilakukan dalam melakukan feedback pasca performance review karyawan. Perlu diingat juga bagi para manager atau pimpinan untuk melupakan kesalahan karyawannya setelah menyampaikan feedback agar karyawan merasa dihargai.
Memberikan feedback dengan cara-cara baik akan membuat kondusifitas perusahaan terjaga sehingga konflik menjadi bisa diminimalisasi.
