Seperti yang Anda ketahui, seorang HR di suatu perusahaan akan bertanggung jawab terhadap seluruh pengelolaan karyawan. Salah satunya adalah manajemen daily attendance atau kehadiran harian karyawan.
Mengetahui kehadiran harian karyawan sendiri dinilai penting. Ini karena kehadiran karyawan akan berhubungan langsung penggajian dan tingkat produktivitas karyawan.
Oleh karena itu, HR perlu memantau daily attendance karyawan. Untuk mengetahui lebih jauh mengenai apa itu daily attendance dan cara memantaunya, simak penjelasan artikel LinovHR berikut sampai tuntas ya!
Apa Itu Daily Attendance?
Daily attendance adalah kehadiran harian karyawan di tempat kerja sesuai dengan ketentuan yang sudah ditetapkan oleh perusahaan.
Umumnya, perusahaan memberikan ketentuan jam kerja kepada karyawan selama 40 jam kerja selama seminggu atau 8 jam kerja untuk 5 hari kerja.
Mengetahui kehadiran harian karyawan sendiri dinilai penting bagi perusahaan. Alasannya karena mengetahui kehadiran membuat perusahaan dapat melacak jumlah jam kerja karyawan setiap harinya.
Nantinya, jam kerja yang dimiliki oleh karyawan tersebut akan digunakan oleh perusahaan dalam menentukan besaran gaji dan tunjangan yang akan mereka terima pada periode tertentu.
Jika terdapat karyawan dengan jam kerja yang tidak sesuai dengan ketentuan yang sudah ditetapkan oleh perusahaan, biasanya karyawan tersebut akan mengalami pemotongan atau pengurangan terhadap gaji dan tunjangan yang akan diterimanya.
Mengapa Daily Attendance Report Karyawan Penting?
Melakukan daily attendance report tentu menjadi salah satu kegiatan yang penting untuk dilakukan oleh sebuah perusahaan. Karena kegiatan ini akan memberikan banyak manfaat terhadap perusahaan itu sendiri.
Adapun beberapa manfaat dalam melakukan daily attendance report bagi perusahaan, di antaranya adalah sebagai berikut.
1. Memudahkan Perusahaan dalam Memantau Kehadiran Karyawan
Seperti yang sudah dijelaskan di atas, salah satu manfaat dalam melakukan daily attendance karyawan adalah dapat memudahkan perusahaan, terutama seorang HR dalam memantau dan melacak kehadiran karyawan.
Dalam hal ini, perusahaan juga akan dimudahkan dalam mengetahui seberapa sering karyawan terlambat, pulang lebih awal, hingga lembur sekalipun.
2. Membantu Perusahaan untuk Mendapatkan Data Secara Detail
Melakukan pelacakan terhadap kehadiran karyawan ternyata juga dapat membantu seorang HR perusahaan untuk mendapatkan data secara detail.
Nantinya, data kehadiran yang dilakukan oleh karyawan tersebut akan digunakan oleh perusahaan dalam menentukan besaran upah yang akan didapatkan oleh karyawan.
3. Membantu Perusahaan untuk Menilai Kinerja Karyawan
Dalam menilai kinerja seorang karyawan, biasanya perusahaan akan menilai beberapa aspek. Salah satunya adalah kehadiran yang dilakukannya.
Melalui daily attendance report, perusahaan dapat melakukan penilaian kinerja karyawan yang dimilikinya. Perusahaan bisa mengetahui apakah karyawan tersebut sudah menunjukkan kinerja yang baik atau cenderung menurun.
Penilaian kinerja dapat dimudahkan dengan teknologi Performance Management dari LinovHR. Fitur di dalamnya dapat membantu input review dari kalangan karyawan untuk memberikan feedback. Juga dapat melakukan monitoring terkait progress dari KPI. Coba sekarang juga!
Baca Juga: Mengenal Employee Monitoring untuk Mengetahui Kinerja Karyawan
Tipe Daily Attendance Tracking
Seiring dengan perkembangan zaman dalam bidang teknologi, kini perusahaan dapat melakukan kegiatan absensi melalui berbagai sistem. Beberapa sistem untuk mencatat kehadiran tersebut di antaranya adalah sebagai berikut.
1. Sistem Manual
Sistem absensi manual adalah sistem yang sudah digunakan sejak dahulu kala. Dalam sistem ini, biasanya para karyawan diharuskan untuk mengisi absensi mereka sendiri secara manual.
Pada sistem ini biasanya akan terdapat dua metode yang digunakan oleh perusahaan, di antaranya adalah dengan metode absensi buku dan sistem analog.
Pada metode absensi buku, setiap karyawan harus menulis waktu kedatangan dan kepulangan mereka sendiri di atas buku dengan mencantumkan nama dan tanda tangan mereka.
Sedangkan pada sistem analog, biasanya perusahaan akan memberikan kartu absen pribadi kepada karyawannya dan akan menyediakan slot bagi karyawan untuk memasukkan kartu absen yang mereka miliki.
Melakukan absensi dengan sistem manual dinilai sangat rentan bagi perusahaan, karena para karyawan dapat melakukan kecurangan yang sangat mudah dengan memanipulasi waktu kerja yang mereka lakukan.
2. Sistem Digital
Sistem digital dalam kegiatan absensi adalah salah satu produk perkembangan yang terjadi di bidang teknologi.
Hingga saat ini, sudah banyak perusahaan besar di luar sana yang menggunakan sistem absensi digital dalam melakukan daily attendance system terhadap karyawannya.
Hal ini dapat terjadi karena sistem digital memberikan keamanan yang tinggi bagi perusahaan dengan meminimalisir terjadinya kecurangan yang dapat dilakukan oleh karyawan terhadap jam kerja yang dimilikinya.
Dalam sistem digital sendiri, terdapat beberapa jenis sistem digital untuk melakukan absensi karyawan, di antaranya adalah fingerprint, face recognition, berbasis PIN, berbasis website, dan magnetic card.
Memilih Daily Attendance System yang Baik
Saat ini, sudah banyak perusahaan di luar sana yang menghadiri daily attendance system terbaik guna memudahkan perusahaan dalam melakukan kegiatan absensi karyawan.
Jika Anda berminat untuk menggunakan daily attendance system pada kegiatan absensi karyawan Anda, maka berikut adalah beberapa cara yang dapat Anda lakukan dalam memilih daily attendance app terbaik.
1. Tingkat Keamanan Data
Data mengenai absensi karyawan adalah salah satu data rahasia di suatu perusahaan. Hal ini dikarenakan data absensi karyawan biasanya sudah terintegrasi dengan data pribadi dan besaran gaji yang akan diterima oleh karyawan.
Informasi yang terkandung di dalam data absensi adalah informasi yang sensitif dan tidak boleh diketahui banyak orang.
Maka dari itu, penting bagi HR untuk memilih daily attendance app yang menjamin tingkat keamanan terhadap seluruh data perusahaan dan tidak mudah untuk diakses oleh sembarang orang.
2. Tingkat Akurasi Hasil Data
Seperti yang sudah dijelaskan di atas, kegiatan absensi yang dilakukan oleh karyawan akan berhubungan langsung dengan kegiatan penggajian karyawan.
Maka dari itu, penting bagi Anda untuk memilih daily attendance system yang memiliki tingkat akurasi hasil data yang tinggi.
Hal tersebut juga ditujukan agar perusahaan dapat meminimalisir terjadinya kesalahan dalam menghitung jam kerja yang akan berpengaruh terhadap gaji karyawan.
3. Kemudahan Aplikasi
Salah satu cara untuk menilai tingkat efisiensi suatu sistem adalah apakah aplikasi tersebut mudah untuk digunakan oleh seluruh generasi yang ada di sebuah perusahaan.
Dalam hal ini, Anda harus bisa memilih sistem daily attendance yang mudah untuk digunakan oleh seluruh karyawan agar tidak membingungkan mereka dalam melakukan kegiatan absensi.
Selain itu, Anda juga harus memilih sistem absensi yang bisa diatur sesuai dengan kebutuhan dan kapasitas yang dimiliki oleh perusahaan.
4. Menyesuaikannya dengan Anggaran Perusahaan
Hal terakhir yang tidak kalah penting adalah dengan menyesuaikannya dengan anggaran yang dimiliki oleh perusahaan.
Jangan sampai Anda mengeluarkan uang secara berlebihan untuk mengelola aset kegiatan absensi karyawan yang hanya akan membawa Anda terhadap kerugian finansial perusahaan.
Baca Juga: Attendance Software: Solusi Kelola Kehadiran Karyawan
Aplikasi Absen LinovHR Pilihan Tepat Daily Attendance App Perusahaan Anda
Melalui penjelasan di atas, Anda sudah dapat mengetahui pentingnya penggunaan daily attendance app terhadap kegiatan absensi karyawan perusahaan Anda.
Bisa dibilang bahwa melakukan kegiatan absensi secara digital dapat meminimalisir terjadinya kecurangan pada karyawan dalam melakukan kegiatan absensi.
Namun, jangan hanya terpukau dengan manfaatnya. Anda juga perlu teliti dalam memilih daily attendance system terbaik bagi perusahaan Anda agar tidak mengalami kerugian.
Di Indonesia sendiri kini sudah hadir sebuah aplikasi absensi terbaik yang dapat digunakan oleh perusahaan Anda. Aplikasi tersebut adalah Aplikasi Absen LinovHR.
Aplikasi Absen LinovHR adalah salah satu modul yang ditawarkan oleh Software HRIS LinovHR dengan menawarkan kemudahan kepada perusahaan dalam melakukan kegiatan absensi karyawan secara online.
Mulai dari pengajuan cuti, lembur, izin sakit, jadwal kerja, hingga menyebarkan informasi penting kepada karyawan secara mudah.
Aplikasi Absen LinovHR sendiri memiliki tiga metode yang bisa disesuaikan dengan perusahaan Anda dan sudah dilengkapi dengan kemampuan anti fake GPS, anti jailbreak, dan anti root.
Selain itu, aplikasi ini juga dapat meminimalisir terjadinya kecurangan jam kerja yang biasa dilakukan oleh karyawan.
Dalam hal ini, perusahaan akan langsung menerima report jika terdapat karyawan yang melakukan kecurangan terhadap jam kerjanya.
Kemudahan lainnya yang ditawarkan oleh Aplikasi Absen LinovHR adalah perusahaan dapat mengatur ketentuan radius karyawan dalam melakukan absen online. Dan karyawan akan dimudahkan dalam melihat timesheet yang mereka miliki melalui HP.
Tunggu apa lagi? Ayo mudahkan daily attendance karyawan dengan menggunakan Aplikasi Absen LinovHR sekarang juga!
