Umumnya, perusahaan akan menggunakan absensi sebagai acuan atau patokan dalam memberikan upah/gaji, tunjangan, benefit, bonus, dan sejenisnya.
Maka dari itu, diperlukan sebuah laporan absensi atau attendance report untuk mengetahui data kehadiran karyawan secara keseluruhan.
Selain untuk hal-hal di atas, laporan absensi juga diperlukan untuk waktu kerja yang dimiliki karyawan dan berapa banyak jam kerja yang sudah dilaksanakan. Hal ini guna menjaga kedisiplinan karyawan terhadap peraturan kehadiran yang ada di perusahaan.
Dalam artikel LinovHR ini, Anda akan mempelajari pentingnya pembuatan attendance report bagi perusahaan.
Mari kita simak dan cari tahu bersama-sama pada pembahasan di bawah ini!
Apa Itu Attendance Report?
Attendance report artinya laporan yang berkaitan dengan kehadiran atau absensi karyawan di perusahaan.
Apabila dibedah lebih dalam, maka attendance report merupakan sebuah dokumen yang berisikan informasi rinci mengenai kehadiran karyawan, seperti waktu masuk dan keluar, ketepatan waktu hadir, ketidakhadiran, dan lain sebagainya.
Melalui laporan ini, tim manajemen maupun perusahaan dapat melakukan monitoring dan memastikan alur kerja yang lancar bagi setiap karyawannya, serta manajemen penggajian yang lebih akurat.
Pentingnya Attendance Report dalam Perusahaan
Lantas apa pentingnya attendance report bagi perusahaan dalam menjalankan bisnisnya? Sejatinya, ada beberapa alasan penting mengapa perusahaan perlu membuat laporan kehadiran karyawan, di antaranya:
- Memastikan bisnis tetap berada pada jalur yang sesuai dan tepat.
- Melacak waktu dan kehadiran karyawan di perusahaan.
- Mengetahui karyawan mana yang sering absen, tanpa alasan yang logis atau sah.
- Untuk mengidentifikasi mana karyawan yang cocok dengan perusahaan dan mana yang tidak.
- Meningkatkan produktivitas dan keuntungan yang dimiliki oleh perusahaan.
- Mencegah kerugian yang diakibatkan oleh kecurangan atau ketidakdisiplinan karyawan terhadap kehadirannya sendiri.
Baca Juga: Manfaat Rekap Kehadiran Pegawai
Tipe-tipe Attendance Report
Setelah Anda mengetahui alasan pentingnya attendance report, maka selanjutnya Anda juga perlu mengetahui tipe-tipe dari laporan itu sendiri, yaitu:
- Time Card: dapat berguna untuk melacak pola jam masuk dan jam pulang karyawan
- Scheduling: evaluasi terhadap jadwal kerja yang dimiliki karyawan, shift, dan perbandingan jam aktual atau terjadwal.
- Workforce Management: kumpulan pengecualian spesifik atau khusus, gaji, tunjangan, hingga data historis.
- Cost Tracking: melakukan pelacakan terhadap riwayat pembayaran yang pernah dilakukan.
- Budget Forecast: melakukan pelacakan anggaran dan juga perencanaan terhadap tenaga kerja perusahaan.
Baca Juga: E Absen: Apa Itu dan Kenapa Penting Digunakan
Informasi yang Harus Ada dalam Attendance Report
Laporan kehadiran karyawan atau attendance report harus berisikan informasi selengkap dan sedetail mungkin. Tujuannya, supaya manajemen dapat melihat informasi selengkap-lengkapnya.
Berikut ini beberapa informasi yang harus ada di dalam sebuah laporan kehadiran karyawan:
- Waktu absen.
- Perbedaan jam divisi.
- Jam lembur per individu atau per divisi.
- Masa jabatan yang dimiliki.
- Persentase ketidakhadiran.
- Jam kerja atau kartu waktu.
- Cuti atau waktu libur.
- Jam kerja, termasuk biaya kepada perusahaan.
Attendance report dapat memberikan gambaran kepada manajer, HR, maupun perusahaan tentang apa saja hal yang terjadi di perusahaan dan bagaimana absensi atau kehadiran dapat mempengaruhi keputusan bisnis yang akan diambil nantinya.
Baca Juga: Pentingnya Attendance Monitoring untuk Perusahaan
Buat Attendance Report dengan Mudah Bersama LinovHR
Memiliki sistem attendance report yang baik dapat memudahkan manajemen maupun HR dalam mengatur waktu dan kehadiran karyawan di perusahaan.
Manajer maupun tim manajemen harus mengetahui siapa saja karyawan yang bekerja, kapan mereka bekerja, dan kapan mereka akan mengambil jatah cuti atau liburnya. Hal ini perlu dilakukan, karena ketidakhadiran dapat memberikan dampak yang besar bagi perusahaan.
Selain itu, dengan attendance report yang komprehensif juga akan memudahkan perusahaan dalam melakukan proses penggajian.
Namun, masih banyak sekali perusahaan di luar sana yang masih berjibaku dengan pembuatan laporan kehadiran secara manual. Proses manual sebenarnya boleh-boleh saja dilakukan, tapi proses tersebut sangat memakan banyak waktu dan sering sekali terjadi human error.
Untuk mempermudah Anda dalam pembuatan attendance report, Anda bisa menggunakan Software Absensi Karyawan LinovHR. Melalui software ini, HR ataupun tim manajemen dapat mengelola data absensi, cuti, izin, lembur, hingga jadwal kerja yang dimiliki karyawan dengan cepat dan akurat.
Software Absen LinovHR ini juga bisa mencatat waktu kehadiran, keterlambatan, hingga lembut dengan akurat. Data-data ini tentunya akan membantu Anda dalam proses perhitungan gaji. Dengan begitu, tidak perlu lagi cara-cara manual untuk membuat attendance report, Anda cukup mengandalkan Software Absensi LinovHR.
Tunggu apa lagi? Ajukan demonya sekarang juga, GRATIS!
Demikian pembahasan mengenai attendance report, mulai dari pengertian, alasan penting dibaliknya, hingga informasi apa saja yang harus ada di dalam sebuah laporan kehadiran karyawan.
Semoga bermanfaat!
