Salah satu fungsi departemen HR di perusahaan adalah mengatasi masalah karyawan dan menjawab pertanyaan mereka. Hal ini perlu dilakukan untuk meningkatkan pengalaman positif karyawan dalam bekerja di perusahaan.
Untuk membantu mengelola penyelesaian masalah dan pertanyaan tersebut, HR bisa menggunakan HR case management system. Sebelum memilih sistem yang tepat, kenali dulu kriteria untuk memilihnya.
Simak ulasannya di sini!
Apa Itu HR Case Management?
HR case management adalah aktivitas pemecahan masalah sumber daya manusia oleh HR. Biasanya, masalah yang ada merupakan pertanyaan atau keluhan dari karyawan terkait dengan kegiatan kantor sehari-hari. Ketika karyawan mengajukan pertanyaan atau menyampaikan keluhan, HR harus segera mengatasinya.
Hal tersebut bisa dilakukan dengan HR case management system. Sistem ini merupakan teknologi yang bisa mengelola kasus-kasus dalam SDM.
Teknologi ini,membantu HR menjawab pertanyaan atau keluhan dengan mudah. Karyawan pun bisa melakukan pengecekan apakah pertanyaan atau keluhan yang diajukan sudah dijawab atau belum.
Macam-macam HR Case
Ada beberapa kasus HR yang biasa ditemui karyawan dan harus dipecahkan oleh perusahaan. Kasus-kasus tersebut bisa diselesaikan dengan bantuan HR case management software. Kasusnya yaitu:
1. Onboarding
Karyawan baru biasanya memiliki banyak pertanyaan tentang perusahaan dan pekerjaannya. Misalnya peraturan dan budaya perusahaan dan benefit untuk karyawan.
Itulah mengapa peran HR sangat dibutuhkan agar karyawan paham dengan aturan perusahaan serta hak dan kewajibannya. Ketika ada pertanyaan dari karyawan, mereka bisa mengajukannya lewat software HR case agar dijawab oleh HR.
2. Cuti dan Izin
Mengelola cuti dan izin karyawan bukanlah tugas yang mudah. Apalagi jika perusahaan menerapkan jatah cuti tahunan, HR harus mengecek ketersediaan jatah cuti karyawan.
Belum lagi, setiap karyawan memiliki kasus cuti dan izin tersendiri. Ada karyawan yang mengajukan cuti secara mendadak, ada pula karyawan yang cuti tanpa kepastian tanggal kembali ke kantor.
HR perlu memenuhi kebutuhan unik setiap karyawan. Hal tersebut bisa dilakukan dengan HR case management system.
3. Performa Kerja
Pada umumnya karyawan ingin tahu bagaimana performa kerjanya selama ini. Hal ini disebabkan karena karyawan ingin mengetahui apakah ada benefit yang bisa ia terima jika memiliki performa yang baik.
Ketika HR melakukan penilaian kerja, maka HR bisa memberitahukan hasilnya kepada karyawan. HR juga bisa menjelaskan kebijakan perusahaan terkait bonus performa kerja untuk menjawab rasa penasaran karyawan.
Pertanyaan tentang kinerja dari karyawan dan pemberitahuan hasil kinerja dari HR ini bisa dicapai dengan sistem manajemen HR case.
4. Payroll
Terakhir, ada masalah data dan dokumen payroll atau penggajian karyawan. Contoh masalahnya adalah payroll specialist tidak memiliki data yang cukup untuk memproses gaji karyawan.
Masalah ini bisa diatasi dengan HR management software, karena software tersebut bisa menyediakan data payroll karyawan yang dibutuhkan payroll specialist untuk memproses gaji karyawan.
Kriteria HR Case Management System yang Baik
Hal terpenting bagi HR adalah memilih HR case management system terbaik yang bisa menunjang aktivitas perusahaan. Untuk itulah, HR perlu mengetahui kriteria HR case management system yang baik. Berikut ini adalah kriterianya:
1. Integrasi antara Sistem HR
Ada banyak aspek dalam pengelolaan sumber daya manusia yang perlu perusahaan perhatikan. Sejatinya, semua aspek tersebut saling bersinggungan. Misalnya saja sistem kehadiran dan penggajian karyawan.
Itulah sebabnya sistem manajemen HR harus bisa saling terintegrasi. Hal ini penting untuk menunjang aktivitas HR yang cukup banyak.
2. User Interface
Jika ingin menilai aplikasi HR, maka user interface juga harus masuk sebagai salah satu indikator penilaian. User interface atau tampilan aplikasi merupakan hal penting karena aplikasi yang memiliki tampilan bagus akan membuat HR nyaman dalam menggunakannya.
3. Kemudahan Menggunakan Sistem
Selain harus memiliki tampilan yang indah, sistem HR juga harus mudah digunakan. Penggunaan sistem HR harus bisa dipahami dengan mudah agar aktivitas manajemen SDM di perusahaan dapat berjalan lancar.
Apabila aplikasi sulit digunakan, maka HR akan membutuhkan waktu lama untuk mempelajarinya. Hal ini pun akan menyebabkan tugas-tugas HR menjadi terbengkalai.
4. Memiliki Harga Sepadan
Setiap sistem HR yang ditawarkan memiliki harga masing-masing. Semakin tinggi biayanya, umumnya fitur yang didapatkan juga semakin banyak.
Namun, hal ini tidak selalu benar. Ada pula sistem HR yang terjangkau namun memiliki fitur yang lengkap. Ada pula kebalikannya.
Tugas perusahaan adalah memilih HR case management system yang memiliki harga sepadan dengan fitur-fitur yang ditawarkan. Jangan sampai Anda membayar mahal untuk fitur yang minim.
Baca Juga: Hal yang Perlu Diperhatikan saat Memilih Employee Engagement Software
Manfaat HR Case Management Software
Manfaat utama dari HR case management software adalah kemudahannya dalam memberikan pelayanan yang terbaik untuk karyawan. Melalui software ini, HR bisa mengelola karyawan dengan mudah.
Inilah penjelasan lengkap tentang manfaat software tersebut.
1. Memudahkan Akses Karyawan kepada HR
Software HR case membuat karyawan memiliki akses yang mudah kepada HR. Karyawan tak perlu lagi membuat izin pertemuan tatap muka dengan HR, karena semuanya bisa dilakukan melalui aplikasi.
2. Mengetahui Prioritas Masalah Karyawan
Masalah yang diungkapkan karyawan melalui software HR case sangat beragam. Masalah-masalah tersebut pun memiliki tingkat prioritasnya tersendiri.
Lewat HR case management software, HR bisa melihat masalah karyawan yang menjadi prioritas dan mana yang bukan. Masalah prioritas pun bisa diselesaikan lebih dulu.
3. Otomatisasi Workflow Kerja
Biasanya, HR case system memiliki fitur FAQ yang berisi pertanyaan yang biasa diajukan karyawan dan jawabannya. Melalui FAQ, karyawan bisa mengatasi masalahnya sendiri.
Hal tersebut tentunya melancarkan workflow kerja. Secara otomatis, HR bisa langsung fokus pada masalah yang membutuhkan analisis mendalam.
4. Meningkatkan Kolaborasi
Sistem manajemen kasus HR bisa meningkatkan kolaborasi karena semua karyawan dan HR bisa mengaksesnya secara bersamaan. Mereka pun bisa memecahkan kasus-kasus yang ada secara kolaboratif.
Solusi HR Case Management System, LinovHR Pilihannya
HR case management system adalah teknologi yang tepat bagi perusahaan yang ingin meningkatkan kepuasan kerja para karyawannya. Dengan bantuan teknologi ini, perusahaan juga bisa mengantisipasi keluhan karyawan serta membantu dalam pengambilan keputusan.
Oleh karena itulah, di industri yang bergerak cepat saat ini, teknologi HR case management system.
Fitur HR case management system ini bisa Anda dapatkan di dalam software HRIS LinovHR. Modul-modul yang ada dalam software HRIS LinovHR bisa membantu perusahaan dalam mengatasi masalah pengelolaan SDM.
Kasus cuti karyawan bisa diselesaikan dengan modul ESS. Modul ini mengakomodir karyawan untuk mengajukan izin secara mandiri. Dengan demikian, karyawan tak kesulitan lagi dalam mengajukan cuti.
Selain itu, Software HRIS LinovHR juga bisa mengatasi kasus-kasus payroll. Pada software ini, sudah ada modul Payroll yang bisa menyimpan berbagai data penggajian karyawan. Sehingga, payroll specialist bisa langsung mengakses aplikasi untuk memproses gaji.
Sementara itu, kasus onboarding dan performa kerja bisa diselesaikan dengan modul Performance Management. Pada modul ini, terdapat fitur Goals & KPI yang bisa memberi tahu karyawan tentang target dan tugas kerjanya. Lalu, ada pula fitur Result yang bisa membuat karyawan mengetahui hasil penilaian kinerjanya.
Kasus onboarding pun juga bisa dikelola dengan modul Organization Management. Melalui modul ini, karyawan bisa mengetahui informasi tentang perusahaan dan job descriptionnya lewat fitur Job Role.
Jangan ragu memilih LinovHR untuk mengatasi kasus SDM di perusahaan Anda. Hubungi kami untuk mengetahui lebih lengkap tentang aplikasi ini!
