Apa itu HR Payroll? Pengertian, Komponen, Fungsi, dan Pentingnya Bagi Perusahaan

HR Payroll adalah salah satu hal yang paling krusial dan sensitif dalam setiap perusahaan. Tak hanya sekadar transfer uang bulanan, proses ini meliputi kesejahteraan karyawan, ketaatan hukum, dan citra perusahaan di mata karyawannya.

Kesalahan dalam proses payroll dapat menimbulkan kekecewaan pada karyawan dan berpotensi melanggar hukum.

Di balik prosesnya, payroll memiliki beberapa komponen, perhitungan, seta aturan yang cukup rumit. Hal ini membuat sistem HR Payroll sangat penting bagi suatu perusahaan.

Lalu, seperti apa sebenarnya HR Payroll itu? 

Simak selengkapnya di artikel berikut ini!

Pengertian HR Payroll

HR Payroll adalah sistem yang digunakan suatu perusahaan untuk membayar gaji karyawan secara tepat waktu dengan jumlah yang sesuai.

Sistem ini meliputi perhitungan gaji, pengelolaan pajak, asuransi, dan penyaluran pembayaran kepada karyawan.

HR Payroll juga membantu perusahaan untuk mematuhi peraturan hukum, mencatat informasi karyawan dengan benar, dan mengelola pelaporan pajak.

Sistem ini sangat penting bagi perusahaan karena berperan besar dalam mendukung kelancaran operasional bisnis sekaligus meningkatkan kepuasan karyawan.

HR Payroll sangat penting bagi perusahaan. Sebab, kesalahan dalam proses payroll akan menyebabkan kekecewaan pada karyawan dan berpotensi melanggar hukum.

Baca juga: Pengertian Payroll dan Prosesnya dalam Penggajian Karyawan

Komponen Utama dalam HR Payroll

Secara umum, terdapat dua komponen utama yang harus diperhatikan dalam pengelolaan HR Payroll, yaitu pendapatan dan potongan.

Berikut ini penjelasannya:

Komponen Pendapatan

• Gaji Pokok: Gaji yang diterima karyawan sesuai dengan perjanjian kerja, sebelum ada penambahan atau pengurangan lainnya.
• Tunjangan Tetap: Tunjangan yang jumlahnya tidak berubah tiap bulannya, seperti tunjangan jabatan atau keluarga.
• Tunjangan Tidak Tetap: Tunjangan yang bisa berubah tergantung kehadiran atau faktor lain, misalnya uang makan dan transportasi.
• Upah Lembur: Bayaran tambahan untuk jam kerja yang melebihi jam kerja normal, yang perhitungannya diatur oleh undang-undang ketenagakerjaan.
• Bonus dan Insentif: Pembayaran non-reguler seperti bonus tahunan, insentif penjualan, atau Tunjangan Hari Raya (THR).

Komponen Potongan

• Pajak Penghasilan (PPh 21): Potongan wajib yang dihitung berdasarkan peraturan perpajakan yang berlaku.
• Iuran BPJS: Mencakup BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan, baik bagian karyawan maupun perusahaan.
• Potongan Lainnya: Bisa berupa cicilan pinjaman karyawan kepada perusahaan, denda keterlambatan, atau potongan lain yang telah disepakati.

Fungsi HR Payroll Bagi Perusahaan

HR Payroll memiliki beberapa fungsi utama bagi perusahaan. Berikut ini beberapa fungsinya:

• Menghitung gaji karyawan secara akurat berdasarkan data kehadiran dan komponen penghasilan lainnya.
• Memastikan pemotongan pajak penghasilan dan iuran sosial dilakukan dengan tepat dan disetorkan ke instansi terkait.
• Melakukan pembayaran gaji tepat waktu melalui transfer bank atau metode lainnya.
• Menyusun laporan penggajian untuk keperluan audit dan pelaporan kepada pemerintah.
• Mengelola data karyawan secara menyeluruh mulai dari perekrutan hingga pemutusan hubungan kerja (PHK).

Proses HR Payroll

HR Payroll umumnya dilakukan dengan beberapa proses yang sistematis. Berikut ini prosesnya:

1. Mengumpulkan Data Karyawan

Langkah pertama dimulai dengan mengumpulkan data penting karyawan, seperti gaji pokok, jam kerja, bonus, pajak, dan potongan lainnya. HR Payroll akan memastikan semua data karyawan terupdate dan akurat, termasuk informasi mengenai karyawan baru, promosi, kenaikan gaji, dan perubahan status lainnya.

2. Menghitung Gaji Kotor

Setelah datanya lengkap, HR Payroll akan menghitung gaji kotor, yaitu jumlah gaji sebelum dipotong pajak dan kewajiban lainnya yang mencakup gaji pokok, tunjangan, bonus, dan hak karyawan lainnya.

3. Memotong Pajak dan Iuran Wajib

Setelah menghitung gaji pokok, tahap selanjutnya adalah pemotongan pajak seperti pajak penghasilan, pajak profesi, dan iuran jaminan sosial. Proses ini biasanya dilakukan secara otomatis agar sesuai dengan peraturan pajak yang berlaku. Potongannya mencakup BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, dan iuran pensiun.

4. Melakukan Pemotongan Lainnya

Selain pajak, ada potongan lainnya yang dilakukan, seperti cicilan pinjaman karyawan kepada perusahaan, kasbon, atau potongan berdasarkan kesepakatan antara karyawan dan perusahaan.

5. Menghitung Gaji Bersih

Setelah gaji kotor dipotong dengan semua potongan, terbitlah gaji bersih atau take-home pay, yaitu jumlah uang yang akan diterima karyawan di rekening mereka.

6. Pembayaran Gaji

Setelah mengetahui gaji bersih, sistem HR Payroll akan memastikan pembayaran dilakukan secara tepat waktu. Gaji bisa didistribusikan melalui transfer langsung ke rekening bank atau metode lainnya yang telah disepakati.

7. Menyimpan Catatan Payroll

Setelah dibayarkan ke karyawan, catatan penggajian harus disimpan dengan baik. Hal ini meliputi slip gaji, potongan pajak, dan kontribusi ke lembaga pemerintah sebagai bagian dari keperluan audit dan ketaatan hukum.

8. Pelaporan

Tahap terakhir adalah membuat laporan payroll. Laporan ini digunakan untuk berbagai keperluan, seperti pencatatan akuntansi internal, pembayaran dan pelaporan pajak bulanan (PPh 21), serta pembayaran iuran BPJS ke pemerintah.

Baca juga: 8 Tahapan Proses Payroll di Suatu Perusahaan

Seberapa Penting HR Payroll bagi Perusahaan?

HR Payroll merupakan sistem yang sangat penting bagi perusahaan karena berhubungan langsung dengan pengelolaan karyawan dan ketaatan pada aturan yang berlaku.

Sistem ini berdampak langsung pada kepuasan karyawan, stabilitas keuangan perusahaan, dan ketaatan terhadap hukum yang berlaku.

Berikut ini beberapa hal yang membuat HR Payroll penting bagi perusahaan:

• Kepuasan karyawan: Membantu perusahaan dalam membayar gaji karyawan secara tepat waktu dan sesuai dengan jumlahnya. Hal ini membuat karyawan merasa dihargai dan berdampak langsung pada kepuasan dan kinerja mereka.
• Kepatuhan Hukum: Memastikan perusahaan taat pada aturan hukum yang berlaku melalui perhitungan gaji dan potongan yang akurat.
• Stabilitas Keuangan: Melalui pelacakan pengeluaran gaji, bonus, dan potongan lainnya secara akurat, perusahaan dapat menyusun anggaran dan perencanaan keuangan sehingga mendukung stabilitas keuangan.
• Pencatatan dan Audit: Mencatat data payroll sebagai bukti ketaatan terhadap aturan pajak dan ketenagakerjaan. Hal ini dapat menyelesaikan sengketa dengan karyawan dan saat menghadapi audit dari pihak berwenang.
• Manajemen Tunjangan dan Kompensasi: Membantu perusahaan dalam mengatur tunjangan karyawan seperti asuransi kesehatan dan dana pensiun.

Permudah Proses Payroll dengan Software HRIS LinovHR

Seperti yang telah dibahas sebelumnya, proses payroll manual memiliki banyak tantangan. Mulai dari risiko human error, kesulitan mengikuti regulasi yang terus berubah, hingga tekanan deadline yang membuat tim HR kewalahan setiap akhir bulan.

Jika tidak ditangani dengan tepat, masalah-masalah tersebut bisa berdampak langsung pada kepuasan karyawan, reputasi perusahaan, dan bahkan bisa melanggar hukum.

Untuk mengatasi hal tersebut, perusahaan perlu beralih ke teknologi yang modern. Software HRIS LinovHR menawarkan Modul Payroll yang canggih, dirancang khusus untuk mengotomatisasi dan menyederhanakan seluruh siklus penggajian Anda, memastikan akurasi, kecepatan, dan kepatuhan.

Dengan Modul Payroll dari LinovHR, proses penggajian bisa berjalan lebih cepat, akurat, dan efisien.

Berikut ini fitur-fitur yang membuat LinovHR jadi solusi yang tepat bagi tim HR:

• Perhitungan Otomatis dan Sesuai Aturan Terbaru: Semua komponen gaji, termasuk PPh 21 dan iuran BPJS, dihitung otomatis oleh sistem. Hal ini meminimalkan risiko kesalahan hitung dan memastikan kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku.
  
• Terintegrasi dengan Data Absensi: Modul Payroll terhubung langsung dengan data kehadiran, cuti, dan lembur dari Modul Time Management. Dengan begitu, proses penggajian jadi lebih praktis tanpa perlu input manual.
  
• Proses Gaji Lebih Cepat: Penggajian untuk puluhan hingga ribuan karyawan bisa diselesaikan dalam waktu singkat. Ini membantu tim HR menghindari keterlambatan pembayaran dan tetap fokus pada pekerjaan strategis lainnya.
  
• Slip Gaji Digital Otomatis: Slip gaji bisa langsung dikirim ke masing-masing karyawan melalui portal Employee Self-Service (ESS). Selain menghemat waktu, transparansi juga meningkat karena karyawan bisa mengakses informasi gajinya kapan saja.
  
• Laporan Lengkap dan Instan: Software HRIS LinovHR menyediakan berbagai laporan payroll untuk keperluan akuntansi, pelaporan pajak, hingga iuran BPJS. Semuanya bisa diakses dan diunduh hanya dalam beberapa klik.

Dengan memanfaatkan software payroll dari LinovHR, tim HR tidak lagi harus berjibaku dengan proses penggajian manual yang rumit. Sebaliknya, HR bisa mengelola payroll secara lebih profesional, akurat, dan sesuai dengan kebutuhan bisnis yang terus berkembang.

Pastikan setiap karyawan dibayar dengan benar dan tepat waktu setiap saat. Ajukan demo gratis Software Payroll dari LinovHR sekarang juga!