Payroll merupakan fungsi kritis dalam manajemen sumber daya manusia karena menyangkut kepatuhan terhadap peraturan pemerintah dan kepuasan karyawan. Kesalahan dalam penggajian dapat menyebabkan masalah hukum, denda, dan dampak negatif terhadap moral karyawan.
Oleh karena itu, banyak perusahaan mencari software payroll terbaik atau jasa payroll untuk memastikan akurasi, efisiensi, dan kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku.
Kali ini LinovHR akan menjelaskan secara lengkap dan detail mengenai apa itu arti payroll dan cara perhitungannya dalam perusahaan.
Apa itu Payroll?
Menurut Forbes, Payroll adalah proses atau sistem penggajian mulai dari tahap perhitungan komponen-komponen meliputi potongan dan segala tunjangan yang diterima karyawan.
Perusahaan memiliki kebebasan untuk menentukan jadwal pelaksanaan payroll, baik itu dilakukan setiap bulan, setengah bulan, tiap dua minggu, atau tiap minggu. Namun, kebanyakan perusahaan biasanya menerapkan jadwal penggajian setiap bulan, sehingga gaji baru akan dibayarkan pada akhir bulan.
Sistem penggajian dimulai dengan pengumpulan data lengkap mengenai karyawan beserta rincian kompensasi mereka, yang kemudian diproses hingga pembayaran gaji.
Semua informasi dapat diatur secara otomatis dan disimpan dalam server khusus dengan tingkat keamanan yang terjaga.
Dengan kemajuan teknologi seperti saat ini, perusahaan besar di Indonesia telah menggunakan sistem payroll untuk memudahkan dalam perhitungan gaji yang lebih cepat dan akurat.
Salah satu sistem payroll terbaik yang telah dipakai banyak perusahaan adalah Aplikasi Payroll dari LinovHR. Dengan teknologi cloud yang canggih, seluruh data karyawan akan direkam dengan aman dan bisa diakses di mana pun dan kapan pun!
Baca juga: Memaksimalkan Pembayaran Gaji Karyawan dengan Payroll Online
Apa Manfaat Menggunakan Sistem Payroll
Penggunaan sistem payroll tentu saja memiliki banyak manfaat yang bertujuan untuk mengefektifkan perhitungan gaji karyawan di perusahaan.
Apa saja itu manfaat penggunaan sistem payroll? Berikut ini terdapat beberapa manfaat di antaranya:
1. Meningkatkan Efisiensi dan Ketepatan Penggajian
Penggunaan aplikasi payroll memungkinkan otomatisasi dalam proses penggajian, sehingga mempercepat proses dan mengurangi risiko kesalahan manusia.
Dengan aplikasi ini, perusahaan dapat memastikan bahwa pembayaran gaji kepada karyawan dilakukan dengan akurat dan tepat.
2. Penyimpanan Data yang Lebih Terjamin Keamanannya
Penggunaan aplikasi payroll juga membantu perusahaan dalam menjaga keamanan data gaji karyawan. Data gaji yang disimpan secara manual rentan hilang atau rusak karena bencana alam atau kesalahan manusia.
Selain itu, data gaji manual lebih mudah dimanipulasi pada slip gaji karena tidak melalui proses verifikasi saat ada upaya perubahan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.
3. Mengurangi Biaya dan Waktu dalam Pengelolaan Penggajian
Dalam sistem penggajian manual, perusahaan memerlukan investasi besar dalam hal waktu dan tenaga manusia. Dengan memanfaatkan aplikasi payroll, perusahaan dapat mengurangi biaya serta waktu yang diperlukan dalam pengelolaan penggajian karyawan. Hal ini mengurangi kebutuhan untuk mempekerjakan banyak staf untuk mengurus penggajian.
Baca juga: Program Payroll Solusi Selesaikan Kesalahan Saat Siklus Penggajian
Tahapan dalam Proses Payroll
Terdapat tiga tahapan yang dilakukan dalam proses penggajian karyawan perusahaan:
1. Pre-Payroll
Langkah pertama yang harus dilakukan oleh perusahaan adalah mendefinisikan standar kebijakan penggajian. Perusahaan harus menentukan kebijakan penggajian dengan jatah cuti dan tunjangan, lembur, kehadiran karyawan, dan gaji.
Aspek lain yang mungkin dapat memengaruhi perhitungan gaji seperti pembayaran pajak PPH 21, BPJS Ketenagakerjaan, dan BPJS Kesehatan juga wajib diperhatikan oleh pihak manajemen perusahaan.
Setelah itu, perusahaan bisa memulai proses pengumpulan data karyawan yang terlibat dalam proses bisnis. Setiap karyawan memiliki data yang unik, oleh karena itu perusahaan harus menjalankan proses ini dengan teliti agar tidak terjadi kesalahan saat proses input data. Hal ini bisa menjadi lebih mudah dilakukan apabila perusahaan memiliki payroll system yang memadai.
Apabila seluruh data yang dimasukkan sudah sesuai dengan standar perusahaan dan peraturan pemerintah sudah divalidasi, makan proses penggajian bisa mulai dilakukan.
2. Payroll
Data karyawan yang sudah divalidasi bisa dimasukkan ke sistem penggajian perusahaan untuk memulai proses penghitungan gaji bersih yang sudah disesuaikan dengan pajak dan potongan lainnya yang berlaku.
3. Post-Payroll
Pada tahap ini, tim HRD dan tim finance perusahaan bekerja sama untuk memastikan proses penggajian berjalan lancar dan distribusi gaji yang sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan sebelum penggajian dimulai.
Lalu perusahaan bisa menerbitkan slip gaji yang berhak diterima oleh karyawan, sesuai dengan Peraturan Pemerintah no. 78 Tahun 2015.
Pihak finance dan manajemen juga akan membutuhkan laporan penggajian pada bulan tertentu. Untuk itu pengolahan data post-payroll perlu dilakukan agar tim penggajian bisa memberikan informasi yang mungkin berguna untuk proses penggajian di bulan berikutnya.
Metode Perhitungan Payroll Karyawan
Saat melakukan pembayaran gaji, setiap perusahaan memiliki metode dan perhitungannya sendiri sesuai dengan kebutuhan tiap perusahaan.
Tetapi, setiap perusahaan harus mematuhi tentang aturan perhitungan gaji karyawan yang telah ditetapkan pemerintah.
Terdapat 3 metode yang harus diperhatikan oleh perusahaan. Apa saja metodenya?
1. Metode Netto
Metode netto atau metode net adalah gaji yang diterima karyawan sudah dilakukan pemotongan pajak penghasilan (PPh 21) dan juga iuran jaminan sosial seperti BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan.
Metode ini menyebabkan perusahaan akan menghitung besaran pajak dan juga membayar iuran jaminan sosial para karyawan.
Sehingga karyawan otomatis akan menerima gaji bersih dan tidak perlu lagi menghitung besaran potongan pajak dan jumlah iuran.
Penerapan metode netto ini bisa dikatakan cukup memberatkan bagi sebagian perusahaan. Karena mereka harus melakukan pemotongan, perhitungan, dan membayar pajak dari setiap gaji karyawan.
Tetapi dengan bantuan aplikasi perhitungan gaji seperti dari LinovHR, sistem payroll dengan metode netto akan sangat mudah dilakukan.
2. Metode Gross
Berbeda dengan metode netto, pada metode gross ini para karyawan harus melakukan perhitungan dan pembayaran sendiri jumlah besaran pajak.
Karena dalam metode ini, perusahaan akan memberikan gaji tanpa melakukan perhitungan pemotongan gaji serta membayar iuran jaminan sosial.
Sehingga, perusahaan yang menerapkan metode ini mengharuskan karyawannya untuk mandiri dalam memotong, menghitung, dan membayar potongan gaji serta iuran jaminan sosialnya.
3. Metode Gross Up
Untuk metode gross up, perusahaan akan memberikan tunjangan pada gaji karyawan sesuai dengan jumlah pajak atau pembayaran iuran jaminan sosial seperti BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan.
Jadi dapat disimpulkan bahwa, perusahaan yang menggunakan metode gross up akan menanggung seluruh biaya pajak dan iuran dengan menyertakan tunjangan pajak pada gaji yang diberikan.
Tetapi, setiap karyawan wajib untuk membayar kewajiban pajaknya secara mandiri. Setelah karyawan membayar kewajiban pajak, mereka harus melaporkannya kepada perusahaan.
Dari ketiga metode diatas, masing-masing metode pastinya memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing.
Jadi, perusahaan bisa menentukan metode apa yang paling cocok untuk diterapkan saat perhitungan dan pembayaran gaji.
Rekomendasi Aplikasi Payroll di Indonesia
Berikut 10 rekomendasi Aplikasi Payroll terbaik di Indonesia yang sering digunakan perusahaan:
1. LinovHR
LinovHR adalah Aplikasi payroll Indonesia yang menawarkan pengelolaan payroll karyawan.
Beberapa fitur utama aplikasi ini meliputi penyimpanan data gaji, perhitungan gaji otomatis, dan simulasi perhitungan pajak penghasilan.
2. Gadjian
Gadjian menyediakan Aplikasi payroll berbasis web yang mudah diakses dimana saja. Anda akan mendapatkan keuntungan dari beberapa fitur yang membuat pengelolaan penggajian dan SDM perusahaan Anda menjadi lebih mudah.
3. Hrdpintar
Hrdpintar adalah aplikasi terintegrasi yang membantu mengelola manajemen sumber daya manusia secara otomatis, termasuk absensi, payroll, manajemen SDM, dan keuangan perusahaan.
Beberapa fitur dan keunggulan aplikasi Hrdpintar mencakup pengelolaan waktu kehadiran, kunjungan karyawan, dan perhitungan gaji secara otomatis dan real-time, fitur izin dan cuti karyawan.
4. SumoPayroll
SumoPayroll adalah aplikasi Payroll yang menyediakan solusi penggajian dan manajemen SDM yang komprehensif.
Dengan fitur-fitur seperti penghitungan penggajian otomatis, pengelolaan absensi, pemotongan pajak yang akurat, serta kemampuan mengelola dana pensiun dan asuransi karyawan,
5. Payroll Bozz
Payroll Bozz adalah Aplikasi Payroll dan manajemen SDM terintegrasi yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan bisnis berkinerja tinggi. Dilengkapi dengan fitur-fitur seperti penggajian otomatis, manajemen absensi, pemotongan pajak yang akurat, dan pelaporan yang komprehensif.
6. Gusto
Gusto adalah solusi perangkat lunak payroll online yang menyederhanakan manajemen sumber daya manusia dan penggajian.
Dengan fitur-fitur seperti pelacakan waktu kerja, pengelolaan ketidakhadiran, dan pembuatan dokumen secara daring, Gusto memberikan kemudahan bagi tim SDM dalam menjalankan proses administratif.
7. OnPay
OnPay adalah platform payroll berbasis cloud yang mempermudah akses melalui internet. Dengan fitur-fitur utama seperti penjadwalan penggajian, distribusi gaji otomatis, dan perhitungan serta pemotongan pajak, OnPay memenuhi kebutuhan dasar dalam mengelola gaji karyawan.
8. Gajihub
Gajihub adalah platform online untuk payroll dan HR yang dibuat oleh para ahli Indonesia.
Dengan fitur-fitur seperti penggajian, Tunjangan Hari Raya (THR), analisis data, akuntansi, manajemen cuti, dan pemotongan pajak penghasilan, Gajihub dapat menjadi pilihan utama bagi perusahaan dalam mengelola sumber daya manusia.
9. Benemica
Benemica merupakan solusi payroll berbasis cloud yang ideal untuk kebutuhan outsourcing HRD. Aplikasi ini dilengkapi dengan fitur absensi dan berbasis cloud, memudahkan dalam menghitung variabel, tambahan, dan komponen gaji tetap serta dapat dilakukan secara otomatis dalam perhitungan potongan pajak.
10. SPISy
SPISy merupakan aplikasi payroll dan HRIS yang menyediakan beragam fitur lengkap serta mendukung proses penggajian secara otomatis.
Dengan SPISy, Anda dapat dengan mudah dan cepat mengelola komponen gaji. Selain itu, aplikasi ini juga membantu perusahaan untuk menjalankan kebijakan ketenagakerjaan yang berlaku karena semua fitur telah disesuaikan dengan aturan tersebut.
Software Payroll LinovHR Solusi Ideal untuk Sistem Payroll Perusahaan
Itu dia paparan yang membahas apa itu payroll. Dari penjelasan di atas, telah diketahui bahwa penggunaan dari sistem payroll akan sangat membantu perusahaan dalam proses perhitungan gaji karyawan.
Jika perusahaan Anda sampai saat ini masih menghitung gaji beserta dengan komponennya dengan cara manual, kini sudah saatnya Anda beralih dengan menggunakan Software Payroll dari LinovHR.
Aplikasi atau software Payroll ini akan melakukan pengelolaan gaji karyawan secara efektif dan sistematis.
Dengan begitu, perhitungan gaji karyawan akan dikerjakan secara otomatis dengan memberikan hasil yang akurat. Sehingga perusahaan bisa lebih berfokus untuk memajukan dan mengembangkan bisnis.
Selain melakukan perhitungan secara akurat, Software Payroll Indonesia dari LinovHR juga dapat menyimpan seluruh data bank dengan aman, menyimpan seluruh metode pembayaran, mengelompokkan komponen payroll berdasarkan kode akuntansi, mengelola komponen payroll karyawan, hingga mencetak slip gaji.
Jadi, proses penggajian tidak akan memakan waktu yang cukup lama hanya dengan memanfaatkan 1 aplikasi payroll dari LinovHR. Tunggu apalagi, segera hubungi Tim LinovHR untuk informasi lebih lanjut!
