Sebagai seorang karyawan, menerima gaji setiap bulan adalah momen yang sangat dinantikan.
Saat ini, banyak perusahaan menerapkan payroll untuk proses pembayaran gaji mereka. Dalam sistem ini, gaji karyawan disetor secara rutin pada tanggal yang telah ditentukan.
Tim Sumber Daya Manusia (HR) bertanggung jawab atas pengelolaan pembayaran ini di sebuah perusahaan.
Bagaimana sebenarnya payroll bekerja dan apa keuntungannya bagi perusahaan? Temukan informasinya di bawah ini!
Pengertian Payroll Adalah
Payroll adalah sistem penggajian mulai dari tahap perhitungan komponen-komponen meliputi potongan dan segala tunjangan yang diterima karyawan.
Proses ini tidak hanya mencakup pembayaran gaji, tetapi juga termasuk pengurusan potongan dan segala tunjangan yang seharusnya diterima oleh para pekerja.
Dibandingkan dengan melakukan perhitungan dan transfer secara manual, payroll membuat penggajian menjadi lebih praktis, terutama bagi perusahaan dengan jumlah karyawan yang besar seperti ratusan atau ribuan orang.
Kemajuan teknologi telah mengubah cara perusahaan mengelola payroll. Banyak perusahaan sekarang menggunakan otomatis yang mempermudah perhitungan gaji, potongan pajak, dan administrasi lainnya.
Tim HR atau bagian terkait hanya perlu memasukkan data dan nomor rekening tabungan karyawan yang sudah terdaftar. Ini tidak hanya mengurangi kesalahan manusia (human error), tetapi juga meningkatkan efisiensi dalam proses penggajian.
Baca juga: Memaksimalkan Pembayaran Gaji Karyawan dengan Payroll Online
Komponen Payroll
Administrasi melalui payroll meliputi berbagai komponen yang penting dalam proses pembayaran gaji dan manfaat karyawan di perusahaan Anda.
Berikut adalah komponen-komponen tersebut yang dapat dihitung secara otomatis melalui sistem administrasi:
1. Gaji Pokok
Gaji pokok adalah komponen utama yang beragam nilainya tergantung pada jabatan dan tanggung jawab pekerjaan. Sistem administrasi yang tepat akan memudahkan perhitungan gaji bersih berdasarkan gaji pokok.
2. Tunjangan
Tunjangan merupakan komponen tetap lain yang harus dimasukkan ke dalam payroll, termasuk tunjangan khusus seperti hari raya atau tunjangan harian seperti tunjangan absensi dan transport sesuai kebijakan perusahaan.
3. Pajak Penghasilan
payroll yang baik juga memudahkan perhitungan potongan pajak penghasilan bulanan sesuai dengan ketentuan yang berlaku, seperti yang diatur dalam Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-16/PJ/2016.
4. Potongan Jaminan Sosial dan Kesehatan
Setiap karyawan biasanya didaftarkan untuk mendapatkan jaminan sosial dan kesehatan, seperti BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan. Sistem administrasi memudahkan proses pemotongan iuran ini secara otomatis.
Dengan skala bisnis yang terus berkembang, penggunaan payroll otomatis sangat membantu dalam mengelola proses administrasi keuangan dengan cepat dan efisien.
Integrasi dengan rekening perusahaan juga memungkinkan pembayaran gaji karyawan dilakukan tanpa harus ke bank setiap bulannya, sehingga mengurangi risiko kesalahan manusia dalam proses bisnis.
Baca Juga: 15 Aplikasi Payroll Online Untuk Kelola Gaji Lebih Mudah!
Tahapan dalam Proses Payroll
Terdapat tiga tahapan yang dilakukan dalam proses penggajian karyawan perusahaan:
1. Pre-Payroll
Langkah pertama yang harus dilakukan oleh perusahaan adalah mendefinisikan standar kebijakan penggajian. Perusahaan harus menentukan kebijakan penggajian dengan jatah cuti dan tunjangan, lembur, kehadiran karyawan, dan gaji.
Aspek lain yang mungkin dapat memengaruhi perhitungan gaji seperti pembayaran pajak PPH 21, BPJS Ketenagakerjaan, dan BPJS Kesehatan juga wajib diperhatikan oleh pihak manajemen perusahaan.
Setelah itu, perusahaan bisa memulai proses pengumpulan data karyawan yang terlibat dalam proses bisnis. Setiap karyawan memiliki data yang unik, oleh karena itu perusahaan harus menjalankan proses ini dengan teliti agar tidak terjadi kesalahan saat proses input data. Hal ini bisa menjadi lebih mudah dilakukan apabila perusahaan memiliki payroll system yang memadai.
Apabila seluruh data yang dimasukkan sudah sesuai dengan standar perusahaan dan peraturan pemerintah sudah divalidasi, makan proses penggajian bisa mulai dilakukan.
2. Payroll
Data karyawan yang sudah divalidasi bisa dimasukkan ke sistem payroll perusahaan untuk memulai proses penghitungan gaji bersih yang sudah disesuaikan dengan pajak dan potongan lainnya yang berlaku.
3. Post-Payroll
Pada tahap ini, tim HRD dan tim finance perusahaan bekerja sama untuk memastikan proses penggajian berjalan lancar dan distribusi gaji yang sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan sebelum penggajian dimulai.
Lalu perusahaan bisa menerbitkan slip gaji yang berhak diterima oleh karyawan, sesuai dengan Peraturan Pemerintah no. 78 Tahun 2015.
Pihak finance dan manajemen juga akan membutuhkan laporan penggajian pada bulan tertentu. Untuk itu pengolahan data post-payroll perlu dilakukan agar tim penggajian bisa memberikan informasi yang mungkin berguna untuk proses penggajian di bulan berikutnya.
Manfaat Payroll dalam Manajemen Bisnis
Ketika perusahaan mengadopsi payroll, mereka secara langsung mengotomatisasi seluruh proses penggajian karyawan. Ini membawa berbagai manfaat signifikan baik untuk perusahaan maupun karyawan. Berikut manfaat menggunakan payroll:
1. Sistem Disesuaikan dengan Ketentuan Perusahaan
Meskipun sistem payroll disediakan oleh pihak ketiga, semua mekanisme dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Ini memastikan sistem berjalan lancar tanpa mengganggu operasional bisnis dan tetap sejalan dengan sistem pengelolaan HR.
2. Data Terintegrasi
Semua data yang diperlukan untuk perhitungan payroll, seperti identitas karyawan, presensi, lembur, absen, izin cuti, dan data lainnya, terintegrasi dalam sistem payroll. Hal ini memudahkan HR dan perusahaan dalam manajemen data karyawan secara efisien.
Dengan kemajuan teknologi seperti saat ini, perusahaan besar di Indonesia telah menggunakan sistem payroll untuk memudahkan dalam perhitungan gaji yang lebih cepat dan akurat.
Salah satu sistem payroll terbaik yang telah dipakai banyak perusahaan adalah Aplikasi Payroll dari LinovHR. Dengan teknologi cloud yang canggih, seluruh data karyawan akan direkam dengan aman dan bisa diakses di mana pun dan kapan pun!
3. Menihilkan Human Error Terkait Penggajian
Karena semua proses dilakukan secara sistematis, risiko human error sangat minim. Selama data yang dimasukkan ke dalam sistem telah diverifikasi kebenarannya, output yang dihasilkan pun akan tepat.
4. Perhitungan Berjalan Otomatis
Seluruh perhitungan berjalan otomatis dengan mempertimbangkan setiap variabel yang relevan. Hal ini memastikan perhitungan gaji yang akurat berdasarkan data yang terinput, serta memungkinkan pengiriman gaji sesuai jadwal yang telah ditentukan, termasuk di hari libur.
Meskipun demikian, monitoring tetap diperlukan oleh staf terkait untuk mengawasi sistem dan mengantisipasi kemungkinan kesalahan yang bisa muncul dari masalah teknis atau tindakan yang tidak semestinya.
Baca juga: Program Payroll Solusi Selesaikan Kesalahan Saat Siklus Penggajian
Metode Perhitungan Payroll Karyawan
Saat melakukan pembayaran gaji, setiap perusahaan memiliki metode dan perhitungannya sendiri sesuai dengan kebutuhan tiap perusahaan.
Tetapi, setiap perusahaan harus mematuhi tentang aturan perhitungan gaji karyawan yang telah ditetapkan pemerintah.
Terdapat 3 metode yang harus diperhatikan oleh perusahaan. Apa saja metodenya?
1. Metode Netto
Metode netto atau metode net adalah gaji yang diterima karyawan sudah dilakukan pemotongan pajak penghasilan (PPh 21) dan juga iuran jaminan sosial seperti BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan.
Metode ini menyebabkan perusahaan akan menghitung besaran pajak dan juga membayar iuran jaminan sosial para karyawan.
Sehingga karyawan otomatis akan menerima gaji bersih dan tidak perlu lagi menghitung besaran potongan pajak dan jumlah iuran.
Penerapan metode netto ini bisa dikatakan cukup memberatkan bagi sebagian perusahaan. Karena mereka harus melakukan pemotongan, perhitungan, dan membayar pajak dari setiap gaji karyawan.
Tetapi dengan bantuan aplikasi perhitungan gaji seperti dari LinovHR, sistem payroll dengan metode netto akan sangat mudah dilakukan.
2. Metode Gross
Berbeda dengan metode netto, pada metode gross ini para karyawan harus melakukan perhitungan dan pembayaran sendiri jumlah besaran pajak.
Karena dalam metode ini, perusahaan akan memberikan gaji tanpa melakukan perhitungan pemotongan gaji serta membayar iuran jaminan sosial.
Sehingga, perusahaan yang menerapkan metode ini mengharuskan karyawannya untuk mandiri dalam memotong, menghitung, dan membayar potongan gaji serta iuran jaminan sosialnya.
3. Metode Gross Up
Untuk metode gross up, perusahaan akan memberikan tunjangan pada gaji karyawan sesuai dengan jumlah pajak atau pembayaran iuran jaminan sosial seperti BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan.
Jadi dapat disimpulkan bahwa, perusahaan yang menggunakan metode gross up akan menanggung seluruh biaya pajak dan iuran dengan menyertakan tunjangan pajak pada gaji yang diberikan.
Tetapi, setiap karyawan wajib untuk membayar kewajiban pajaknya secara mandiri. Setelah karyawan membayar kewajiban pajak, mereka harus melaporkannya kepada perusahaan.
Dari ketiga metode diatas, masing-masing metode pastinya memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing.
Jadi, perusahaan bisa menentukan metode apa yang paling cocok untuk diterapkan saat perhitungan dan pembayaran gaji.
Software Payroll LinovHR Solusi Ideal untuk Sistem Payroll Perusahaan
Itu dia paparan yang membahas apa itu payroll. Dari penjelasan di atas, telah diketahui bahwa penggunaan dari sistem payroll akan sangat membantu perusahaan dalam proses perhitungan gaji karyawan.
Jika perusahaan Anda sampai saat ini masih menghitung gaji beserta dengan komponennya dengan cara manual, kini sudah saatnya Anda beralih dengan menggunakan Software Payroll dari LinovHR.
Aplikasi atau software Payroll ini akan melakukan pengelolaan gaji karyawan secara efektif dan sistematis.
Dengan begitu, perhitungan gaji karyawan akan dikerjakan secara otomatis dengan memberikan hasil yang akurat. Sehingga perusahaan bisa lebih berfokus untuk memajukan dan mengembangkan bisnis.
Selain melakukan perhitungan secara akurat, Software Payroll Indonesia dari LinovHR juga dapat menyimpan seluruh data bank dengan aman, menyimpan seluruh metode pembayaran, mengelompokkan komponen payroll berdasarkan kode akuntansi, mengelola komponen payroll karyawan, hingga mencetak slip gaji.
Jadi, proses penggajian tidak akan memakan waktu yang cukup lama hanya dengan memanfaatkan 1 aplikasi payroll dari LinovHR. Tunggu apalagi, segera hubungi Tim LinovHR untuk informasi lebih lanjut!
