HR Shared Services Adalah: Pengertian, Manfaat, dan Implementasi

Semenjak perkembangan teknologi yang semakin cepat, kini terdapat banyak produk dan alat yang dapat memudahkan para masyarakat dalam melakukan kegiatannya sehari-hari.

HR shared services merupakan salah satu produk dari perkembangan teknologi yang hadir dengan menawarkan banyak kemudahan kepada divisi HR perusahaan dalam memberikan layanan kepada karyawan secara efektif.

Pada artikel LinovHR kali ini, kami akan memberikan seputar informasi kepada Anda mengenai apa itu HR shared services hingga cara mengimplementasikannya.

Simak penjelasan berikut sampai tuntas ya!

 

Apa Itu HR Shared Services 

HR shared services adalah suatu sistem terpusat yang berfungsi untuk mengelola dan melayani segala kegiatan administratif dan operasional SDM yang terdapat di dalam perusahaan.

Penggunaan software ini dapat memungkinkan perusahaan untuk menyediakan layanan SDM standar kepada karyawan dengan cara yang paling efisien. 

Dalam HR shared services sendiri terdapat beberapa layanan umum dalam kegiatan administrasi SDM. Di antaranya seperti payroll, HRIS, recruiting operations, learning services, reporting and analytics, employee data management, dan lain sebagainya.

Melalui software ini, maka HR perusahaan akan dimudahkan dalam melakukan seluruh kegiatan administrasi SDM hanya melalui satu sistem yang terpusat.

 

Manfaat HR Shared Services 

Penggunaan HR shared services di dalam perusahaan tentu tidak bisa terlepas dari banyaknya manfaat yang diberikan. Adapun beberapa manfaatnya antara lain:

 

1. Pengurangan Biaya

Pengurangan biaya adalah salah satu manfaat terbesar dari penggunaan HR shared services. 

Dengan menggunakan software ini, maka perusahaan dapat memotong biaya dalam beberapa aspek. Misalnya perusahaan tidak lagi memerlukan karyawan HR yang kurang berpengalaman dalam menangani layanan SDM transaksional dan akan menghasilkan biaya tenaga kerja yang lebih rendah.

 

2. SDM Menjadi Lebih Strategis

Dalam hal ini, penggunaan software HR shared services akan memberikan lebih banyak peluang untuk mengukur kinerja SDM melalui HR metrics yang menyelaraskan keberhasilannya dengan pencapaian tujuan strategis perusahaan.

 

3. Pengalaman Karyawan yang Lebih Baik

Software ini juga dapat digunakan perusahaan untuk meningkatkan employee experience dalam mengurus kegiatan administrasi dan operasional yang akan dilakukannya. 

Hal ini dapat terjadi, karena para karyawan dapat menyelesaikan masalah mereka dan menemukan informasi yang relevan dengan cepat dan mudah.

 

Baca Juga: Apa Manfaat dari Implementasi HR Service Delivery

 

Keuntungan dan Kelemahan Penerapan HR Shared Services 

Setiap alat maupun software yang hadir dari perkembangan teknologi, tentu akan memiliki beberapa keuntungan dan kelemahannya tersendiri.

Adapun keuntungan dari HR shared services adalah sebagai berikut:

• HR perusahaan akan lebih fokus pada pembuatan dan implementasi strategi untuk memajukan tujuan perusahaan Anda
• Hilangnya tugas repetitif membuat HR memiliki waktu yang lebih banyak untuk fokus pada karyawan dan aspek SDM lainnya
• Dapat meminimalisir terjadinya kesalahan terhadap data karyawan dan perusahaan
• Perusahaan dapat mencapai keunggulan operasional dengan pendelegasian proses administrasi yang jelas
• Membantu perusahaan untuk mengurangi biaya secara signifikan

 

Sedangkan, kelemahan dari HR shared services adalah sebagai berikut:

• Membutuhkan modal yang lumayan besar
• Akan terdapat beberapa karyawan yang membutuhkan waktu yang lebih banyak dalam beradaptasi dengan penggunaan software satu ini
• Tidak semua perusahaan bisa menerapkan HR shared services dalam kegiatan administrasi yang dilakukannya

 

Cara Mengimplementasikan HR Shared Services 

Agar perusahaan Anda bisa berhasil dalam menggunakan software satu ini, maka berikut adalah beberapa cara yang dapat Anda lakukan dalam mengimplementasikan HR shared services.

• Tujuan yang jelas dan pandangan tentang bagaimana keberhasilannya akan diukur
• Menjelajahi opsi untuk struktur dan tetapkan model software yang paling cocok untuk perusahaan
• Menentukan skala modal dan sumber daya yang diperlukan untuk mendapatkan teknologi yang tepat dan infrastruktur perusahaan
• Membentuk tim dengan kemampuan yang diperlukan untuk merancang, memberikan, dan menjalankan layanan bersama
• Meninjau dan mengembangkan kembali proses SDM di dalam perusahaan
• Memperjelas peran, tanggung jawab, dan akuntabilitas layanan bersama SDM antara layanan administratif dengan layanan bernilai tambah lainnya
• Melakukan uji coba untuk meminimalkan gangguan pada bisnis dan mengidentifikasi masalah sejak dini
• Melakukan komunikasi kepada karyawan yang terlibat sebelum dan selama implementasi HR shared services
• Menerapkan pengembangan dan pengetahuan yang berkelanjutan

 

Software HR LinovHR Sebagai HR Shared Services yang Tersentralisasi 

Pemakaian HR shared service adalah salah satu cara untuk meninggalkan cara lama yang melelahkan, menyita waktu, serta kurang efisien. Sistem pengelolaan perusahaan pun menjadi terpusat di satu tempat saja.

Namun, dalam memilih software HR shared services sendiri, Anda juga harus berhati-hati dalam memilihnya. Jangan sampai Anda memilih layanan HR yang tidak memberikan manfaat dan keuntungan kepada perusahaan Anda.

 

 

Salah satu software HR shared services terbaik di Indonesia yang bisa Anda gunakan, yaitu Software HRIS LinovHR yang menyediakan banyak modul dan fitur menarik yang dapat memudahkan perusahaan dalam melakukan kegiatan administrasi dan operasional SDM.

Adapun modul dan fitur menarik yang ditawarkan oleh Software HRIS LinovHR, di antaranya adalah sebagai berikut.

• Organization Management: Membantu perusahaan dalam memvisualisasikan pengelolaan organisasi, sebagai pusat informasi struktur organisasi, data bank perusahaan, perpajakan, dan masih banyak lainnya.
• Personnel Administration: Membantu perusahaan untuk mengelola database karyawan mulai dari onboarding, movement, sampai dengan mereka pensiun atau resign.
• Time & Attendance: Membantu perusahaan dalam mengelola jadwal kerja karyawan, cuti, izin, dan mengakumulasi jam kerja karyawan secara otomatis.
• Payroll: Membantu perusahaan dalam melakukan pengelolaan gaji karyawan dan melakukan penghitungan secara otomatis.
• Reimbursement: Membantu pengelolaan reimburse yang diajukan karyawan, seperti asuransi kesehatan, reimburse perjalanan dinas, dan lainnya.
• Loan: Membantu perusahaan dalam memfasilitasi pinjaman terhadap karyawan
• Employee Self Services (ESS): Dapat memungkinkan keterlibatan karyawan dalam mengakses dan mengelola data human resource mereka sendiri
• Recruitment: Membantu manajemen HRD dalam melakukan manpower planning, recruitment request, career announcement melalui website dan proses rekrutmen lainnya
• Competency Management: Membantu perusahaan untuk mengelola setiap kompetensi yang ada di dalam unit kerja 
• Performance Management: Memudahkan perusahaan dalam melakukan penilaian kinerja karyawan 
• Career Path: Membantu perusahaan dalam manajemen karier maupun posisi karyawan
• Succession Management: Membantu perusahaan dalam mengelola hal-hal yang berkaitan dengan perencanaan suksesi
• Learning Management System: Membantu perusahaan dalam mengelola segala hal yang berkaitan dengan kegiatan pembelajaran atau pengembangan skill maupun kompetensi karyawan.

 

Melalui seluruh modul dan fitur yang disediakan oleh Software HRIS LinovHR, maka perusahaan Anda dapat melakukan kegiatan administrasi dan operasional karyawan secara cepat, tepat, dan mudah.

Tunggu apa lagi? Segera rasakan segala kemudahannya dengan menggunakan Software HRIS LinovHR sekarang juga!