Dalam dunia kerja yang semakin kompetitif, perusahaan perlu memastikan bahwa para karyawan mereka merasa nyaman dan terhubung dengan perusahaan.
Hal ini dapat dilakukan dengan menyediakan platform yang dapat membantu karyawan memperoleh akses ke sumber daya dan layanan yang mereka butuhkan.
Salah satu platform tersebut adalah employee service platform atau ESP. Di artikel LinovHR ini, kita akan membahasnya dari pengertian hingga rekomendasi implementasinya di dalam perusahaan Anda.
Pengertian Employee Service Platform
Employee service platform adalah sebuah aplikasi atau perangkat lunak manajemen sumber daya manusia (Human Resource Management) yang memungkinkan organisasi untuk melakukan digitalisasi fungsi HR mereka.
Fokus dari platform ini adalah pada aspek manusia dari HR, yaitu karyawan dalam organisasi tersebut. Mulai dari perekrutan, administrasi karyawan, operasional, penggajian, manajemen kinerja, dan bahkan keterlibatan karyawan.
Sifat ESP sendiri adalah modular, yang artinya perusahaan secara fleksibel bisa memilih modul yang mereka butuhkan sesuai kebutuhan perusahaan.
Dapat disimpulkan bahwa employee service platform adalah platform yang menyediakan akses bagi para karyawan untuk mengakses berbagai layanan dan sumber daya dalam perusahaan.
Platform ini biasanya diakses melalui perangkat mobile atau desktop dan menyediakan berbagai fitur seperti pengajuan cuti, mengakses data karyawan, dan mengikuti pelatihan dan pengembangan karir.
Baca Juga: Employee Self Service: Pengertian dan Manfaatnya untuk Perusahaan
Alasan Perusahaan Harus Menggunakan Employee Service Platform
Dengan bisnis yang semakin kompleks dan kebutuhan untuk tetap kompetitif, maka fungsi bisnis harus bekerja dengan efisien dan maksimal, dengan sedikit mungkin kesalahan.
Hal yang sama berlaku untuk fungsi HR. Menjalankan semua fungsi HR dengan benar dan memastikan bahwa mereka bekerja secara baik merupakan kekhawatiran para pelaku bisnis.
Meskipun HR merupakan bagian penting dari setiap bisnis, tidak semua bisnis memiliki keahlian di bidang SDM atau pengetahuan yang dibutuhkan untuk menjalankan operasi SDM yang efisien.
Maka, salah satu cara yang bisa dilakukan adalah dengan menggunakan employee service platform. Dengan menggunakan platform ini bagian HR serta karyawan di perusahaan Anda dapat dengan mudah menjalankan tugas dan tanggung jawabnya.
Baca Juga: Seperti Apa Fitur dalam Employee Engagement Tool?
Manfaat Employee Service Platform
Employee service platform memiliki berbagai manfaat, di antaranya:
- ESP mempermudah seluruh fungsi HR.
- Memberikan titik temu bagi karyawan untuk semua pertanyaan dan permasalahan terkait kepegawaian mereka.
- Dapat meminimalkan kuantitas staf HR selama Anda memilih penyedia employee service platform yang tepat.
- Algoritma kecerdasan buatan dan machine learning yang digunakan oleh employee service platform memberikan data, analisis, dan laporan yang akurat.
- Staf HR dibebaskan untuk berinteraksi dengan karyawan, daripada hanya terjebak dalam tugas yang repetitif.
- Fungsi penggajian dan fungsi administratif lainnya diperbarui dan dieksekusi secara otomatis, sehingga departemen HR tidak terburu-buru untuk menyelesaikan pekerjaan pada menit terakhir.
- Program benefit karyawan, penghargaan dan pengakuan, program kesejahteraan, dan acara dikomunikasikan dalam satu antarmuka.
- Penyedia layanan pihak ketiga, seperti penyedia asuransi atau penyedia layanan kesehatan, juga dapat diintegrasikan ke dalam employee service platform.
Contoh Fitur Penting untuk HR dalam Employee Service Platform
Berikut ini beberapa fitur dalam employee service platform yang bisa menyelaraskan fungsi HR, seperti berikut ini:
1. Employee Helpdesk
Employee helpdesk berfungsi sebagai pusat bantuan atau layanan pelanggan internal bagi karyawan sebuah perusahaan.
Fungsi utama dari employee helpdesk adalah memberikan bantuan teknis dan dukungan dalam hal masalah teknologi informasi seperti masalah dengan perangkat lunak, aplikasi, atau perangkat keras.
Selain itu, employee helpdesk juga dapat membantu karyawan dalam hal pertanyaan tentang kebijakan perusahaan, manajemen sumber daya manusia, dan administrasi umum.
Melalui fitur ini, karyawan dapat memperoleh dukungan dan bantuan yang mereka butuhkan untuk dapat menjalankan tugas mereka dengan efisien dan efektif, sehingga dapat meningkatkan produktivitas perusahaan secara keseluruhan.
2. Time and Attendance
Fungsi utama dari time and attendance pada platform ini adalah untuk memastikan bahwa catatan kehadiran karyawan akurat dan dapat diakses dengan mudah oleh karyawan maupun manajemen.
Dalam employee service platform, time and attendance biasanya dilengkapi dengan fitur-fitur seperti absensi online, jadwal kerja, dan pemantauan waktu kerja.
Dengan adanya fitur-fitur ini, karyawan dapat dengan mudah memperbarui kehadiran mereka secara online, memantau jam kerja, dan memastikan bahwa mereka mematuhi jadwal kerja yang telah ditetapkan.
Selain itu, manajemen juga dapat memantau kehadiran karyawan dan mengambil tindakan yang diperlukan jika ada ketidaksesuaian atau masalah lain yang terkait dengan kehadiran karyawan.
3. Performance Management
Fungsi performance management adalah untuk membantu manajemen memantau dan mengevaluasi kinerja karyawan dengan lebih efisien dan efektif.
Performance management ini biasanya dilengkapi dengan fitur-fitur seperti pengaturan tujuan kinerja, penilaian kinerja, pengaturan rencana pengembangan, dan feedback kinerja.
Fitur-fitur ini membantu manajemen menetapkan tujuan kinerja yang jelas untuk setiap karyawan, memantau kinerja mereka secara teratur, memberikan umpan balik yang konstruktif, dan mengembangkan rencana tindakan untuk meningkatkan kinerja karyawan.
Selain itu, performance management pada employee service platform juga dapat membantu manajemen dalam proses penggajian karyawan, karena kinerja karyawan yang tercatat dengan baik dapat menjadi dasar untuk penghitungan bonus atau insentif.
4. Payroll
Payroll adalah untuk memastikan bahwa penghitungan gaji karyawan dilakukan dengan akurat dan efisien, serta memungkinkan karyawan untuk melihat informasi gaji mereka secara online.
Dalam employee service platform, payroll biasanya dilengkapi dengan fitur-fitur seperti pengelolaan data karyawan, penghitungan gaji, manajemen potongan gaji, dan pembayaran gaji.
Dengan adanya fitur-fitur ini, manajemen dapat mengelola informasi karyawan secara efisien, memastikan penghitungan gaji yang akurat dan tepat waktu, serta mengatur potongan gaji yang diperlukan seperti pajak dan asuransi.
Selain itu, payroll pada employee service platform juga dapat memberikan kemudahan bagi karyawan untuk melihat informasi gaji mereka secara online, seperti slip gaji, rekening bank, dan laporan penggajian.
5. Rekrutmen
Dalam employee service platform, rekrutmen biasanya dilengkapi dengan fitur-fitur seperti pengelolaan lowongan pekerjaan, penyebaran iklan lowongan pekerjaan, pengumpulan dan seleksi berkas lamaran, serta manajemen wawancara dan penilaian calon karyawan.
Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola proses rekrutmen dengan lebih efisien, memudahkan calon karyawan dalam mengajukan lamaran, dan mengidentifikasi kandidat yang paling cocok untuk posisi yang tersedia.
Selain itu, rekrutmen pada employee service platform juga dapat membantu manajemen dalam membangun brand image perusahaan dan meningkatkan keterlibatan karyawan potensial.
Dengan menyediakan informasi tentang perusahaan dan budaya kerja pada platform, calon karyawan dapat memperoleh gambaran yang lebih jelas tentang lingkungan kerja yang akan mereka hadapi dan mengetahui nilai-nilai perusahaan.
Hal ini dapat membantu menarik kandidat yang berkualitas dan menciptakan hubungan yang lebih baik antara perusahaan dan karyawan.
Rekomendasi Employee Service Platform
Berikut adalah beberapa rekomendasi employee service platform yang dapat digunakan oleh perusahaan:
1. Zenefits
Zenefits adalah platform yang menawarkan solusi manajemen SDM terintegrasi, yang mencakup manajemen absensi, manajemen gaji, manajemen cuti, manajemen onboarding karyawan baru, dan lain sebagainya.
2. BambooHR
Platform ini menyediakan berbagai fitur manajemen SDM, seperti manajemen kinerja, manajemen absensi, manajemen cuti, manajemen pelatihan, dan lain sebagainya. BambooHR juga mudah digunakan dan memiliki tampilan user-friendly.
3. Workday
Platform ini menawarkan solusi manajemen SDM terintegrasi, yang mencakup manajemen gaji, manajemen absensi, manajemen cuti, manajemen kinerja, dan lain sebagainya. Workday juga dilengkapi dengan teknologi keamanan yang mumpuni untuk menjaga keamanan data karyawan.
4. SAP Success Factors
Platform ini menawarkan berbagai solusi dalam hal manajemen SDM, seperti manajemen kinerja, manajemen absensi, manajemen cuti, manajemen pengembangan karyawan, dan lain sebagainya.
Software HR LinovHR Memberikan Kemudahan bagi HR dan Karyawan
Employee service platform memberikan kemudahan kepada perusahaan untuk mengelola serta membangun sumber daya yang lebih kuat sehingga bisa mendukung bisnis perusahaan.
Maka sudah menjadi sebuah keharusan perusahaan untuk mengimplementasikan ESP di perusahaannya.
Salah satu ESP yang bisa diandalkan adalah Software HRIS LinovHR. Di mana Software HRIS LinovHR ini memiliki berbagai modul yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Mulai dari rekrutmen, database karyawan, absen, gaji sampai pelatihan.
Untuk memiliki Software HRIS LinovHR, perusahaan pun tidak harus memilih semua modul, perusahaan bisa memilih beberapa modul yang sesuai dengan kebutuhannya.
Modul-modul di dalam Software HRIS LinovHR sendiri memiliki banyak fitur yang akan menunjang proses HRM lebih mudah, cepat, dan tepat.
Sebut saja modul Time Management, yang dapat digunakan HR untuk mengatur jadwal shift, mengelola sisa cuti, sampai mengakumulasi jam kerja karyawan.
Software HRIS LinovHR sudah berbasis cloud, sehingga Anda tidak membutuhkan server pribadi yang besar dan mahal untuk menyimpan dan menggunakannya.
Tunggu apalagi, segera ajukan demo gratis untuk mengetahui lebih lanjut tentang modul dari Software HRIS LinovHR yang anti repot anti ribet!
