hr-software

Mengenal HR Software, Jenis dan Manfaatnya

HR Software lahir dari berbagai macam kesulitan yang dihadapi perusahaan. Perusahaan terkadang mengalami kesulitan dalam sistem manajemen dan urusan kinerja divisi Human Resource akhirnya menjadi terganggu. Dengan jumlah karyawan yang semakin banyak pula, rasanya sulit bagi perusahaan untuk menjalankan bisnisnya tanpa bantuan dari HR Software. Apa yang dimaksud software HR? Dan apa efek positif yang dapat dirasakan perusahaan? Berikut ini adalah deskripsi lengkapnya!

 

Tentang HR Software

HR Software adalah suatu sistem yang mampu mengolah dan menyimpan data karyawan dengan jumlah yang banyak. Data karyawan yang dimaksud adalah absensi, penggajian, pajak, dan sebagainya yang mempengaruhi performa karyawan tersebut. Semua data tersebut terintegrasi dengan baik dalam database HR Software dan akan menghasilkan suatu informasi demi kepentingan keputusan bisnis perusahaan. 

 

Banyak orang yang mengira bahwa dengan HR Software keluaran tercanggih masa kini dapat menggantikan staf HR. Padahal tidak seperti itu. Posisi staff HR tidak akan tergantikan karena manusia lain selalu membutuhkan manusia lainnya dalam pengelolaan kemampuan dan pendekatan personal mereka. Software HR memiliki tugas utama untuk membantu tim HR mengolah data dan elemen karyawan yang ada sehingga kinerja jauh lebih cepat dan cermat, bukan menggantikan. Jadi, peran tim HR dalam perusahaan tetaplah penting dan tak tergantikan. 

 

Jenis-Jenis HR Software

Karena cakupannya yang cukup kompleks dan data yang diolah sangat banyak, HR Software memiliki berbagai jenis yang berbeda dan didesain sesuai dengan kebutuhan dan tantangan yang dihadapi bisnis perusahaan. 

 

Human Resource Information System

Human Resource Information System (HRIS)  adalah sebuah sistem yang dirancang untuk mengelola sumber daya manusia, prosedur dan kebijakan perusahaan. Dengan sistem ini, perusahaan akan lebih mudah untuk berbagi informasi yang mendukung kinerja perusahaan. HRIS biasanya mencakup fungsi seperti database, perekrutan, pelatihan, pelaporan sumber daya manusia dan keuntungan manajemen. Ada pun fitur yang bisa HRIS lakukan: 

  1. Perekrutan

  2. Fungsi inti HR

  3. Perancangan Pelatihan

  4. Workflow Kinerja

  5. Layanan Mandiri (Self-Service)

  6. Laporan Rutin

 

Human Capital Management

Human Capital Management (HCM) mencakup unsur-unsur dari HRIS dengan pengembangan beberapa fungsi. Sistem HCM memungkinkan HRD untuk mengelola karyawan asing dari luar negeri dengan bahasa dan nilai-nilai dari mata uang yang berbeda. Sistem HCM juga menyediakan solusi untuk perencanaan penggajian, penetapan tujuan, penganggaran, dan isu-isu lain yang berkaitan dengan kinerja karyawan. Fungsi tambahan yang dapat HCM lakukan meliputi: 

  1. Orientasi dan Pengenalan (Onboarding)

  2. Manajemen kinerja (Performance Management)

  3. Kontrol posisi

  4. Suksesi

  5. Perencanaan Gaji

  6. Management SDM Global

  7. Analisa Data

 

Human Resource Management System

Human Resource Management System (HRMS) atau sistem manajemen SDM adalah sistem yang lebih komprehensif daripada HRIS dan HCM. HRMS menjadi solusi untuk manajemen waktu dan karyawan lebih rinci. HRMS memungkinkan perusahaan untuk mengelola penggajian dan absensi secara bersamaan. Selain itu, HRMS juga memiliki  fungsi yang menyediakan alat untuk perencanaan dan evaluasi. Fungsi HRMS mencakup HRIS dan HCM dengan tambahan pengelolaan dan perhitungan penggajian, absensi, dan evaluasi. 

 

Manfaat HR Software untuk Bisnis

Meski terdapat banyak istilah asing, HR software memiliki banyak manfaat nyata yang dapat dirasakan perusahaan ketika penerapan HR software di perusahaan mereka. Manfaat tersebut yaitu: 

 

Sistem penggajian yang akurat

Penggajian adalah cermin bagaimana perusahaan menghargai karyawannya. Perusahaan harus berhati-hati dalam menghitung gaji karyawan, termasuk upah lembur, bonus, THR sesuai dengan kontribusi karyawan. Penghitungan gaji yang dilakukan oleh manusia rentan terjadi kekeliruan dan manipulasi. Namun dengan HR Software, perhitungan dan pengelolaan gaji karyawan tepat sesuai kontribusi karyawan dan aturan yang berlaku. 

 

Absensi Real Time

Kehadiran karyawan atau absensi yang bekerja adalah penting bagi perusahaan. Absensi kuga menjadi refleksi tingkat produktivitas dan kontribusi  karyawan untuk perusahaan. HR Software mampu menampung dan memantau absensi karyawan. Staff HRD mampu melihat kapan jam tiba karyawan di kantor langsung saat itu juga ketika karyawan melakukan absen pagi.  Absensi juga masih terhubung ke sistem penggajian. Karyawan akan menerima gaji sesuai dengan jam masuk setiap bulannya. 

 

Baca Juga: Pulang Tepat Waktu Tanda Tak Produktif?

 

Memudahkan Karyawan Mengajukan Cuti 

Karyawan bahkan bisa mengakses HR Software untuk kepentingan mengajukan cuti atau izin, melihat data kehadiran, dan pemasukan gaji bulanan. Karyawan tidak lagi harus membuat surat permohonan cuti ketika hendak mengajukan cuti karena sistem sudah mengotomatisasinya sesuai dengan jatah cuti karyawan. 

 

Penyimpanan data pribadi

Tidak perlu lagi untuk menuliskan data karyawan dalam sebuah dokumen tumpukan kertas yang sulit untuk dicari dan diolah. HR Software memungkinkan untuk menyimpan data karyawan, mulai dari data pribadi, data yang karir, cuti, sampai data penggajian secara digital. Semua data yang tersimpan dijamin keamanannya dari pihak-pihak yang tak bertanggung jawab. 

 

Efisiensi Waktu

Karena kesederhanaan HR Software, perusahaan jadi menghemat waktu sehingga tim HR dapat bekerja lebih efektif dan efisien. Karyawan pun tidak perlu khawatir untuk pengajuan hal-hal administratif karena sudah terbantu dengan adanya HR Software tersebut. 

 

Lebih Hemat

Salah satu keuntungan menggunakan HR Software adalah mampu mengurangi biaya bisnis di berbagai bidang, baik administratif, penggajian dan perekrutan karyawan. Dalam proses administrasi dan gaji, perusahaan dapat menghemat uang karena tidak perlu menggunakan kertas sebagai media. Tidak hanya itu, proses rekrutmen karyawan juga difasilitasi oleh HR Software  sehingga tim HR tidak perlu menyimpan semua data calon karyawan dalam bentuk fisik karena proses perekrutan tercatat dalam sistem. 

 

HR Menjadi Fokus

Dengan perangkat HR Software, berbagai data yang disimpan dalam sistem akan lebih mudah dan tertata dengan rapi sesuai klasifikasi. Dengan demikian, data akan lebih mudah untuk dianalisis dan diakses dengan dalam.  Tim HR akhirnya lebih terfokus pada tujuan utamanya, yaitu untuk melihat pengembangan sumber daya manusia dalam perusahaan tanpa perlu berkutat terlalu lama dalam pencarian data atau hal-hal pengurusan administratif. 

 

Baca Juga: Seberapa Penting SOP bagi HRD?

 

Kesimpulannya, HR Software  memiliki peran penting dalam keberhasilan tim HR untuk mengelola sumber daya manusia dalam sebuah perusahaan. Oleh karena itu, penting bagi manajemen untuk mencari tahu apa HR Software jenis apa yang tepat untuk memfasilitasi kegiatan pengembangan sumber daya manusia dari tim HR. 

 

HR Software Indonesia LinovHR

Tim HR dan manajemen perusahan tidak perlu bimbang dan bingung memikirkan implementasi serta pemilihan HR Software untuk perusahaan. LinovHR dengan sistem yang terintegrasi dan keamanan tingkat tinggi menjawab semua kebutuhan HR dalam perusahaan. Dengan fitur yang lengkap dan tampilan antar muka yang gampang digunakan, HR Software rancangan dari LinovHR mampu digunakan bahkan oleh orang yang tidak begitu familiar dengan teknologi sekali pun. Dengan demikian, tidak ada lagi keraguan bagi tim HR dan manajemen perusahaan untuk memilih LinovHR sebagai solusi perusahaan.