HR Software lahir dari berbagai macam kesulitan yang dihadapi perusahaan. Perusahaan terkadang mengalami kesulitan dalam sistem manajemen dan urusan kinerja divisi Human Resource akhirnya menjadi terganggu.
Kehadiran HR software bertujuan untuk meningkatkan kinerja karyawan, sehingga Anda bisa menghemat lebih banyak waktu dan tenaga. Software ini mencakup database informasi karyawan, sistem pembayaran gaji, fungsi rekrutmen, dan banyak lagi.
Maka dari itu, suatu perusahaan perlu menggunaan Software HRIS terbaik yang dapat menjadi solusi yang efektif bagi manajemen SDM.
Apa yang dimaksud software HRRIS? Dan apa efek positif yang dapat dirasakan perusahaan? Berikut ini adalah deskripsi lengkapnya!
Tentang HR Software
Software HR adalah adalah suatu sistem yang mampu mengolah dan menyimpan data karyawan dengan jumlah yang banyak. Data karyawan yang dimaksud adalah absensi, penggajian, pajak, dan sebagainya yang mempengaruhi performa karyawan tersebut.
Semua data tersebut terintegrasi dengan baik dalam database HRIS dan akan menghasilkan suatu informasi demi kepentingan keputusan bisnis perusahaan.
Banyak orang yang mengira bahwa dengan Software HR keluaran tercanggih masa kini dapat menggantikan tim HR.
Padahal tidak seperti itu. Posisi tim HR tidak akan tergantikan karena manusia lain selalu membutuhkan manusia lainnya dalam pengelolaan kemampuan dan pendekatan personal mereka.
Software HR memiliki tugas utama untuk membantu tim HR mengolah data dan elemen karyawan yang ada sehingga kinerja jauh lebih cepat dan cermat, bukan menggantikan. Jadi, peran tim HR dalam perusahaan tetaplah penting dan tak tergantikan.
Baca Juga: HR Implementation yang Efektif di Perusahaan
Fungsi dan Fitur Software HR
Manfaat utama software HRIS adalah berkurangnya biaya administrasi secara signifikan, peningkatan akurasi data, dan pengurangan kesalahan dalam proses administrasi.
Maka dari itu, penting bagi Anda untuk memilih dengan cermat yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Mengetahui fitur-fitur yang diperlukan oleh perusahaan Anda dapat membantu dalam menentukan pilihan yang tepat.
Fitur-fitur yang umumnya tersedia pada software HR mencakup data karyawan, sistem penggajian, absensi, rekrutmen, masih banyak lagi.
Dengan menggunakan software HR, waktu yang biasanya dihabiskan untuk tugas administratif oleh HRD dapat dipangkas.
Baca Juga: HRIS Software dan Software Payroll, Apakah Keduanya Berbeda?
Jenis-Jenis Software HR
software HR dirancang dalam berbagai jenis yang berbeda, masing-masing disesuaikan dengan kebutuhan dan tantangan bisnis perusahaan. Jenis software HR terdiri dari tiga jenis, yaitu HRIS, HRM, dan HCM:
1. Human Resource Information System
HRIS merupakan singkatan dari Human Resources Information System. HRIS membantu manajer memahami kebutuhan SDM, sistem penggajian, data pegawai, kinerja pegawai, serta informasi terkait payroll, kebijakan, dan prosedur perusahaan.
HRIS diperlukan oleh semua jenis perusahaan, dan dengan sistem ini perusahaan dapat dengan mudah berbagi informasi yang dapat meningkatkan performa perusahaan secara keseluruhan.
Dengan HRIS, manajer HR dapat mengelola dan mengakses berbagai informasi tentang SDM dengan cepat dan efisien.
Ada pun fitur yang bisa HRIS lakukan:
- Perekrutan
- Penggajian
- Reimbursement
- Manajemen Data
- Perancangan Pelatihan
- Workflow Kinerja
- Layanan Mandiri (Self-Service)
- Laporan Rutin
2. Human Capital Management
Human Capital Management (HCM) mencakup unsur-unsur dari HRIS dengan pengembangan beberapa fungsi. Sistem HCM memungkinkan HRD untuk mengelola karyawan asing dari luar negeri dengan bahasa dan nilai-nilai dari mata uang yang berbeda.
Sistem HCM juga menyediakan solusi untuk perencanaan penggajian, penetapan tujuan, penganggaran, dan isu-isu lain yang berkaitan dengan kinerja karyawan. Fungsi tambahan yang dapat HCM lakukan meliputi:
- Orientasi dan Pengenalan (Onboarding)
- Manajemen kinerja (Performance Management)
- Kontrol posisi
- Suksesi
- Perencanaan Gaji
- Management SDM Global
- Analisa Data
3. Human Resource Management System
Human Resource Management System (HRMS) atau sistem manajemen SDM adalah sistem yang lebih komprehensif daripada HRIS dan HCM. HRMS menjadi solusi untuk manajemen waktu dan karyawan lebih rinci.
HRMS memungkinkan perusahaan untuk mengelola penggajian dan absensi secara bersamaan. Selain itu, HRMS juga memiliki fungsi yang menyediakan alat untuk perencanaan dan evaluasi.
Fungsi HRMS mencakup HRIS dan HCM dengan tambahan pengelolaan dan perhitungan penggajian, absensi, dan evaluasi.
Manfaat HR Software untuk HR dan Bisnis
Meski terdapat banyak istilah asing, HR software memiliki banyak manfaat nyata yang dapat dirasakan perusahaan ketika penerapan software HR di perusahaan mereka. Manfaat tersebut yaitu:
1. Sistem penggajian yang akurat
Manfaat software hr Penggajian adalah cermin bagaimana perusahaan menghargai karyawannya. Perusahaan harus berhati-hati dalam menghitung gaji karyawan, termasuk upah lembur, bonus, THR sesuai dengan kontribusi karyawan. Penghitungan gaji yang dilakukan oleh manusia rentan terjadi kekeliruan dan manipulasi.
Namun dengan HR Software, perhitungan dan pengelolaan gaji karyawan tepat sesuai kontribusi karyawan dan aturan yang berlaku.
2. Absensi Real Time
Kehadiran karyawan atau absensi yang bekerja adalah penting bagi perusahaan. Absensi kuga menjadi refleksi tingkat produktivitas dan kontribusi karyawan untuk perusahaan. Software HR mampu menampung dan memantau absensi karyawan.
Staff HRD mampu melihat kapan jam tiba karyawan di kantor langsung saat itu juga ketika karyawan melakukan absen pagi.
Absensi juga masih terhubung ke sistem penggajian. Karyawan akan menerima gaji sesuai dengan jam masuk setiap bulannya.
Baca Juga: Pulang Tepat Waktu Tanda Tak Produktif?
3. Memudahkan Karyawan Mengajukan Cuti
Karyawan bahkan bisa mengakses HR Software untuk kepentingan mengajukan cuti atau izin, melihat data kehadiran, dan pemasukan gaji bulanan.
Karyawan tidak lagi harus membuat surat permohonan cuti ketika hendak mengajukan cuti karena sistem sudah mengotomatisasinya sesuai dengan jatah cuti karyawan.
4. Penyimpanan data pribadi
Tidak perlu lagi untuk menuliskan data karyawan dalam sebuah dokumen tumpukan kertas yang sulit untuk dicari dan diolah.
HR Software memungkinkan untuk menyimpan data karyawan, mulai dari data pribadi, data yang karir, cuti, sampai data penggajian secara digital. Semua data yang tersimpan dijamin keamanannya dari pihak-pihak yang tak bertanggung jawab.
5. Efisiensi Waktu
Karena kesederhanaan HR Software, perusahaan jadi menghemat waktu sehingga tim HR dapat bekerja lebih efektif dan efisien.
Karyawan pun tidak perlu khawatir untuk pengajuan hal-hal administratif karena sudah terbantu dengan adanya Software HRD tersebut.
6. Lebih Hemat
Salah satu keuntungan menggunakan HR Software adalah mampu mengurangi biaya bisnis di berbagai bidang, baik administratif, penggajian dan perekrutan karyawan.
Dalam proses administrasi dan gaji, perusahaan dapat menghemat uang karena tidak perlu menggunakan kertas sebagai media.
Tidak hanya itu, proses rekrutmen karyawan juga difasilitasi oleh HR Software sehingga tim HR tidak perlu menyimpan semua data calon karyawan dalam bentuk fisik karena proses perekrutan tercatat dalam sistem.
7. HR Menjadi Fokus
Dengan perangkat Software HRD, berbagai data yang disimpan dalam sistem akan lebih mudah dan tertata dengan rapi sesuai klasifikasi.
Dengan demikian, data akan lebih mudah untuk dianalisis dan diakses dengan dalam.
Tim HR akhirnya lebih terfokus pada tujuan utamanya, yaitu untuk melihat pengembangan sumber daya manusia dalam perusahaan tanpa perlu berkutat terlalu lama dalam pencarian data atau hal-hal pengurusan administratif.
Baca Juga: Seberapa Penting SOP bagi HRD?
8. Keamanan Data Karyawan Terjamin
Sebelum menggunakan HR Software, pastinya semua data karyawan akan tersimpan secara manual dengan kertas dan tumpukan berkas.
Bayangkan jika perusahaan punya ratusan bahkan ribuan karyawan pasti hal tersebut akan merepotkan. Belum lagi mengenai kemungkinan dengan dokumen rusak, basah atau terbakar, hal itu bisa saja terjadi.
Tetapi dengan Software HR data karyawan akan disimpan ke cloud system. Sehingga kemungkinan data karyawan rusak, basah atau terbakar sudah pasti tidak mungkin. Hal itu membuktikan bahwa data karyawan akan lebih aman dengan menggunakan Software HR.
Kesimpulannya, HR Software memiliki peran penting dalam keberhasilan tim HR untuk mengelola sumber daya manusia dalam sebuah perusahaan.
Oleh karena itu, penting bagi manajemen untuk mencari tahu apa HR Software jenis apa yang tepat untuk memfasilitasi kegiatan pengembangan sumber daya manusia dari tim HR.
Rekomendasi Software HR di Indonesia
Berikut rekomendasi software HR terbaik dan populer yang digunakan di Indonesia 2024:
1. LinovHR
LinovHR adalah salah satu software HR terbaik di Indonesia yang menyediakan fitur-fitur seperti manajemen karyawan, absensi, penggajian, dan analitik.
Dengan antarmuka yang intuitif, LinovHR membantu perusahaan mengelola SDM dengan efisien.
Modul dan Fitur Software HRD LinovHR
LinovHR memberikan solusi terdepan dalam manajemen sumber daya manusia yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola berbagai aspek HR dengan lebih efisien dan efektif. Berikut adalah modul dan fitur unggulan dari software HRD LinovHR:
1. Penggajian (Payroll)
Modul ini memudahkan pengelolaan penggajian karyawan dengan cepat dan akurat. Fitur-fitur utamanya meliputi:
- Perhitungan Gaji Otomatis: Menghitung gaji berdasarkan jam kerja, lembur, dan tunjangan lainnya.
- Pemotongan Pajak: Menangani perhitungan pajak secara otomatis sesuai dengan regulasi yang berlaku.
- Pembayaran Gaji: Mengatur pembayaran gaji langsung ke rekening karyawan dengan berbagai opsi bank.
2. Absensi (Time and Attendance)
Modul ini membantu perusahaan memantau kehadiran dan jam kerja karyawan secara real-time. Fitur-fitur utamanya meliputi:
- Pencatatan Absensi Digital: Merekam kehadiran karyawan melalui fingerprint atau aplikasi mobile.
- Pengaturan Jadwal Kerja: Mengelola jadwal kerja, shift, dan lembur karyawan.
- Laporan Kehadiran: Menyediakan laporan kehadiran yang detail dan mudah diakses.
3. Rekrutmen (Recruitment)
Modul ini dirancang untuk menyederhanakan proses rekrutmen dan memastikan perusahaan mendapatkan kandidat terbaik. Fitur-fitur utamanya meliputi:
- Pengumuman Lowongan: Memposting lowongan pekerjaan di berbagai platform secara otomatis.
- Screening Kandidat: Menyaring dan menilai kandidat berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan. Interview
- Scheduling: Mengatur jadwal wawancara dengan kandidat secara efisien.
4. Manajemen Kinerja (Performance Management)
Modul ini membantu mengelola penilaian kinerja karyawan untuk memastikan mereka mencapai target yang diharapkan. Fitur-fitur utamanya meliputi:
- Penetapan Target Kinerja: Menentukan dan mengelola target kinerja untuk setiap karyawan.
- Evaluasi Kinerja: Melakukan evaluasi kinerja secara periodik dengan berbagai metode penilaian.
- Feedback dan Review: Menyediakan platform untuk memberikan feedback konstruktif dan review kinerja.
5. Pelatihan dan Pengembangan (Learning Management System)
Modul ini mendukung pengembangan keterampilan dan karier karyawan. Fitur-fitur utamanya meliputi:
- Pendaftaran Pelatihan: Mengatur pendaftaran dan jadwal pelatihan karyawan.
- Monitoring Kemajuan: Memantau perkembangan keterampilan dan sertifikasi karyawan.
- Laporan Pelatihan: Menyediakan laporan lengkap mengenai pelatihan yang telah diikuti karyawan.
Dengan modul dan fitur yang komprehensif, LinovHR membantu perusahaan meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan HR, memastikan kepatuhan terhadap regulasi, dan meningkatkan kepuasan karyawan.
2.MiHCM
MiHCM adalah software untuk HR yang menyediakan fitur-fitur seperti manajemen karyawan, pengembangan, dan penggajian. Dengan integrasi yang kuat dan analitik yang canggih, MiHCM membantu perusahaan mengoptimalkan strategi SDM mereka.
3. ForwardHR
ForwardHR adalah software untuk HR yang menyediakan berbagai fitur mulai dari manajemen karyawan hingga penggajian. Dengan fokus pada pengalaman pengguna yang baik, ForwardHR membantu perusahaan menciptakan lingkungan kerja yang produktif dan terorganisir.
4.OrangeHRM
OrangeHRM adalah software HR komprehensif yang mendukung seluruh proses HR dari onboarding hingga offboarding. Dilengkapi dengan fitur posting pekerjaan dan sistem pelacakan pelamar (ATS), software ini diakui mudah digunakan dan cocok untuk startup maupun perusahaan besar.
6. Haermes HRM
Haermes adalah solusi HR yang menyediakan fitur-fitur seperti manajemen karyawan, absensi, dan analitik. Dengan integrasi yang kuat dan dukungan pelanggan yang baik, Haermes membantu perusahaan mengelola SDM mereka dengan lebih efisien.
7. AqtiveHR
AqtiveHR adalah software HR yang dirancang khusus untuk perusahaan Indonesia yang memberikan kemudahan dalam pengelolaan data karyawan secara real-time dan transparan.
Dengan fitur-fitur unggulan seperti manajemen absensi online, otomatisasi penggajian, dan analisis HR, AqtiveHR membantu perusahaan mengambil keputusan strategis berbasis data.
8. KaryaOne
KaryaOne adalah software untuk HR berbasis cloud yang mencakup manajemen karyawan, evaluasi kinerja, dan pelaporan. Dengan alat yang mudah digunakan, KaryaOne membantu perusahaan mengelola sumber daya manusia mereka dengan lebih efektif.
9. BambooHR
BambooHR adalah software HR berbasis cloud yang ideal untuk bisnis kecil hingga menengah. Dengan fitur lengkap mulai dari database karyawan terpusat hingga pelaporan, BambooHR menyederhanakan pengelolaan SDM dan meningkatkan efisiensi.
Dukungan pelanggan yang responsif dan desain yang menarik menjadi nilai tambah, meskipun mungkin memerlukan penyesuaian lebih lanjut.
10. Namely
Namely adalah Software HR berbasis cloud yang dirancang untuk perusahaan menengah hingga besar, menawarkan layanan HR terintegrasi dengan fokus pada pengalaman pengguna dan efisiensi proses.
Fitur-fitur unggulan meliputi manajemen kinerja, onboarding, manajemen waktu, penggajian, serta analitik dan pelaporan. Keunggulan Namely terletak pada antarmuka pengguna yang menarik, integrasi sistem yang mudah, dan dukungan pelanggan yang responsif.
Optimalkan pengelolaan SDM Anda dengan LinovHR
Tim HR dan manajemen perusahan tidak perlu bimbang dan bingung memikirkan implementasi serta pemilihan HR Software untuk perusahaan.
Software HR Indonesia LinovHR dengan sistem yang terintegrasi dan keamanan tingkat tinggi menjawab semua kebutuhan HR dalam perusahaan.
Dengan fitur yang lengkap dan tampilan antar muka yang gampang digunakan, Software HR Indonesia rancangan dari LinovHR mampu digunakan bahkan oleh orang yang tidak begitu familiar dengan teknologi sekali pun.
Dengan demikian, tidak ada lagi keraguan bagi tim HR dan manajemen perusahaan untuk memilih LinovHR sebagai solusi perusahaan, Hubungi kami melalui URL Berikut ini linovhr.com/contact/
