Penggunaan HRIS semakin dianggap penting oleh perusahaan. Maka tidak heran bahwa HR implementation menjadi bagian penting dalam transformasi digital di perusahaan.
Namun, walau terlihat implementasi sistem HR ini sederhana nyatanya masih banyak perusahaan yang mengalami kendala dan menemukan bahwa software yang mereka gunakan tidak sesuai ekspektasi.
Tentu hal ini akan merugikan perusahaan, untuk menghindari hal ini mari simak artikel LinovHR berikut ini!
Apa Itu HR Implementation?
HR implementation adalah proses mengadopsi dan mengintegrasikan HR software ke dalam bisnis Anda.
Hal ini dapat berarti transisi dari satu platform HR ke platform lainnya atau mengadopsi software HR all-in-one. Proses implementasi ini menjadi salah satu strategi transformasi digital yang dilakukan perusahaan.
Di dalam praktiknya, implementasi sistem HR ini membutuhkan banyak pengawasan dan perencanaan agar proyek dapat mencapai tujuan yang diinginkan.
Tanpa adanya pengawasan ini, dapat menyebabkan sistem HR gagal memenuhi ekspektasi dan akan berdampak pada tugas-tugas departemen HR.
Biaya HR Implementation
Biaya implementasi sistem HR sangat tergantung pada kebutuhan perusahaan Anda. Biasanya, Anda akan masuk ke dalam dua kategori:
Kategori Pertama
Jika perusahaan Anda sedang mengalami transformasi digital dalam skala besar dan siap untuk berinvestasi dalam teknologi dalam modal besar, maka Anda akan lebih tertarik pada penyedia solusi pasar menengah/atas menengah.
Seringkali, jenis integrasi seperti ini akan menjadi langkah strategis bagi organisasi Anda dan akan mendapatkan dukungan penuh dari dewan direksi.
Integrasi dalam skala ini bisa memakan waktu hingga satu tahun dan akan memerlukan pelatihan dan dukungan yang signifikan selama organisasi Anda sepenuhnya beroperasi.
Kategori Kedua
Sebagian besar bisnis skala kecil hingga menengah tidak memerlukan pengaturan yang kompleks. Bahkan, Anda bisa membeli aplikasi HRD dan siap menggunakan semua fitur lengkapnya dalam waktu 6-8 minggu.
Implementasi dan dukungan biasanya akan mencakup ‘panduan’ mengenai perangkat lunak, mencakup:
- Cara mengisi lembar data untuk dimasukkan ke dalam sistem
- Cara mentransisikan data dari satu sistem ke sistem lain
- Panduan konfigurasi
- Dukungan spesialis umum
Karena sifat integrasi semacam ini, banyak penyedia perangkat lunak HR tidak mengharuskan Anda membayar biaya awal.
Sebagai gantinya, Anda akan membayar biaya bulanan yang terdiri dari harga per pengguna per bulan. Biaya bulannya sendiri dapat bervariasi tergantung dengan fungsional yang Anda pilih.
Bagaimana Cara Menemukan Hidden Cost dari HR Implementation?
Ketika menerapkan sistem HR baru, jika vendor menawarkan ‘implementasi gratis’, maka seharusnya tidak ada hidden cost.
Namun, jika Anda meminta pelatihan lebih lanjut (di luar lingkup kesepakatan yang telah disepakati) – maka ini akan menimbulkan biaya tambahan.
Banyak penyedia akan mengenakan tarif harian untuk pelatihan, dan mereka seharusnya transparan tentang biaya ini sebelum kesepakatan.
Untuk hr implementation yang lebih kompleks, berikut beberapa biaya implementasi perangkat lunak HR tersembunyi yang perlu Anda ketahui:
1. Scope Creep (Pengembangan Ruang Lingkup yang Tidak Terkendali)
Jika proyek Anda melebihi tanggal peluncuran yang disepakati, ini dapat berdampak pada biaya yang signifikan bagi bisnis Anda.
Memprediksi waktu dengan baik adalah salah satu keterampilan yang penting di sini, dan vendor seharusnya setuju pada jangka waktu yang realistis yang berfungsi untuk semua pihak yang terlibat.
2. Tim yang Salah
Akan ada stakeholder kepentingan yang terlibat dalam implementasi. Jika Anda memilih vendor yang salah untuk bisnis Anda, maka hal ini dapat menimbulkan biaya tersembunyi.
Begitu pula, jika orang yang dipilih untuk mengelola proyek di tim kurang memiliki keterampilan manajemen proyek, maka hal ini dapat membahayakan anggaran Anda.
3. Pelatihan yang Buruk
Jika tim Anda tidak dilatih untuk menggunakan perangkat lunak dengan efektif, Anda akan menghabiskan terlalu banyak waktu untuk tugas-tugas sederhana, belum lagi kemungkinan adanya peluang kesalahan yang lebih besar.
Baca Juga: Bagaimana Melakukan HR Software Demo yang Efektif
Hal yang Perlu Dipertimbangkan Sebelum Implementasi HR System
Banyak HRIS gagal mencapai harapan setelah diimplementasikan. Umumnya, orang cenderung menyalahkan vendor sistem karena tidak memenuhi kesepakatan, atau perangkat lunak itu sendiri karena tidak berfungsi seperti yang diharapkan.
Namun, dalam kebanyakan kasus, hal ini disebabkan oleh perencanaan yang kurang memadai dan implementasi yang buruk yang mengakibatkan proyek gagal mencapai tujuan yang diinginkan.
10 pertanyaan yang perlu dipertimbangkan sebelum mengimplementasikan HR system baru:
- Mengapa software HR dibutuhkan dalam bisnis saya?
- Apa tujuan saya membangun bisnis?
- Hasil akhir apa yang ingin saya capai?
- Berapa anggaran saya (jangka panjang dan jangka pendek)?
- Apakah saya memerlukan implementasi strategis atau solusi ‘siap pakai’ yang lebih mandiri?
- Berapa banyak waktu yang saya bersedia tunggu agar perangkat lunak HR dapat diatur?
- Apakah saya ingin melakukan penghematan jangka pendek atau jangka panjang, sebagai bisnis?
- Apakah perangkat lunak HR saya perlu diintegrasikan dengan alat/perangkat lunak yang sudah ada?
- Apakah pemasok yang saya pilih akan memberikan tingkat dukungan yang tepat yang dibutuhkan oleh bisnis saya?
- Apakah perangkat lunak HR yang saya pilih akan beradaptasi dengan pertumbuhan perusahaan saya?
Pertanyaan-pertanyaan di atas akan berguna sebelum menjalankan rencana proyek implementasi sistem HR Anda.
HR System Implementation Checklist
Dalam tahap implementasi sistem HR, ada beberapa langkah penting yang perlu diikuti untuk memastikan kelancaran proses dan kesuksesan penerapannya.
Berikut adalah rangkaian tindakan yang harus dilakukan sebagai bagian dari proses implementasi sistem HR.
1. Sesi Awal
Di sini Anda akan diperkenalkan kepada narahubung yang akan mendampingi Anda selama proses implementasi.
Mereka akan memberikan gambaran lengkap tentang perangkat lunak dan apa yang dapat diharapkan, sambil menyetujui tanggal implementasi dan peluncuran.
2. Migrasi data HR
Vendor Anda akan memandu Anda dalam memindahkan data ke platform baru Anda, memastikan kepatuhannya terhadap GDPR.
3. Pengunggahan data
Ini melibatkan mengunggah data Anda ke sistem baru, memeriksa apakah tidak ada kesalahan, dan memastikan formatnya benar.
4. Pelatihan
Pemasok Anda kemudian akan memberikan pelatihan tertentu. Ini akan tergantung pada paket yang Anda pilih dan tingkat kompleksitas integrasi yang Anda butuhkan.
5. Langkah Selanjutnya
Implementasi software HR bisa sederhana atau rumit sesuai dengan kebutuhan Anda. Bisnis kecil hingga menengah, akan membutuhkan pengaturan yang lebih sederhana, daripada integrasi skala penuh.
Oleh karena itu, biaya penyiapan akan sangat kecil. Seringkali, harga yang Anda bayarkan per pengguna, per bulan akan menutupi biaya implementasi.
Baca Juga: Penggunaan HR System Implementation Project Plan Template
Mulai Implementasi HR System dengan LinovHR
Implementasi software HR untuk menggantikan praktik human resource secara manual telah terbukti mendatangkan banyak manfaat bagi bisnis.
Saat ini, melakukan implementasi HR sendiri sudah bukan hal sulit, karena sekarang Anda sudah memiliki banyak pilihan.
Tapi, dalam prosesnya pastikan kembali bahwa software HRIS yang Anda pilih memang benar bisa menjawab kebutuhan pengelolaan human resource di perusahaan dan penggunaannya tidak rumit.
Pastikan juga harga yang ditawarkan vendor adalah harga sebenarnya, tidak ada hidden cost yang membuat Anda merasa tertipu.
Bila Anda ingin software HRIS yang pasti dengan modul dan fitur lengkap, Software HRIS LinovHR adalah jawabannya.
Software HRIS LinovHR mendukung perusahaan untuk mengotomatisasi berbagai aspek seperti pengelolaan data karyawan, pelacakan absensi, penggajian, dan evaluasi kinerja.
Sistem ini juga memungkinkan untuk meningkatkan transparansi antara manajemen dan karyawan melalui akses mandiri terhadap informasi terkait cuti, tunjangan, serta perkembangan karir.
Selain itu, fitur pelaporan yang canggih dalam Software HRIS LinovHR membantu manajemen dalam mengambil keputusan berdasarkan analisis data real-time, yang pada akhirnya dapat mendukung pertumbuhan dan pengembangan perusahaan secara berkelanjutan.
Tidak hanya ditunjang dengan fitur dan modul yang unggul, tim LinovHR pun siap sedia membantu dalam proses implementasi dan setelahnya ketika Anda mengalami kendala.
Selain itu, Software HRIS LinovHR juga akan melakukan update secara berkala untuk memastikan sistem tetap relevan dengan kebutuhan bisnis Anda.
Dengan adopsi Software HRIS LinovHR, perusahaan dapat merasakan manfaat signifikan dalam mengelola SDM dengan lebih efisien dan mengarah pada peningkatan produktivitas serta kepuasan karyawan.
Ayo coba sekarang! Nikmati demo gratis LinovHR dan temukan bagaimana sistem ini dapat mengubah cara Anda mengelola sumber daya manusia di perusahaan.
