Pandemi dan perkembangan teknologi telah mengubah sistem kerja di banyak perusahaan menjadi sistem kerja yang lebih fleksibel. Hal tersebut memungkinkan karyawan untuk bekerja secara jarak jauh pada jam kerja fleksibel sesuai dengan kebijakan tiap perusahaan.
Namun, “pencurian waktu” menjadi tantangan dalam sistem kerja fleksibel semacam ini.
Apalagi, perusahaan seringkali tidak menyadari dan terlambat mengatasi kecurangan tersebut sehingga hal tersebut berdampak pada produktivitas dan aspek finansial perusahaan. Di Amerika Serikat saja, perusahaan bisa mengalami kerugian sekitar 400 miliar USD setiap tahun karena hilangnya produktivitas karyawan.
Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk melacak jam kerja karyawan.
Dalam artikel LinovHR kali ini, kita akan membahas cara yang dapat dilakukan oleh perusahaan untuk melacak waktu karyawan selama bekerja. Penasaran dengan rinciannya? Langsung saja, kita simak artikel berikut bersama-sama!
4 Cara Melacak Jam Kerja Karyawan
Bekerja secara jarak jauh memungkinkan karyawan lalai dalam menyelesaikan tugasnya atau bahkan tidak bekerja sama sekali. Hal ini tentu saja membuang waktu dan berdampak pada produktivitas karyawan serta perusahaan.
Maka dari itu, ketika perusahaan menerapkan sistem kerja fleksibel, melacak jam kerja tetap jadi hal yang perlu dilakukan. Pelacakan jam kerja karyawan penting dilakukan karena berfungsi sebagai:
- Data yang dipakai untuk payroll.
- Data yang dipakai untuk menghitung cuti karyawan.
- Data yang dipakai untuk mengoptimalkan jam kerja.
Selain itu, pelacakan jam kerja juga menghindari karyawan makan gaji buta.
Berikut adalah empat cara yang dapat dilakukan perusahaan untuk melacak jam kerja karyawan.
1. Timesheet
Timesheet adalah lembar kerja yang berfungsi sebagai jurnal untuk mengetahui waktu kehadiran karyawan serta pekerjaan yang dilakukan. Timesheet terbilang cara manual untuk melacak jam kerja yang masih dipergunakan sampai saat ini.
Masih banyak perusahaan yang menggunakan praktik ini terutama perusahaan berskala kecil yang tiap timnya terdiri atas kurang dari 10 karyawan. Namun, metode pelacakan jam kerja karyawan ini kurang efektif apabila diimplementasikan di dalam perusahaan modern berskala besar. Mengapa demikian?
Pengisian timesheet secara manual akan memakan banyak waktu dan rentan dicurangi karena karyawan bisa mengisinya secara tidak jujur. Selain itu, memproses timesheet secara manual juga akan menghabiskan waktu dan bisa jadi lebih cepat apabila perusahaan menggunakan software pelacakan waktu secara otomatis.
2. GPS
GPS adalah teknologi terkini yang dapat menjadi alternatif dari cara manual untuk melacak jam kerja karyawan. Selain itu, GPS juga sangat cocok bagi perusahaan yang memiliki banyak proyek lapangan.
Pelacakan jam kerja karyawan dengan GPS memungkinan perusahaan menghimpun jam kerja karyawan serta posisi kerjanya. Selain itu, teknologi ini bisa diintegrasi dengan sistem payroll. Teknologi GPS juga memungkinkan perusahaan untuk memantau karyawan secara real-time. Namun, perusahaan perlu mematuhi peraturan privasi dan tidak menyalahgunakan wewenangnya.
3. Pemindai Wajah
Dengan teknologi pemindai wajah atau face recognition, “pencurian waktu” dapat diminimalisir serta data kehadiran karyawan mampu dikelola dengan cepat. Pemindai wajah juga mampu membantu dalam mengelola payroll menjadi lebih mudah dan akurat.
4. Aplikasi yang Terintegrasi
Aplikasi yang terintegrasi dapat membantu Anda, tidak hanya melacak jam kerja karyawan, tapi juga mengelola datanya dan membuat laporan kehadiran karyawan secara otomatis. Laporan ini nantinya akan bermanfaat untuk proses payroll atau menetapkan jumlah cuti sehingga proses administrasi karyawan menjadi lebih cepat dan tepat.
Baca Juga: Apa Saja Fitur yang Ada di Application Tracking System?
Aplikasi Absen LinovHR Bantu Perusahaan Pantau Karyawan
Melacak jam kerja jadi salah satu hal yang tidak boleh Anda abaikan. Dari jam kerja, Anda dapat mengetahui apakah karyawan memberikan kontribusi terbaiknya untuk perusahaan. Apakah mereka bisa memaksimalkan setiap jamnya untuk bekerja produktif atau malah lalai.
Sistem pelacakan jam kerja ini sangat penting apalagi untuk perusahaan yang menerapkan sistem kerja hybrid. Di mana karyawan tidak selalu harus datang ke kantor.
Ketika Anda ingin melacak jam kerja karyawan, pastikan Anda menggunakan cara yang paling efektif dan efisien agar tujuan dari hal tersebut bisa tercapai.
Sebagai solusi terkini, Anda bisa menggunakan aplikasi absen LinovHR. Melacak jam kerja dengan aplikasi absen LinovHR adalah pilihan terbaik dan termudah. Di aplikasi ini telah dilengkapi teknologi fingerprint, GPS, serta face recognition.
Selain itu, fitur GPS dari ESS LinovHR dapat menentukan titik lokasi karyawan dengan akurat, juga terhindar dari kecurangan karena anti fake GPS, anti root, dan anti jailbreak. Jika diketahui ada karyawan yang memasang fake GPS atau melakukan root di smartphone mereka, sistem LinovHR akan membacanya dan memberi peringatan. Karyawan tersebut pun tidak bisa melakukan absen.
Data karyawan aman dan dikelola dengan simpel karena telah terintegrasi dengan sistem payroll yang juga ada dalam modul LinovHR, lho!
Pengelolaan administrasi karyawan anti ribet dengan LinovHR. Yuk, gunakan LinovHR sekarang juga!
