Setiap perusahaan tentu kerap melakukan sebuah pertemuan antar divisi untuk mengetahui akan kemajuan kinerja serta masalah kinerja yang dihadapi.
Pertemuan ini disebut juga dengan rapat atau meeting. Sebuah rapat membutuhkan minutes of meeting (MOM) agar semua pembahasan yang berlangsung terdokumentasi dengan baik.
Apa itu Minutes of Meeting (MoM)?
Minutes of Meeting (MOM) adalah suatu catatan tertulis yang memaparkan secara rinci dan jelas pembahasan suatu rapat atau konferensi. Sederhananya, MOM diartikan sebuah catatan yang berisikan poin-poin penting hasil dari rapat.
Poin-poin tersebut dapat berupa topik, gagasan, dan kesimpulan. Catatan ini harus memuat seluruh keterangan dengan akurat dan detail.
Jika semua poin dan pembahasan dalam suatu rapat dicatat dengan baik, maka pihak yang terlibat dalam meeting bisa kembali memantau perkembangan di meeting berikutnya.
Sehingga tidak ada satupun informasi dan pembahasan yang terlewat begitu saja.
Baca juga: Cara Membuat Pitch Deck
Perbedaan Minutes of Meeting dengan Notulen
MoM (Minutes of Meeting) dan Notulensi (Notules) adalah catatan rapat atau pertemuan yang dibuat untuk menghasilkan rekaman tertulis dari apa yang telah dibicarakan selama pertemuan tersebut.
Meskipun keduanya memiliki tujuan yang sama, yaitu mencatat hal-hal penting yang telah dibahas dalam pertemuan, namun ada beberapa perbedaan antara keduanya.
MoM biasanya memiliki format yang lebih mendetail dan terstruktur dibandingkan dengan notulensi. MOM mencakup agenda pertemuan, daftar hadir, isi pertemuan, kesimpulan, dan tindak lanjut yang telah disepakati. Sedangkan notulensi biasanya lebih ringkas dan hanya mencatat poin-poin penting yang telah dibahas.
Dari penggunaannya, MoM biasanya digunakan untuk rapat yang lebih formal dan penting, seperti rapat dewan direksi atau rapat komite eksekutif perusahaan. Sedangkan notulensi biasanya digunakan untuk rapat yang lebih sederhana atau informal, seperti rapat departemen atau rapat tim.
MOM biasanya dibuat sebagai dokumen resmi yang berfungsi sebagai bukti keputusan dan kesepakatan yang telah dicapai dalam pertemuan. Sedangkan notulensi biasanya digunakan sebagai panduan atau referensi untuk melihat apa saja yang telah dibahas dalam pertemuan.
Jenis-Jenis Minutes of Meeting
Jenis Minutes of Meeting berbeda tergantung dari peruntukannya, Berikut ini adalah jenis-jenisnya:
Minutes of Meeting untuk Rapat Formal
Catatan MoM dalam rapat formal biasanya dibuat secara lebih terstruktur dan menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar. Contoh dari rapat formal yang dimaksud adalah rapat tahunan, RUPS dan sebagainya.
Minutes of Meeting untuk Rapat Informal
Catatan dalam rapat jenis ini biasanya lebih ‘santai’ dan tidak memiliki struktur yang baku. Tapi kejelasan informasi tetap harus dijaga. Contoh rapat ini adalah rapat harian, rapat tim internal dan sebagainya.
Cara Membuat Minutes of Meeting
Untuk membuat sebuah MoM diperlukan adanya kemampuan dalam penulisan dan menyimak yang baik.
Berikut panduan dalam membuat MoM.
1. Persiapkan Format Sebelum Rapat
Sebelum rapat, sebaiknya Anda telah membuat format untuk MoM.
Format tersebut dapat berupa informasi nama tempat rapat, lokasi rapat, daftar kehadiran peserta, nama pembicara, hasil rapat yang sebelumnya, keputusan rapat, rencana yang hendak dilakukan, hasil voting, dan catatan lainnya.
2. Mengetahui Dahulu Tujuan Rapat
Setiap ingin diadakan rapat, sebaiknya Anda mengetahui dahulu apa tujuan dari diadakan rapat tersebut.
Hal ini dapat dilakukan dengan menanyakan informasi seputar rapat dengan pihak penyelenggara. Anda pun dapat membaca materi-materi lain yang memiliki kaitan dengan rapat untuk memudahkan dalam pencatatan.
3. Mengundang Peserta Rapat yang Diperlukan
Mengundang peserta dalam jumlah banyak belum tentu memberikan hasil yang maksimal.
Hal tersebut karena tidak semua peserta akan memiliki peran yang penting. Untuk mengatasinya, Anda dapat mengundang peserta dengan jabatan tertentu saja agar rapat berjalan dengan lebih efektif.
4. Tentukan Durasi Rapat
Anda perlu mengatur durasi jalannya rapat dengan baik agar mendapat hasil yang maksimal. Jangan sampai rapat keluar dari topik utama yang telah ditentukan. Dengan begitu, rapat dapat menggunakan waktu seefektif mungkin.
5. Merekam Jalannya Rapat
Dalam sebuah rapat, sebaiknya Anda melakukan dokumentasi dengan cara perekaman baik dalam bentuk audio maupun video. Hal tersebut untuk menghindari masalah terlewatnya informasi yang ingin dicatat oleh notulen.
Dengan begitu, notulis pada rapat dapat memeriksa kelengkapan informasi yang tercatat melalui hasil rekaman. Alhasil, seluruh informasi penting dapat tersampaikan secara lengkap.
Baca juga: Ingin Mendirikan Perusahaan? Pahami Dulu TDP!
6. Mencatat Semua Poin Penting Dalam Rapat
Dalam menyimak jalannya rapat, Anda harus menyimak dan memahami dengan baik agar dapat mencatat semua poin penting yang disampaikan. Mulai dari topik gagasan, hasil rapat, dan hal-hal yang perlu dilakukan setelah rapat.
Anda dapat membuka hasil rekaman rapat untuk membantu dalam menulis poin-poin penting yang diperlukan. Dengan begitu Anda dapat menulis MoM lebih optimal.
7. Hindari Penulisan Opini
Anda perlu menulis secara apa adanya tanpa memasukkan opini pribadi.
Tulislah berdasarkan poin kesepakatan bersama. Penulisan opini dalam MoM dapat berakibat fatal. Informasi yang akan disampaikan di rapat berikutnya bisa tidak akurat dan salah sasaran.
Bahkan, tidak jarang muncul konflik internal karena penulisan informasi yang tidak tepat.
8. Bacakan Minutes of Meeting Pada Saat Rapat Berakhir
Sebelum rapat berakhir, sebaiknya Anda membacakan Minutes of Meeting (MOM) di depan para peserta rapat. Hal ini bertujuan menyampaikan dan mengkonfirmasi sekaligus memastikan kebenaran dari setiap poin yang telah ditulis.
9. Kirim Minutes of Minute Secepat Mungkin
Setelah rapat berakhir, Anda harus bergegas menyelesaikan Minutes of Meeting. Dengan begitu, Anda dapat sesegera mungkin mengirimnya kepada seluruh peserta yang bersangkutan.
Peserta dapat mempelajari bagaimana pembahasan berlangsung di rapat yang telah selesai dan menerapkannya dalam pekerjaan.
Baca juga: Peran Komunikasi Bisnis dalam Perusahaan
Contoh Minutes of Meeting
Agar tidak bingung, di bawah ini adalah contoh MoM yang dapat Anda pelajari.
Kesimpulan
Demikianlah penjelasan akan Minutes of Meeting (MoM) beserta panduan dalam pembuatannya. Diharapkan Anda dapat menerapkannya pada rapat selanjutnya agar dapat menyampaikan informasi yang baik dan efektif.
Dengan begitu, proses komunikasi dan kinerja tim Anda bisa lebih maksimal dan berjalan lancar. Semoga dapat membantu!
