Dalam administrasi perusahaan dan bisnis, terdapat berbagai dokumen pendukung yang bersifat resmi. Dokumen ini selalu keluar masuk bagian administrasi dari berbagai divisi.
Bagi anda yang sudah menjadi bagian administrasi dari sebuah organisasi atau perusahaan pasti tidak asing dengan dokumen ini. Dokumen ini bernama nota dinas.
Atau anda masih asing dengan dokumen ini, karena baru bergabung dalam bagian administrasi perusahaan? Berikut ini pembahasan lengkap mengenai nota dinas.
Pengertian Nota Dinas
Untuk memahami pengertiannya, ada baiknya merujuk pada pengertian bahasa terlebih dahulu. Nota dinas merupakan istilah yang berinduk pada kata “nota”. Menurut KBBI, nota memiliki pengertian sebagai berikut:
- Surat penunjukan/catatan/peringatan.
- Surat keterangan resmi antar duta besar pemerintahan negara
- Surat penjelasan resmi dari sebuah jawatan misalnya pemerintah pusat, pemerintah daerah, dan lain-lain.
- Penanda transaksi jual-beli yang dibayar secara kontan.
Dari penjelasan mengenai nota di atas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa nota dinas adalah sebuah surat yang diterbitkan secara resmi oleh suatu organisasi atau surat resmi menyangkut instansi atau organisasi.
Nota dinas berperan sebagai alat komunikasi yang digunakan untuk internal organisasi antar pejabat di dalam organisasi tersebut yang berisi penjelasan, pemberitahuan, laporan perjalanan dinas dan lain sebagainya.
Penerbitan nota dalam rangka pemberitahuan pelaksanaan, fungsi atau tanggung jawab tugas yang harus dilakukan oleh pejabat lain yang masih berada dalam lingkup internal. Dimana yang bersangkutan memberi laporan, pernyataan, pemberitahuan, permintaan sampai dengan penyampaian pendapat ke pejabat lainnya.
Format Nota Dinas
Dalam penulisannya, berbagai dokumen resmi memiliki format standar yang bisa digunakan. Apa saja format yang harus dicantumkan?
Bagian Kepala
Bagian kepala berisi keterangan organisasi atau lembaga yang menerbitkan. Pada umumnya, bagian kepala nota dinas sama seperti yang digunakan untuk surat dinas. Bagian kepala inilah yang menjelaskan identitas organisasi atau perusahaan.
Bagian Pembuka
Pada bagian pembuka terdapat beberapa poin seperti:
- Tercantum kata/kalimat “Nota Dinas.”
- Nomor
- Tujuan dari penerbitan
- Asal yang menjelaskan siapa pihak pejabat yang menerbitkan. Penanda asal nota menggunakan kata “dari.”
- Alasan diterbitkannya nota. Misalnya; permohonan, perhatian, permintaan, dan lainnya.
Isi Nota Dinas
Bagian isi nota dinas berisi penjelasan yang lebih rinci mengenai permintaan, pemberitahuan, permohonan atau lainnya kepada pejabat yang dituju. Bagian ini terdapat beberapa paragraf. Isi ini juga yang menentukan seberapa penting alasan dibalik penyusunan nota.
Bagian Penutup
Di bagian penutup nota dinas, berisi beberapa komponen sebagai berikut:
- Tanggal
- Nama atau tingkat jabatan yang menandatangani nota
- Tanda tangan
- Nama pejabat yang memberikan tanda tangan
- Nomor Induk Pegawai
- Tembusan
Baca Juga: 8 Kelebihan Sistem Evaluasi Kinerja dalam Perusahaan
Apa Saja Fungsi Nota Dinas?
Nota dinas memiliki fungsi-fungsi yang sangat penting untuk kelangsungan jalannya organisasi atau lembaga. Aur kerja dan komunikasi akan menjadi lancar dan transparan. Dengan sendirinya kinerja seluruh organisasi akan menghasilkan sesuatu yang positif.
Menyampaikan informasi
Informasi adalah bagian dari kelancaran komunikasi dan merupakan fungsi utama dari sebuah nota dinas. Informasi yang singkat dalam nota disajikan secara singkat dan jelas kepada seseorang orang yang dituju. Sehingga tercipta komunikasi yang kondusif dan berkelanjutan.
Pengingat
Karena sifatnya yang resmi maka nota dinas termasuk ke dalam arsip penting sebuah perusahaan atau organisasi. Sehingga bila dilakukan pelacakan berkas untuk mengetahui kegiatan apa saja yang terjadi di internal perusahaan. Dokumen yang terarsipkan dengan baik dapat menjadi pegangan bagi pihak yang memerlukannya.
Hal ini juga menunjukkan bahwa perusahaan adalah perusahaan yang kredibel dalam menjaga hal-hal yang bersifat konfidensial.
Alat bukti
Di dalam nota berisi nama, tanggal dan keterangan pihak-pihak mana saja yang diberikan tembusan. Sehingga bisa menjadi alat bukti yang kuat kapanpun diperlukan khususnya dalam berbagai prosedur yang melibatkan validasi.
Pedoman kerja
Nota dinas bisa berisi petunjuk atau pedoman kerja untuk melakukan sesuatu. Sehingga bagi pihak yang menerima nota akan lebih mudah mengetahui apa saja yang harus dikerjakan dan harapan apa yang harus dipenuhi. Dengan begitu kinerja akan lebih tepat sasaran dan sesuai tenggat waktu.
Baca Juga: Cara Merumuskan Employee Handbook dengan HRD
Memberikan instruksi
Hampir sama dengan pedoman kerja, sebuah instruksi dapat dicantumkan dari seorang pejabat atau pemegang wewenang ke bagian lain di internal perusahaan atau organisasi. Instruksi membantu karyawan untuk memahami apa yang diharapkan perusahaan terhadap kinerjanya. Pemberian instruksi juga bentuk pendelegasian tugas dalam perusahaan.
Pemberian izin
Nota dinas juga berfungsi untuk memberikan izin kepada pihak tertentu. Izin ini bisa berbentuk izin pengambilan keputusan, izin untuk melakukan tindakan tertentu dan lain sebagainya.
Izin ini dapat dimanfaatkan untuk pelaksanaan kinerja yang efektif.
Bukti kemajuan
Sebuah organisasi, perusahaan, instansi atau lembaga ada kalanya perlu bukti kemajuan apa saja yang berhasil mereka capai.
Salah satu fungsi bisa digunakan untuk menjadi bukti perkembangan apa saja yang sudah dicapai oleh suatu organisasi. Hanya saja penggunaannya berbeda dengan laporan kerja yang lebih mendetail dan rinci.
Baca Juga: 15 Contoh Surat Dinas Resmi yang Benar dan Jenis-Jenisnya
Contoh Nota Dinas
Agar Anda lebih mudah membayangkan bagaimana bentuk dari nota dinas, ada baiknya Anda melihat contoh-contoh yang akan diberikan di bawah ini.
Contoh-contoh ini bisa Anda jadikan acuan jika sewaktu-waktu Anda harus membuat atau menerima dokumen.
Nota dinas berperan layaknya aliran informasi dan komunikasi yang mengalir di dalam sebuah perusahaan atau organisasi.
Hal yang perlu Anda perhatikan adalah kata kunci “internal” dari nota dinas. Dengan adanya dokumen ini maka alur kerja antar bagian, informasi dan komunikasi dapat berjalan dengan baik. Komunikasi penting terutama untuk menjaga kinerja positif dari internal organisasi atau perusahaan.
Apabila internal organisasi atau perusahaan Anda baik, maka hasil kinerja yang positif pun akan dapat diraih dengan baik pula.
