panduan wawancara

Panduan Wawancara untuk HRD, Apa Saja Hal Tersebut?

Panduan wawancara atau dikenal dengan istilah interview guide adalah sebuah dokumen yang berisi hal-hal yang dibutuhkan recruiter untuk mempersiapkan proses wawancara calon kandidat.

Panduan ini akan membantu mereka untuk mengetahui hal-hal apa saja yang harus ditanyakan kepada kandidat dengan mengurutkannya dari pertanyaan umum kepada pertanyaan yang lebih khusus.

Komponen-komponen yang terkandung dalam panduan wawancara tentu saja akan berbeda pada setiap kandidat sesuai dengan divisi yang mereka lamar. Misalnya, terdapat calon kandidat yang melamar menjadi programmer, maka pertanyaan yang disusun akan berkaitan dengan pekerjaan programmer.

 

Manfaat Menggunakan Panduan Wawancara dalam Rekrutmen

Dengan menggunakan panduan wawancara, Anda akan mendapatkan berbagai manfaat yang akan dirasakan, diantaranya:

 

  • Proses Wawancara Lebih Sistematis

Interview guide yang digunakan para recruiter akan membantu mereka untuk mengajukan seluruh pertanyaan tanpa melewatkan 1 pertanyaan pun. Selain itu, recruiter juga bisa memberikan informasi tambahan kepada kandidat terkait dengan perusahaan atau divisi yang mereka lamar. 

 

  • Memberikan Penilaian Secara Adil

Saat menggunakan panduan wawancara yang sama saat menginterview beberapa kandidat, Anda juga bisa melakukan cara penilaian yang sama juga. Sehingga hal ini membuat proses penilaian akan dilakukan secara adil dan menghindari penilaian yang bersifat subjektif.

 

  • Dapat Membuat Pertanyaan Secara Multi-Level

Melalui panduan wawancara, Anda bisa menyusun pertanyaan mulai dari umum seperti nama, usia, hobi, hingga pertanyaan khusus yang lebih mengarah pada wawasan tentang perusahaan/divisi yang terkait.

Hal ini akan membuat kandidat merasa lebih rileks dan bisa lebih terbuka untuk memberikan jawaban. Sehingga Anda bisa menggali banyak informasi tentang calon kandidat.

 

  • Memberikan Pengalaman yang Sama

Dengan menyusun pertanyaan yang sama kepada calon kandidat, mereka akan mendapatkan pengalaman yang sama setelah melakukan interview di perusahaan Anda. sehingga proses interview tidak akan membeda-bedakan atau memfokuskan hanya kepada salah satu kandidat saja.

 

Baca Juga : Competency Based Interview untuk Merekrut Karyawan Terbaik 

 

Cara Membuat Interview Guide atau Panduan Wawancara

Setelah mengetahui manfaat dari penjelasan di atas, saatnya untuk langsung membuat interview guide. Namun sebelum membuatnya, terdapat beberapa hal yang harus Anda siapkan, diantaranya:

  • Topik yang akan dibahas
  • Pertanyaan latar belakang tentang calon kandidat
  • Pertanyaan seputar pengetahuan perusahaan
  • Rencana untuk menindaklanjuti calon kandidat
  • Catatan untuk menulis hal-hal penting serta umpan balik kandidat.

 

Setelah mempersiapkan hal-hal diatas, berikut ini terdapat panduan cara membuat interview guide yang efektif. Bagaimana caranya?

 

Memberikan Undangan dan Pengarahan

Pastikan seluruh kandidat yang lolos ke babak interview telah mendapatkan undangan serta memberikan arahan tentang apa saja yang harus mereka siapkan.

Contoh undangan yang bisa Anda kirim melalui email adalah sebagai berikut:

 

  • Elektrik Techno : Ketersediaan Wawancara

 

Selamat Pagi, Raissa,

 

Terima kasih telah melamar di perusahaan kami pada posisi Digital Marketing. Kami telah meninjau lamaran Anda dan dengan senang hati kami ingin mengundang Anda untuk hadir di sesi interview.

Wawancara akan dilaksanakan pada hari Senin, 20 Februari 2021 pada pukul 09.00 di PT. Elektrik Techno, Jl. Raya Kramat Bambu no. 26. Anda akan bertemu Ms. Yola yang untuk melangsungkan sesi interview.

Dimohon untuk membawa CV, Portofolio, serta ijazah terakhir Anda.

Jika Anda berkesempatan untuk hadir atau ingin merubah jadwal sesi interview, mohon segera membalas email ini.

 

Hormat kami, 

 

Ms. Veren

 

Untuk memudahkan pengiriman email kepada banyak kandidat, Anda bisa menyimpan template undangan wawancara perusahaan di folder atau Google Drive Anda.

 

Mempersiapkan Ruangan Wawancara

Jangan lupa untuk mempersiapkan ruang wawancara sebelum bertemu dengan kandidat. Siapkan ruangan wawancara yang sudah dilengkapi fasilitas pendukung seperti halnya proyektor, papan tulis, atau hal lain yang mungkin akan dibutuhkan kandidat pada saat proses wawancara.

 

Baca Juga: Tips Menjawab “Expected Salary”, Ketika Interview Kerja

 

Memberikan Greetings

Greetings atau ucapan selamat datang akan memberikan kesan pertama yang hangat kepada kandidat. Selain itu, Anda bisa melakukan sedikit intermezo dengan sedikit bercerita tentang perusahaan atau hal lain agar membuat kandidat bisa sedikit lebih santai.

 

Mengajukan Pertanyaan Secara Terstruktur

Dalam menyusun pertanyaan wawancara, Anda perlu menyusun pertanyaan lebih terstruktur dan saling berkaitan. Nantinya kandidat akan menjawab setiap pertanyaan yang saling berkesinambungan satu sama lain. Contoh model pertanyaan terstruktur tersebut adalah model STAR dan CAR. 

 

Berikan Kesempatan Kandidat untuk Bertanya

Setelah Anda selesai mengajukan pertanyaan, berikan kesempatan kepada kandidat untuk mengajukan pertanyaan kepada HRD. Dari sini, Anda bisa melihat keseriusan serta seberapa besar keingintahuan mereka tentang perusahaan atau divisi mereka.

 

Menutup Wawancara

Terdapat beberapa hal yang harus Anda lakukan saat menutup wawancara, yaitu:

  • Ucapkan terima kasih
  • Menginformasikan kepada kandidat tentang tahap selanjutnya, apakah mereka berhasil atau gagal tetap harus diinformasikan kepada kandidat.
  • Tanyakan kepada mereka referensi atau dari mana mereka mendapatkan informasi lowongan pekerjaan.
  • Berikan informasi kontak yang bisa mereka hubungi, Anda juga bisa memberikan nomor Anda sendiri sebagai penghubung antara kandidat dengan perusahaan.

 

Penilaian 

Setelah selesai melakukan interview, saatnya Anda melakukan penilaian kandidat. Recruiter harus mengisi score atau nilai dengan segera agar HRD bisa melanjutkan proses selanjutnya dengan segera.

Penilaian interview bisa dilakukan melalui beberapa kategori yaitu person-job atau person-organization fit.

Untuk person-job dapat menentukan seberapa cocok kandidat dengan kualifikasi yang dibutuhkan. Sedangkan person-organization fit adalah penilaian yang melibatkan kecocokan budaya kandidat dengan perusahaan.

 

Baca Juga : Menarik Kandidat Unggul Lewat Employee Value Proposition (EVP)

 

Dengan menggunakan panduan wawancara, proses interview kandidat akan lebih efektif sehingga Anda bisa mendapatkan calon karyawan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

 

Demikianlah pembahasan mengenai panduan wawancara yang bisa digunakan untuk HRD perusahaan. Semoga proses wawancara Anda bisa berjalan dengan lancar dan segera mendapatkan calon karyawan terbaik perusahaan. Selamat mencoba!