Dalam mengatasi suatu masalah, diperlukan analisis mendalam guna mencari tahu penyebab dan pemecahannya.
Tidak cukup di dasar saja, untuk mencapai hasil yang akurat, dibutuhkan analisis mendalam untuk menyelesaikan problem yang ada sampai tuntas hingga ke akar-akarnya.
Metode analisis mendalam inilah yang dikenal sebagai root cause analysis (RCA). Dengan metode ini perusahaan akan terhindar dari kesalahan yang berulang.
Mari ketahui tujuan, langkah melakukannya hingga contoh dalam artikel LinovHR berikut ini!
Pengertian Root Cause Analysis
Root cause analysis adalah metode analisis yang bertujuan untuk mengidentifikasi akar penyebab suatu masalah atau kejadian untuk membantu mengidentifikasi solusi yang tepat.
RCA menjadi alat yang jitu untuk memahami faktor-faktor penyebab timbulnya masalah di berbagai bidang dan keilmuan, seperti industri, teknologi, bisnis, serta kesehatan.
Metode ini mengasumsikan bahwa jauh lebih efektif untuk mencegah dan menyelesaikan masalah mendasar secara sistematis daripada hanya menangani masalah sementaranya.
Analisis akar masalah dapat melihat lebih dari sekadar sebab dan akibat, tapi dapat menunjukkan di mana proses atau sistem gagal atau menyebabkan masalah pada awalnya.
Tujuan Root Cause Analysis
Tujuan dari penerapan root cause analysis dalam pemecahan isu adalah untuk mengidentifikasi faktor penyebab utama munculnya masalah.
Lewat pendekatan yang sistematis, RCA tidak hanya mampu mengatasi gejala dan efek yang timbul dari suatu masalah, melainkan juga mengungkap sumber penyebab yang sebenarnya.
Dengan begitu, tindakan penanganan yang diambil akan jauh lebih efektif dan akurat.
Dengan penggunaan RCA yang baik dan benar, Anda dapat lebih mudah menangani masalah yang lebih kompleks dan menemukan solusi jangka panjangnya.
Baca Juga: Apa Itu Pestle Analisis dalam Manajemen Risiko
Manfaat Root Cause Analysis untuk Perusahaan
Manfaat dari metode root cause analysis adalah menangani secara mendalam. Selain itu, beberapa manfaat lainnya dalam mengatasi masalah perusahaan antara lain:
1. Menghindari Masalah Terulang Kembali
Penyebab masalah yang diteliti hingga ke inti akarnya membuat pemakaian metode RCA menekan kemungkinan terulangnya insiden yang sama.
Setelah mengetahui akar penyebabnya, maka organisasi atau perusahaan dapat mengurangi risiko dan mencegah terjadinya masalah tersebut terulang di masa yang akan datang.
2. Solusi Berkelanjutan
Setelah mengidentifikasi sumber masalah, perusahaan bisa berfokus pada faktor yang mendasari munculnya problem tersebut.
Dari sini, perusahaan bisa menyusun solusi berkelanjutan yang dapat diaplikasikan tidak hanya untuk sekarang, melainkan untuk jangka panjang. Dampak yang timbul juga bisa terus dipantau dan dilihat perkembangannya.
Dengan begitu, kinerja, proses, dan sistem perusahaan dapat berjalan lebih efektif secara menyeluruh.
3. Penentuan Keputusan yang Lebih Baik
Dengan menerapkan metode RCA, perusahaan akan mendapat wawasan yang lebih dalam mengenai sederet faktor yang berkontribusi terhadap timbulnya insiden.
Hal ini membantu pengambilan keputusan bisa dilakukan dengan lebih baik dan tepat untuk memecahkan masalah sampai tuntas dan mencegah munculnya kembali isu yang sama di kemudian hari.
4. Meningkatkan Kualitas dan Potensi Keselamatan
Lewat metode mendalam dari RCA, perusahaan bisa menganalisis peristiwa-peristiwa yang berpotensi mengancam keselamatan para pekerja atau mengurangi kualitas dari produk dan layanan yang diberikan.
Dengan melakukan identifikasi, maka perusahaan selanjutnya dapat mengambil tindakan untuk meningkatkan kualitas produk dan potensi keselamatan pekerja.
5. Meningkatkan Kepercayaan Pelanggan
Dengan meningkatnya kualitas produk dan layanan serta keselamatan kerja lewat solusi yang diterapkan setelah menganalisis masalah lewat RCA, maka otomatis kepercayaan pelanggan juga turut meningkat.
Dengan begitu, retensi pelanggan dan potensi meluasnya target pasar juga akan lebih besar sehingga bisa mendongkrak perkembangan perusahaan.
Kapan Perlu Menerapkan Root Cause Analysis
Perusahaan dapat melakukan root cause analysis ketika terjadi masalah besar atau masalah yang berulang, misalnya:
- Kerusakan peralatan
- Kecelakaan kerja
- Pelanggaran kebijakan
- Kegagalan produk
- Gangguan layanan atau pengiriman
- Gangguan pada proses produksi.
Lewat penerapan RCA sesegera mungkin, perbaikan pada prosedur dan proses operasional akan lebih cepat terlaksana.
Dengan begitu, masalah akan cepat selesai secara menyeluruh sehingga mampu meningkatkan kepuasan pelanggan serta efisiensi dan kualitas produksi.
Langkah Melakukan Root Cause Analysis
Agar dapat dengan cermat menjalankan analisis root cause. Ada beberapa langkah yang perlu diperhatikan. Berikut ini cara membuat root cause analysis.
1. Identifikasi Masalah
Pada tahap ini, definisikan masalah dengan jelas. Perhatikan juga apa yang terjadi, kapan, di mana, dan siapa saja yang terlibat. Kemudian, buat pernyataan masalah yang spesifik dan terukur.
2. Mengumpulkan Data
Di tahap ini, kumpulkan informasi yang relevan dengan masalah bersangkutan. Data yang terkumpul bisa berupa wawancara dengan saksi mata, laporan insiden, catatan produksi, bukti keluhan, serta sampel fisik lainnya.
Lalu, dokumentasikan semuanya secara terperinci.
3. Buat Diagram Kronologis
Setelahnya, urutkan peristiwa dari data-data yang telah diperoleh hingga mengarah ke masalah. Kemudian, lakukan identifikasi terhadap titik-titik kritis di mana masalah mulai terlihat.
4. Lakukan Identifikasi dan Analisis Penyebab Masalah
Dalam mengidentifikasi faktor yang mungkin berkontribusi pada masalah, Anda dapat menggunakan metode diagram Ishikawa alias fishbone diagram.
Kemudian, tanyakan bagaimana bisa dan mengapa faktor kausal tersebut ada. Alasan apa yang sebetulnya menjadi dasar dari kemunculan isu tersebut?
Setelahnya, Anda bisa merencanakan langkah-langkah perbaikan spesifik untuk mengatasi akar masalah tersebut.
Contoh Root Cause Analysis
Contoh root cause analysis sendiri bisa Anda lihat di bawah:
- Identifikasi masalah utama : Stok barang yang mudah habis
- Faktor penyebab : Supplier yang lambat me-restock barang
- Analisis penyebab masalah : Kenapa supplier bisa lambat? Ini karena approval supplier order yang lambat. Selain itu, perhitungan yang dilakukan juga tidak akurat karena lambatnya pencatatan barang terjual.
Setelahnya, Anda bisa menentukan strategi untuk memecahkan akar masalah di atas. Nah, proses tersebut merupakan langkah-langkah metode RCA.
Fitur Report dalam HRIS LinovHR Bantu Identifikasi Masalah Perusahaan
Metode root cause analysis telah terbukti membantu perusahaan dan bisnisnya dalam meminimalisir kesalahan berulang dengan identifikasi masalah yang mendalam.
Di dalam praktiknya, kehadiran data yang lengkap amat penting dalam membantu proses identifikasi masalah yang muncul serta memikirkan solusi paling efektif.
Kehadiran fitur Report dalam Software HRIS LinovHR dapat membantu Anda dalam menyediakan data detail dan lengkap untuk membantu mengidentifikasi masalah yang mungkin muncul.
Anda dapat menyesuaian data apa saja yang akan dimunculkan dalam report dan mengunduh file dalam format PDF maupun Excel.
Kehadiran fitur Report ini juga membantu Anda dalam melakukan audit dan pengambilan keputusan yang lebih strategis.
Ingin ketahui lebih dalam mengenai fitur Report dalam Software HRIS LinovHR? Ayo, ajukan demo gratisnya sekarang juga, ada penawaran menarik menanti Anda!
