Karyawan tentu ingin berhasil di kantor, tidak mungkin ada orang yang bangun di pagi hari dan mengatakan, “Wah, saya saya akan bekerja gagal hari ini.” Karyawan sering gagal karena kegagalan dalam sistem manajemen karyawan Anda.
Pertanyaan sederhana dari Dr. W. Edwards Deming (Bapak perubahan kualitas AS) adalah, “Bagaimana dengan sistem kerja yang menyebabkan karyawan gagal?” Jawaban ini sangat penting untuk memeriksa sistem kerja.
Konsultan dan penulis, Ferdinand Fournies, dalam bukunya, Why Employees Don’t Do What They’re Supposed to Do and What to Do About It, mengatakan bahwa salah satu alasannya adalah karyawan tidak tahu apa yang seharusnya dilakukan. Atasan memainkan peran penting dalam membantu karyawan atas apa yang seharusnya mereka dilakukan.
Lima Aspek Penting Sistem Manajemen Karyawan
Ada lima aspek penting dalam sistem manajemen yang harus kita pahami dan jalankan dalam roda organisasi dan perusahaan, di antaranya:
1. Sistem Manajemen Karyawan: Penentuan Tujuan dan Keterlibatan Karyawan
Jika kita ingin merancang sistem manajemen penetapan tujuan dan keterlibatan karyawan agar berhasil, hal yang harus dilakukan adalah:
- Tetapkan tujuan bersama untuk departemen dan unit kerja. Ambil alih kepemilikan tujuan yang diharuskan perusahaan dan tujuan yang kita tentukan secara subjektif
- Komunikasikan tujuan unit kerja atau ajak karyawan berpartisipasi dalam penetapan tujuan, untuk lebih mengembangkan rasa kepemilikan karyawan atas tujuan tersebut
- Libatkan karyawan dalam penentuan pencapaian tujuan tersebut
- Bantu karyawan untuk mengukur dan bagaimana mengukur sehingga mereka dapat melihat kemajuan untuk mencapai tujuan tersebut
Baca juga: 8 Langkah Praktis dalam Menerapkan Sistem Manajemen Kompetensi
2. Sistem Manajemen Karyawan: Delegasi
Delegasikan proyek dan aktivitas lainnya untuk membantu karyawan memenuhi tujuan departemen dengan menggunakan sistem manajemen metode delegasi efektif.
- Membantu karyawan untuk membuat rencana kerja keseluruhan dengan tanggal dan jadwal untuk hasil yang dikaji ulang
- Berbagi praduga gambaran seperti apa yang mungkin telah dimiliki dan yang diinginkan
- Menetapkan kriteria keberhasilan
- Bertemu dengan karyawan pada jadwal yang sudah ditetapkan untuk menilai kemajuan dan kendala yang ditemui
3. Sistem Manajemen Karyawan: Perencanaan Pengembangan Kinerja dan Umpan Balik
Gunakan proses perencanaan pengembangan kinerja dengan mengaktifkan karyawan untuk memahami tujuan tersebut.
- Membuat awal rencana pengembangan kinerja dengan setiap karyawan
- Bertemu minimal triwulanan untuk meninjau kemajuan dan menetapkan tujuan baru, jika perlu
- Setiap minggu adakan pertemuan dengan setiap staf pelapor untuk saling berhubungan dengan kemajuan dan penyelesaiannya
Baca juga: Tips dan Trik menjadi Karyawan Berpotensi di Tempat Kerja
4. Sistem Manajemen Karyawan: Pelatihan, Pendidikan, dan Pengembangan
Untuk menumbuhkan potensi diri bagi setiap karyawan, penting bagi perusahaan untuk melakukan pelatihan, pendidikan dan pengembangan.
Pelatihan berperan agar karyawan mengetahui apa yang seharusnya dilakukan. Mereka memerlukan keahlian dan alat yang mendasar bagi mereka untuk berhasil dalam pekerjaan mereka.
- Memelihara komitmen karyawan adalah peluang pengembangan tertulis dalam rencana pengembangan kinerja. (Kemampuan bertumbuh dan mengembangkan keterampilan sangat penting untuk motivasi dan keberhasilan karyawan).
- Pelatihan pengembangan skill karyawan setiap hari dan satu per satu satu, atau pertemuan mingguan dengan coach
5. Sistem Manajemen Karyawan: Penghargaan dan Apresiasi
Penghargaan adalah bentuk umpan balik terkuat bagi karyawan. Seiring berjalannya waktu, penghargaan bagi seorang karyawan adalah umpan balik yang menguatkan tindakan manajemen untuk melihat kelebihan karyawan.
- Memberikan penghargaan secara periodik, dan menguatkan pembelajaran karyawan dan pencapaian tujuan
- Pengakuan terhadap karyawan untuk melakukan apa yang perusahaan inginkan untuk mereka lakukan
Pada perusahaan menengah, setiap setengah tahun diadakan survei kepuasan karyawan. Banyak yang tidak puas dengan sejumlah pertanyaan yang diterima yaitu, “Bagaimana perusahaan membuat Anda merasa bahwa perusahaan sungguh-sungguh memperhatikan karyawan yang bagus?”
Pernah suatu team HR penilai kepuasaan karyawan menemukan bahwa salah satu faktor yang mempengaruhi apakah karyawan sungguh diperhatikan perusahaan adalah adanya interaksi pribadi mereka dengan atasan mereka.
Apakah kita memiliki sistem manajemen ini di tempat kerja kita? Apakah karyawan masih bertindak mereka tidak tahu apa yang anda ingin mereka lakukan?
Baca juga: Sistem Manajemen Holocracy, Apa Itu?
8 Tanda Karyawan Memiliki Performa Kurang Baik
Tanda-tanda karyawan tidak tahu akan apa yang diharapkan perusahaan dari karyawan seperti:
- Penugasan yang tidak diselesaikan tepat waktu
- Penundaan proyek
- Kesalahan yang disengaja maupun tidak sengaja
- Fokus kepada yang tidak penting, pekerjaan sibuk
- Hasil tidak memuaskan
- Keengganan untuk meminta bantuan
- Kegagalan untuk memberikan umpan balik tepat waktu
Jika kita melihat tanda ini, maka perkuatlah lima sistem manajemen yang telah dijabarkan. Jadwalkan demo Software HRD dari LinovHR untuk membantu Anda memperkuat sistem manajemen karyawan dengan mengetuk banner di bawah ini.
