Data Karyawan

7 Tips Mengelola Data Karyawan secara Efektif

Perusahaan memerlukan administrasi yang baik sehingga bisa disebut profesional, seperti masalah data karyawan. Terutama bagi perusahaan besar, maka database karyawan perlu dikelola dengan baik. Ini penting untuk mempermudah proses administrasi yang berkaitan dengan karyawan. Misalnya masalah pendataan gaji karyawan, jumlah karyawan di satu departemen, dan lain-lain. Sebuah perusahaan perlu untuk mengelola data tersebut dengan baik, berikut ini tips dalam mengelola data para karyawan secara efektif.

 

Baca Juga: Perhatikan 5 Hal Berikut Sebelum Memilih Aplikasi Penggajian Karyawan

 

1. Menggunakan Software Database Karyawan

Ada berbagai jenis software yang saat ini tersedia untuk mengelola database karyawan. Ini berbeda dari sekedar Word atau Excel yang masih perlu penyesuaian di berbagai tempat. Sebuah software database karyawan memang ditujukan untuk mengelola data karyawan jadi menu dan pilihan yang ada dalam software tersebut diperuntukkan untuk mengelola data yang berkaitan dengan karyawan. Tentu saja saat pertama menggunakan perlu pembelajaran terlebih dahulu sehingga bisa digunakan dengan efektif. Penggunaan software khusus sendiri akan memberikan efisiensi karena bisa langsung dimodifikasi sesuai dengan keadaan karyawaan pada suatu waktu.

 

LinovHR adalah salah satuSoftware HR berbasis cloud di Indonesiayang mampu mengelola data karyawan dengan efektif dan efisien.

 

2. Menentukan Informasi yang Dikelola

Sebuah software database bisa diatur apa saja pilihan menu yang nantinya bisa muncul. Masalah pendataan karyawan maka sebuah perusahaan perlu menentukan terlebih dahulu apa saja informasi karyawan yang perlu dimasukkan. Ini sesuai dengan kebijakan perusahaan masing-masing serta kebutuhan perusahaan. Data mengenai karyawan biasanya terdiri dari nama, tanggal lahir, jabatan, waktu kerja, gaji, detail rekrutmen, kualifikasi, dan lain-lain.

 

3. Menyiapkan Manajemen Database

Manajemen database diperlukan agar data bisa dikelola dengan baik. Perusahaan perlu memikirkan tentang dimana tempat data tersebut diletakkan, siapa yang bisa mengakses, siapa yang mengelola, dan lain-lain. Database ini bisa disimpan secara online sehingga bisa diakses dari berbagai komputer namun tetap dengan keamanan yang terjaga. Penyimpanan secara online atau yang biasa disebut dengan cloud computing sampai sekarang tetap menjadi trend di tahun 2018, menurut networkworld.com.

 

4. Menyimpan data Secara Etis

Meskipun karyawan bekerja untuk perusahaan namun data pribadinya tetap harus dikelola secara etis. Data pribadi karyawan hanya bisa dibagikan kepada pihak tertentu yang memang berwenang. Karyawan juga sebaiknya diberitahu untuk apa data pribadi mereka tersebut diberikan. Perusahaan perlu menentukan beberapa kebijakan mengenai pengelolaan data yang etis.

 

5. Menyiapkan Keamanan Penyimpanan Data

Data karyawan perlu disimpan secara aman sehingga tidak digunakan oleh pihak lain untuk hal-hal merugikan baik untuk karyawan pribadi maupun perusahaan. Keamanan penyimpanan data perlu dipikirkan sejak awal mulai dari dimana saja data tersebut disimpan. Perlu ada beberapa lapis keamanan yang disiapkan sehingga data aman.

 

6. Menyiapkan Proses Pemindahan Data Secara Efektif

Pemindahan data bisa memang bisa dilakukan secara manual, namun jika data sangat besar maka ada baiknya menggunakan cara yang lebih otomatis. Jadi penggunaan software juga perlu diperhatikan apakah bisa digunakan untuk memindahkan data secara efektif. Jika perusahaan besar dan data juga besar maka sebaiknya memilih software yang memiliki kemampuan untuk memindahkan data mentah secara otomatis.

 

7. Melatih Karyawan yang Mengelola Database

Pengelolaan database dapat dikerjakan oleh bagian khusus yang telah ditunjuk perusahaan. Para karyawan yang diberi tugas tersebut perlu dilatih terlebih dahulu sehingga bisa menggunakan software atau aplikasi database yang telah ditunjuk. Ini diperlukan agar karyawan bisa mengunakan software atau aplikasi secara efektif.

 

Penggelolaan data karyawan yang efektif akan mempermudah perusahaan dalam mengelola karyawannya. Misalnya saat akan menaikkan gaji karyawan, maka bisa dengan mudah mengelola datanya dengan lebih baik menggunakan software yang bisa diedit dengan mudah.