Perusahaan memerlukan administrasi yang baik sehingga bisa disebut profesional, seperti masalah data karyawan.
Terutama bagi perusahaan besar, maka database karyawan perlu dikelola dengan baik. Ini penting untuk mempermudah proses administrasi yang berkaitan dengan karyawan.
Misalnya masalah pendataan gaji karyawan, jumlah karyawan di satu departemen, dan lain-lain. Sebuah perusahaan perlu untuk mengelola data tersebut dengan baik.
7 Tips Mengelola Data Karyawan
Berikut ini tips dalam mengelola data para karyawan secara efektif.
1. Tentukan Informasi yang Dikelola
Sebuah software database bisa diatur apa saja pilihan menu yang nantinya bisa muncul.
Masalah pendataan karyawan maka sebuah perusahaan perlu menentukan terlebih dahulu apa saja informasi karyawan yang perlu dimasukkan.
Ini sesuai dengan kebijakan perusahaan masing-masing serta kebutuhan perusahaan. Data mengenai karyawan biasanya terdiri dari nama, tanggal lahir, jabatan, waktu kerja, gaji, detail rekrutmen, kualifikasi, dan lain-lain.
2. Simpan Manajemen Database
Manajemen database diperlukan agar data bisa dikelola dengan baik. Perusahaan perlu memikirkan tentang di mana tempat data tersebut diletakkan, siapa yang bisa mengakses, siapa yang mengelola, dan lain-lain.
Database ini bisa disimpan secara online sehingga bisa diakses dari berbagai komputer namun tetap dengan keamanan yang terjaga.
3. Simpan Data dengan Baik
Meskipun karyawan bekerja untuk perusahaan namun data pribadinya tetap harus dikelola secara etis. Data pribadi karyawan hanya bisa dibagikan kepada pihak tertentu yang memang berwenang.
Karyawan juga sebaiknya diberitahu untuk apa data pribadi mereka tersebut diberikan. Perusahaan perlu menentukan beberapa kebijakan mengenai pengelolaan data yang etis.
4. Siapkan Keamanan Penyimpanan Data
Data karyawan perlu disimpan secara aman sehingga tidak digunakan oleh pihak lain untuk hal-hal merugikan baik untuk karyawan pribadi maupun perusahaan.
Keamanan penyimpanan data perlu dipikirkan sejak awal mulai dari di mana saja data tersebut disimpan. Perlu ada beberapa lapis keamanan yang disiapkan sehingga data aman.
5. Lakukan Backup data secara Offline dan Online
Pencadangan data sangat penting untuk menghindari terjadi kegagalan sistem atau berbagai kecelakaan lainnya seperti kebakaran, data tersebut masih bisa terantisipasi.
6. Latih Karyawan untuk Mengelola Database
Pengelolaan database karyawan, seperti database cuti karyawan dapat dikerjakan oleh bagian khusus yang telah ditunjuk perusahaan.
Para karyawan yang diberi tugas tersebut perlu dilatih terlebih dahulu sehingga bisa menggunakan software atau aplikasi database yang telah ditunjuk. Ini diperlukan agar karyawan bisa mengunakan software atau aplikasi secara efektif.
Penggelolaan data karyawan yang efektif akan mempermudah perusahaan dalam mengelola karyawannya.
Misalnya saat akan menaikkan gaji karyawan, maka bisa dengan mudah mengelola datanya dengan lebih baik menggunakan software yang bisa diedit dengan mudah.
7. Gunakan Bantuan Software
Ada berbagai jenis software yang saat ini tersedia untuk mengelola database karyawan. Ini berbeda dari sekedar Word atau mengelola database karyawan menggunakan Excel yang masih perlu penyesuaian di berbagai tempat.
Sebuah software database karyawan memang ditujukan untuk mengelola data karyawan jadi menu dan pilihan yang ada dalam software tersebut diperuntukkan untuk mengelola data yang berkaitan dengan karyawan.
Tentu saja saat pertama menggunakan perlu pembelajaran terlebih dahulu sehingga bisa digunakan dengan efektif.
Penggunaan software khusus sendiri akan memberikan efisiensi karena bisa langsung dimodifikasi sesuai dengan keadaan karyawaan pada suatu waktu.
LinovHR adalah salah satu Software HR berbasis cloud di Indonesia yang mampu mengelola data karyawan dengan efektif dan efisien.
Permudah Kelola Data Karyawan dengan Software HRIS LinovHR
Software LinovHR dapat membantu mengotomatiskan banyak tugas administratif terkait data karyawan, seperti pengelolaan data pribadi, informasi pekerjaan, dan riwayat kerja.
Hal ini dapat menghemat waktu dan tenaga yang sebelumnya digunakan untuk mengelola data secara manual. Dengan demikian, efisiensi dan produktivitas dalam mengelola data karyawan dapat meningkat.
Modul Personnel Management dari LinovHR menawarkan keamanan data yang tinggi dengan menggunakan enkripsi dan akses terbatas. Data karyawan sensitif dapat disimpan dengan aman dan hanya diakses oleh orang yang berwenang.
Ini membantu melindungi privasi dan kerahasiaan informasi karyawan, serta mencegah akses yang tidak sah atau penyalahgunaan data.
Dengan menggunakan software LinovHR, data karyawan dapat diakses dengan mudah dan cepat.
Informasi dapat diperbarui secara real-time, sehingga memastikan bahwa data yang tersedia selalu terkini.
Hal ini mempermudah proses manajemen karyawan, termasuk dalam hal penggajian, penilaian kinerja, dan pengaturan jadwal.
Tunggu apa lagi? Segera ajukan demo untuk mendapatkan semua kemudahan ini!
